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Comment j’ai résolu ce problème : utilisez Flow et Slack pour stimuler la collaboration des utilisateurs12 minutes de lecture


Problème clé de l’entreprise :

Lorsqu’un prospect est converti, je souhaite déplacer des données (non disponibles via le processus de mappage des prospects) vers mon enregistrement de compte et définir des valeurs de champ par défaut. Exiger des utilisateurs qu’ils transfèrent manuellement les données après la conversion d’un prospect est inefficace et sujet aux erreurs humaines. De plus, lorsque les leads sont qualifiés et convertis, l’entreprise souhaite un moyen collaboratif d’informer les personnes clés, même si elles ne disposent pas d’une licence Salesforce.

Fond:

Relativity est une société de logiciels qui fournit des solutions juridiques et de conformité. Mon exemple, adapté pour Admin Main Show de Dreamforce, L’avenir du succès administratif, combine deux problèmes que la Relativité doit résoudre.

Premièrement, dans le cadre de notre processus de vente, nous voulions nous éloigner d’un processus papier qui oblige les commerciaux à prendre les interactions avec les partenaires et à saisir manuellement les détails clés dans Salesforce. Pour ce faire, nous utilisons Flow pour créer un enregistrement d’objet personnalisé sur la conversion de leads qui est renseigné avec des points de données clés capturés sur l’enregistrement de leads et exposés aux utilisateurs internes et partenaires.

Deuxièmement, nous avons déployé un objet personnalisé appelé Product Feedback il y a quelques années avec l’intention que toute interaction client générant des commentaires sur le produit soit saisie dans Salesforce pour examen par l’équipe de gestion de produit. Les commentaires que nous avons entendus de la part de l’équipe de gestion des produits étaient que d’autres parties prenantes souhaitaient être impliquées dans le processus de commentaires plus tôt et une manière cohérente de collaborer sur les commentaires reçus. L’équipe et l’entreprise étaient déjà de fervents utilisateurs de Slack, il était donc important d’amener la conversation là où se trouvaient leurs parties prenantes. C’était essentiel car toutes les parties prenantes n’étaient pas des utilisateurs autorisés de Salesforce. Pour répondre pleinement à leurs besoins, nous devions être en mesure de diriger les commentaires vers le canal Slack de chaque équipe produit, qu’il soit public ou privé.

Pour résumer, nous devions améliorer le processus de conversion des leads et créer des publications Slack avec des messages personnalisés basés sur des déclencheurs commerciaux définis.

Comment je l’ai résolu :

J’ai créé un flux qui s’exécute sur une conversion de prospect et envoie les données de prospect aux champs de compte et crée une publication Slack personnalisée renvoyant à l’opportunité.

1. Définir comment, quoi, quand et qui

Tout d’abord, je dois déterminer quel objet il écoutera pour les changements et quand. Tout comme nous allumons les lumières lorsque nous en avons besoin, nous voulons dire à notre flux de fonctionner uniquement lorsque cela est nécessaire. Dans le cadre du processus de conversion des leads, Salesforce remplit automatiquement le champ ConvertedDate sur l’enregistrement Lead, j’utilise donc les listes de sélection de conditions pour définir mes critères. je sélectionne aussi Uniquement lorsqu’un enregistrement est mis à jour pour répondre aux exigences de la condition pour que mon flux seul s’exécute lorsque le champ est rempli pour la première fois.

Ensuite, je dois configurer quand mon flux est déclenché et comment il s’exécutera. Je commence par me demander « comment », « quoi », « quand » et parfois « qui ». Commençons par notre premier Quel: transférer les données du prospect vers le compte dans lequel elles sont converties. Nous avons déjà déterminé lorsque cela devrait arriver : lorsque le lead est converti. La conversion de notre prospect met non seulement à jour l’enregistrement du prospect, mais peut également déclencher la création d’un tout nouveau compte, opportunité ou contact. Étant donné que nous devons utiliser l’ID de compte créé ou référencé par la conversion, nous souhaitons que ce flux s’exécute après l’enregistrement de l’enregistrement. Alors, je sélectionne Actions et Enregistrements associés (oui, c’est notre comment).

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2. Améliorer l’enregistrement du compte sur la conversion des prospects

Le flux n’a pas besoin d’être compliqué pour être efficace et peut rassembler beaucoup de puissance dans un seul élément.

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Lorsque notre prospect se convertit, je souhaite faire deux choses qui ne peuvent pas se produire avec le processus natif de mappage de champ de prospect. Tout d’abord, je souhaite copier la valeur de l’évaluation du prospect dans un champ personnalisé sur le compte (évaluation du prospect) afin de conserver l’évaluation du prospect au moment de la conversion. Deuxièmement, je souhaite définir la valeur du champ Type du compte sur une valeur spécifique lorsqu’un prospect est converti. Commençons!

Je vais utiliser un élément Update Record pour l’objet Account. L’enregistrement de compte auquel notre prospect est mappé se trouve à l’aide du champ ConvertedAccountId de l’objet Prospect. Lors de la conversion de prospect, les identifiants de contact, de compte et d’opportunité sont stockés dans l’enregistrement de prospect. J’exclus également les enregistrements de compte où le champ personnalisé d’évaluation des prospects est déjà renseigné. Cela peut se produire lorsqu’un utilisateur convertit un prospect en un enregistrement de compte existant.

Vous avez peut-être remarqué que dans les deux lignes de nos critères de filtrage, je fais référence à $Record. Le $ signifie une variable ou une valeur globale ; lorsqu’il est associé à Record, cela signifie que le flux fait référence à l’enregistrement qui a lancé le flux (alias le Lead converti). En clair, mes critères de filtre recherchent un compte dont l’ID de compte est égal à la valeur ConvertedAccountId du prospect et le champ Évaluation des prospects de ce compte est vide. De même, je mets à jour le compte avec la valeur de notation du prospect converti et je définis le champ Type de compte sur Prospect.

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Boom! Le compte identifié dans notre processus Lead vient d’être mis à jour ! Mais je n’ai pas encore fini – je ne peux pas oublier le qui: les acteurs qui passent leur temps dans Slack.

3. Préparons-nous à collaborer

Je veux m’assurer que toutes les bonnes personnes sont alertées lorsqu’une opportunité est créée pendant le processus de conversion des leads. Je pourrais demander au flux d’envoyer un e-mail, mais un message Slack serait plus collaboratif.

Pour commencer, je dois télécharger le Salesforce pour Slack app depuis AppExchange.

Conseil de pro : Installez d’abord l’application dans un bac à sable pour tester votre build avant de l’installer dans votre organisation de production. Créez également des canaux de test pour votre flux ; vous pouvez toujours les archiver lorsque vous avez terminé.

Une fois installé, je suis allé dans l’onglet Configuration de Slack pour configurer Slack et Salesforce.

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La page de configuration vous guidera étape par étape tout au long du processus de configuration, et vous verrez des conseils pour chaque étape sur le côté droit de la page.

  1. Connexion système : Cela connecte Salesforce et Slack. Selon la configuration de votre instance Slack, vous devrez peut-être vous coordonner avec votre administrateur Slack pour vous assurer de pouvoir installer une application personnalisée.
  2. Activer les objets personnalisés (facultatif) : Cette étape n’est pas nécessaire pour notre cas d’utilisation. Si vous avez l’intention de connecter Slack à un objet Salesforce personnalisé, sachez qu’il nécessitera un déclencheur et une classe pour fonctionner correctement.
  3. Configurer des alertes personnalisées (facultatif) : Cette étape permet à vos utilisateurs de s’abonner à des notifications standardisées simples. Dans notre cas, je souhaite envoyer des alertes à des canaux spécifiques et la possibilité de créer un message personnalisé.
  4. Configuration de l’organisation (facultatif) : C’est ici que vous pouvez ajouter les actions Envoyer à Slack et Alertes Slack aux mises en page et aux mises en page globales.
  5. Configurez les destinations des messages : C’est ici que vous définissez les canaux auxquels vous souhaitez envoyer des messages. Une fois identifié, Salesforce crée un enregistrement sur l’objet Message Destination et expose l’ID d’enregistrement Salesforce de chaque canal pour une référence facile. Je parlerai davantage de ces identifiants au fur et à mesure que j’étendrai mon flux.

L’application crée un ensemble d’autorisations Slack Standard User dans votre organisation, ce qui est nécessaire pour que les utilisateurs accèdent à toutes les fonctionnalités de l’application.

4. Préparez notre organisation pour les messages Slack

Je pourrais écrire un tout autre article sur toutes les raisons pour lesquelles vous devriez éviter de coder en dur les ID d’enregistrement dans Salesforce, mais quelqu’un m’a devancé. Je vais en rester là – ne le faites pas ! Facilitez la tâche à vous-même et aux autres administrateurs et développeurs utilisant votre organisation, maintenant et à l’avenir.

Pour mon flux, j’ai créé une étiquette personnalisée pour stocker mon ID de chaîne. J’adore les conventions de nommage et j’utilise cette formule lors de la création d’étiquettes personnalisées pour stocker des identifiants : [Object or App][Record Type or Name]. Donc, pour mon ID de chaîne Slack, je vais nommer mon étiquette SlackAppFoodChannel, et dans le champ Catégories, je vais utiliser deux phrases clés : Id et Slack. J’aime cette approche pour deux raisons.

Tout d’abord, en suivant cette convention de nommage, toutes les étiquettes d’un objet ou d’un type de fonction spécifique sont regroupées, ce qui non seulement les rend plus faciles à trouver, mais aide également à minimiser la probabilité de doublons d’étiquettes. Deuxièmement, les catégories peuvent être référencées dans les vues de liste ; notre équipe dispose d’une vue entière consacrée aux identifiants stockés. Les étiquettes personnalisées sont simples et flexibles, mais j’opterais pour interroger directement l’objet Destination du message ou utiliser un type de métadonnées personnalisé si je voulais déterminer ma destination de manière dynamique.

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5. Trouvez l’opportunité pour notre publication Slack

La collaboration est une priorité absolue pour nos parties prenantes, et afin de publier un message sur Slack concernant l’opportunité liée à ma conversion de leads, je dois indiquer à mon flux à quel enregistrement je fais référence. Pour ce faire, j’ai ajouté un élément Get Records à mon flux et trouvé l’opportunité où l’ID d’opportunité est égal à l’ID d’opportunité converti trouvé sur mon prospect.

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J’opte pour « Stocker automatiquement tous les champs » afin que je puisse utiliser n’importe lequel d’entre eux pour ma publication Slack. J’ai choisi cette option car c’est la plus évolutive. Si j’ajoute de nouveaux champs à l’objet, ils seront automatiquement disponibles pour une utilisation dans mon flux. Si je n’appelle que les champs que je veux utiliser, je dois m’assurer que chaque fois que je veux référencer un champ supplémentaire, je dois revenir à cet élément et l’appeler spécifiquement.

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6. Créez notre message Slack personnalisé

Je peux créer un message personnalisé pour ma publication Slack de deux manières : en le saisissant dans l’action Publier sur Slack elle-même ou dans un modèle de texte. C’est une préférence personnelle, mais je trouve qu’il est plus facile de rédiger mon message à l’aide d’un modèle de texte brut. Évitez d’utiliser des modèles de texte enrichi, car le balisage HTML s’affichera lorsque votre message arrivera sur Slack.

Pour créer mon modèle, je navigue jusqu’à Nouvelle ressource et sélectionne Modèle de texte. Je préfixe toutes mes variables de modèle de texte avec ‘tt’ pour les rendre plus faciles à trouver lorsque je recherche des variables. Une fois que j’ai attribué un nom à ma variable, je change la bascule en « Afficher en texte brut » et crée mon message en insérant des variables là où je veux fusionner dans les valeurs d’enregistrement. Envelopper les mots dans des astérisques (*) mettra du texte en gras dans mon message.

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6. Adapter notre flux aux messages Slack

Ensuite, j’ajoute l’action Publier dans Slack à mon flux.

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L’action comporte deux champs obligatoires : ID de destination du message et ID d’enregistrement. L’ID de destination du message fait référence à l’ID du canal sur lequel nous publions ; J’utilise l’étiquette personnalisée que j’ai créée plus tôt. L’ID d’enregistrement fait référence à l’opportunité mon flux trouvé dans mon élément Obtenir des enregistrements. Pour ajouter mon message personnalisé, j’active le champ Message et insère la variable de modèle de texte.

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Pour les objets standard, l’application Slack inclura automatiquement un lien vers l’enregistrement sur lequel je publie, ainsi que les champs clés de l’enregistrement. Actuellement, les valeurs transmises à Slack ne sont pas personnalisables pour les objets standard.

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Résultats commerciaux :

La mise en œuvre de cette solution a permis à nos utilisateurs de transférer en toute transparence des données clés entre les objets et de tenir toutes les parties prenantes concernées informées et collaboratives, qu’elles disposent ou non d’une licence Salesforce.

Essayez ceci à la maison

Ce cas d’utilisation particulier a été utilisé dans le cadre du processus de conversion des leads, mais il peut facilement être adapté à une variété de cas d’utilisation. Une bonne source d’inspiration est de penser à des scénarios dans lesquels les utilisateurs transfèrent manuellement des données entre des enregistrements ou dans lesquels la collaboration pourrait être améliorée en remplaçant ou en complétant une notification par e-mail par une publication Slack. Si vous ne trouvez toujours pas d’idées, suivez quelques utilisateurs et je suis sûr que vous aurez plus que quelques cas d’utilisation.

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