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Comment créer des processus d’approbation Salesforce de bout en bout1 minutes de lecture


Le processus d’approbation est probablement l’une de mes fonctionnalités préférées de tous les temps de Salesforce – les possibilités de ce que vous pouvez faire avec sont presque infinies. Chaque fois qu’une personne a besoin d’accorder une approbation pour quelque chose dans votre entreprise, c’est un cas pour un processus d’approbation Salesforce. Je les ai vus utilisés sur des opportunités, des devis, des campagnes, des pistes et d’innombrables objets personnalisés tels que des demandes de nouveau produit, des demandes de modification Salesforce, des demandes de recommandation, etc.

Le processus d’approbation peut être des processus incroyablement complexes, mais l’outil de création et la façon dont il est affiché le rendent très facile à comprendre, même pour un administrateur débutant.

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Dans ce guide, je vais vous donner un exemple très simple, car les processus d’approbation peuvent être extrêmement variés. Je vous indiquerai les endroits où vous devrez peut-être ajouter un peu de sophistication, en fonction des besoins de votre entreprise.

Une dernière chose – pour suivre, je suppose que vous savez créer des champs personnalisés, créer des règles de validation, modifier la mise en page, les mises à jour des champs de workflow, les actions temporelles, les alertes par e-mail de workflow et créer des modèles d’e-mail.

Présentation du cas d’utilisation

Le processus d’approbation d’essai gratuit chez Stacy’s Web Services, Inc.

Les services Web de Stacy ont un objet personnalisé appelé « Essai gratuit», qui contient des informations sur un essai gratuit donné à un prospect. Il y a la date de début, la date de fin, le représentant des ventes, une recherche de l’opportunité et une liste de sélection de statut, avec les valeurs En attente (par défaut), En cours, Terminé et Annulé. Le vice-président des ventes souhaite que toutes les nouvelles demandes d’essai gratuit lui soient acheminées pour approbation, puis le vice-président des ventes si le montant de l’opportunité est supérieur à 50 000 $. Ces essais gratuits ont un coût pour l’entreprise, c’est pourquoi nous ne voulons pas leur proposer une offre de faible valeur, à moins qu’il n’y ait une raison commerciale impérieuse.

Questions de découverte

Avec les informations ci-dessus, je sais que j’aurai besoin d’un processus d’approbation dans Salesforce, mais ne commencez pas à créer tout de suite ! La partie la plus importante du processus d’approbation n’est pas du tout dans Salesforce, elle est hors ligne, avec la personne qui fait cette demande. Planifiez une session de collecte d’informations et déterminez les détails dont vous aurez besoin pour commencer.

  • Qui devrait être autorisé à soumettre des demandes d’essai gratuit ? Juste des commerciaux ? N’importe qui?
  • Existe-t-il des scénarios dans lesquels vous pourriez souhaiter qu’une autre personne participe au processus d’approbation ? Comme EMEA Opportunities, devons-nous acheminer leurs demandes d’essai gratuit à leur responsable ?
  • Quand ces demandes d’essai gratuit peuvent-elles être créées ? Devrions-nous les autoriser sur une opportunité déjà fermée gagnée ? Devrions-nous les autoriser sur une opportunité qui n’est qu’à l’étape 1, la date de clôture est dans un an ?
  • Les demandes d’essai gratuit pour les offres inférieures à 50 000 $ doivent être acheminées vers le vice-président principal des ventes. Voulons-nous exiger du demandeur qu’il fournisse plus d’informations immédiatement dans ce scénario ?
  • Que doit-il se passer lorsqu’un essai gratuit est soumis ? Approuvé? Rejeté? Rappelé ?
  • Y a-t-il autre chose dont vous avez besoin ou que vous voulez pour cela ?

Dans mon exemple, voici comment mon vice-président des ventes a répondu à ces questions :

  • Qui devrait être autorisé à soumettre des demandes d’essai gratuit ? Juste des commerciaux ? N’importe qui?
    • Réponse : Seule l’équipe de vente devrait être autorisée à les créer et à les soumettre.
  • Existe-t-il des scénarios dans lesquels vous pourriez souhaiter qu’une autre personne participe au processus d’approbation ? Comme EMEA Opportunities, devons-nous acheminer leurs demandes d’essai gratuit à leur responsable ?
    • Oui en fait! Toute opportunité de renouvellement doit acheminer son approbation par l’intermédiaire de son responsable.
  • Quand ces demandes d’essai gratuit peuvent-elles être créées ? Devrions-nous les autoriser sur une opportunité déjà fermée gagnée ? Devrions-nous les autoriser sur une opportunité qui n’est qu’au stade 1, la date de clôture est dans un an ?
    • Non, absolument pas. Nous souhaitons uniquement autoriser les demandes d’essai gratuit sur les opportunités des étapes 2 à 5, et lorsque la date de clôture se situe au cours de ce trimestre.
  • Que se passe-t-il si quelque chose ne répond pas à ces critères ?
    • Ils ne devraient pas être autorisés à créer une demande d’essai gratuit.
  • Les demandes d’essai gratuit pour les offres inférieures à 50 000 $ doivent être acheminées vers le vice-président principal des ventes. Voulons-nous exiger du demandeur qu’il fournisse plus d’informations immédiatement dans ce scénario ?
    • Oui, si l’offre est inférieure à 50 000 $, demandons au représentant des ventes de remplir une raison impérieuse d’offrir un essai gratuit sur une petite offre.
  • Que doit-il se passer lorsqu’un essai gratuit est soumis ? Approuvé? Rejeté? Rappelé ?
    • Envoyer un e-mail au demandeur : « Votre demande a été soumise »
    • Changer le statut d’approbation en « Soumis »
    • Remplissez la « Date de soumission »
  • Que doit-il se passer lorsqu’un essai gratuit est approuvé ?
    • Envoyer un e-mail informant le demandeur
    • Changer le statut en « Approuvé »
    • Remplissez la « Date d’approbation
    • Changez le statut de l’essai gratuit en « En cours »
    • Remplissez la date de début de l’essai gratuit avec la date d’aujourd’hui
    • Remplissez la date de début de l’essai gratuit dans 45 jours.
    • Lorsque la demande est rejetée :
    • Envoyer un e-mail informant le demandeur
    • Changer le statut en « Rejeté »
  • Que doit-il se passer lorsqu’un essai gratuit est rappelé ?
    • Changer le statut en « Rappelé »
  • Y a-t-il autre chose dont vous avez besoin ou que vous voulez pour cela ?
    • Je crains que les commerciaux ne tentent de modifier le « Statut de l’essai gratuit » en « En cours » avant que l’essai gratuit ne soit approuvé. Veuillez empêcher que cela se produise.

Génial! Maintenant que nous savons comment nous voulons que le processus d’approbation Salesforce fonctionne, il est temps de commencer à créer dans le bac à sable ! Le processus d’approbation dans Salesforce va référencer l’objet Essai gratuit.

Étape 1 : Modification de l’objet personnalisé

Il y a plusieurs modifications que je dois apporter à cet objet avant de pouvoir commencer à créer le processus d’approbation lui-même.

Voici l’objet Essai gratuit avant de commencer à y ajouter :

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J’ai besoin de:

  • Créer une Règle de Validation bloquant la création d’Essais Gratuits ne répondant pas aux critères,
  • Créez de nouveaux champs personnalisés,
  • Vérifiez que les utilisateurs disposent des autorisations CRED appropriées,
  • Mettre à jour la mise en page,
  • Et aussi, créez une règle de validation empêchant le statut d’essai gratuit d’être changé en « en cours » à moins que le statut d’approbation ne soit « approuvé »

Les nouveaux champs personnalisés que vous devez créer :

Nom de domaineType de champValeursSécurité
Statut approuvéListe de sélectionEn attente (par défaut), Soumis, Approuvé, Rejeté, RappeléLecture seule sur la mise en page
Date de soumissionDateLecture seule sur la mise en page
Date d’approbationDateLecture seule sur la mise en page
Approbateur finalZone de texteLecture seule sur la mise en page
Montant de l’opportunitéFormulePeuplé à partir de l’opportunitéVisible par tous les utilisateurs
Étape d’opportunitéFormulePeuplé à partir de l’opportunitéVisible par tous les utilisateurs
Type d’opportunitéFormulePeuplé à partir de l’opportunitéVisible par tous les utilisateurs
Raison impérieuseZone de texteModifiable

Voici l’objet Essai gratuit après avoir ajouté les nouveaux champs personnalisés. J’aime regrouper mes domaines dans des sections pertinentes, mais c’est à vous de décider !

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Nous devons également créer des modèles d’e-mails :

  • Vous avez soumis un essai gratuit
  • Votre essai gratuit a été approuvé
  • Votre essai gratuit a été rejeté
  • Un essai gratuit a besoin de votre approbation

Maintenant que tous les champs ont été créés, que les règles de validation sont définies, que la mise en page a été réorganisée et que nos modèles d’e-mails sont créés, nous pouvons commencer à créer le processus d’approbation !

Étape 2 : Créez le processus d’approbation, en choisissant l’« Assistant de configuration standard »

  1. Nommez votre processus d’approbation
  2. Spécifier les critères d’entrée – Quels sont les critères minimaux qu’un enregistrement doit avoir pour entrer dans le processus d’approbation ?
    Vous pouvez appliquer les exigences de l’étape d’opportunité ici, vous pouvez appliquer une variété d’exigences ici, mais n’oubliez pas que le processus d’approbation n’a pas de message d’erreur. Ainsi, si un utilisateur soumet un enregistrement qui ne répond pas aux critères, il ne saura pas exactement quels critères il manque. C’est pourquoi nous avons construit ces règles de validation plus tôt, car nous pouvons les utiliser pour afficher un message d’erreur spécifique à l’utilisateur.
  3. Approbateur et modifiable – qui doit être l’approbateur par défaut (le cas échéant) et qui doit être en mesure de modifier cet enregistrement pendant le processus ?
  4. Modèle de notification d’attribution d’approbation – utilisez le modèle d’e-mail Un essai gratuit nécessite votre approbation que vous avez créé précédemment
  5. Présentation de la page d’approbation – lorsque le responsable va valider cet enregistrement, quels champs doit-il voir sur la page ?
  6. Déposants initiaux – qui doit être autorisé à soumettre le dossier pour approbation ?

Lorsque vous arrivez à la dernière page, cliquez simplement sur « Je le ferai plus tard »

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Maintenant, faites une pause, dégourdissez-vous les jambes et prenez l’air !

Étape 3 : Définir des actions

Une fois que vous vous sentez rafraîchi, revenez au processus d’approbation que vous venez de créer.

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Si à un moment donné, vous devez apporter des modifications, cliquez simplement sur « Modifier » et sélectionnez la zone qui doit être mise à jour.

Nous pouvons maintenant passer à nos actions et étapes d’approbation. Rappelez-vous plus tôt que nous avons demandé au vice-président des ventes : « Que devrait-il se passer quand… ». C’est ici que nous pouvons utiliser ces informations.

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Nous allons commencer par le Actions et revenez aux étapes d’approbation plus tard. Voici quelques définitions :

  • Actions de soumission initiales : « Que doit-il se passer lorsqu’un essai gratuit est soumis ? »
  • Actions d’approbation finale : « Que doit-il se passer lorsqu’un essai gratuit est approuvé ? »
  • Actions de rejet final : « Que doit-il se passer lorsqu’un essai gratuit est rejeté ? »
  • Actions de rappel : « Que doit-il se passer lorsqu’un essai gratuit est rappelé ? »

Sous chaque action, nous devons ajouter dans le Mises à jour sur le terrain et Notifications par email qui ont été demandés par le vice-président des ventes. Cliquez sur « Ajouter un nouveau », puis sur « Alerte par e-mail » ou « Mise à jour sur le terrain » en conséquence. Descendez simplement dans la liste et assurez-vous que chaque action est exécutée au bon moment.

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Quelques conseils:

  • Lorsque vous utilisez des alertes par e-mail, envisagez de les faire provenir d’une adresse e-mail à l’échelle de l’organisation, comme [email protected] de cette façon, toute personne qui essaie de répondre à l’un de ces e-mails est envoyée à l’équipe appropriée.
  • Si vous avez un besoin supplémentaire d’actions basées sur le temps (dans cet exemple, je souhaiterais peut-être changer automatiquement le statut de l’essai gratuit en Terminé après 45 jours), assurez-vous de cocher la case sur votre mise à jour sur le terrain.

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Étape 4 : Mapper les étapes d’approbation

Vous devrez faire une autre pause dans Salesforce. Si vous débutez dans la création de processus d’approbation et que vous avez de nombreuses étapes, il peut être utile de cartographier la section suivante sur un tableau blanc ou une feuille de papier.

Déterminez combien de personnes doivent approuver, dans quel ordre elles doivent approuver et quels sont les critères pour chaque personne. Dans cet exemple, nous n’avons que trois personnes.

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Commander correctement vos étapes d’approbation est un art raffiné ; J’aime considérer la commande comme un entonnoir. Le volume le plus large d’approbations doit être en haut, et le volume le plus bas doit être le dernier approbateur. Le plus large, dans ce cas, est le vice-président des ventes, qui approuvera tous les essais gratuits. Ensuite, serait le responsable du renouvellement, qui approuvera environ 25 % des essais gratuits, puis enfin le vice-président directeur des ventes, qui approuvera moins de 5 % des essais gratuits. Dans cet esprit, notre entonnoir ressemble à ceci :

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Lorsque nous ajoutons les étapes à Salesforce, cela ressemble à ceci :

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  • Nom et description : Il est très important de donner à chaque étape un nom et une description clairs. Ne nommez pas vos étapes pour les personnes qui les composent – les personnes changent tout le temps, et vous ne voulez pas avoir à renommer un tas d’étapes lorsque la direction change !
  • Critères : tout comme les Critères de saisie, tout comme les Critères de règle de workflow, et tout comme les Règles de validation (formule). Assurez-vous de sélectionner le bouton radio approprié (tous les enregistrements ou enregistrements spécifiés), puis créez vos critères pour cette étape.

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Sur chaque étape (sauf la dernière) vous verrez une option supplémentaire : « else » Ceci explique ce qui se passe si un enregistrement ne répond pas aux critères pour entrer dans cette étape.

  • Passer à l’étape suivante
  • Approuver l’enregistrement
  • Rejeter l’enregistrement

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Pour l’étape 1, vice-président des ventes, nous utilisons « Tous les enregistrements doivent entrer dans cette étape ». Pour l’étape 2, nous utilisons des critères, et « sinon, passez à l’étape suivante », car seules les opportunités de renouvellement doivent passer par cette étape. Pour la dernière étape, vous ne pourrez pas choisir une action « autre ». Si un enregistrement ne répond à aucun des critères spécifiés dans ce processus d’approbation, il sera automatiquement rejeté.

Étape 5 : Activez !

C’est ça! Il est maintenant temps d’activer ce processus d’approbation et de le tester dans le bac à sable. J’aime répertorier les scénarios qui devraient être testés, les essayer, puis demander à mes utilisateurs de les tester également. Vous voulez faire au moins un test pour chaque scénario possible, couvrir toutes les règles de validation que vous avez créées et également considérer votre CRED pour les utilisateurs. Une fois tous vos tests réussis, rassemblez tout dans un ensemble de modifications et transférez le tout en production.

Si vous avez un flux extrêmement complexe, ou avec différentes équipes nécessitant des chemins différents, il peut être intéressant d’envisager d’avoir plusieurs processus d’approbation pour chaque équipe. Ceci est courant dans les équipes internationales ou sur l’objet Devis, où différentes équipes peuvent avoir des seuils de remise pré-approuvés différents. Lorsque vous travaillez avec plusieurs processus d’approbation, gardez à l’esprit qu’ils seront évalués dans l’ordre dans lequel vous les placez, puis accessibles via les critères d’entrée de ce processus.

Résumé

Le processus d’approbation de Salesforce est un excellent moyen d’avoir un historique permanent et documenté des approbations directement sur l’enregistrement en question dans Salesforce. encore. Ils peuvent être intimidants à créer, mais tant que vous commencez dans Sandbox, que vous avez un plan détaillé et que vous avancez étape par étape, vous constaterez qu’ils sont en réalité beaucoup plus faciles à mettre en œuvre et à entretenir qu’il n’y paraît à première vue. Avec un peu de pratique, vous vous demanderez comment vous avez pu vivre sans eux !



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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