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Cloner une tâche / Consigner un appel pour plusieurs comptes – Blog Salesforce de Jenwlee13 minutes de lecture


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Parfois, un représentant du service client (CSR) peut desservir une personne associée à plusieurs WhatIds (comptes, politiques, opportunités, etc.) et lorsqu’il crée une tâche ou enregistre un appel, il ne peut relier la tâche qu’à un seul compte, politique, opportunité, etc. Il n’y a pas d’option pour la relier à plusieurs choses. Au lieu de cela, ils créent le premier journal d’un appel ou d’une tâche et le relient à un compte, une stratégie, une opportunité, etc., puis ils clonent le journal d’un appel / tâche et le relient à un autre compte, stratégie, opportunité, etc. est un autre compte, politique, opportunité, etc., ils doivent recommencer l’étape de clonage.

Et si nous pouvions rendre cela plus efficace pour la RSE?

Que se passe-t-il si, ils peuvent sélectionner les comptes, les politiques, les opportunités, tout ce dont ils ont besoin pour associer la tâche sur un seul écran et, lors de la soumission, il clone les tâches pour chaque compte, politique, opportunité ou quoi que ce soit pour eux?

L’esprit soufflé! Ravissons ces CSR et augmentons leur productivité globale afin qu’ils puissent passer au client suivant.

Voici quelques leçons tirées de la mise en œuvre de ce cas d’utilisation:

  • Utilisez la visibilité conditionnelle pour demander des informations supplémentaires, si nécessaire, plutôt que d’afficher tous les champs en même temps.
  • Référence «/ {! Variable d’enregistrement}» dans le lien pour fournir un lien hypertexte vers la page de détails de l’enregistrement.
  • Attribuer des valeurs de tâche à une variable dans une boucle
  • Ajouter un enregistrement variable à une collection dans une boucle
  • Meilleure pratique – créez des enregistrements en dehors d’une boucle, pas dans celle-ci.

Cas d’utilisation métier: Addison Dogster est l’administrateur système chez Universal Containers. Samantha Smith est la directrice des opérations qui gère actuellement leur programme d’engagement de programme. Ses CSR sont au service des clients aussi rapidement qu’ils le peuvent. Mais le clonage du journal des appels / tâches à associer à plusieurs comptes les enlève. C’est trop de clics. Existe-t-il un moyen plus simple pour le CSR de spécifier plusieurs comptes et de laisser Salesforce faire la magie dans les coulisses? Oui, c’est là que la magie de l’automatisation entre en jeu!

Solution: Addison Dogster a résolu ce problème avec un bouton Ajouter plusieurs comptes sur la page d’enregistrement de la tâche qui affiche un flux d’écran où le CSR peut spécifier les comptes, puis Addison demande à Salesforce d’effectuer la magie en clonant la tâche pour chaque compte spécifié.

Voici une démonstration de la solution:

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La solution d’automatisation (flux d’écran) ressemble à ceci:

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(1) Nous demandons au CSR de spécifier jusqu’à 5 comptes. (2) Ensuite, nous affectons le accountId à une variable de collection Account. (3) Ensuite, nous faisons un Get Records pour obtenir les informations de tâche à des fins de clonage. (4) Ensuite, nous entrons dans la boucle où nous prenons chaque compte dans la variable de collecte de compte. (5) Nous déterminons si l’enregistrement de boucle a une valeur. C’est dans le cas où le CSR n’a pas sélectionné 5 comptes. Nous ne pouvons pas créer une tâche pour laquelle nous n’avons pas de compte. (6) Si l’ID d’enregistrement de boucle a une valeur (c’est-à-dire compte), nous attribuerons les valeurs de la tâche à la variable varNewTask en utilisant les valeurs de la tâche d’origine – clonage de la tâche. À l’étape 7, nous ajouterons l’enregistrement de boucle à la collection de tâches que nous créerons une fois que nous aurons terminé la boucle. (8) Une fois la boucle terminée, nous créerons des enregistrements pour tous les enregistrements de la variable de collection TaskRecordsToBeCreatedCollection. Enfin, (9) nous montrons un écran de confirmation qui répertorie les comptes pour lesquels nous avons créé une tâche clonée avec un lien vers la tâche d’origine.

Étapes en surbrillance:

1. Créer le flux d’écran montré ci-dessus. Dans Lightning Experience, il se trouve sous Automatisation des processus | Les flux. Cliquer sur « Nouveau flux. » Sélectionner Flux programmé. Pour ceux qui utilisent Salesforce Classic, le flux se trouve dans Créer | Flux de travail et approbations | Les flux. Sélectionnez le Flux d’écran et cliquez sur le Créer bouton.

Dans le flux, nous configurerions les ressources de flux suivantes.

A. Nous devons créer un vressource ariable pour stocker la tâche recordId passée du bouton.

Conseil de bonne pratique: Fournissez une description afin que vous et les autres / futurs administrateurs sachiez à quoi sert cette ressource de flux.

Voici comment cette ressource de flux serait configurée.

  • Type de ressource: variable
  • Nom de l’API: recordId
  • Type de données: texte
  • Disponibilité en dehors du flux:
    • Disponible pour saisie: coché
    • Disponible pour la sortie: non coché

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B. Nous devons créer un variable pour stocker les valeurs de champ pour le varNewTask. Cette variable contient les valeurs du nouvel enregistrement de tâche cloné.

Conseil de bonne pratique: Fournissez une description afin que vous et les autres / futurs administrateurs sachiez à quoi sert cette ressource de flux.

Voici comment cette ressource de flux serait configurée.

  • Type de ressource: variable
  • Nom de l’API: varNewTask
  • Type de données: enregistrement
  • Objet: Tâche

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C.Pour notre dernière ressource de flux, nous allons configurer un collection variable pour stocker les enregistrements de tâches appelés TaskRecordsToBeCreatedCollection. Cela tiendra un enregistrement varNewTask pour chaque compte pour lequel nous clonons la tâche.

Conseil de bonne pratique: Fournissez une description afin que vous et les autres / futurs administrateurs sachiez à quoi sert cette ressource de flux.

Voici comment cette ressource de flux serait configurée.

  • Type de ressource: variable
  • Nom de l’API: TaskRecordsToBeCreatedCollection
  • Type de données: enregistrement
  • Autoriser plusieurs valeurs (collection): coché
  • Objet: Tâche

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D. Premièrement, nous configurons un Écran élément de flux pour collecter jusqu’à 5 comptes pour lesquels nous clonerons la tâche et relierons les nouvelles tâches.

Conseil de bonne pratique: Fournissez une description afin que vous et les autres / futurs administrateurs sachiez à quoi sert cet élément de flux.

Configurez comme suit:

  • Propriétés de l’écran:
    • Configurer le cadre: désélectionner l’en-tête
    • Contrôle de la navigation: désélectionnez Pause et Précédent
  • Ajouter un texte de composant de recherche:
    • Nom de l’API: Account1
    • Nom de l’API de champ: AccountId
    • Libellé: Compte 1:
    • Nom de l’API de l’objet: Case
  • Ajouter un texte de composant de recherche:
    • Nom de l’API: Account2
    • Nom de l’API de champ: AccountId
    • Libellé: Compte 2:
    • Nom de l’API de l’objet: Case
    • Visibilité des composants: {! Account1.recordId} est nul {! GlobalConstant.False} [This field will only show if the account 1 field has a value]
  • Ajouter un texte de composant de recherche:
    • Nom de l’API: Account3
    • Nom de l’API de champ: AccountId
    • Libellé: Compte 3:
    • Nom de l’API de l’objet: Case
    • Visibilité des composants: {! Account2.recordId} est nul {! GlobalConstant.False} [This field will only show if the account 2 field has a value]
  • Ajouter un texte de composant de recherche:
    • Nom de l’API: Account4
    • Nom de l’API de champ: AccountId
    • Libellé: Compte 4:
    • Nom de l’API de l’objet: Case
    • Visibilité des composants: {! Account3.recordId} est nul {! GlobalConstant.False} [This field will only show if the account 3 field has a value]
  • Ajouter un texte de composant de recherche:
      • Nom de l’API: Account5
      • Nom de l’API de champ: AccountId
      • Libellé: Compte 5:
      • Nom de l’API de l’objet: Case
      • Visibilité des composants: {! Account4.recordId} est nul {! GlobalConstant.False} [This field will only show if the account 4 field has a value]

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E. Ensuite, nous ajouterons un Mission élément de flux appelé Ajouter à la collection où nous ajouterons les comptes sélectionnés (jusqu’à 5) à la variable de collection AccountCollection.

Conseil de bonne pratique: Fournissez une description afin que vous et les autres / futurs administrateurs sachiez à quoi sert cet élément de flux.

Configurez comme suit:

  • {! AccountCollection} Ajouter {! Account1.recordId}
  • {! AccountCollection} Ajouter {! Account2.recordId}
  • {! AccountCollection} Ajouter {! Account3.recordId}
  • {! AccountCollection} Ajouter {! Account4.recordId}
  • {! AccountCollection} Ajouter {! Account5.recordId}

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F. Configurer un Obtenir des enregistrements élément de flux appelé Obtenir des informations sur la tâche pour obtenir les valeurs de la tâche d’origine. Cela sera utilisé à des fins de clonage. Vous rechercherez l’ID de tâche là où il correspond à recordId. L’ID de tâche sera passé dans la variable recordId dans le bouton. Nous détaillerons cela dans l’étape de création du bouton.

Conseil de bonne pratique: Fournissez une description afin que vous et les autres / futurs administrateurs sachiez à quoi sert cet élément de flux.

Configurez comme suit:

  • Objet: Tâche
  • Conditions requises: Id est égal à recordId
  • Combien d’enregistrements stocker: seulement le premier enregistrement
  • Comment stocker les données d’enregistrement: stocker automatiquement tous les champs

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F. Maintenant, nous allons mettre tous les enregistrements de compte dans notre AccountCollection de l’étape E. Affectation dans une boucle. Donc, nous avons besoin d’un Boucle élément de flux.

Conseil de bonne pratique: Fournissez une description afin que vous et les autres / futurs administrateurs sachiez à quoi sert cet élément de flux.

Configurez pour correspondre à ce qui suit:

  • Variable de collection: {! AccountCollection}

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G. Ensuite, créez un Décision élément de flux appelé L’enregistrement en boucle a-t-il une valeur? Le CSR peut sélectionner jusqu’à 5 comptes pour lesquels cloner la tâche. Nous devons tenir compte du fait qu’ils peuvent sélectionner moins de 5. Si le CSR a sélectionné un compte pour la recherche, cette recherche aurait une valeur. S’ils le laissaient vide, l’enregistrement de la boucle serait vide. Nous ne pouvons pas créer de tâches pour des enregistrements qui n’existent pas.

Conseil de bonne pratique: Fournissez une description afin que vous et les autres / futurs administrateurs sachiez à quoi sert cet élément de flux.

Configurez pour correspondre à ce qui suit:

  • Résultat: a de la valeur
  • Résultat par défaut: aucune valeur

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H. Nous avons besoin d’un Mission élément de flux appelé Attribuer des valeurs à partir de la tâche d’origine affectez les valeurs de la variable varNewTask en utilisant les valeurs de la tâche d’origine – Étape F. Nous préparons le terrain pour le clonage de la tâche.

Conseil de bonne pratique: Fournissez une description afin que vous et les autres / futurs administrateurs sachiez à quoi sert cet élément de flux.

Configurez pour correspondre à ce qui suit:

  • {! varNewTask.WhatId} Est égal à {! Boucle}
  • {! varNewTask.Subject} Egal {! Get_Task_Info.Subject}
  • {! varNewTask.WhoId} Egal {! Get_Task_Info.WhoId}
  • {! varNewTask.ActivityDate} Egal {! Get_Task_Info.ActivityDate}
  • {! varNewTask.Status} Est égal à {! Get_Task_Info.Status}
  • {! varNewTask.Priority} Egal {! Get_Task_Info.Priority}

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JE. Il nous en faut un de plus Mission élément de flux. Nous allons appeler ça Ajouter un enregistrement à la collection et ici, nous ajouterons la variable varNewTask dans la variable de collection TaskRecordsToBeCreatedCollection. Tous les enregistrements de tâches de cette collection seront créés une fois en dehors de la boucle.

Conseil de bonne pratique: Fournissez une description afin que vous et les autres / futurs administrateurs sachiez à quoi sert cet élément de flux.

Configurez pour correspondre à ce qui suit:

  • {! TaskRecordsToBeCreatedCollection} Ajouter {! VarNewTask}[Remarque:Celaselitàl’enverslorsquevousajoutezvarNewTaskdanslavariabledecollectionTaskRecordsToBeCreatedCollectionetnonl’inverseOhSalesforce!)[Note:ThisdoesreadbackwardsasyouareaddingvarNewTaskintotheTaskRecordsToBeCreatedCollectioncollectionvariableandnottheotherwayaroundOhSalesforce!)

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J. Maintenant que nous en avons terminé avec la boucle, nous avons besoin du Créer des enregistrements élément de flux appelé Créer des enregistrements de tâches. Dans cette étape, nous créons les enregistrements de tâches qui se trouvent dans la variable de collection TaskRecordsToBeCreatedCollection.

Conseil de bonne pratique: Fournissez une description afin que vous et les autres / futurs administrateurs sachiez à quoi sert cet élément de flux.

Configurez pour correspondre à ce qui suit:

  • Combien d’enregistrements créer: plusieurs
  • Collection d’enregistrements: {! TaskRecordsToBeCreatedCollection}

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K. Enfin, nous avons une finale écran élément de flux pour afficher les liens vers les comptes sélectionnés et un lien vers la tâche d’origine. Pour créer un lien vers la page d’enregistrement, vous cliquez sur l’icône de lien hypertexte , Cloner une tâche / Consigner un appel pour plusieurs comptes – Blog Salesforce de Jenwlee<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">13</span> minutes de lecture</span> et entrez « / {!}.

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Configurez comme suit:

  • Propriétés de l’écran:
    • Configurer le cadre: désélectionnez l’en-tête et le pied de page
  • Ajouter un composant de texte d’affichage
    • Nom de l’API: ConfirmText
    • Texte

Vous avez créé une tâche pour les comptes suivants:

{! Account1.recordName} [Link: /{!Account1.recordId}]

{! Account2.recordName} [Link: /{!Account1.recordId}]

{! Account3.recordName} [Link: /{!Account1.recordId}]

{! Account4.recordName} [Link: /{!Account1.recordId}]

{! Account5.recordName} [Link: /{!Account1.recordId}]

Revenir à la tâche. [Link: /{!recordId}]

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L. Maintenant, nous devons connecter les éléments de flux pour correspondre à la capture d’écran ci-dessous.

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M. Déboguer le flux pour s’assurer qu’il fonctionne comme prévu.

N. Sauvegarder votre flux. Appelons ça Cloner une tâche pour plusieurs comptes.

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O. Activer le flux.

P. Créez un bouton. Vous n’utilisez pas d’action rapide car vous ne pouvez pas transmettre recordId dans le flux de l’écran. C’est pourquoi nous avons besoin du bouton pour appeler le flux et transmettre l’ID de tâche dans la variable recordid.

Conseil de bonne pratique: Fournissez une description afin que vous et les autres / futurs administrateurs sachiez à quoi sert ce bouton.

Configurez-le pour qu’il corresponde à ce qui suit:

  • Libellé: Ajouter plusieurs comptes
  • Comportement: Afficher dans une nouvelle fenêtre
  • Type d’affichage: bouton de page de détail
  • URL du bouton ou du lien: /flow/Clone_a_Task_for_Multiple_Accounts?recordId={!Task.id}

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Q. Ajouter le bouton à la présentation de la page Tâche.

Maintenant, avant de déployer les modifications dans Production, n’oubliez pas de tester le reste de vos modifications de configuration.

  1. Accédez au flux d’écran à partir du bouton Ajouter plusieurs comptes sur la mise en page de la tâche.
  2. Sélectionnez 1 ou jusqu’à 5 comptes. Cliquez sur Suivant.
  3. Cliquez sur le lien du compte ou de la tâche pour confirmer qu’ils fonctionnent comme prévu.
  4. Vérifiez que les tâches ont été créées pour les comptes, comme prévu.

Notes / conseils de déploiement:

  • Le flux, les boutons et la mise en page peuvent être déployés en production dans un ensemble de modifications (ou peuvent être déployés à l’aide d’un outil tel que l’instantané de Metazoa).
  • Vous trouverez le flux dans un ensemble de modifications sous le type de composant Définition de flux.
  • Activez le flux après le déploiement lorsque les flux se déploient inactifs dans Production, sauf si vous avez activé sur l’écran Paramètres d’automatisation des processus, pour «Déployer les processus et les flux comme actifs». REMARQUE: avec cette modification, afin de déployer avec succès un processus ou un flux, les tests Apex de votre organisation doivent couvrir au moins 75% du nombre total de processus actifs et de flux lancés automatiquement actifs dans votre organisation ou vous pouvez sélectionner 0%, qui s’exécutera les classes apex non liées à votre flux.





Source de l’article traduit automatiquement en Français

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