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5 conseils de création de rapports avancés pour les administrateurs6 minutes de lecture


En tant qu’administrateur Salesforce, fournir des analyses exploitables à vos utilisateurs, parties prenantes et cadres est un élément clé de vos responsabilités. En fait, dans notre série Habitudes essentielles pour les administrateurs Salesforce, nous vous expliquons comment vous pouvez faire du reporting à vos parties prenantes et utilisateurs finaux une habitude exploitable. Autrement dit, le reporting est un élément fondamental de ce que vous faites pour votre entreprise. Et le bon rapport peut fournir des informations essentielles sur les tendances pour lesquelles vous devez agir, ainsi que sur la qualité des données et les problèmes potentiels. Désormais, que vous commenciez tout juste votre parcours en tant qu’administrateur Salesforce ou que vous ayez perdu le compte du nombre de tableaux de bord et de rapports que vous avez créés au fil des ans, il y a toujours quelque chose à apprendre sur la création de rapports. Voici quelques concepts de création de rapports avancés pour vous aider à créer des rapports complexes.

1. Exploitez la puissance des rapports joints

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Un rapport joint peut contenir des données provenant de plusieurs types de rapport standard ou personnalisés, vous offrant une vue plus holistique de vos données. Vous pouvez ajouter des types de rapport à un rapport joint s’ils ont des relations avec les mêmes objets. En tant qu’administrateur, vous devez créer des types de rapports basés sur un ou plusieurs objets.

Ainsi, par exemple, si vous disposez d’un rapport joint contenant le type de rapport Opportunités, vous pouvez également ajouter le type de rapport Cas, car ils ont tous deux une relation avec l’objet Comptes. Ou, disons que vos prospects régionaux essaient de déterminer sur quels comptes l’équipe commerciale doit concentrer son attention. Vous pouvez joindre le type de rapport Comptes avec le type de rapport Opportunités et le type de rapport Cas – car ils partagent tous des champs communs – afin d’afficher les comptes avec des opportunités de grande valeur auxquelles des cas escaladés leur sont associés. Sur la base de ces informations, vous pouvez effectuer les étapes suivantes appropriées.

2. Utilisez des filtres croisés pour dédupliquer les rapports

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Les filtres croisés sont un autre excellent moyen de connecter des données, et ils aident également à dédupliquer les rapports. Vous pouvez utiliser des filtres croisés pour inclure ou exclure des enregistrements dans les résultats de votre rapport en fonction des objets associés et de leurs champs. Cela vous permet d’examiner en profondeur vos données sans avoir à faire de codage.

Revenons à notre exemple régional. Si vos prospects régionaux souhaitaient voir les comptes avec ou sans opportunités, rapporter et filtrer sur le montant afin de voir les opportunités de grande valeur et les comptes associés. Vous pouvez également ajouter un autre filtre croisé pour les cas qui sont escaladés afin de voir les opportunités de grande valeur avec des cas escaladés.

3. Utilisez des formules récapitulatives pour calculer les métriques dans les agrégats de rapports

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Les formules récapitulatives peuvent être utilisées pour divers cas d’utilisation et constituent un excellent moyen de calculer des totaux supplémentaires en fonction des valeurs numériques de votre rapport. Si vous êtes familiarisé avec l’écriture de formules dans des feuilles de calcul, des règles de validation ou des champs de formule, vous serez familiarisé avec la manière dont les rapports utilisent des formules récapitulatives.

Alors, comment utilisez-vous les formules récapitulatives? Eh bien, vous pouvez commencer par utiliser les formules récapitulatives prêtes à l’emploi, telles que «somme», «moyenne», «min» ou «max» pour des champs tels que Montant, Revenu, etc. Mais cela peut ne pas donner vous tout ce que vous recherchez, auquel cas vous pouvez ajouter une nouvelle formule récapitulative. Cela a plus de sens pour un rapport de synthèse, dans lequel vous devez écrire des formules pour les agrégats. Vous pouvez ajouter une formule récapitulative en cliquant sur le bouton flèche déroulante à côté de Colonnes et en sélectionnant Ajouter une formule récapitulative.

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Supposons que, pour une opportunité, vous souhaitiez calculer le montant réparti entre plusieurs représentants par type d’opportunité. Vous pouvez créer un rapport de synthèse basé sur l’opportunité regroupée par «type». Ensuite, vous pouvez simplement insérer une formule récapitulative, telle que Montant: SOMME / Opportunity.Owner.Name:UNIQUE. Vous pouvez toujours cliquer Valider dans le générateur de formule afin de vérifier la syntaxe de votre formule.

4. Utilisez judicieusement les formules au niveau des lignes

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Les formules récapitulatives sont destinées à calculer des données sur plusieurs enregistrements, tandis que les formules au niveau de la ligne sont calculées pour chaque enregistrement unique qui se produit sur la ligne elle-même. Vous pouvez ajouter une formule au niveau de la ligne en cliquant sur le bouton menu déroulant à côté de Champs et en sélectionnant Ajouter une formule au niveau de la ligne.

Voici un exemple. Supposons que vous deviez créer un rapport pour déterminer les états de facturation et d’expédition mal alignés pour un produit et vous assurer que vos livraisons sont envoyées aux bonnes adresses. Tout d’abord, exécutez un rapport sur le produit, en y ajoutant les colonnes d’état de facturation et d’expédition. Ensuite, ajoutez votre formule au niveau de la ligne – If (Billing.State Shipping.State, 0, 1) – et validez-la. Désormais, vous pouvez voir les états mal alignés sur votre rapport. Gardez à l’esprit: vous ne pouvez avoir qu’une seule formule au niveau de la ligne par rapport.

5. Filtrer rapidement les résultats des rapports à l’aide des paramètres d’URL

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Lorsque vous créez des liens vers des rapports ou ajoutez des signets à un rapport, vous pouvez ajouter des paramètres de valeur de filtre à l’URL pour personnaliser la manière dont le rapport filtre une fois ouvert. Voici un exemple.

Ajoutez votre rapport d’opportunités à vos favoris et ajoutez un paramètre de valeur de filtre pour spécifier l’affichage des nouvelles activités ou des activités existantes:

https://MyDomainName.my.salesforce.com/lighting/r/Report/00OR0000000PCHYMA4/view?t=1479844235107

Ajouter le paramètre &fv0=Filter Value à la fin de l’URL d’un rapport.

  • & – désigne un nouveau paramètre dans l’URL
  • fv0 – représente la valeur du filtre et est le nom du paramètre; les paramètres supplémentaires sont fv1, fv2, etc. Les filtres standards ne comptent pas dans cet ordre et ne peuvent pas être filtrés à l’aide de paramètres d’URL, bien qu’ils apparaissent comme les trois premiers filtres de tous les rapports.

Le reporting est une fonction clé et une habitude essentielle pour tous les administrateurs Salesforce. Lorsque vous utilisez des rapports avancés, vous créez un chemin pour devenir un partenaire commercial collaboratif et bien informé, car vous êtes mieux à même de partager des informations commerciales précieuses avec les parties prenantes et les utilisateurs finaux. À leur tour, ces informations aident votre organisation à prendre des décisions commerciales critiques. Mettez en pratique et maîtrisez autant que possible les compétences avancées en matière de création de rapports administratifs, que vous créiez des rapports pour les objectifs de votre entreprise ou les indicateurs de performance clés de votre service commercial.

Ressources



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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