• Accueil / Salesforce / 6 habitudes de…
, 6 habitudes de gestion des données qui vous aideront à réussir dans votre rôle<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">10</span> minutes de lecture</span>

6 habitudes de gestion des données qui vous aideront à réussir dans votre rôle10 minutes de lecture


En tant qu’administrateurs Salesforce, vous obtenez des résultats et fournissez de la valeur commerciale chaque jour. Vous automatisez les processus et les rendez plus efficaces. Vous créez des rapports et des tableaux de bord étonnants pour générer des informations et offrir une transparence accrue. Et, chaque fois que vous personnalisez Salesforce, vous personnalisez l’expérience utilisateur et aidez vos utilisateurs et dirigeants à mieux faire leur travail.

Salesforce ne serait pas ce qu’il est aujourd’hui sans votre passion et votre dévouement. C’est pourquoi, chez Salesforce, nous sommes si déterminés à vous aider à réussir. L’une des meilleures façons de commencer est de créer des habitudes solides qui garantissent votre succès dès le premier jour. Dans notre série en cinq parties, Habitudes essentielles pour les nouveaux administrateurs, nous commençons par définir les quatre responsabilités fondamentales de chaque administrateur et les habitudes reproductibles que vous pouvez développer pour que vous et votre organisation réussie.

Vous pouvez regarder l’épisode de présentation tous les vendredis à 9 h 30 PT sur Trailhead LIVE. DE PLUS, plongez plus profondément dans la composition de chaque responsabilité principale et de ses habitudes dans notre série Essential Habits : Gestion des utilisateurs, Gestion de données, Sécurité, et Analyse exploitable.

La semaine dernière, nous avons exploré la responsabilité principale de la gestion des utilisateurs. Aujourd’hui, nous allons examiner la deuxième responsabilité principale, la gestion des données. Regardez l’épisode ou plongez-vous en lisant l’article de blog ci-dessous.

, 6 habitudes de gestion des données qui vous aideront à réussir dans votre rôle<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">10</span> minutes de lecture</span>

Pourquoi la gestion des données est-elle si critique ?

La gestion des données est probablement les la plus technique de vos principales responsabilités. En tant qu’administrateur, c’est à vous de vous assurer que les données sont affichées et mises à jour en fonction de vos processus métier. C’est aussi à vous de vous assurer que les données sont propres (afin que les gens fassent confiance à ce qu’il y a dans Salesforce) et sauvegardées régulièrement.

En matière de gestion des données, nous vous suggérons d’adopter six principales habitudes pour vous aider dans votre rôle :

  1. Exporter des données
  2. Examiner les doublons
  3. Supprimer avec des beignets
  4. Actualiser les bacs à sable
  5. Exécuter Salesforce Optimizer
  6. Créer un dictionnaire de données

, 6 habitudes de gestion des données qui vous aideront à réussir dans votre rôle<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">10</span> minutes de lecture</span>

Décomposons chacune de ces habitudes !

Habitude essentielle 1 : Exportez vos données

Le premier conseil, et peut-être le plus important, pour gérer vos données est de vous assurer que vos données les plus cruciales sont sauvegardées. Pour ce faire, vousVous voudrez vous assurer que vous disposez des autorisations « Exportation hebdomadaire des données » – cette autorisation est accordée par défaut uniquement au profil Administrateur système car elle permet une large visibilité. Une fois que vous avez cette autorisation, il est important de planifier l’export hebdomadaire des données dans votre organisation de production. Notre équipe recommande d’inclure tous données dans votre exportation – il vaut toujours mieux prévenir que guérir ! Lorsque vous recevez un e-mail contenant un lien vers le fichier .zip, vous devez le télécharger dans les 48 heures ; sinon, il sera supprimé du serveur.

Remarque : Si les outils natifs ne vous offrent pas toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin, vous pouvez également explorer Applications AppExchange pour des options supplémentaires pour vous aider à exporter et à sauvegarder vos informations critiques.

Ci-dessous, nous avons inclus un plan à suivre avec quelques suggestions de paramètres pour vos exportations hebdomadaires. Une fois vos réglages en place, n’oubliez pas de les tester !

, 6 habitudes de gestion des données qui vous aideront à réussir dans votre rôle<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">10</span> minutes de lecture</span>

Prenez l’habitude : Exportez vos données une fois par semaine et stockez ce fichier .zip dans un endroit sûr ! Avant de vous en rendre compte, cela deviendra une seconde nature.

Habitude essentielle 2 : Examiner les doublons

En tant qu’administrateur Salesforce, l’une de vos principales priorités est de vous assurer que vos utilisateurs peuvent faire confiance au système. Une façon de procéder consiste à rechercher les enregistrements en double.

Heureusement pour vous, Salesforce dispose d’excellentes fonctionnalités intégrées qui peuvent vous aider à éviter les doublons à l’aide de la fonctionnalité de gestion des doublons. Les règles de correspondance de compte, de contact et de piste sont créées par défaut – elles indiqueront au système quels enregistrements peuvent être des doublons s’ils ont un nom, une adresse, etc. Si vous avez d’autres objets, vous pouvez même créer vos propres règles !

En tant que meilleure pratique, vous devez configurer ce qui se passe lorsqu’un doublon potentiel est découvert lors de la création ou de la modification à l’aide des règles de duplication. Vous pouvez autoriser l’utilisateur à créer la dupe en silence, avec une alerte d’avertissement, ou empêcher complètement la création de la dupe en premier lieu.

Vous pourriez être tenté de tout régler sur « empêcher », mais nous vous recommandons de laisser l’alerte en place et de permettre à vos utilisateurs de la créer. Vous pourrez alors voir dans vos ensembles d’enregistrements en double – que vous examinerez chaque semaine – quels utilisateurs ne font pas attention ou ont leurs paramètres de partage configurés afin qu’ils ne puissent pas voir les autres comptes, prospects ou contacts et les créent.

Afin de voir facilement vos doublons potentiels et comment ils sont créés, créez un nouveau type de rapport personnalisé en utilisant votre objet principal, comme les comptes ou les contacts, et l’objet secondaire de l’élément d’enregistrement en double. Cela vous permettra de voir combien de dupes potentiels ont été créés, qui les crée et quand ils sont créés. Vous pouvez vous abonner à ce rapport afin de pouvoir le consulter chaque semaine et éventuellement effectuer un suivi auprès des utilisateurs individuels susceptibles de rencontrer des problèmes.

, 6 habitudes de gestion des données qui vous aideront à réussir dans votre rôle<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">10</span> minutes de lecture</span>

Prenez l’habitude : Chaque semaine, vous devriez examiner vos doublons pour voir quels enregistrements les gens ont créés ou ce que le système a empêché les gens de créer.

Habitude essentielle 3 : Supprimer avec des donuts

Qui a dit que supprimer des données devait être ennuyeux ? Chaque mois, vous pouvez organiser une fête mensuelle « beignets et suppression », où vous rassemblez tout le monde virtuellement ou en personne, mangez des beignets (ou un aliment amusant de votre choix) et purgez des éléments tels que des rapports inutilisés, des champs, et les données de votre organisation pour simplifier les choses.

Vous voudrez examiner les éléments que les utilisateurs voient sur un écran, qu’il s’agisse de champs individuels, de vues de liste ou de rapports et de tableaux de bord. Renommez-les avec un préfixe évident comme ZZZ ou À SUPPRIMER pour montrer à vos utilisateurs ce qui sera purgé.

Vous ne savez pas quoi rechercher lorsque vous démarrez votre purge ? Consultez la liste ci-dessous.

, 6 habitudes de gestion des données qui vous aideront à réussir dans votre rôle<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">10</span> minutes de lecture</span>

Prenez l’habitude : Pour créer une habitude de garder votre organisation propre et bien entretenue, assurez-vous de mettre en place cette fête de suppression avec des collations amusantes chaque mois.

Habitude essentielle 4 : Rafraîchir les bacs à sable

Il y a deux raisons principales pour lesquelles l’actualisation de votre bac à sable est si importante. Tout d’abord, l’actualisation met à jour les métadonnées du bac à sable à partir de son organisation source. Et deuxièmement, l’actualisation indique à Salesforce quand mettre à jour un bac à sable pour une version.

Lors de la synchronisation de vos organisations sandbox avec la production, il est essentiel que vous sélectionniez le bon type de sandbox. Vous trouverez ci-dessous une ventilation des types de bacs à sable et de leur utilisation :

  • Un bac à sable développeur est destiné au développement et aux tests dans un environnement isolé. Un bac à sable de développeur comprend une copie de la configuration de votre organisation de production (métadonnées).
  • Un bac à sable Developer Pro est destiné à être utilisé pour gérer des tâches de développement et d’assurance qualité plus approfondies, ainsi que pour les tests d’intégration ou la formation des utilisateurs. Il peut gérer plus de données qu’un bac à sable de développement.
  • Un bac à sable de copie partielle est destiné à être utilisé comme environnement de test. Cet environnement comprend une copie de la configuration de votre organisation de production (métadonnées) et un échantillon des données de votre organisation de production telles que définies par un modèle de bac à sable.
  • Un bac à sable complet est également destiné à être utilisé comme environnement de test. Cependant, seuls les bacs à sable complets prennent en charge les tests de performances, les tests de charge et le transfert. Les bacs à sable complets sont une réplique de votre organisation de production, y compris tous Les données, tels que les enregistrements d’objets et les pièces jointes, et les métadonnées.

Remarque : les intervalles d’actualisation du bac à sable dépendent du type, alors assurez-vous d’en tenir compte. Les bacs à sable complets ne peuvent être actualisés que tous les 29 jours, tandis qu’un bac à sable Developer ou Developer Pro peut être actualisé tous les jours.

Prenez l’habitude : Pour créer une habitude autour de l’actualisation de vos bacs à sable, programmez du temps sur votre calendrier environ une fois par mois ; cependant, c’est flexible! Il y aura d’autres moments où vous devrez actualiser votre bac à sable, par exemple, peut-être après avoir développé une application, l’avoir testée et l’avoir poussée en production.

Habitude essentielle 5 : Exécuter Salesforce Optimizer

L’exécution de Salesforce Optimizer vous aide à obtenir une référence pour votre organisation et à identifier des domaines spécifiques pour l’améliorer. Vous devez vous concentrer sur les domaines les plus importants pour votre entreprise. Nous vous recommandons de télécharger le PDF généré pour repérer les éléments les plus prioritaires.

Pour plus d’informations sur les raisons pour lesquelles Optimizer est génial pour votre carrière d’administrateur, découvrez ce que Josie Chiles, vice-présidente des relations administratives, a à dire à ce sujet à l’heure indiquée ici[[18:04].

Prenez l’habitude : Pour prendre l’habitude d’exécuter Optimizer, planifiez-le en tant que tâche sur votre calendrier tous les trimestres.

Habitude essentielle 6 : Créer un dictionnaire de données

En tant que meilleure pratique, vous devez faire l’inventaire de chaque objet et champ de votre organisation. Salesforce Anywhere (anciennement Quip) est un excellent endroit pour documenter cela !

Vous devrez déterminer vos types de données, ainsi que le service ou la fonction commerciale qui possède ce champ. Vous pouvez utiliser une application AppExchange telle que Config Workbook pour prendre une longueur d’avance, vous n’avez donc pas à recommencer à zéro.

Pour créer votre propre dictionnaire de données, essayez d’utiliser ceci Classeur Salesforce Anywhere. C’est un modèle de document du Non-Profit Starter Pack, mais c’est un exemple fabuleux de la façon dont un dictionnaire de données devrait fonctionner pour vous.

Prenez l’habitude : Une fois que vous vous créezr dictionnaire de données, vous voudrez le mettre à jour une fois par an.

Des habitudes plus essentielles

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension de l’importance de la gestion des données, des habitudes dont vous avez besoin pour la maîtriser et des principaux points à retenir à mettre en œuvre, vous êtes prêt à rouler ! Pour une vue d’ensemble de toutes les habitudes et délais suggérés pour la gestion des données, consultez notre calendrier pratique ci-dessous.

, 6 habitudes de gestion des données qui vous aideront à réussir dans votre rôle<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">10</span> minutes de lecture</span>

Si vous avez regardé Essential Habits for New Admins mais que vous n’avez jamais vu notre série dans son ensemble, nous avons un régal pour vous ! Chaque mardi jusqu’au 17 août, nous partagerons un article de blog qui explore l’une des quatre responsabilités principales (gestion des utilisateurs, gestion des données, sécurité et analyses exploitables) dont vous avez besoin pour réussir et grandir en tant qu’administrateur Salesforce.

De plus, tous les vendredis à 9 h 00, heure du Pacifique, vous aurez la possibilité de regarder la rediffusion de l’épisode associé d’Essential Habits sur Trailhead LIVE ! Si vous le souhaitez, vous pouvez même rester dans les parages pour un double long métrage et regarder l’épisode original d’Essential Habits à 9 h 30, heure du Pacifique. Préparez-vous à prendre de bonnes habitudes !

Vous voulez regarder le Habitudes essentielles pour les administrateurs Salesforce : gestion des données L’épisode Trailhead LIVE avec nous le 6 août ? Ajoutez-le à votre calendrier maintenant!

Ressources additionnelles



Source de l’article traduit automatiquement en Français

Besoin d'aide ?
Vous utilisez Pardot depuis un certain temps mais vous n'êtes pas sûr d'en
exploiter tout le potentiel

Notre analyse de votre Pardot offerte dès aujourd'hui
Merci, vous pouvez compléter notre questionnaire
Nous allons revenir vers vous rapidement !

Fermer