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6 règles de duplication Salesforce que vous devez activer dès maintenant1 minutes de lecture


Les doublons : un perpétuel problème Salesforce. J’ai vu des doublons dans toutes les organisations dans lesquelles j’ai travaillé, même celles qui m’ont assuré qu’il n’y avait pas de doublons ! Le problème des doublons est aggravé par les entreprises qui ne surveillent pas la qualité de leurs données, en supposant que Salesforce bloque et gère les doublons par défaut. La mise en œuvre de ces six règles de duplication vous évitera de futurs doublons et un problème de qualité des données de plus en plus épouvantable.

Tout au long de cet article, je ferai référence à la fois aux « règles en double » et aux « règles de correspondance ». Voici un aperçu rapide de la différence :

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  • Règles de correspondance identifiera ‘quel domaine‘ et ‘comment‘ correspondre. Par exemple, « Champ d’e-mail, correspondance exacte » ou « Nom du compte, correspondance approximative » Ils ne font rien par eux-mêmes.
  • Règles en double utilisera ces règles de correspondance pour contrôler ‘lorsque‘ et ‘‘ pour trouver des doublons. Par exemple, « Utiliser le nom du compte, correspondance approximative pour rechercher les doublons sur l’objet Compte lors de la création » ou « Utiliser l’e-mail, correspondance exacte, pour rechercher les doublons sur les pistes et les contacts, lors de la création et de la modification ».

Qu’est-ce qui est prêt à l’emploi ?

Prêt à l’emploi, Salesforce fournit trois règles de correspondance : pour les comptes, les contacts et les pistes. Ceux-ci seuls sont insuffisants, car :

  1. Ils ne couvrent pas tous les scénarios, et
  2. Les messages d’erreur ne sont pas utiles aux utilisateurs finaux.

Vous pouvez acheter une application pour éviter les doublons, et selon la taille de votre organisation, vous devrez peut-être trouver un service de déduplication pour vos enregistrements existants.

La bonne nouvelle est que Salesforce vous permet de créer vos propres règles de duplication, vous ne devriez donc pas avoir à dépenser plus pour éviter les doublons à l’avenir.

Commençons par les comptes. Lorsque les utilisateurs créent des comptes, ils sont probablement pressés (enfin, ils sont toujours pressés !). Peu importe la quantité de formation que vous fournissez, ils ne rechercheront pas cette entreprise pour voir si elle existe déjà. Nous pouvons donc supposer que nos utilisateurs vont créer des doublons.

1. Nom exact du compte

Objectif : empêcher la création de plusieurs comptes avec exactement le même nom de compte.

Créer une règle de correspondance de nom exact de compte

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Créez ensuite une règle de duplication du nom exact du compte

  • Utilisez la règle de correspondance que vous venez de créer et donnez-lui un message d’erreur unique.
  • Assurez-vous de sélectionner « Bloquer » dans les actions de création et de modification.

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2. Nom du compte Correspondance potentielle

Objectif : avertir les utilisateurs d’un doublon potentiel lorsque les noms de compte diffèrent légèrement.

Exemples de cas où vous voudriez signaler un doublon potentiel aux utilisateurs, mais ne pas bloquer ce qui pourrait réellement séparer un compte :

  • Entreprises qui utilisent un acronyme. Un utilisateur qui tape « Inc. » au lieu de « Incorporé ».
  • Différentes branches de la même entreprise, avec une convention de nommage très similaire (commune aux entreprises internationales « Tech Company North America » et « Tech Company UK ».

C’est ici que nous utiliserons la logique floue de Salesforce et un message d’erreur différent.

Créer une règle de correspondance potentielle de nom de compte

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Ensuite, créez une règle de duplication de correspondance potentielle de nom de compte

  • Assurez-vous d’autoriser les actions de création et de modification

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Cela s’occupe des comptes!

Pistes et contacts (personnes en double)

Les pistes et les contacts sont un peu plus compliqués. Parfois, les utilisateurs diront « Je veux empêcher les doublons de leads ». Ou « Je veux empêcher les doublons de contact. » Les deux grands objectifs, mais ne résolvent toujours pas le problème du double total, même en tandem.

Les pistes et les contacts se résument à une chose : des personnes individuelles. Non seulement devons-nous empêcher les doublons de prospects et de contacts, mais nous devons également empêcher les utilisateurs de créer des contacts qui sont déjà des prospects et empêcher les utilisateurs de créer des prospects qui sont déjà des contacts. Voici les quatre scénarios que nous devons éviter :

  • Nouveaux leads qui existent déjà en tant que leads
  • Nouveaux prospects qui existent déjà en tant que contact
  • Nouveaux contacts qui existent déjà en tant que contacts
  • Nouveaux contacts qui existent déjà en tant que prospects

Je préfère les gérer comme leur propre règle de duplication individuelle, afin que je puisse donner à chacun un message d’erreur très spécifique et dire à l’utilisateur ce qu’il doit faire pour résoudre le problème. Je base également mes règles uniquement sur l’adresse e-mail d’une personne. Il est parfaitement normal que deux personnes ou plus aient exactement le même nom et prénom, je ne crée donc aucune règle (même floue) basée sur le prénom et le nom.

Créez une règle de correspondance exacte des e-mails de prospect, comme indiqué ci-dessous :

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Ensuite, créez une règle de correspondance exacte des e-mails de contact, comme indiqué ci-dessous :

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Nous allons utiliser ces deux règles de correspondance pour créer le reste de nos règles de duplication.

3. Correspondance exacte des e-mails de piste à piste

Objectif : empêcher la création de plusieurs leads avec exactement le même e-mail.

Les règles de duplication de correspondance exacte des e-mails de piste à piste ressembleront à ceci :

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4. Règle de duplication exacte de l’e-mail du lead-to-contact

Objectif : Empêcher la création de plusieurs Leads-to-Contacts avec exactement le même e-mail.

Assurez-vous de comparer les prospects aux contacts et donnez-lui un message d’erreur unique :

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5. Règle de duplication exacte de l’e-mail de contact à contact

Objectif : Empêcher la création de plusieurs contacts avec exactement le même e-mail.

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6. Règle de duplication exacte de l’e-mail du contact vers le prospect

Objectif : empêcher la création de plusieurs contacts vers des pistes avec exactement le même e-mail.

Créer une règle de duplication exacte d’e-mail de contact à piste

  • Assurez-vous de comparer les contacts aux prospects et de lui donner un message d’erreur unique.

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Maintenant, activez !

Activez maintenant toutes vos nouvelles règles et désactivez les règles standard prêtes à l’emploi. Vous devriez maintenant avoir six règles de duplication et quatre règles de correspondance, comme je le fais ci-dessous :

Règles en double

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Règles de correspondance

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Et c’est tout! Testez-les d’abord dans votre organisation sandbox ou développeur pour vous assurer qu’ils fonctionnent comme prévu. La configuration de ces règles en double est la première étape pour garantir la qualité des données et pour avoir une organisation Salesforce heureuse et saine. Pour plus d’informations sur la gestion des doublons, n’oubliez pas de consulter le Trailhead pour Gestion des doublons.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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