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5 Hacks Salesforce Lead & Contact que chaque administrateur devrait connaître7 minutes de lecture


Les pistes et les contacts sont le pain et le beurre de Salesforce : sans eux, il n’y aurait pas d’opportunités à fermer ! Au cours des dernières années, j’ai eu besoin des mêmes types d’informations dans toutes les organisations dans lesquelles je travaille. Je finis donc par créer les mêmes types de champs, de rapports ou d’automatisations partout où je vais.

Aujourd’hui, je vais partager quelques ajouts très rapides que vous pouvez apporter aux objets Piste et Contact qui transformeront la façon dont vous travaillez avec ces enregistrements et les processus métier qui les entourent. La meilleure partie est que vous pouvez mettre en œuvre tous ces changements aujourd’hui, les utiliser dans chaque organisation dans laquelle vous travaillez et vous épargner, ainsi qu’à tous vos utilisateurs, des années de maux de tête et de mauvaises données.

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1. Département de la source principale

Nous connaissons tous la liste de sélection Lead Source – elle contient des informations vitales dont nous faisons rapport régulièrement, surtout si vous êtes dans les ventes ou le marketing.

Savoir d’où viennent les leads vous indique quels efforts marketing ont abouti à un pipeline réel et vous aide à prendre la décision sur les programmes marketing dans lesquels investir ou dans lesquels réduire. Les valeurs les plus courantes dans Lead Source sont « Salon professionnel », « Liste d’achats », « Remplissage de formulaire », « Référence de partenaire » ou « Référence de représentant commercial ».

Ce sont des points de données critiques à connaître, mais souvent, il y a une question secondaire et à un niveau supérieur « Combien de prospects ont été générés par le marketing par rapport aux ventes ? » Nous pouvons répondre à cette question avec un champ de formule simple sur le prospect et le contact, en utilisant la fonction CAS :

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Dans cette organisation, je dis que tout prospect avec une source principale de référence de partenaire, ou un événement de partenaire, relève automatiquement de « Channel ». Les recommandations d’employés relèvent de « Ventes » et toutes les autres sources relèvent de « Marketing ». C’est une excellente option car en tant que formule, il ne dépend pas de l’utilisateur final pour remplir une autre liste de sélection, et je ne compte pas non plus sur un champ de compartiment sur un rapport qui pourrait être modifié.

Vous pouvez désormais signaler rapidement et facilement quel service ou quelle équipe attire le plus de prospects ou de contacts et atteint ses objectifs.

2. Détail de la source du prospect

Si Lead Source Department est le plus haut niveau de regroupement de données autour des Lead Sources, alors Lead Source Detail est le plus granulaire.

Un champ Zone de texte sur les pistes (et les contacts, les opportunités et les comptes), mappé lors de la conversion des pistes, vous donne la source exacte de cette piste unique, le nom du salon et la date, le nom du formulaire Web ou le nom du partenaire et le nom de l’entreprise qui a référé le prospect. Ce champ est extrêmement granulaire, vous ne ferez donc peut-être pas beaucoup de rapports sur ces données, mais il sera utile lorsque vous souhaitez comparer exactement quels événements sont les plus réussis, ou des événements particuliers d’une année à l’autre.

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3.  Case à cocher IsLead

Lorsque vous travaillez avec des pistes et des contacts (et des opportunités et des comptes), nous avons souvent besoin de savoir lesquels proviennent de la conversion de pistes et lesquels ne sont pas venus.

Ces informations sont disponibles dans les rapports d’historique, mais ceux-ci peuvent être difficiles à utiliser. Si vous souhaitez utiliser un rapport régulier sur les contacts et les comptes et voir quels contacts proviennent de la conversion de prospects, vous n’avez pas de chance. Il n’y a pas de solution prête à l’emploi pour voir quels enregistrements proviennent de Lead Convert et lesquels ne l’ont pas été.

Que doit faire un administrateur ? Créez quelques cases à cocher, et c’est tout ! Voici comment procéder :

Étape 1: Créez une case à cocher sur le prospect appelé « IsLead » avec une valeur par défaut de « True »

Étape 2: Créez une case à cocher sur le contact appelée « Converti à partir du prospect »

Étape 3: Créez une case à cocher sur l’opportunité appelée « Converti à partir d’un prospect »

Étape 4: Créez une case à cocher sur le compte appelée « Converti à partir du prospect »

Étape 5 : Mappez la case à cocher IsLead, lors de la conversion, à la case à cocher « Converti à partir du prospect » sur les comptes, les contacts et les opportunités.

Si vous le faites dans une organisation avec des enregistrements existants, vous devrez effectuer quelques mises à jour en masse sur les enregistrements existants en cochant la case des pistes sur « True », et également mettre à jour en masse les enregistrements qui ont déjà été convertis. Mais une fois cela fait, vous êtes prêt à partir!

J’aime cette solution parce qu’elle est très facile à comprendre pour les utilisateurs finaux sur les rapports qu’ils connaissent déjà, et aussi, parce qu’il n’y a absolument aucune automatisation à gérer.

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4. Date convertie (et autres champs de prospect masqués)

Des champs très utiles sur l’objet Lead, qui sont en fait masqués. Ces champs peuvent être utilisés dans les champs de formule et les règles de validation, mais ne sont pas visibles dans le rapport Leads standard :

  • EstConverti
  • Date de conversion
  • ID de compte converti
  • ID d’opportunité converti
  • Id de contact converti

Ceux-ci peuvent être référencés sur le Pistes avec informations sur les pistes converties rapport – mais vous ne voudrez peut-être pas utiliser ce type de rapport pour tout, ou vous ne voudrez peut-être pas reconstruire un rapport Leads standard existant dont vous êtes déjà satisfait.

Créez simplement un champ de formule sur le prospect et nommez-le « Date convertie » et ajoutez-le dans le champ Date convertie. Vous pourrez désormais extraire la date convertie dans le rapport Leads standard !

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5. Type de rapport « Contacts »

Prêt à l’emploi, Salesforce vous offre une variété de rapports pour travailler avec les enregistrements de contact. Le plus couramment utilisé est probablement « Contacts et comptes », je suppose que c’est votre rapport standard pour tout ce qui concerne l’enregistrement de contact !

Alors, quel est le problème avec ce rapport? Il s’agit d’un rapport Contacts et comptes. Lis ça encore une fois : Contacts & Comptes. Oui, seuls les enregistrements de contact sont liés à un compte.

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Que faire si vous avez des contacts où il n’y a pas de compte ? Et je t’entends ! « Mais Stacy ! » vous dites : « Le champ Compte est obligatoire sur la mise en page, bien sûr le champ Compte est rempli sur tous les contacts ! » Mais, es-tu vraiment Bien sur? Vous devriez probablement exécuter un rapport sur l’objet Contact, où Comptes = Vide pour vérifier vos données. Vous pourriez être surpris….

Oh attends – tu ne peux pas ! Il n’y a pas de rapport uniquement pour l’objet Contacts, uniquement Contacts et comptes, ou Contacts et autre chose ! Ah l’horreur ! Ne vous inquiétez pas, il existe une solution simple. Créez simplement un type de rapport personnalisé pour l’objet Contact, c’est tout !

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Contacts orphelins – Une histoire vraie

J’ai été amené à aider dans une organisation et à m’assurer que l’équipe marketing pouvait prospecter l’ensemble de la base de données. L’équipe marketing a insisté sur le fait qu’il y avait 5 000 contacts, mais je n’ai pu en trouver qu’environ 4 500. Après quelques recherches et recherches, je les ai trouvés – un énorme 500 contacts où le champ Compte était vide. Encore plus inhabituel, le champ Compte était obligatoire sur la présentation de page.

Ces 500 contacts ont été créés il y a des années et des années, bien avant que le champ Compte ne soit requis dans la présentation de page Contact. Ils appartenaient à des utilisateurs qui avaient depuis longtemps quitté l’entreprise. Ce groupe de contacts était resté assis, orphelin, pendant des années, n’apparaissant dans aucun rapport. C’est jusqu’à ce que je les trouve enfin en créant un rapport personnalisé uniquement pour les contacts, non connecté à un autre objet, où le champ Compte = BLANK.

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Les contacts sans compte sont appelés « contacts privés ».

Astuce bonus : Le nom du compte doit être obligatoire sur la présentation de la page Contact, mais n’oubliez pas vos actions rapides globales, votre création rapide, vos intégrations de courrier électronique ou toute application qui pourrait permettre à un utilisateur d’importer un enregistrement de contact.

Résumé

Ce sont les hacks Lead & Contact que j’utilise dans toutes les organisations dans lesquelles je travaille. J’espère que vous les trouverez utiles ! S’il vous plaît commenter ci-dessous pour partager vos favoris aussi!



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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