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10 fonctionnalités avancées de création de rapports Salesforce [2021]2 minutes de lecture


Salesforce Reporting est l’une des fonctionnalités les plus puissantes, utilisée pour donner aux utilisateurs de nombreuses vues différentes sur leurs données, et pour que les administrateurs démontrent la valeur que Salesforce a pour la productivité de l’organisation.

La création de rapports dans Lightning Report Builder, une interface glisser-déposer, est extrêmement efficace – en tant qu’administrateur Salesforce, vous devriez avoir une idée précise de toutes les options qui s’offrent à vous lorsque des exigences de reporting se présentent.

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Quelles sont les fonctionnalités avancées de création de rapports dans Salesforce ? Ce sont les astuces que les utilisateurs expérimentés de Salesforce doivent connaître pour créer les rapports dont les utilisateurs ont besoin – même avec des modèles de données difficiles – de la manière la plus efficace et évolutive (avec une configuration supplémentaire minimale).

Jetons un coup d’œil à certaines des options de création de rapports les plus avancées proposées par Salesforce. Vous débutez dans la création de rapports dans Salesforce ? Consultez notre tutoriel : Comment créer un rapport dans Salesforce

1. Types de rapports personnalisés

Salesforce est fourni avec des types de rapport prêts à l’emploi pour tous les objets standard et les relations d’objets standard, par exemple. « Contacts et comptes » ou « Opportunités avec les produits ». Vous pouvez afficher une liste de types de rapport lors de la création d’un nouveau rapport :

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Pour les objets personnalisés que nous créons, Salesforce crée également des types de rapport automatiquement.

Ces types de rapport ont une relation « avec » ou « et », selon que les deux objets ont une relation de recherche ou principale-détails.

Vous souhaiterez peut-être aller au-delà des types de rapports standard et créés automatiquement, lorsque vous devez déclarer :

  • Sur plus de deux objets à la fois,
  • Au « sans pour autant » relations (pas seulement « avec »)

C’est là qu’interviennent les types de rapports personnalisés.

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Les étapes de haut niveau pour créer un type de rapport personnalisé sont :

  1. Sélectionnez les objets que vous souhaitez inclure.
  2. Selon l’objet principal (compte dans l’exemple ci-dessus), l’assistant vous montrera ses objets enfants. Vous pouvez également signaler des objets petits-enfants, jusqu’à un total de 4 objets.
  3. Vous remarquerez que nous pouvons spécifier si l’objet sélectionné a d’avoir des enregistrements connexes à afficher dans le rapport. Ceci est utile si vous souhaitez afficher un rapport, par ex. Comptes avec et sans opportunités.

Prime! Tu peux maintenant ajouter automatiquement des champs aux types de rapports personnalisés, sans avoir à ajouter manuellement de nouveaux champs que vous créez à chaque type de rapport.

Lire la suite: Comment créer des types de rapports personnalisés Salesforce : 3 exemples courants

4 caractéristiques des types de rapports personnalisés

2. Filtres croisés (rapports d’exception)

Lors du filtrage des rapports, vous souhaitez parfois récupérer des enregistrements avec ou sans autres enregistrements associés, par exemple pour identifier des comptes sans contacts exécutifs ou des opportunités sans aucune activité au cours de la semaine dernière.

Les filtres croisés vous permettent de trouver où se trouvent les données ne pas existent, parfois décrit comme un rapport d’exception. Dans le générateur de rapports, les filtres croisés sont ajoutés comme tout autre filtre, avec des options supplémentaires. Leur format est :

Montre moi – [primary object] – avec sans – [related object]

Exemple: Montrez-moi — Contacts — sans — Historique des campagnes

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Allez plus loin avec les filtres croisés en ajoutant des filtres supplémentaires. Après avoir sélectionné les objets, une zone de filtre supplémentaire apparaît. C’est ici que vous ajoutez des sous-filtres pour affiner encore plus les enregistrements associés :

Exemple: Montrez-moi — Contacts — sans — Activités — avec le statut : « ouvert »

Tirera un rapport avec tous les contacts qui n’ont aucune activité ouverte.

Les filtres croisés sont essentiels à maîtriser pour les administrateurs Salesforce afin d’éviter de créer inutilement des types de rapport personnalisés ou des champs de cumul.

Lire la suite: Que sont les filtres croisés dans Salesforce Reporting ?

3. Formules récapitulatives

Les formules récapitulatives peuvent gérer des calculs complexes à tous les niveaux récapitulatifs.

Les formules récapitulatives agissent comme des champs une fois la formule créée, c’est pourquoi elles sont appelées colonnes de formules récapitulatives dans Salesforce Lightning.

Au début, cela peut sembler intimidant – examinons cela pour mettre cette fonctionnalité de rapport dans son contexte.

  1. Commencez par ajouter un champ numérique au canevas du rapport.
  2. Ouvrez la barre latérale gauche « Champs » réduite. Vous verrez « Formules récapitulatives » dans une section.

Exemple: Supposons que je souhaite découvrir comment chaque compte contribue au pipeline pour chaque « type » d’opportunité spécifique. Quels comptes génèrent la plus grande part du nouveau pipeline commercial ? Qu’en est-il des opportunités de renouvellement ?

3. Recherchez et insérez des champs et des fonctions à gauche. J’ai utilisé PARENTGROUPVAL dans cet exemple, ce qui me permet de « saisir » un regroupement précédent dans le rapport (le revenu total pour l’opportunité « Type ») et de l’utiliser pour calculer mon pourcentage au niveau du compte.

4. Vérifiez que vous avez sélectionné le bon paramètre « Affichage » (vous recevrez une erreur si ce n’est pas la bonne option)

5. Une fois que vous avez validé et appliqué votre formule, la formule apparaîtra sous forme de colonne. Notez que les formules récapitulatives apparaissent dans la colonne la plus à droite du rapport (vous ne pouvez pas déplacer son ordre dans le rapport)

Voici un aperçu de ce que les formules récapitulatives peuvent faire.

Lire la suite: Colonne de formule récapitulative dans un rapport

4. Formules au niveau des lignes

Des formules récapitulatives aux formules au niveau de la ligne. Ils se ressemblent, mais présentent des différences distinctes entre eux ! Les formules au niveau de la ligne sont appliquées à un seul enregistrement et sont affichées sur la ligne elle-même.

Exemple: Vérifiez si deux champs du même enregistrement ont la même valeur.

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Lire la suite: Formules récapitulatives par rapport aux formules au niveau de la ligne dans les rapports Salesforce (+ exemples)

5. Rapporter des instantanés

Les instantanés de rapport vous permettent de prendre une photo d’un ensemble d’enregistrements Salesforce et de geler les données qu’ils contiennent pour référence future. Le cas d’utilisation le plus courant est le changement de pipeline d’opportunités au fil du temps (tutoriel lié ci-dessous).

En savoir plus : Comment configurer des instantanés de rapports Salesforce – Geler les données pour référence future

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6. Rapport sur les tendances historiques

Alors que les instantanés de rapports capturent une vue d’ensemble des données à des moments spécifiques, les rapports de tendances de Salesforce sont conçus pour revenir sur les valeurs des champs historiques à une date donnée (la « date »).

Comme ce suivi est plus ciblé (pensez à la façon dont plus de données sont capturées pour que vous puissiez découvrir la valeur, à une date spécifique, à la demande !), il y a des limites aux objets et aux champs que vous pouvez suivre avec Historical Trend Reporting :

  • Disponible pour les opportunités, les tickets, les éléments de prévision et jusqu’à 3 objets personnalisés.
  • Choisissez jusqu’à 8 champs par objet.
  • 5/8 Les champs d’opportunité sont présélectionnés. Les 8 champs de prévision sont présélectionnés.

Exemple: afficher la valeur du montant que mes opportunités avaient dans le w/c 26/07/21 :

Lire la suite: Configurer les rapports sur les tendances historiques

7. Filtres champ à champ

Ces filtres spéciaux permettent de comparer les valeurs de différents champs d’un rapport Salesforce, lors de la définition des critères de filtrage du rapport.

Exemple: filtrer un rapport pour afficher uniquement les contacts avec des dons supérieurs à ceux de l’année dernière :

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Lire la suite: Comparer les valeurs de champ dans les rapports Salesforce (avec des filtres champ à champ)

8. Résumés empilés

Les résumés empilés résument une quantité substantielle de données pour un examen et une comparaison plus rapides. Cette vue est automatiquement activée lorsque vous ajoutez des champs aux lignes et aux colonnes, et peut être activée/désactivée au bas du générateur de rapports.

Exemple: afficher le nombre d’opportunités par compte, par type d’opportunité.

Cliquer sur une cellule de la vue Résumés empilés filtrera le rapport qui se trouve en dessous.

9. Rapports joints

Un rapport joint combine deux rapports qui ont des types de rapport différents, au sein d’une même vue. Ils apparaissent comme un seul rapport, ce qui vous permet d’obtenir une vue plus globale des données.

Ajoutez des « blocs » de rapport et définissez les filtres pour chacun.

Exemple: afficher les détails du compte dans le bloc 1, les cas connexes dans le bloc 2, les opportunités connexes dans le bloc 3.

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Lire la suite: Création de rapports joints dans Salesforce Lightning

10. Signaler un piratage d’URL

Pas une « fonctionnalité » de Salesforce Reports à proprement parler, mais un « piratage » qui améliorera certainement vos compétences en matière de création de rapports.

Le « piratage d’URL » analyse les paramètres d’URL pour définir des valeurs pour les filtres (et les champs), ce qui est désormais pris en charge dans Lightning Experience. Le piratage d’URL de rapports signifie que les utilisateurs peuvent ouvrir un rapport avec des filtres définis par les paramètres d’URL, éliminant ainsi le besoin de cloner, de répliquer ou d’avoir plusieurs rapports. Les paramètres d’URL sont dynamiques, définis automatiquement en fonction des données d’enregistrement consultées par l’utilisateur.

Exemple : lancez un rapport Opportunités à partir d’un enregistrement de compte, qui affiche uniquement les opportunités liées à ce compte spécifique.

Lire la suite: Piratage d’URL de rapports Salesforce

Sommaire

Les fonctionnalités avancées de création de rapports dans Salesforce sont les astuces que les utilisateurs expérimentés de Salesforce doivent connaître pour créer les rapports dont les utilisateurs ont besoin – même avec des modèles de données difficiles – de la manière la plus efficace et évolutive (avec une configuration supplémentaire minimale).

Testez ces 10 fonctionnalités dans votre propre organisation de développeurs et dites-nous ce que vous trouvez !



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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