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Comment j’ai résolu ce problème : créez une application pour gérer les nouveaux employés et ceux qui partent6 minutes de lecture


Problème clé de l’entreprise :

En tant qu’associé technologique dans mon entreprise, j’étais chargé de m’assurer que les nouveaux employés disposaient de l’équipement et des logiciels dont ils avaient besoin dès le premier jour. D’un autre côté, j’étais responsable de m’assurer que les employés qui partaient rendaient les ordinateurs et que la personne appropriée gérait leur compte de messagerie et de messagerie vocale. Cela a commencé comme une liste, s’est transformé en un formulaire, et puis, tout à coup, j’ai pensé – l’application Salesforce !

Fond:

Il y a une longue liste de choses qui doivent être faites lorsqu’un nouvel employé commence ou lorsqu’un employé actuel quitte. Il était fastidieux d’avoir une liste de contrôle sur mon ordinateur, des e-mails dans Outlook et des notes papier pour garder une trace de tout. Et oubliez de trouver quoi que ce soit facilement – j’avais trop d’endroits où chercher et aucun moyen de garder une trace. J’avais besoin d’un endroit central où la communication avec les managers et ma liste de contrôle des choses à faire soient faciles d’accès et de recherche. J’avais besoin qu’on me rappelle de faire un suivi auprès des employés au sujet de leur équipement, et je voulais que les gestionnaires soient tenus au courant de l’ensemble du processus. La création d’une nouvelle application dans Salesforce résoudrait tous ces problèmes tout en maintenant tout le monde responsable et le processus transparent et sur la bonne voie.

Comment je l’ai résolu :

J’ai créé une application personnalisée dans Salesforce, à côté de nos ventes mais pas intégrée à celle-ci.

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J’avais deux objets personnalisés et une application console pour les parcourir. L’activité a été mise en place pour tenir le journal des communications ; les champs étaient essentiellement ma liste de contrôle, et l’automatisation en coulisse m’a rappelé, ainsi qu’aux managers, de suivre les différentes tâches d’intégration ou de départ. Plusieurs champs sont des recherches dans l’enregistrement de l’utilisateur, ce qui facilite la recherche de noms et l’envoi d’alertes par e-mail.

1. Créez des objets personnalisés

J’ai commencé par créer deux objets : les nouveaux employés et les employés partants. Ensuite, j’ai créé une application – Employee Management – pour contenir les objets, en utilisant une console pour construire les onglets.

2. Configurer les champs

En pensant à ma liste de contrôle, j’ai traduit ces questions en champs. Mais c’est Salesforce, donc au lieu de simples champs de texte, je pourrais mettre des champs de date, des champs de recherche et des listes de sélection. Les champs de recherche étaient connectés à l’enregistrement de l’utilisateur, j’avais donc toujours l’orthographe correcte des noms et des adresses e-mail.

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Les listes de sélection ont restreint les choix d’informations, réduisant les mauvaises données ou les erreurs de l’utilisateur. La section informatique n’était modifiable que par moi et en lecture seule pour les autres membres du personnel. Certains champs n’étaient visibles que pour moi, tels que « Ordinateur et compte pswd ». Auparavant, un mot de passe était inscrit sur ma liste de contrôle, puis envoyé plusieurs fois par courrier électronique – pas sécurisé !

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3. Configurer le volet Activité

Mon entreprise avait déjà configuré l’envoi d’e-mails directement à partir de Salesforce, j’ai donc rempli le volet Activité avec E-mail, Tâches et également Consigner un appel. J’ai personnalisé les mises en page pour avoir les informations pertinentes pour chaque activité. De cette façon, la communication sur l’employé était tout contenue en un seul endroit.

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4. Configurer l’automatisation

L’automatisation derrière cela est très simple – principalement des alertes par e-mail et des règles de validation. À titre d’exemple, voici l’alerte par e-mail que j’ai configurée pour me rappeler d’envoyer une étiquette d’expédition à un employé partant afin qu’il puisse renvoyer son ordinateur.

Le seul critère que j’ai utilisé était de m’assurer que le « Etiquette d’expédition envoyée ? » le champ est égal à « Non ».

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Et l’alerte par e-mail est une alerte standard envoyée au propriétaire de l’enregistrement.

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5. Définissez l’action que vous souhaitez que les utilisateurs effectuent

Lorsqu’une annonce sortait qu’un employé partait ou qu’un nouveau commençait, je créais immédiatement un enregistrement. En remplissant autant que possible, j’enverrais ensuite par e-mail un lien vers l’enregistrement au responsable, directement à partir du volet Activité. Après l’avoir rempli, le dossier aurait désormais des dates clés qui déclenchaient l’automatisation. Au fur et à mesure que j’accomplissais d’autres tâches, je compléterais le dossier. Si certains champs n’étaient pas remplis, cela pourrait déclencher une alerte par e-mail. Par exemple, sur un dossier d’employé partant, il y a une case à cocher intitulée « Ordinateur reçu ». Si cela n’était pas vérifié dans les 2 semaines suivant le départ de l’employé, cela déclencherait un e-mail pour moi et leur ancien manager. Il est temps de suivre !

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Résultats commerciaux :

Responsabilité! Point de contact unique! Maintenant, il y avait une source centrale pour moi et les gestionnaires pour connaître l’état de la configuration de l’ordinateur d’un nouvel employé ou qui vérifiait le compte de messagerie d’un employé partant. Cette transparence a permis de voir facilement comment les choses avançaient et, si nécessaire, qui a laissé tomber la balle. Mais laisser tomber la balle était moins probable grâce aux alertes par e-mail envoyées, rappelant à toutes les personnes impliquées les échéances et les actions importantes.

Essayez ceci à la maison

Cette application a été conçue pour gérer les employés, mais pensez à toutes les autres choses que vous pourriez avoir besoin de gérer. Licences logicielles ? Événements ou réunions? Tout processus que vous gérez qui implique la contribution de plusieurs membres du personnel, doit être centralisé et a des délais fixés est un bon candidat pour une application dans Salesforce. La création d’une application personnalisée est également une excellente pratique pour les nouveaux administrateurs, car elle vous oblige à réfléchir à la situation dans son ensemble. Peut-être que quelque chose de votre vie personnelle pourrait fonctionner, comme une application d’inventaire de maison, une application de planification de mariage ou une application de rénovation de maison !

Faites-nous savoir ce que vous avez pensé de cette solution et dites-nous comment vous souhaitez l’utiliser avec #AwesomeAdmins #HowISolvedThis.

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Source de l’article traduit automatiquement en Français

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