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Comment faire des annonces Salesforce importantes pour votre organisation qui ne seront pas ignorées !8 minutes de lecture


Si un utilisateur vous a déjà dit « Oh, vous ne m’avez pas parlé de cette fonctionnalité ou de ce changement… . » ou le redoutable « Je n’ai pas lu cet e-mail », ce message est pour vous ! Dans cet article, je combine toutes mes années d’expérience à la fois en tant qu’enseignant et en tant qu’administrateur solo d’une organisation avec environ 300 utilisateurs (beaucoup de personnes à qui faire circuler l’information !).

Dans cet article, je partagerai avec vous 7 (plus) conseils, qui montrent que ce que j’ai trouvé sont les méthodes de communication les plus efficaces et évolutives. Avec ceux-ci, vous pouvez vous assurer que vous fournissez de la valeur en tant qu’administrateur, car les utilisateurs ont toujours ce dont ils ont besoin pour réussir dans votre organisation.

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Astuce 1 : Connaissez votre style de communication

En tant qu’administrateur Salesforce, il est essentiel de connaître votre propre style de communication, car vous êtes le pont entre les utilisateurs et la technologie. Préférez-vous la formation verbale en personne? Êtes-vous trop bavard dans vos e-mails ? (Coupable !) Ou peut-être préférez-vous les e-mails parce que vous devenez nerveux en personne.

Étant donné que vous êtes responsable de fournir à vos utilisateurs des mises à jour sur les dernières modifications apportées à votre organisation Salesforce, vous devez vous souvenir de votre public cible lorsque vous le faites (il est temps d’être un spécialiste du marketing !) avoir besoin. Votre style de communication, cependant, n’est pas un paramètre que vous pouvez « activer » dans Salesforce – c’est un style auquel vous devez vous habituer à communiquer personnellement. Prenez le temps de bien réfléchir à vos forces et faiblesses en matière de communication. Demandez à certains de vos pairs des commentaires sur ce que vous avez fait jusqu’à présent. Toutes vos annonces doivent être relues par quelques personnes : vous-même, un utilisateur expérimenté et quelqu’un qui est à l’opposé d’un utilisateur expérimenté, ou peut-être la personne qui a demandé le changement. Ces personnes vous aideront à affiner votre propre style de communication au fil du temps, ce qui, à son tour, aidera vos utilisateurs finaux à tirer le meilleur parti de Salesforce.

Astuce 2 : Oubliez le jargon

Mauvaise mise à jour : « Il y a un nouveau champ de formule personnalisée sur l’objet Contact affichant le niveau de compte. »

Pourquoi est-ce mauvais? Deux raisons:

  1. Il y a deux phrases techniques là-dedans – ‘champ de formule personnalisé‘ et ‘Objet de contactEn tant qu’utilisateur, je ne sais probablement pas ce qu’est un objet, et je ne sais certainement pas ce qu’est un champ de formule personnalisé !
  2. Cela ne me dit rien personnellement, en tant qu’utilisateur final. Je vais probablement penser : « Alors, qu’est-ce que cela m’importe ? » Votre message sera très probablement ignoré et vos utilisateurs supposeront que vous ne faites rien pour les aider.

La bonne mise à jour : « Avant cette amélioration, si vous vouliez savoir à quel niveau de compte se trouvait une personne de contact, vous deviez cliquer sur le nom du compte, puis trouver le champ et le regarder. Nous savons que c’était frustrant et chronophage. Mais à partir d’aujourd’hui, vous pouvez désormais regarder directement sous le nom de la personne sur la page Contact et voir son niveau de compte ! »

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Voici une liste de contrôle à suivre lorsque vous communiquez avec vos utilisateurs :

  • Indiquez le problème/problème que vous résolvez
  • Reconnaître que c’est un problème
  • Énoncez votre solution (en termes non Salesforce)
  • Fournir un visuel de la solution
  • Offrez une assistance supplémentaire (sur une base par communication, terminez toujours par « Pour une assistance supplémentaire, consultez notre bibliothèque de formation ici, ou contactez votre administrateur ici”)

Astuce 3 : créez un groupe Chatter Admin Salesforce (ou deux !)

En créant un groupe Chatter, vous créez une méthode pour que les actualités et les annonces importantes soient diffusées directement via Salesforce. Vous donnez également à vos utilisateurs un moyen immédiat et facile de vous contacter pour obtenir de l’aide, directement sur le dossier où ils ont besoin d’aide.

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Si vous avez une équipe d’administrateurs Salesforce, d’administrateurs juniors ou de développeurs, un groupe Chatter d’administrateurs peut être très utile.

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Astuce 4 : Créez un composant de page d’accueil Salesforce News

Mais soyons brutalement honnêtes ici – c’est presque aussi facile d’ignorer Chatter que d’ignorer un e-mail.

En ajoutant également un composant Actualités directement à votre page d’accueil, vous vous assurez que vos utilisateurs verront les dernières annonces et toute communication que vous devez fournir, directement en haut de leur page d’accueil. Dans cet exemple, mes utilisateurs sont nouveaux dans l’interface utilisateur de Lightning. Je les souhaite donc la bienvenue et les dirige vers une ressource de formation autoguidée, ainsi que les dates importantes à venir.

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Vous pouvez ajouter un composant riche en technologie à n’importe quel objet d’éclairage. Avez-vous une mise à jour importante spécifiquement pour votre équipe SDR/BDR, à propos des prospects ? Pensez à l’ajouter directement à l’objet Lead.

Astuce 5 : Valeurs de texte par défaut et bulles d’aide

Les bulles d’aide sont l’une des fonctionnalités les plus négligées de Salesforce. Mais ils ont une limite de caractères assez petite, et vous voudrez peut-être mettre quelques exemples pour vos utilisateurs. La définition d’une valeur par défaut dans vos champs de texte peut clairement montrer à vos utilisateurs le type de données que vous vous attendez à voir et quand elles doivent être remplies.

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Astuce 6 : Champs de formule

Les champs de formule ne servent pas uniquement à extraire des données d’un enregistrement à un autre ou à calculer des remises ! Parfois, vous devez afficher du texte pour vos utilisateurs, qui ne changera jamais et ne devrait pas être modifié. Cela est particulièrement vrai si vous avez une organisation avec beaucoup de nouveaux utilisateurs, ou une rotation fréquente, ou des connaissances tribales critiques. Dans ce scénario, mon équipe de centre d’appels se trouve dans un fuseau horaire différent de celui de mon client. Je pourrais mettre ces informations dans une bulle d’aide, mais je compterais alors sur l’utilisateur final pour survoler cette bulle et lire les informations, ce qui les rendrait plus susceptibles d’être manquées. En créant un champ de formule, je peux afficher ces informations juste à côté du numéro de téléphone, sans nécessiter d’étapes supplémentaires de la part de l’utilisateur.

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Astuce 7 : Sous-titres et pieds de page des composants du tableau de bord

Il y a en fait trois endroits sur le composant de tableau de bord où vous pouvez ajouter des informations pour l’utilisateur final : le titre, l’en-tête et le pied de page. En ajoutant des informations explicatives à l’en-tête et au pied de page, vous pouvez répondre de manière préventive aux questions les plus courantes que vous posez vos utilisateurs, ce qui vous fait gagner du temps (pour vous) et de la confusion (pour eux).

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Conseils bonus !

  • Bibliothèque de formation personnalisée : Créez une bibliothèque de formation personnalisée pour vos utilisateurs, référez-les-y et complétez-la souvent. Je début du sentierC’est une excellente ressource, mais elle n’est pas personnalisée à votre entreprise. Le simple fait d’avoir des captures d’écran qui incluent le nom de votre entreprise ou des captures d’écran comprenant des champs personnalisés référençant vos produits peut avoir un impact important lors de la formation de nouveaux utilisateurs. Par exemple, quelque chose d’aussi simple que « Comment convertir un prospect » peut être une leçon très courte si vous suivez la formation Salesforce standard. Mais dans votre entreprise en particulier, vous aurez peut-être besoin d’un ensemble de champs différent, ou peut-être avez-vous deux équipes de vente différentes qui doivent remplir des ensembles d’informations différents. Demandez à vos utilisateurs sur quoi ils souhaitent se former !
  • Être cohérent: Une fois que vous avez trouvé les méthodes de communication qui conviennent le mieux à votre public utilisateur, mettez à jour ces canaux dans le cadre d’une routine. Publiez sur votre groupe de discussion, mettez à jour le composant de votre page d’accueil et envoyez cet e-mail. Utilisez votre temps à bon escient et envoyez le même message sur chaque format.
  • Captures d’écran, captures d’écran, captures d’écran ! Tout le monde ne peut pas lire un long message, comprendre et utiliser cette information, sans parler des barrières linguistiques potentielles ! Les captures d’écran aideront vos apprenants visuels et aideront à surmonter tout problème de langue potentiel.
  • Connaître votre public cible : Si votre mise à jour ne s’applique qu’à un groupe spécifique de personnes, envoyez-la uniquement à ces personnes. Ne spammez pas votre équipe de vente occupée avec des mises à jour dont l’équipe d’assistance a besoin pour fermer les tickets plus rapidement.
  • Créez une « newsletter » mensuelle ou trimestrielle : Fournissez des mises à jour sur l’équipe d’administration, des versions saisonnières de Salesforce ou peut-être des FAQ sur vos processus métier spécifiques dans Salesforce. C’est également un endroit idéal pour ajouter des points saillants de Dreamforce ou de vos réunions de groupe d’utilisateurs locaux. Assurez-vous d’appeler toutes les améliorations majeures qui se sont produites et les mises à jour de votre feuille de route Salesforce.

Sommaire

En bref, il n’y a vraiment pas de communication « trop » avec vos utilisateurs. En fournissant une communication détaillée dans une variété de formats, vous fournissez à vos utilisateurs les outils et les ressources dont ils ont besoin pour réussir autant que possible dans votre organisation. Essayez ces conseils, vous trouverez peut-être que certains collent mieux à votre public d’utilisateurs que d’autres.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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