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5 ajouts essentiels à Salesforce CRM pour être conforme au RGPD8 minutes de lecture


Le RGPD (règlement général sur la protection des données) a été un sujet qui préoccupe les spécialistes du marketing, et l’urgence augmente avec la date de promulgation qui approche à grands pas. D’ici le 25 mai 2018, les organisations devront mettre en place des processus conformes au RGPD qui justifient tout traitement de données personnelles, afin d’éviter les pénalités associées aux violations.

Les exigences des titres en ont envoyé beaucoup dans une frénésie, car elles sont inconnues, strictes et surtout difficiles à gérer. La réalité est que d’innombrables organisations souhaitent qu’il y ait un moyen d’accélérer leur cheminement vers la conformité, mais souvent, des obstacles existent à la base: le CRM. Cet article parlera de ce qui est requis en plus du CRM de base de Salesforce – la nouvelle fonctionnalité essentielle – afin de se conformer aux nouvelles exigences du RGPD.

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Objet individuel Salesforce

Le nouvel objet Individuel dans Salesforce CRM est un bon début pour répondre aux exigences du RGPD. Les enregistrements individuels sont étroitement liés à tout enregistrement de personne dans Salesforce, qu’il s’agisse d’un prospect, d’un contact ou d’un compte personnel. Il est conçu pour contenir les préférences de données personnelles et les détails pour le traitement.

Un certain nombre de champs sortent de la boîte avec cet objet, par exemple:

  • Pas de profil
  • Ne pas suivre
  • Bloquer le suivi de la géolocalisation
  • OK pour stocker les données PII ailleurs

Bien que l’objet Individuel soit un bon début, de nombreuses organisations trouveront probablement sa fonctionnalité prête à l’emploi insuffisante. Au fur et à mesure que différentes équipes de l’ensemble de l’organisation s’orientent vers le respect du RGPD, le traitement des données doit devenir plus contrôlé, plus clair et surtout plus convivial. À présent, cet article abordera les éléments essentiels qui doivent être pris en compte et intégrés dans Salesforce, pour gérer le traitement des données au-delà de l’objet Individuel.

1. Base légale

Pour traiter les données personnelles, vous aurez besoin d’une «base légale» pour le faire. Il existe 6 catégories prédéfinies et vous devez faire correspondre la base légale la plus appropriée à votre relation avec la personne et à ce que vous prévoyez de faire avec ses données. Les catégories sont:

  • Consentement
  • Contrat
  • Obligation légale
  • Intérêts vitaux
  • Tâche publique
  • Intérêts légitimes

La «base légale» dont les spécialistes du marketing tireront le plus parti sera le «consentement». Le consentement est la base légale la plus répandue, pertinente pour tout prospect de pré-achat (c’est-à-dire avant que quelqu’un signe un contrat et devienne un client). Il a été beaucoup dit sur la façon dont les activités de marketing dépendront fortement du consentement.Si vous souhaitez plus d’informations, découvrez ce qui est réputé ICO dire. N’oubliez pas de vous concentrer sur ce qui convient votre commercialisation; alors que le consentement sera principalement utilisé pour le B2C, il est probable que l’intérêt légitime sera largement utilisé pour le B2B.

GDPR-proofing votre CRM

La base légale doit être divulguée dans votre politique de confidentialité, le document de base concernant le traitement des données personnelles. Les organisations ont examiné activement la documentation destinée aux clients, mais ont hésité à décider comment ces informations seront stockées dans le CRM. Un enregistrement de base légale devra être produit sur demande, ce qui confirmera que vous avez le droit de traiter les données personnelles de chaque enregistrement de personne stocké dans votre CRM.

Cela ne s’arrête pas là. Il y a une complexité supplémentaire lorsque nous considérons que certaines bases légales ont des exigences uniques, telles que le «consentement», qui diminue avec le temps, et «l’intérêt légitime», qui exige des détails supplémentaires. Les données changent constamment, ce qui signifie que quelqu’un doit surveiller l’état des données d’enregistrement – une responsabilité fiscale sans la bonne fonctionnalité CRM intégrée.

2. Raisons du traitement

La raison du traitement est simplement la raison pour laquelle votre organisation utilise les données. Vous pouvez y penser en termes de fonctions commerciales, telles que le marketing, l’exécution d’un contrat, l’analyse, le service client. De toute évidence, vous devez porter votre attention sur l’ensemble de l’entreprise lorsque vous définissez ces raisons.

Ce sont les raisons du traitement de haut niveau, mais ce n’est pas suffisant: vous devez être plus précis.

Les raisons de traitement s’appliquent à un produit, un groupe de produits ou un service particulier. Maintenant, vous pouvez les décrire comme des catégories; les exemples ici pourraient inclure: le marketing d’assurance pour animaux de compagnie ou le marketing d’assurance automobile.

3. Chaînes

Nous vivons à une époque où nous ne pouvons plus compter le nombre de canaux marketing à deux mains, les suites de produits devenant plus sophistiquées et rendant possible le marketing multicanal. Les exemples classiques incluent le téléphone, l’email, le SMS, le publipostage. Cependant, pensez au-delà du marketing – quels canaux les ventes, le service client et les autres départements utilisent-ils pour communiquer avec les individus? La liste pourrait s’allonger plus rapidement que vous ne le pensiez initialement.

Protégez votre CRM selon le RGPD

Les individus peuvent décider quels canaux de communication ils préfèrent Catégorie Motif du traitement (point 2). Comme vous pouvez l’imaginer, cela créera une matrice complexe qui correspond à la raison du traitement, au canal et s’ils consentent à ce que ce canal soit utilisé pour cette raison. L’image ci-dessous montre un exemple de matrice prenant vie sur un enregistrement de contact dans Salesforce.

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4. Recherche de détails de confidentialité

Comme mentionné, le traitement des données doit devenir convivial à mesure que les équipes évoluent vers le respect du RGPD. Les équipes commerciales et marketing doivent identifier rapidement les enregistrements disponibles pour une campagne marketing.

Cela peut devenir délicat et prendre du temps si l’on considère toutes les nouvelles obligations liées au RGPD. La recherche des personnes concernées dans la base de données, en fonction de leurs informations de confidentialité, sera très importante.

GDPR-proofing votre CRM

Ce que les organisations les plus intelligentes feront cependant, c’est utiliser ces informations pour stimuler la communication. Par exemple, une campagne téléphonique pourrait être basée sur toutes les personnes dont le consentement expirera la semaine prochaine pour l’assurance pour animaux de compagnie; pour cela, vous devrez identifier les enregistrements qui ont une base légale active «la semaine prochaine» pour une certaine catégorie. De toute évidence, cela nécessite une fonctionnalité robuste de recherche de critères de confidentialité pour filtrer facilement.

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5. Enregistrements supprimés

Le nouveau règlement décrit plusieurs «Droits individuels»Qui donnent aux gens des droits supplémentaires pour voir et modifier leurs données personnelles. Les organisations doivent être prêtes à donner suite à de telles demandes, dont l’une est le «droit à l’effacement».

Protégez votre CRM selon le RGPD

En termes simples, si une personne vous demande de supprimer ses données (et c’est une demande justifiée), cela doit être fait en temps opportun. Non seulement cela, il est encore mieux de pouvoir présenter des preuves relatives à la suppression. Avoir un journal des enregistrements supprimés est bénéfique à la fois pour la personne concernée (contact) pour confirmation et en interne pour les données croisées à l’avenir.

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Résumé

Alors que la date de promulgation du RGPD approche à grands pas, beaucoup souhaitent qu’il y ait un moyen d’accélérer leur chemin vers le respect de la réglementation plus stricte. Votre CRM est la base de votre base de données, et surmonter les obstacles courants avec cet outil inestimable soutiendra le reste des changements requis dans les organisations.

Cet article a couvert ce qui est nécessaire en plus du CRM de base de Salesforce afin de se conformer aux nouvelles exigences du RGPD et de devenir la base solide d’une gestion des données personnelles conforme au RGPD.

À propos des outils DataPro

Outils DataPro est une application Salesforce qui a été créée pour que les utilisateurs puissent disposer de la fonctionnalité de règlement général sur la protection des données dans leur système CRM. Cela comprend, entre autres, la gestion des raisons légales et des autorisations, le droit d’être supprimé, un filtrage étendu et la gestion des préférences. DataPro Tools fait partie de QSS (Quality System Solutions), qui fournit des solutions logicielles de pointe destinées à aider les clients à prospérer et à se développer. Ils sont établis dans l’industrie du CRM depuis 27 ans avec des clients dans plus de 30 pays.

Visitez le site Web pour plus d’informations sur les fonctionnalités de l’application: http://datapro.tools/

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Source de l’article traduit automatiquement en Français

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