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Comment configurer des instantanés de rapports Salesforce – Geler les données pour référence future5 minutes de lecture


Salesforce Reporting Snapshots est une fonctionnalité peu connue qui est incluse dans les organisations Salesforce prêtes à l’emploi et est facile à configurer. Les instantanés vous permettent de prendre une photo d’un ensemble d’enregistrements et de geler les données qu’ils contiennent pour référence future.

Le cas d’utilisation le plus courant est le changement de pipeline d’opportunités au fil du temps, c’est donc l’exemple que j’utiliserai aujourd’hui.

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Cependant, vous pouvez également utiliser Snapshot pour capturer d’autres données telles que :

  • Volume d’objets de requête par représentant, évolution dans le temps
  • Tendance des appels API, plus longue que les 7 derniers jours
  • Le nombre de leads détenus par les utilisateurs, au fil du temps

L’utilisation d’instantanés présente certains inconvénients, principalement le fait que vous ne pouvez utiliser un instantané que pour capturer jusqu’à 2 000 enregistrements à la fois. Mais, si vous avez une petite organisation ou si vous avez toujours moins de 2 000 enregistrements, ils constituent une excellente option (surtout si vous n’avez pas le budget pour un outil d’analyse de données robuste !)

Comment configurer des instantanés de rapports de pipeline d’opportunités

1. Créez un dossier de rapport et un rapport. Ce rapport doit contenir les données que vous souhaitez capturer (ni plus, ni moins.) Je recommande toujours d’inclure également les valeurs d’ID, car tout enregistrement avec une valeur de texte pour un nom peut potentiellement changer et vous avez besoin d’une référence unique pour pouvoir pour regarder un seul enregistrement changer au fil du temps. Nous souhaitons également enregistrer le rapport dans un dossier spécial auquel personne n’a accès.

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Pour notre Instantané d’opportunité, nous voulons le voir évoluer dans le pipeline au fil du temps. Il est possible qu’à l’avenir nous recevions des questions telles que : « À qui appartient cette opportunité ? Comment le pipeline de ce représentant spécifique a-t-il changé au fil du temps ? À quel compte était-ce destiné ? », nous voulons donc nous assurer d’inclure toute information identifiable dans notre instantané. Nous souhaitons également ne signaler que les enregistrements nécessitant un instantané : les opportunités déjà gagnées ou perdues ne changeront probablement pas et ne seront pas prises en compte dans notre pipeline, nous les exclurons donc.

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Une fois notre rapport préparé, nous pouvons l’enregistrer dans notre dossier Snapshot. C’est notre pipeline tel qu’il se présente aujourd’hui et nous l’utiliserons pour prendre une « photo » du pipeline à l’avenir.

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2. Créez un objet personnalisé pour contenir les résultats de l’instantané. L’objet personnalisé est ce qui contiendra réellement les données que nous avons gelées. Il s’agit de l’objet personnalisé sur lequel nous rapporterons à l’avenir, pour voir le changement au fil du temps. Notre nouvel objet personnalisé doit avoir un champ pour chaque colonne de notre rapport ci-dessus. Lorsque vous créez l’objet personnalisé, assurez-vous de cocher également la case « Autoriser les rapports » ! Personne d’autre qu’un administrateur ne devrait consulter les enregistrements d’instantanés eux-mêmes (uniquement les rapports), donc je laisse toujours « Autoriser la recherche » comme FAUX et je ne crée pas d’onglet personnalisé.

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Nous devrons également ajouter des champs personnalisés pour contenir les données du rapport. J’aime utiliser les champs de zone de texte pour tous les noms, la liste de sélection et toute autre valeur de texte. La raison en est que je ne veux pas avoir à revenir ici à l’avenir et mettre à jour une liste de sélection pour correspondre aux modifications futures apportées à la scène ou au type. Je ne veux pas non plus que ces instantanés soient connectés à des objets associés, je n’utilise donc aucun champ de recherche ici. J’utilise cependant les champs Date et Devise, car je souhaite toujours pouvoir regrouper par dates sur mes futurs rapports et je souhaite également résumer toutes les valeurs de montant sur les rapports.

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3. Configurez l’instantané. Accédez à Configuration -> Instantanés de rapport et cliquez sur « Nouvel instantané de rapport ». Donnez à votre instantané un nom approprié et définissez l’utilisateur en cours d’exécution. Remarque : Si l’utilisateur en cours d’exécution devient inactif, vous devrez le mettre à jour, sinon l’instantané cessera de s’exécuter. Sélectionnez le rapport source (le rapport que vous avez créé) et l’objet cible (l’objet personnalisé que vous avez créé.) Puis cliquez sur « Enregistrer et modifier les mappages de champs »

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Mappez les champs du rapport source aux champs de l’objet personnalisé. Cliquez sur Enregistrer.

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4. Planifiez l’instantané. Créez un calendrier qui s’exécute en fonction de la fréquence à laquelle vous souhaitez voir vos données changer. Un horaire plus fréquent vous donnera plus de détails, mais créera plus d’enregistrements. Un calendrier moins fréquent vous donne une vue plus large des changements au fil du temps et crée moins d’enregistrements. Pour cet exemple, nous allons configurer notre instantané pour qu’il s’exécute sur une base hebdomadaire, car nous voulons ce niveau de granularité. Dans la section Planifier un instantané de rapport, cliquez sur « Modifier » et configurez votre planification. Vous pouvez également choisir de recevoir un e-mail lorsque l’instantané s’exécute. Vous devrez choisir une date de fin – si vous souhaitez exécuter ce rapport indéfiniment, choisissez simplement une date très éloignée dans le futur.

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5. Rapport sur les résultats. Vous n’aurez en fait aucune donnée à rapporter avant la prochaine exécution planifiée, vous pouvez donc attendre jusque-là pour configurer un rapport ou en créer un vide maintenant. Dans cet exemple, j’aurai attendu quelques semaines pour que nous puissions travailler avec un rapport contenant des données. Générez un nouveau rapport pour l’objet personnalisé que vous avez créé.

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Configurez votre rapport comme vous le feriez pour n’importe quel rapport Salesforce normal. Pour l’instantané du pipeline d’opportunités, nous regroupons généralement par « Date de création » (la date à laquelle l’instantané a été créé) et nous pouvons également regrouper par étape en dessous.

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Si vous avez une seule opportunité (ou type) qui vous intéresse (comme, « Nouvelle entreprise »), définissez simplement vos filtres de rapport selon vos besoins. Ce rapport montre une très faible croissance du pipeline. Cependant, si vous le filtrez pour ne voir que « New Business », vous voyez une image différente avec une croissance énorme dans le pipeline de New Business !

Sommaire

Maintenant que vous avez toute cette configuration, vous pouvez la laisser s’exécuter tranquillement en arrière-plan. Plus votre Snapshot s’exécute longtemps, meilleure sera l’image que vous aurez de l’évolution des données au fil du temps. C’est un moyen simple (et gratuit) de fournir de bonnes analyses à votre équipe de vente et de voir à quoi ressemblaient votre pipeline ou vos enregistrements à une date donnée dans le passé.

J’espère que vous avez trouvé cela utile. Faites-nous savoir dans les commentaires, toute autre idée que vous pourriez avoir sur la façon d’utiliser les instantanés !



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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