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Comment j’ai résolu ce problème : responsabilisez un nouveau vice-président des ventes à l’aide de rapports avec des formules7 minutes de lecture


Lors de ma première rencontre avec Tina, la nouvelle directrice des recettes d’une entreprise SaaS de 200 personnes, elle a clairement indiqué qu’elle devait prioriser les ressources pour conclure des affaires tout en mettant en œuvre son cadre préféré pour les efforts de vente de l’entreprise. Le succès de Tina viendrait de sa capacité à donner un sens à l’historique de vente de l’entreprise et à intégrer ses apprentissages dans leurs activités de mise sur le marché immédiates et à plus long terme.

Problème clé de l’entreprise :

Chaque fois qu’un nouveau responsable des ventes rejoint une organisation, Tina doit évaluer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et apporter des changements significatifs à son équipe, à leurs outils et au processus de vente sous-jacent. Elle doit également déterminer quels accords de pipeline ouverts dont elle a hérité sont réels et les conduire à la clôture. Le coût de ne pas montrer de succès précoce en atteignant les chiffres mensuels est un examen plus approfondi au niveau du conseil d’administration et la plus grande probabilité d’un mandat de courte durée.

L’équipe des opérations de revenus de Tina se demande quelles options de rapport dans Salesforce sont disponibles pour aider, et si les formules de rapport pourraient fournir des informations plus claires sur les données.

Contexte:

L’un des premiers rapports que quelqu’un peut créer pour un nouveau vice-président des ventes est un rapport matriciel de toutes les opportunités ouvertes, regroupées par propriétaire et étape. Bien qu’il s’agisse d’une vue d’ensemble très utile du pipeline des ventes, il ne montre qu’une partie de l’histoire. Dans ce cas, Nicolas Weaver semble avoir peu ou pas d’opportunités aux étapes de vente ultérieures, tandis qu’Irene McCoy semble être notre meilleur espoir de vente à court terme. Pour avoir une meilleure idée de ce qui pourrait fermer, nous pourrions aller plus loin en appliquant le succès des victoires passées au pipeline ouvert pour générer une projection.

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Comment je l’ai résolu :

Nous pouvons creuser un peu plus dans les données en créant un rapport joint avec deux blocs regroupés par le propriétaire, répertoriant toutes les opportunités fermées et toutes les opportunités ouvertes. Dans le bloc Opportunités fermées, nous calculons le taux de réussite à l’aide d’une formule récapitulative qui divise simplement le nombre de toutes les transactions gagnées par le nombre de toutes les transactions clôturées. Dans le bloc Opportunités ouvertes, nous calculons ensuite le montant projeté dans une formule inter-blocs en multipliant le taux de réussite passé par le montant total du pipeline ouvert.

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Nous pouvons voir à partir de cela que si Irene McCoy a un pipeline ouvert beaucoup plus important, basé sur leurs taux de victoire passés, nous pouvons projeter qu’elle fermera beaucoup moins que Nicolas Weaver.

1. Créer un rapport joint sur les opportunités

Commençons par créer un rapport sur les opportunités et ajustons les filtres pour que la date de fermeture soit permanente et que le statut de l’opportunité soit fermé. Nous utilisons uniquement les opportunités fermées gagnées et fermées perdues (pas les opportunités ouvertes) pour nous assurer que nous calculons un véritable taux de victoire. Si nous incluons les opportunités ouvertes, nous pénaliserions effectivement quelqu’un pour être doué en prospection en augmentant incorrectement le dénominateur.

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Nous pouvons changer le rapport en un rapport joint en cliquant sur le bouton triangle noir dans le coin supérieur gauche à côté de « Signaler » et en sélectionnant Appliquer.

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2. Regrouper par propriétaire et ajouter une formule récapitulative pour le taux de victoire

Pour plus de clarté, nous renommons le bloc en « Opps fermés » en cliquant sur le crayon en haut du bloc. Nous regroupons les blocs avec le champ Propriétaire de l’opportunité pour effectuer cette analyse par représentant commercial. Nous désactivons ensuite les lignes de détail pour réduire le rapport.

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Ensuite, nous utilisons le menu déroulant Action à côté de Colonnes pour créer une formule récapitulative. L’éditeur de formules dispose d’un certain nombre d’outils utiles pour faciliter la création de formules valides. Dans ce cas, nous spécifions le nom de la colonne comme « Taux de victoire » et le type de sortie comme « Pourcentage ». Nous écrivons notre formule en cliquant Gagné dans la boîte de sélection Champs puis Insérer, puis en cliquant sur le / bouton de l’opérateur, puis en cliquant Fermé dans la boîte de sélection des champs et Insérer. Le bouton Valider confirme que la syntaxe de notre formule est correcte.

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Anecdote : Sur les rapports réguliers, nous pouvons ajouter jusqu’à cinq formules récapitulatives. Sur les rapports joints, nous pouvons en ajouter jusqu’à 10 par bloc, ce qui signifie que nous pourrions avoir jusqu’à 50 formules récapitulatives sur un seul rapport !

3. Créez un bloc avec une formule de bloc croisé

Ensuite, nous ajoutons un deuxième bloc au rapport, également basé sur le type de rapport Opportunités. Nous le renommons « Open Pipeline $ & Win Rate $ Projection » et mettons à jour les filtres pour afficher toutes les opportunités ouvertes pour tous les temps.

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Nous pouvons cliquer Montant dans la liste des colonnes de l’Outline pour afficher sa somme sur le rapport.

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Nous ajoutons ensuite une formule cross-block en cliquant sur le Menu déroulant des actions à côté de Colonnes.

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Lors de l’écriture de la formule récapitulative interblocs, il est préférable d’utiliser la section Champs à gauche avec le bouton Insérer, car l’éditeur de formule entrera correctement dans la notation de bloc. Étant donné que les types de rapport peuvent avoir des champs avec les mêmes noms, l’éditeur de formule requiert des références B0 et B1 dans les formules récapitulatives interblocs vers le bloc de rapport spécifique d’où provient chaque champ référencé. Dans ce cas, nous recréons simplement le taux de victoire à partir du bloc Closed Opps et le multiplions par le montant dans le bloc Open Opps pour créer une formule récapitulative entre les blocs pour le montant projeté gagné.

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Pour simplifier la sortie du rapport, j’ai également désactivé le nombre de lignes.

Résultats commerciaux :

Tina, la nouvelle responsable des ventes, était soumise à de fortes pressions pour fermer ses affaires et atteindre son quota tout en restructurant simultanément les ventes. En lui offrant une variété d’informations sur les données de vente, nous l’avons aidée à prendre des décisions sur l’endroit où déployer les ressources et à amener son équipe à dépasser le quota. Plus les dirigeants ont d’informations sur la gestion d’une entreprise, meilleures sont les décisions qu’ils prennent.

Essayez ceci à la maison

Voici quelques autres points de données utiles à prendre en compte lors de ce type d’analyse des ventes :

  • Nous pouvons afficher la somme du champ standard de revenu attendu sur l’opportunité, qui multiplie la probabilité par le montant.
  • Nous pouvons aller plus loin en activant le score d’opportunité dans notre organisation Salesforce et en créant un champ de formule personnalisé qui divise le score d’opportunité par 100, puis le multiplie par le montant, pour afficher un montant noté Einstein.
  • Nous pouvons également simplement regrouper le même rapport en fonction de la région, du secteur, du type d’opportunité, du canal de vente, etc. pour générer plus d’informations sur la santé et la vitalité des ventes.

En triangulant entre ce que ses commerciaux nous disent être ouvert, ce qu’indique leur historique de ventes et ce qu’Einstein pourrait révéler, nous pouvons fournir à quelqu’un comme Tina des informations précieuses pour stimuler le succès des ventes.

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Source de l’article traduit automatiquement en Français

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