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5 habitudes de gestion des utilisateurs qui aideront votre carrière d’administrateur9 minutes de lecture


En tant qu’administrateurs Salesforce, vous obtenez des résultats et apportez de la valeur commerciale chaque jour. Vous automatisez les processus et les rendez plus efficaces. Vous créez des rapports et des tableaux de bord étonnants pour générer des informations et offrir une transparence accrue. Et, chaque fois que vous personnalisez Salesforce, vous personnalisez l’expérience utilisateur et aidez vos utilisateurs et dirigeants à mieux faire leur travail.

Salesforce ne serait pas ce qu’il est aujourd’hui sans votre passion et votre dévouement. C’est pourquoi, chez Salesforce, nous sommes si déterminés à vous aider à réussir. L’une des meilleures façons de commencer est de créer des habitudes solides qui garantissent votre succès dès le premier jour. Dans notre série en cinq parties, Habitudes essentielles pour les nouveaux administrateurs, nous commençons par définir les quatre responsabilités fondamentales de chaque administrateur et les habitudes reproductibles que vous pouvez développer pour que vous et votre organisation réussie.

Vous pouvez regarder l’épisode de présentation tous les vendredis à 9 h 30 PT sur Trailhead LIVE. DE PLUS, plongez plus profondément dans la composition de chaque responsabilité principale et de ses habitudes dans notre série Essential Habits : Gestion des utilisateurs, Gestion de données, Sécurité, et Analyse exploitable.

La première responsabilité de base que nous allons creuser est la gestion des utilisateurs. Regardez l’épisode ou participez en lisant l’article de blog ci-dessous.

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Pourquoi la gestion des utilisateurs est-elle si critique ?

Tous les #AwesomeAdmins ont le même objectif : s’assurer que leurs utilisateurs ont la possibilité de se connecter et de faire leur travail dans Salesforce. Mais comment faire pour que cela se produise ? La gestion des utilisateurs est un excellent point de départ ! La gestion des utilisateurs est essentielle pour que les organisations tirent profit de leur investissement Salesforce, et la maîtrise de cette responsabilité est essentielle à votre rôle d’administrateur.

En matière de gestion des utilisateurs, nous vous suggérons d’adopter cinq habitudes principales pour vous aider énormément dans votre rôle :

  1. Apprenez à connaître vos utilisateurs
  2. Examen de l’adoption
  3. Communiquer avec les parties prenantes
  4. Revoir la documentation
  5. Réaliser un audit utilisateur

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Décomposons chacune de ces habitudes !

Habitude essentielle 1 : Apprenez à connaître vos utilisateurs

Apprendre à connaître vos utilisateurs est une source d’inspiration précieuse pour vous en tant qu’administrateur ! Et, hé, c’est amusant. Voici deux suggestions pour apprendre à connaître vos utilisateurs :

  • Prévoyez de mRencontrez régulièrement des gens pour un café virtuel pour parler de leur utilisation de Salesforce et pour en savoir plus sur qui ils sont et ce qu’ils font. Nous appelons cela SABWA, qui signifie Salesforce Administration en marchant (ou en zoomant) autour.
  • Observez quelqu’un pendant qu’il fait son travail dans Salesforce. Regardez sur quoi ils cliquent, sur quels types de données ils entrent à plusieurs reprises et où ils subissent des frictions.

Prendre le temps d’établir ces relations vous aidera à mieux comprendre comment vos utilisateurs s’interfacent avec Salesforce pour faire leur travail, ainsi qu’à recueillir toutes les suggestions qu’ils ont pour que les nouvelles fonctionnalités soient encore plus productives.

Si vous ne savez pas par où commencer vos conversations avec vos utilisateurs, nous avons fourni quelques exemples de questions ci-dessous pour vous mettre sur la bonne voie.

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Prenez l’habitude : Pour transformer cette tâche en une habitude régulière, programmez ces séances « Apprenez à vous connaître » environ une fois par semaine !

Habitude essentielle 2 : Revoir l’adoption

Examiner l’adoption de Salesforce au sein de votre entreprise est une habitude essentielle car elle vous permet d’obtenir des informations, telles que qui utilise le plus ou le moins Salesforce, quels utilisateurs pourraient avoir besoin d’aide (mais ne le demandent pas !) et qui sont vos utilisateurs expérimentés. sommes. Vous pouvez effectuer votre examen d’adoption hebdomadaire en :

  • Installer le pack de tableau de bord d’adoption à partir d’AppExchange, puis personnaliser ces composants pour afficher les éléments les plus utiles pour votre entreprise ou votre direction
  • Utilisation d’un « Classement de connexion utilisateur » pour montrer qui se connecte le plus et crée les meilleures données
  • Créer vos propres rapports pour montrer les informations qui comptent pour votre entreprise
  • Optimiser Salesforce pour l’expérience utilisateur en revisitant vos mises en page, actions et objets et en les rendant dynamiques dans la mesure du possible

Tous ces éléments fonctionnent ensemble, main dans la main, pour aider à rendre les pages exploitables et augmenter votre adoption par les utilisateurs. Si vous souhaitez en savoir plus sur d’autres moyens d’augmenter l’adoption par les utilisateurs, Shub Viragi, responsable produit associé chez Salesforce, explique comment les formulaires et actions dynamiques permettent à un administrateur de personnaliser la page en fonction des données sous-jacentes de l’enregistrement, l’utilisateur visualisant la page, l’appareil sur lequel elle est consultée et plus encore à l’heure indiquée ici :[[7:02].

Prenez l’habitude : TPour créer une habitude d’examen de l’adoption, vous souhaiterez actualiser et exécuter ces tableaux de bord d’utilisation chaque semaine. Si vous vous abonnez à ces tableaux de bord, ils vous seront automatiquement envoyés par e-mail.

Habitude essentielle 3 : Communiquer avec les parties prenantes

Avant de passer directement à notre troisième habitude, définissons d’abord qui sont les parties prenantes. Les parties prenantes sont des personnes qui dirigent une équipe qui a son processus métier dans Salesforce ; par exemple, votre responsable des ventes si vous utilisez Sales Cloud ou votre responsable de collecte de fonds si vous utilisez Nonprofit Cloud.

Dans la plupart des cas, vous devez suivre quelques étapes clés pour aborder une réunion mensuelle de leadership. Cependant, communiquer avec vos parties prenantes à propos de Salesforce peut signifier beaucoup de choses, alors n’hésitez pas à adapter ces étapes à ce qui convient à votre organisation :

  • Créez une réunion mensuelle récurrente avec ces chefs de service.
  • Pendant la réunion, communiquez les mises à jour de manière cohérente et établissez les préférences de communication.
  • Après la réunion, récapitulez la réunion en créant un bulletin d’information pour les parties prenantes, une publication Slack ou une publication Chatter qui détaille les modifications.

Curieux de savoir à quoi ressemblerait l’ordre du jour d’une réunion des parties prenantes ? Vous trouverez ci-dessous un exemple que vous pouvez utiliser comme point de départ pour créer le vôtre.

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Prenez l’habitude : Pour créer une habitude de communiquer avec vos parties prenantes, assurez-vous d’organiser une réunion tous les mois et récapitulez la réunion par la suite.

Habitude essentielle 4 : Revoir la documentation

La première étape pour développer cette habitude essentielle est de s’assurer que vous avoir Documentation. Si vous n’avez aucune documentation ou ne savez pas où elle se trouve, il est de votre responsabilité de la créer pour votre organisation.

Vous souhaiterez avoir des guides de l’utilisateur pour chaque fonction, et vous voudrez peut-être également avoir un guide d’administration, si nécessaire, pour les autres administrateurs Salesforce. Vous pouvez le faire à l’aide de divers outils, tels que Salesforce Anywhere, Google Docs ou des applications tierces AppExchange – et, bien sûr, dans Salesforce lui-même. Dans la mesure du possible, utilisez des fonctionnalités natives telles que le texte d’aide, les descriptions et les conseils intégrés à l’application pour indiquer à vos utilisateurs comment utiliser l’application directement dans Salesforce.

Il est de votre devoir de maintenir tous ces documents à jour pour rester en phase avec vos derniers processus métier et Salesforce Release.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de ce à quoi pourrait ressembler votre documentation pour l’utilisateur final.

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Prenez l’habitude : Pour créer l’habitude de revoir la documentation, vous devez créer un événement récurrent sur votre calendrier qui se produit chaque trimestre.

Habitude essentielle 5 : Réaliser un audit utilisateur

Notre habitude finale de gestion des utilisateurs consiste à effectuer un audit des utilisateurs. Pour effectuer un audit des utilisateurs, vous devez d’abord vous assurer que votre liste d’utilisateurs actifs est à jour. Vous souhaitez uniquement accorder l’accès à Salesforce aux personnes qui devraient l’avoir et désactiver tous les utilisateurs qui n’en ont plus besoin !

Vous voudrez également examiner vos rôles et profils, ensembles d’autorisations et groupes d’ensembles d’autorisations pour voir si l’un d’entre eux n’est pas attribué ou utilisé. Nous vous recommandons d’exécuter Salesforce Optimizer pour les examiner.

Enfin, vous voudrez vous assurer que les niveaux d’accès de Salesforce sont alignés sur vos fonctions professionnelles.

Vous trouverez ci-dessous quelques éléments spécifiques que vous devriez rechercher dans votre audit utilisateur.

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Prenez l’habitude : Prenez l’habitude de réaliser un audit utilisateur une fois par an. Bien que cela ne se produise pas souvent, nous vous recommandons de planifier à l’avance votre audit utilisateur et de le programmer sur votre calendrier comme les autres habitudes. Nous encourageons fortement la réalisation de cet audit à la même période chaque année.

Des habitudes plus essentielles

Maintenant que vous comprenez mieux l’importance de la gestion des utilisateurs, les habitudes dont vous avez besoin pour la maîtriser et les principaux points à retenir à mettre en œuvre, vous êtes prêt à rouler ! Pour une vue d’ensemble de toutes les habitudes et délais suggérés pour la gestion des utilisateurs, consultez notre calendrier pratique ci-dessous.

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Si vous avez regardé Essential Habits for New Admins mais que vous n’avez jamais vu notre série dans son ensemble, nous avons un régal pour vous ! Chaque mardi, pendant les 4 prochaines semaines, nous partagerons un article de blog qui explore l’une des quatre responsabilités principales (gestion des utilisateurs, gestion des données, sécurité et analyses exploitables) dont vous avez besoin pour réussir et grandir en tant qu’administrateur Salesforce.

De plus, tous les vendredis à 9 h 00, heure du Pacifique, vous aurez la possibilité de suivre en direct la rediffusion de l’épisode associé d’Essential Habits sur Trailhead LIVE ! Si vous le souhaitez, vous pouvez même rester dans les parages pour un double long métrage et regarder l’épisode original d’Essential Habits à 9 h 30, heure du Pacifique. Préparez-vous à prendre de bonnes habitudes !

Vous voulez regarder le Habitudes essentielles pour les administrateurs Salesforce : gestion des utilisateurs L’épisode Trailhead LIVE avec nous le 30 juillet ? Ajoutez-le à votre calendrier maintenant!



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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