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Comment les équipes basées sur Excel peuvent générer des rapports sur les données de l’organisation Salesforce5 minutes de lecture


Chaque administrateur Salesforce sait que la formation aux rapports et tableaux de bord Salesforce est une partie essentielle de votre rôle. Bien que puissants et flexibles, les rapports Salesforce peuvent ne pas être intuitifs pour les utilisateurs qui ont passé leur vie professionnelle à utiliser des graphiques Excel. Lorsque nous comparons les graphiques Excel aux rapports Salesforce, il existe une nouvelle interface utilisateur pour naviguer, une terminologie à apprendre, et n’oublions pas que l’ensemble de données lui-même n’est pas exposé dans Salesforce comme dans Excel.

Ces différences entre les graphiques Excel et les rapports Salesforce provoquent la frustration des utilisateurs. Il y aura des personnes dans votre organisation qui ne sont pas investies dans la maîtrise des rapports Salesforce et qui ont besoin d’extraire des rapports rapidement, sans tracas. Oui, je parle de l’équipe de direction, qui préfère utiliser Excel pour obtenir les informations dont elle a besoin ad hoc et ne pas vous mettre constamment en attente pour extraire des rapports Salesforce en son nom.

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J’ai revu ce point douloureux et la réponse typique est de couper les utilisateurs d’Excel. Dans cet article, je vais partager les 3 étapes dont vous avez besoin pour permettre aux utilisateurs d’Excel de créer des rapports sur les données Salesforce et, espérons-le, vous prouver que permettre à certains utilisateurs de rester dans Excel ne signifie pas un désastre pour vos données Salesforce.

3 étapes pour permettre aux utilisateurs d’Excel de générer des rapports sur les données Salesforce

Vous avez décidé d’autoriser certains utilisateurs à utiliser les graphiques Excel qu’ils connaissent. Cela suffit pour faire battre le cœur d’un administrateur, car il existe de nombreux modèles de données et considérations de sécurité, c’est pourquoi vous ne devez pas simplement autoriser les utilisateurs à exporter les données des rapports Salesforce vers Excel. Vous devez installer des garde-corps pour vous assurer que le processus se déroule correctement et en douceur.

Pour que ces équipes basées sur Excel produisent des rapports sur les données Salesforce, vous devez effectuer les opérations suivantes:

  1. Connectez la feuille de calcul à Salesforce pour extraire vos données de rapport Salesforce dans Excel.
  2. Créez vos graphiques et tableaux de bord Excel à l’aide de tous les excellents outils fournis par Excel.
  3. Partagez le document Excel avec les utilisateurs qui ont besoin de voir les données.

Voyons maintenant comment réaliser ces trois étapes et nous assurer qu’elles se réalisent correctement.

Étape 1: connectez-vous

Connectez votre feuille de calcul à Salesforce pour extraire les données de vos rapports Salesforce dans Excel.

Cela devient transparent à l’aide d’un connecteur, tel que Connecteur XL. Le connecteur établit une source de données définie, telle qu’un rapport Salesforce ou une requête SOQL, qui peut être actualisée, par les utilisateurs, d’un simple clic sur un bouton d’Excel. Le fichier Excel sera rempli avec les données Salesforce actuelles.

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En tant qu’administrateur, vous allez vous régaler. En utilisant un connecteur, vous pouvez définir l’apparence de la feuille Excel lorsqu’elle est extraite de Salesforce pour vous assurer qu’elle est utilisable par vos utilisateurs, ce qui est un vrai bonus. Vos utilisateurs peuvent extraire les données dans la feuille avec un aspect cohérent à chaque fois.

Utilisation des données Salesforce pendant hors ligne est une lacune que Salesforce s’efforce d’améliorer pour sa plateforme. Il existe déjà des options sur le marché qui permettre aux utilisateurs de travailler avec les données Salesforce via Excel même sans connexion réseau. UNE travail planifié extraira le rapport de Salesforce et remplira la feuille de calcul avec lui à chaque exécution (aussi peu que toutes les 5 minutes); les données que l’utilisateur voit dans Excel seront aussi récentes que le dernier travail planifié exécuté. Les cas d’utilisation qui me viennent à l’esprit pour cela sont les représentants du service sur le terrain, qui n’ont aucune garantie d’une bonne connexion sur site, mais je suppose que tout dirigeant trouverait également les capacités hors ligne inestimables lors de ses voyages.

Étape 2: Construire

Créez vos graphiques et tableaux de bord Excel sur la base des données actualisées extraites de Salesforce à l’aide de tous les excellents outils fournis par Excel, tels que les tableaux croisés dynamiques, les vlookups, les scripts VBA et d’autres formules – fonctionnalité non disponible dans les rapports Salesforce.

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Certains utilisateurs trouveront qu’ils sont beaucoup plus productifs en utilisant des graphiques Excel, comme je l’ai mentionné dans l’ouverture, c’est l’interface utilisateur qu’ils connaissent pour naviguer, une terminologie familière, et n’oublions pas que l’ensemble de données sur lequel le graphique est basé est exposé dans Excel pour inspection rapide et test de scénarios «et si».

Étape 3: Partagez

Partagez le document Excel avec les utilisateurs qui ont besoin de voir les données. Une fois les données dans Excel, vous les synchronisez avec OneDrive ou SharePoint.

En utilisant OneDrive ou SharePoint pour distribuer des documents, la sécurité est entièrement sous le contrôle de l’administrateur. Le partage de documents est contrôlé, de sorte que les utilisateurs qui ne peuvent pas y avoir accès n’y auront pas accès. Nous avons entendu que de nombreuses équipes avaient besoin de remplir des feuilles de calcul Excel pour obtenir rapidement des données devant les cadres qui ont leurs préférences spécifiques. Oui, ces utilisateurs n’ont pas nécessairement besoin d’avoir accès à Salesforce pour recevoir des informations.

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Sommaire

Bien que puissants et flexibles, les rapports Salesforce peuvent ne pas être intuitifs pour les utilisateurs qui ont passé leur vie professionnelle à utiliser des graphiques Excel, qui ne sont pas investis dans la maîtrise des rapports Salesforce et qui préfèrent utiliser Excel pour obtenir les informations dont ils ont besoin ad-hoc (comme en tant qu’équipe de direction). L’avantage pour vous, en tant qu’administrateur, est que vous n’aurez pas besoin d’être constamment en veille pour extraire des rapports Salesforce en leur nom.

Vous avez maintenant vu ce qu’il faut impliquer pour fournir aux utilisateurs d’Excel des données Salesforce à jour, exemptes d’erreurs de format et conformes aux exigences de sécurité de votre organisation. Utilisation d’un connecteur Salesforce vers Excel, tel que Connecteur XL est le moyen d’aller de l’avant avec le reporting Excel, en toute confiance.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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