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Comment choisir un outil Appexchange: parcourez le marché de la bonne manière7 minutes de lecture


Si vous avez besoin de couvrir un besoin dans votre organisation, que ce soit pour les utilisateurs, les administrateurs ou les clients, le AppExchange est sans aucun doute l’un des premiers endroits à regarder. Non seulement cela vous donnera des idées, mais cela vous montrera également comment le monde de Salesforce va au-delà de ce que vous savez. Avec plus de 3000 applications, vous serez en mesure de savoir quelles solutions d’autres entreprises utilisent et préconisent grâce à des évaluations et des critiques.

Cet article vous guidera dans la sélection de l’un de ces nombreux outils en fonction de quelques pointeurs, afin de fournir une solution efficace à vos besoins.

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Quelle est ma situation actuelle?

Avant de commencer à rechercher et à comparer des solutions, il est important de savoir quel est votre problème et quel problème vous souhaitez résoudre, car:

  • Il est difficile de trouver un outil qui couvre à 100% vos besoins, et encore plus si vous n’êtes pas clair sur le problème au départ.
  • Packages et modules: les outils ont généralement des modules ou des packages avec des fonctionnalités et des coûts différents. Ma recommandation est de trouver l’outil en fonction de vos besoins, ce qui vous permet d’installer uniquement ce dont vous avez besoin.
  • Les outils évoluent au fil des mises à jour: il est important de le savoir à l’avance et de garder à l’esprit tout ce qui pourrait avoir un impact sur vos projets futurs.
  • Budget disponible: il existe des outils gratuits, mais en règle générale, ils ne couvriront que des exigences simples. En fonction de votre problème, il est probable que le choix que vous ferez entraînera des coûts de licence par utilisateur, d’utilisation ou d’installation.

En réponse aux points ci-dessus, je vous recommande d’assembler les éléments suivants:

  • Cas d’utilisation: ce que vous voulez que l’application fasse. C’est le meilleur moyen pour vous et le fournisseur d’outils de comprendre quelle partie de votre CRM commence et se termine l’application.
  • Backlog produit de haut niveau: il suffit de répertorier les exigences obligatoires pour pouvoir ensuite les regrouper et déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin.
  • Coût maximum: définissez le coût maximum que vous êtes prêt à dépenser. Pour obtenir une estimation plus précise, enregistrez:
    • Nombre d’utilisateurs qui utiliseront l’outil
    • Nombre d’utilisations de l’outil (par exemple, nombre de documents à signer numériquement, nombre de déploiements, etc.).
    • Type de licence requis
  • Points clés: aspects de l’outil qui ne sont pas directement liés à la couverture fonctionnelle et aux coûts (par exemple, il peut être consommé par d’autres systèmes de l’entreprise via l’API, il est facile à installer et à configurer, c’est un package géré ou non géré, etc.).
  • Exigences de sécurité et d’architecture technique: demandez à d’autres dans l’entreprise si les outils doivent répondre à certaines exigences. Normalement, si ces exigences techniques existent et que l’outil est un package installé dans Salesforce, cela ne sera pas nécessaire car il n’ajoute pas un autre logiciel à l’entreprise. Mais attention, certaines solutions AppExchange sont des systèmes externes à Salesforce qui sont intégrés à votre organisation et vous devrez peut-être valider leur niveau de sécurité.

Ce ne sont que des suggestions – l’important est d’être clair sur vos besoins et votre situation actuelle avant de choisir une application.

Rechercher, rechercher et rechercher

Il s’agit d’une tâche fastidieuse dans le processus d’évaluation. Dans n’importe quelle recherche, le nombre de résultats est généralement élevé, et lire ou regarder toutes les applications que nous trouvons n’est pas une tâche rapide – soyez patient et cohérent. Ne désespérez pas! Voici comment je vous recommande d’effectuer la recherche:

  • Recherche par mots-clés: vous pouvez utiliser les titres de section ou les exigences associées que vous avez générés dans le Backlog produit. Surtout, trouvez la bonne terminologie technique pour ce que vous voulez faire, apprenez les acronymes et enrichissez-vous du vocabulaire de votre besoin ou de votre problème.
  • Rechercher sur:
    • L’AppExchange (évidemment!)
    • Google, en ajoutant toujours le mot Salesforce
  • Recherchez des projets ou des réussites.
  • Recherchez en anglais (la plupart des fournisseurs d’applications sont basés aux États-Unis ou ont rédigé leur liste en anglais).
  • Demandez à vos collègues, à vos relations ou à votre service des achats / achats leur deuxième avis.

Lorsque vous trouvez des outils, lisez-les dans AppExchange et sur leur site Web; s’il y en a un qui vous intéresse, n’hésitez pas à les contacter. Vous aurez la possibilité de résoudre les doutes, de demander une démo ou même de démarrer une version d’essai de la solution. Dans le cas où l’outil est gratuit, n’hésitez pas à l’installer dans un bac à sable pour jouer avec.

Affiner

Le temps est une ressource très précieuse. Choisissez-en un petit nombre pour les comparer les uns aux autres – je recommande de choisir entre 3 et 5.

Pour effectuer ce premier filtrage, il est recommandé de s’appuyer sur les points clés que vous avez définis précédemment; Restez concentré sur qui les rencontre ou qui se rapproche le plus.

Les finalistes

Continuez à communiquer avec les fournisseurs de ces outils ou pour avoir accès à une bonne documentation. Comme je l’ai mentionné précédemment, vous pouvez également vous guider à travers un test d’essai / sandbox. Attention, vous pouvez supprimer une très bonne application car vous n’avez pas découvert toutes les fonctionnalités de l’outil.

Pour collecter les informations, vous pouvez suivre ces étapes:

  1. Rafraîchissez votre mémoire sur vos points douloureux.
  2. Demandez une démo: le fournisseur vous montrera les cas d’utilisation que vous avez définis – l’occasion idéale pour prendre des notes et poser toutes vos questions.
  3. Rassemblez toutes les réponses, car de nouvelles questions peuvent survenir.
  4. Planifiez une réunion finale avec le fournisseur, où il pourra répondre à vos objections. Envoyez-leur toutes les questions avant la réunion, pour que la réunion reste efficace et ciblée.

Comme il s’agit de directives, vous pouvez supprimer celles que vous jugez inutiles. Ce qui est important, cependant, c’est que vous suiviez le processus avec tous les fournisseurs en même temps, en contrôlant le timing de telle manière que vous soyez toujours au même étape avec chaque fournisseur; de cette façon, vous pouvez donner des commentaires à chaque étape avec toutes les nouvelles informations que vous apprenez au fur et à mesure.

Temps de comparaison

Comment comparer une voiture avec un camion? Ou un camion avec une moto? Ils m’amènent tous d’un point à un autre, mais ils le font de différentes manières.

Vous pouvez vous retrouver dans cette situation, juste avec des applications.

Avant de commencer cette étape, regardez comment ces outils sont positionnés dans un graphique Gartner (appelé «quadrants magiques»), s’il en existe un. Si l’un des outils que vous avez sélectionnés a une bonne position, vous êtes sur la bonne voie (mais soyez prêt à investir votre budget!). S’il n’apparaît pas, cela peut toujours couvrir vos besoins, mais gardez à l’esprit que leur expérience et leurs normes d’assistance peuvent ne pas être les meilleures de leur catégorie.

Maintenant pour la partie amusante. Il est temps d’évaluer chaque application en fonction des informations que nous avons collectées:

  • Marquez chacun des Backlog produit Attribuez une pondération en points plus élevée aux sections qui vous intéressent.
  • Notez comment l’application couvre chacun des points clés. Définissez ce qu’est un 10, un 5, un 0, pour chacun d’eux.
  • Valorisez le financières: du moins cher au plus cher, en fonction de l’adéquation de votre budget, des modes de paiement, du type de contrat, du formulaire de licence, etc.

En utilisant ces scores, vous pouvez désormais évaluer chaque outil et prendre une décision finale basée sur des nombres.

Justifier le résultat

Une évaluation doit être justifiée, donc ma recommandation finale est que vous documentiez l’ensemble du processus au cas où vous auriez besoin d’expliquer la décision que vous avez prise. La première chose que tout le monde fera est de regarder les scores, mais finalement, ils demanderont le «pourquoi?» derrière les chiffres.

J’espère qu’avec ce processus, vous pourrez non seulement répondre à cette question, mais également installer et utiliser la solution que tout le monde finira par dire: «Je ne sais pas comment nous avons vécu sans elle!».



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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