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Comment créer un rapport dans Salesforce [Updated 2021]12 minutes de lecture


Le reporting Salesforce est probablement la capacité la plus précieuse dont vous disposez. Avec la richesse des informations de votre organisation Salesforce, il est essentiel que vous sachiez créer un rapport dans Salesforce afin que vos utilisateurs puissent afficher les données qui sont pertinentes et importantes pour eux.

Les rapports Salesforce sont une liste d’enregistrements filtrés. Comme on peut s’y attendre du CRM n°1 au monde, ils sont puissants, intuitifs, personnalisables, et ils fonctionnent bien pour les organisations de tous types et de toutes tailles.

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Le Générateur de rapports Salesforce est l’endroit où les utilisateurs créent des rapports, ajoutent des filtres et définissent les champs à afficher. Non seulement vous avez accès à de nombreux rapports prédéfinis que vous pouvez exécuter ou personnaliser, mais vous avez également la possibilité de créer des rapports personnalisés spécifiques aux besoins des utilisateurs.

Dans cet article, nous verrons exactement comment créer un rapport, ainsi que les différents types de rapports et de rapports personnalisés. Ne vous inquiétez pas, c’est vraiment facile !

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Types de rapports Salesforce

Il existe quatre types de rapports que vous pouvez créer dans Salesforce : tabulaire, récapitulatif, matriciel et joint. Chacun est le mieux adapté pour afficher différents types de données, en fonction de ce que vous attendez d’un rapport.

Tabulaire – Il s’agit du rapport le plus simple et il est adapté pour afficher uniquement des lignes de données et rien d’autre. Il est similaire à une feuille de calcul Excel. Si vous souhaitez simplement afficher des données sans avoir besoin d’afficher des totaux, des calculs ou des groupes de données, ce rapport est fait pour vous. Il est également préférable d’utiliser ce type de rapport si vous prévoyez d’exporter des données.

Résumé – Dès que vous ajoutez un regroupement, vous transformez le rapport en rapport de synthèse. Les rapports de synthèse sont probablement les plus couramment utilisés et sont parfaits pour afficher des groupes de données, par exemple, si vous souhaitez voir le nombre ou la valeur des opportunités par compte, vous devez regrouper votre rapport par nom de compte. Vous pouvez également sous-groupe des champs en les faisant glisser sous le groupe initial.

Matrice – Les rapports matriciels sont très similaires aux résumés, mais ils vous permettent de regrouper par lignes ainsi que par colonnes pour voir différents totaux. En s’appuyant sur l’exemple ci-dessus, vous souhaiterez peut-être voir la valeur des opportunités par compte, par mois. Vous verrez donc qu’Edge Communications a 100 000 $ d’opportunités en janvier, 50 000 $ en février et ainsi de suite.

Rapports joints – Les rapports joints vous permettent de créer deux rapports distincts afin de pouvoir comparer les données. Vous pouvez utiliser un rapport Joint pour afficher le nombre total d’opportunités et de requêtes par compte, côte à côte.

En savoir plus : Création de rapports joints dans Salesforce Lightning

Comment créer un rapport Salesforce

Rapport tabulaire

Pour commencer, rendez-vous dans l’onglet Rapports. Si vous ne le voyez pas, cliquez sur le lanceur d’applications (9 points). Ensuite, cliquez sur « Nouveau rapport ».

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Sélectionnez les objets sur lesquels vous souhaitez créer un rapport. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour rechercher rapidement un type de rapport. Je vais créer un rapport sur les comptes. Cliquez sur « Continuer ».

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Vous serez redirigé vers le canevas des rapports. La première chose que vous voudrez faire est de sélectionner vos filtres en cliquant sur l’onglet « Filtres ».

Vous pouvez mettre à jour les filtres natifs, ainsi qu’ajouter des filtres personnalisés.

Si « Mettre à jour l’aperçu automatiquement » est désactivé, vous devrez appuyer sur Actualiser pour voir vos résultats.

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Ensuite, rendez-vous dans l’onglet « Plan » où vous pouvez choisir les champs à afficher dans votre rapport. Les rapports natifs sont livrés avec certains champs affichés par défaut. Vous pouvez les supprimer en cliquant sur le « X » à côté d’eux, ainsi qu’ajouter vos propres champs en recherchant le nom du champ et en le sélectionnant. Les champs peuvent être réorganisés en les faisant glisser et en les déposant de haut en bas.

N’oubliez pas de cliquer sur « Actualiser » si nécessaire pour voir votre rapport mis à jour !

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Cliquez sur « Enregistrer et exécuter » pour afficher votre rapport. Vous devrez lui donner un nom, éventuellement une description, et sélectionner le dossier dans lequel le stocker. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».

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j’ai créé un rapport tabulaire de mes comptes, parfait pour exporter si besoin.

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Rapport sommaire

Rendons cela un peu plus excitant! Je vais ajouter un regroupement dans le champ Nom du compte. Pour ce faire, je peux faire glisser le champ des colonnes vers les lignes de groupe s’il est déjà sur la mise en page, ou je peux commencer à taper le nom du champ dans « Ajouter un groupe… ». et sélectionnez-le. Je vais également ajouter un champ supplémentaire appelé « Valeur de l’opportunité ». « Valeur de l’opportunité » est un champ de cumul personnalisé sur l’objet Compte qui additionne la valeur des opportunités liées au compte (tant qu’elles ne sont pas Fermées Perdues).

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Appuyez sur « Enregistrer et exécuter ». Nous verrons mon nouveau rapport sommaire, qui affiche désormais mon compte, regroupé par nom de compte et affichant la valeur actuelle de l’opportunité ouverte. J’ai désactivé les « lignes de détail » pour me donner une vue claire.

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Rapport matriciel

Allons encore plus loin… et ajoutons un autre regroupement, cette fois une « colonne de groupe », pour afficher le « type » de compte.

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Nous avons maintenant créé un rapport matriciel et peut voir la valeur de l’opportunité pour chaque compte, ainsi que pour chaque « type » de compte.

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Graphiques de rapport

Pendant que nous y sommes, ajoutons un graphique de rapport. Cliquez sur « Ajouter un graphique ». Si vous avez déjà ajouté un graphique, vous verrez simplement une icône de graphique.

Une fois qu’un graphique apparaît, vous pouvez modifier le type de graphique en cliquant sur l’icône d’engrenage.

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À partir de là, choisissez votre type de graphique, ainsi que d’autres options de graphique telles que « Afficher les valeurs » ou « Afficher les pourcentages ».

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Et c’est tout! Notre rapport affiche désormais un graphique utile, montrant la somme de la valeur de l’opportunité par compte.

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Les graphiques peuvent être activés et désactivés à tout moment en cliquant sur l’icône du graphique.

Fonctionnalités de rapport Salesforce

Pendant que vous consultez votre rapport, vous devez prendre en compte quelques autres fonctionnalités. Cliquez sur le menu déroulant à côté de « Modifier » et vous verrez que vous pouvez :

  • Enregistrer sous – Enregistrer une nouvelle version du rapport
  • Enregistrer – Enregistrer les modifications dans le rapport actuel
  • Abonnez-vous – Abonnez-vous à un rapport pour recevoir un e-mail avec une fréquence que vous spécifiez
  • Exporter – Exporter le rapport vers Excel ou CSV
  • Supprimer – Supprimer le rapport
  • Ajouter au tableau de bord – Ajouter le rapport en tant que composant dans un tableau de bord

Les actions que vous voyez dépendront de vos autorisations, par exemple, tous les utilisateurs n’auront pas (ou ne devraient pas) avoir la possibilité de supprimer ou d’exporter des rapports !

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Planification d’un rapport Salesforce

Dans Lightning, vous pouvez vous abonner à cinq rapports maximum, que vous recevrez ensuite par e-mail. Pour s’abonner, un utilisateur doit avoir accès au dossier dans lequel un rapport est stocké.

Vous pouvez choisir de recevoir le rapport par e-mail quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement à un jour et à une heure spécifiques.

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Lorsque vous vous abonnez à un rapport, vous pouvez choisir de recevoir les résultats sous forme de feuille de calcul formatée et vous inscrire vous-même et/ou d’autres utilisateurs.

Vous avez la possibilité d’exécuter le rapport en tant que vous-même ou un autre utilisateur ; sachez que les destinataires verront toutes les données auxquelles l’utilisateur en cours d’exécution a accès, ce qui peut les amener à voir plus ou moins de données.

De plus, vous pouvez ajouter des conditions à un abonnement afin de ne le recevoir que lorsque ces conditions sont remplies.

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Types de rapports personnalisés Salesforce

Dans certains cas, les rapports natifs ne suffiront pas. Peut-être devez-vous générer un rapport sur plus de 2 objets ou souhaitez-vous qu’un rapport affiche des enregistrements « sans » d’autres enregistrements associés, par exemple, Contacts sans comptes. Dans ce cas, vous devrez créer un type de rapport personnalisé.

Les types de rapports personnalisés présentent de nombreux avantages :

  • Objets multiples : ajoutez jusqu’à 4 couches d’objets, tant qu’ils ont une relation parent-enfant
  • Champs via la recherche : vous pouvez ajouter des champs dans le rapport à partir de n’importe quel objet associé
  • Créer, supprimer, renommer et réorganiser des sections et des champs
  • Colonnes par défaut : vous pouvez contrôler les colonnes qui s’affichent déjà dans le rapport lorsque vous en créez une nouvelle

Pour plus d’informations, consultez notre article « 4 fonctionnalités des types de rapports personnalisés ».

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Créez votre premier rapport !

Maintenant, à vous. Essayez de créer les rapports suivants dans un Salesforce organisation sandbox/développeur:

  • Rapport Comptes et contacts, contenant les contacts créés cette semaine.
  • Opportunités fermées (fermées gagnées et fermées perdues).
  • Cas regroupés par type (Rapport sommaire).
  • Pistes avec des informations sur les pistes converties, montrant toutes les opportunités qui ont été créées à partir des pistes converties.

Ressources



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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