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Comment j’ai résolu ce problème : utiliser Flow pour automatiser les mises à jour des enregistrements de contacts en libre-service9 minutes de lecture


Problème clé de l’entreprise :

Je souhaite permettre à mes contacts de mettre à jour leurs préférences et leurs coordonnées via un site Web en libre-service, puis de prendre des mesures sur ces modifications et de leur envoyer une confirmation par e-mail de ces modifications, sans créer de travail manuel pour moi-même.

Arrière-plan:

Cleft New Zealand est une petite organisation à but non lucratif gérée par des bénévoles. Nous proposons chaque année des activités de plaidoyer, des rencontres en personne et des ressources en ligne à une communauté d’environ 100 enfants et familles. Cela implique beaucoup de sensibilisation et d’e-mails sortants. Bien que notre communauté ne soit pas nombreuse, nous sommes confrontés à un défi couramment rencontré par les administrateurs Salesforce : il est très important que nos coordonnées soient exactes et que nos communications soient adaptées aux préférences des clients.

Le voyage de nos contacts est également sensible au temps. Les enfants et les familles ont besoin de plus de soutien et de ressources plus tôt dans la vie, il est donc très important que nous puissions offrir ces options en libre-service. Nous voulons également nous assurer que nous ne spammons pas nos contacts avec des informations qui ne les concernent pas.

Les administrateurs ont peu de temps à consacrer au nettoyage et à la maintenance de la base de données, il est donc important que toute solution que nous mettons en œuvre soit entièrement automatisée.

Les contacts peuvent se connecter à une page Web en libre-service pour mettre à jour leurs coordonnées et leurs préférences d’abonnement. Nous avons également un outil qui envoie automatiquement des e-mails aux contacts qui sont ajoutés aux campagnes.

Nous avons pu répondre à nos exigences avec Flow. Lorsqu’un client soumet le formulaire en libre-service, un objet personnalisé est créé afin que nous puissions facilement suivre l’historique des modifications des données. Un flux déclenché par un enregistrement est déclenché et met à jour le contact associé, ajoute un membre de campagne à la campagne concernée, puis envoie un e-mail au contact vérifiant les modifications apportées.

Comment je l’ai résolu :

Certaines améliorations ont été apportées à Flow qui répondent à toutes nos exigences commerciales. Voyons comment nous avons construit la solution, étape par étape.

1. Capturez le changement dans un objet personnalisé

Cette partie de notre solution a été créée il y a quelque temps. Nous n’entrerons pas dans les détails du fonctionnement de cette partie de la solution, mais voici l’aperçu général.

Notre contact commence par se connecter à la page libre-service de Cleft New Zealand et soumettre des informations mises à jour.

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Lorsqu’ils soumettent ce formulaire, un enregistrement de modification des données de contact est créé.

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Nous avons créé l’objet Modification des données de contact pour permettre la création de rapports et le suivi de l’historique des modifications de nos clients. Cela nous permet également d’afficher les modifications précédentes apportées à nos contacts lorsqu’ils visitent le formulaire.

Notre objet personnalisé collecte automatiquement les données des champs renseignés sur le site Web ainsi que l’ID de contact associé.

2. Créez un flux déclenché par un enregistrement

Lorsque nous aurons terminé notre flux de mise à jour, nous voudrons qu’il ressemble à ceci :

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Dirigez-vous vers Configuration -> Flux -> Créer un nouveau flux. De là, vous sélectionnerez un flux déclenché par un enregistrement.

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Ensuite, vous sélectionnerez le Nœud de départ et configurez le déclencheur pour qu’il soit Un enregistrement est créé ou mis à jour, et nous allons exécuter le flux Une fois l’enregistrement enregistré sur l’objet Modification des données de contact.

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Conseil de pro : Nous avons choisi un flux après sauvegarde car nous référençons certaines formules au sein du flux. Les formules ne sont calculées qu’après l’enregistrement d’un enregistrement.

Nous avons également inclus une exigence conditionnelle à ce déclencheur. Afin d’éviter la logique circulaire, nous avons créé un champ de case à cocher appelé Updates_Processed__c. Ce champ est mis à jour pour Vrai à la toute fin du flux. En d’autres termes, en ne traitant que les enregistrements où Updates_Processed__c est égal Faux, nous veillons à ce que les enregistrements ne soient traités qu’une seule fois.

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Une fois que nous aurons fini de configurer le nœud de départ, nous ferons glisser un élément Get Records sur le canevas. Étant donné que l’enregistrement de modification des données de contact contient l’ID de contact associé, nous pouvons l’utiliser dans notre flux.

En d’autres termes, nous obtiendrons tous les enregistrements de contact, où l’ID de contact correspond à l’ID de contact associé de notre enregistrement de modification des données de contact.

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Le résultat est un contact unique.

Nous allons maintenant ajouter un élément Décision à notre flux. Cela nous permettra de comparer l’enregistrement de modification des données de contact à l’enregistrement de contact que nous avons recherché. Si les valeurs sont les mêmes, nous mettrons fin au flux. Pas besoin de mettre à jour la base de données s’il n’y a pas de changements.

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Conseil de pro : Limiter le nombre de mises à jour de la base de données dans Flow est un excellent modèle pour maintenir les limites du gouverneur.

Si des modifications sont apportées aux données, nous pouvons utiliser un élément Assignment pour attribuer les nouvelles valeurs à notre contact, puis utiliser un élément Update Records pour mettre à jour le contact dans la base de données.

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Conseil de pro : N’oubliez pas que pour mettre à jour un enregistrement avec Flow, vous devez d’abord affecter les valeurs, puis mettre à jour la base de données.

3. Envoyez une notification par e-mail

Nous devrons créer un modèle de texte avant de pouvoir configurer l’action d’envoi d’e-mail. Rendez-vous donc dans la boîte à outils et créez une nouvelle ressource de modèle de texte. Assurez-vous de sélectionner Afficher en tant que texte enrichi sur le côté droit. Dans la vue Rich Text, vous pouvez inclure une mise en forme comme du texte en gras ou en italique, un espacement, des puces et un style. Vous pouvez également insérer des images et des liens.

Pour notre cas d’utilisation, nous mettrons du texte en gras et ajouterons également des références aux champs E-mail, Adresse, Abonnement à la newsletter et Abonnement au groupe de café que nous avons mis à jour. Cela peut sembler familier aux administrateurs qui ont vu la syntaxe des champs de fusion dans les modèles d’e-mail.

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Après avoir enregistré le modèle de texte, vous pouvez faire glisser une action sur le canevas et l’action principale Envoyer un e-mail. Assurez-vous de référencer votre modèle de texte dans le champ Corps. Assurez-vous également d’avoir ajouté {!$GlobalConstant.True} au champ Corps au format texte enrichi.

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Conseil de pro : Les icônes à côté de chacun des champs de la configuration d’action vous indiquent le type de données attendu. Les lettres majuscules et minuscules indiquent du texte. Les cercles entrelacés indiquent une valeur Vrai ou Faux, ou booléenne.

4. Mettre à jour l’enregistrement de modification des données de contact

Nous avons presque terminé ! Maintenant que nous avons mis à jour le contact et envoyé la notification par e-mail, nous devons mettre à jour l’enregistrement de modification des données de contact en mettant à jour le champ Updates_Processed__c. Cela empêchera cet enregistrement de déclencher à nouveau le flux à l’avenir.

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Après avoir attribué les valeurs, nous pouvons récupérer un élément Mettre à jour les enregistrements dans la boîte à outils. Configurez l’élément avec la variable que vous venez d’affecter et cette étape est terminée.

5. Créer un flux de membres de campagne associé

Si notre contact s’abonne à notre campagne par e-mail, nous devons l’ajouter à notre campagne Salesforce en tant que membre de la campagne.

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Nous devrons faire glisser un élément Décision sur le canevas. Dans cet élément, nous voulons déterminer si le champ Subscribe est vrai ou faux. Si c’est vrai, nous allons exécuter une certaine logique. Si c’est faux, nous sauterons cette étape.

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Pour créer le membre de campagne, nous devons d’abord trouver le bon identifiant de campagne. Nous y parviendrons avec un élément Get Records de la Toolbox. Ensuite, nous allons configurer l’élément en entrant manuellement le Nom de la campagne que nous recherchons.

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Conseil de pro: Il est préférable d’éviter les valeurs de codage en dur comme nous l’avons fait ci-dessus. Pensez à utiliser des types de métadonnées personnalisés pour stocker des informations comme celle-ci.

Maintenant, faisons glisser un devoir élément sur la toile. Il y a trois champs obligatoires pour créer un membre de campagne : Id de campagne, Id de contact et Statut. Nous avons déjà stocké notre ID de contact et notre ID de campagne dans la mémoire de flux, nous pouvons donc facilement les attribuer. Dans notre organisation, nous n’utilisons pas le champ Statut pour les processus métier, mais nous ne pouvons pas créer l’enregistrement sans valeur, nous allons donc sélectionner envoyé.

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Enfin, nous allons faire glisser un élément Mettre à jour les enregistrements sur le canevas. Branchez votre variable membre de campagne et vous êtes prêt !

Résultats commerciaux :

Cette automatisation a eu un grand impact chez Cleft New Zealand. Cela nous a permis d’engager notre communauté de manière personnalisée, réfléchie et pertinente. Nos contacts ont pu trouver des réunions de groupes de café à proximité en mettant à jour leurs adresses, et nous n’avons pas besoin d’envoyer l’intégralité de notre base de données par e-mail si une campagne ne s’applique pas à un contact. Peut-être plus important encore, les gens se sentent plus habilités à gérer leurs propres données et préférences. Cela renforce notre relation avec la communauté et réduit la charge sur nos ressources Salesforce limitées.

Essayez ceci à la maison

J’étais ravi de créer cette solution entièrement dans Flow, en particulier l’e-mail en texte enrichi. Flow est un excellent outil d’automatisation, mais n’oubliez pas de créer de manière responsable. Vous devez toujours créer vos automatisations dans un environnement sandbox et les tester minutieusement.

Assurez-vous de ne jamais construire dans le vide. S’il y a d’autres constructeurs ou administrateurs dans votre organisation, assurez-vous de communiquer avec eux au sujet de votre automatisation pour vous assurer que votre travail n’entre pas en conflit ou ne cause pas de problèmes.

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Source de l’article traduit automatiquement en Français

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