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Comment utiliser les paramètres personnalisés dans Salesforce Flows [Updated 2021]2 minutes de lecture


Les paramètres personnalisés peuvent être utilisés dans les flux pour permettre la mise à jour des éléments en constante évolution d’un flux sans avoir à sauter dans Flow Builder. Ils peuvent également être utilisés pour accorder des fonctionnalités supplémentaires à des profils et utilisateurs spécifiques.

Dans cet article, nous verrons comment configurer les paramètres personnalisés et comment les utiliser dans Flows.

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Que sont les paramètres personnalisés hiérarchiques

Les paramètres personnalisés sont similaires aux objets, avec un avantage majeur étant qu’ils n’ont pas besoin d’être interrogés à l’aide de SOQL pour être utilisés. Cela signifie que leur utilisation ne compte pas pour la requête SOQL Limites du gouverneur.

Semblables aux objets, les paramètres personnalisés sont construits dans un format de ligne et de colonne – vous avez plusieurs instances d’un paramètre personnalisé (semblable aux enregistrements d’un objet) qui sont constitués de champs personnalisés (avec des types similaires – texte, case à cocher, nombre, etc).

Il existe deux types de paramètres personnalisés : liste et hiérarchie. Les paramètres personnalisés de liste sont globaux et peuvent être utilisés par n’importe qui au sein de votre organisation. Malheureusement, ils ne peuvent pas être utilisés dans Flows. Les paramètres personnalisés de la hiérarchie sont structurés dans une hiérarchie d’organisation, de profil et d’utilisateur – vous pouvez créer une valeur par défaut qui sera utilisée comme solution de secours à l’échelle de l’organisation, puis créer des valeurs personnalisées pour différents profils ou utilisateurs. Les Exemple que Salesforce donne pour quand vous utiliseriez les deux est comme suit :

  • Si vous travaillez sur une application d’expédition qui oblige les utilisateurs à saisir un code de pays pour l’expédition internationale, vous pouvez utiliser un paramètre personnalisé de liste de tous les codes de pays. Les utilisateurs peuvent ensuite accéder à ces informations sans avoir besoin d’interroger la base de données (c’est-à-dire que cela ne compte pas dans votre limite de gouverneur d’utilisation SOQL).
  • Si vous travaillez sur une application de cartographie qui affiche les emplacements des comptes, le meilleur itinéraire et les conditions de circulation, mais que vous souhaitez uniquement afficher l’itinéraire et les conditions de circulation pour un profil spécifique (par exemple, Ventes), vous pouvez utiliser un paramètre personnalisé . En créant une case à cocher sur le paramètre personnalisé pour activer l’itinéraire et le trafic, et en le définissant uniquement sur TRUE dans le paramètre de hiérarchie des représentants commerciaux, vous pouvez personnaliser l’expérience des utilisateurs exécutant ce profil.

Configuration des paramètres personnalisés

Il convient de noter que pour créer et utiliser les paramètres personnalisés de liste, vous devez d’abord les activer dans le menu Données > Paramètres de schéma de Configuration.

Pour créer des paramètres personnalisés, accédez à Configuration et accédez au menu Code personnalisé > Paramètres personnalisés (si vous êtes comme moi, vous pouvez également utiliser la recherche rapide).

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La page qui s’affiche est l’endroit où vous pouvez trouver et gérer vos paramètres personnalisés. Je vais vous montrer comment créer des paramètres personnalisés de hiérarchie (j’utiliserai ces paramètres personnalisés plus tard dans un exemple de flux, donc si vous souhaitez suivre, faites-le).

Une fois que vous êtes arrivé à la page Paramètres personnalisés, cliquez sur le bouton « Nouveau ». C’est ici que vous pourrez créer votre définition de paramètre personnalisé. Je vais créer deux paramètres personnalisés avec les détails suivants :

Libellé : Actions du 1er trimestre

  • Nom de l’objet : Q1_Actions
  • Type de paramètre : Hiérarchie
  • Visibilité : Publique
  • Description : En rapport avec la question 1.

Libellé : Actions du 2e trimestre

  • Nom de l’objet : Actions du premier trimestre
  • Type de paramètre : Hiérarchie
  • Visibilité : Publique
  • Description : En lien avec la question 2.

Une fois que vous avez créé vos deux paramètres personnalisés de hiérarchie, votre liste devrait ressembler à ceci (à moins que votre organisation n’ait déjà des paramètres personnalisés) :

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Ensuite, nous allons créer deux champs sous chacun des paramètres personnalisés.

Sous Actions Q1, créez les champs suivants :

Taper: Zone de texte

Étiquette de champ: Liste de contrôle Q1

Nom de l’API: Q1_Liste de contrôle__c

Taper: Zone de texte

Étiquette de champ: T1 Liste de tâches

Nom de l’API: Q1_Todo_List__c

Sous Actions Q2, créez les champs suivants :

Taper: Zone de texte

Étiquette de champ: Liste de contrôle Q2

Nom de l’API : Q2_Liste de contrôle__c

Taper: Zone de texte

Étiquette de champ: Liste de tâches Q2

Nom de l’API: Q2_Todo_List__c

Voici à quoi ressemblera l’action Q1 (l’action Q2 sera la même, juste avec Q2 au lieu de Q1) :

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Le cas d’utilisation

Suivons ce scénario : vous êtes l’administrateur de Salesforce, travaillant pour une entreprise de fabrication de produits alimentaires, et les directeurs vous ont demandé de mettre en œuvre divers processus et procédures dans une liste de contrôle numérique.

Premièrement, les responsables d’étage doivent disposer d’une liste de contrôle pour surveiller la présence et le nettoyage du personnel. Cette liste de contrôle doit être remplie quotidiennement, à la fin de chaque quart de travail.

De plus, ils ont noté que les directeurs des ventes auront une liste de contrôle quotidienne différente à remplir pour surveiller les performances.

Les questions pour les directeurs d’étage et les directeurs des ventes seront fréquemment mises à jour au fur et à mesure que les politiques et les procédures sont mises à jour.

Chaque gestionnaire aura besoin d’un ensemble de directives (une liste de tâches) et devra sélectionner OUI ou NON aux questions à la fin de ses quarts de travail. Ces réponses doivent être enregistrées et des rapports seront générés sur ces réponses à une date ultérieure.

Vous avez décidé que la façon la plus simple de le faire serait de créer un simple objet personnalisé « Liste de contrôle de conformité » avec une convention de dénomination de numéro automatique (CC-{000000}) pour enregistrer les réponses. Il y aura deux questions, donc pour simplifier les choses, vous n’avez créé que deux champs personnalisés sur ce nouvel objet – Réponse Q1 et Réponse Q2 – qui sont tous deux des champs de liste de sélection avec deux valeurs – OUI et NON.

Vous avez également reconnu qu’un seul flux peut être créé pour gérer les exigences que les administrateurs vous ont données. Les paramètres personnalisés sont parfaits lorsque des choses comme ces questions changent fréquemment, ou lorsque différentes équipes auront besoin d’une version différente de la liste de contrôle.

Préparation des paramètres personnalisés pour le flux

Les paramètres personnalisés que nous avons créés ci-dessus seront utilisés dans cet exemple. Si vous ne les avez pas créés et que vous voulez jouer le jeu, vous devriez le faire maintenant.

Nous devrons définir la valeur de niveau d’organisation par défaut pour chaque paramètre personnalisé. Il s’agira de la solution de secours utilisée lorsqu’aucun remplacement de profil ou d’utilisateur n’est créé. Définissez les valeurs suivantes pour les actions Q1 et les actions Q2 – celles-ci ont été données par les administrateurs du cas d’utilisation ci-dessus :

Actions du premier trimestre

Liste de contrôle Q1: Les sols ont-ils été nettoyés ? Les bancs ont-ils été nettoyés ? Les chiffons ont-ils été lavés ? Les ustensiles ont-ils été désinfectés ?

Liste de tâches du premier trimestre: Liste de contrôle quotidienne :

  • Sols à balayer et blanchir.
  • Bancs à essuyer avec de l’eau chaude savonneuse.
  • Les chiffons doivent être lavés à l’eau chaude savonneuse et suspendus pour sécher.
  • Ustensiles à nettoyer à l’eau chaude savonneuse et à laisser sécher à l’air libre.

Actions du 2e trimestre

Liste de contrôle Q2: Est-ce que tous les membres du personnel se sont présentés à leurs bons quarts de travail ? Est-ce que tout le personnel s’est enregistré et est sorti à l’arrivée et au départ ? Tout le personnel a-t-il suivi les instructions des gestionnaires ?

Liste de tâches du deuxième trimestre: Liste de contrôle du personnel :

  • Tous les membres du personnel doivent se présenter à temps pour leurs quarts de travail.
  • Tous les membres du personnel doivent s’enregistrer et sortir à leur arrivée et à leur départ.
  • Tout le personnel suivra les instructions de tous les gestionnaires.

Si vous l’avez fait correctement, votre action Q1 ressemblera à ceci, et votre action Q2 ressemblera à :

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Les directeurs des ventes doivent répondre à un ensemble de questions entièrement différent de celui du reste de l’entreprise. C’est là que la valeur de l’utilisation des paramètres personnalisés à l’intérieur d’un flux brille vraiment. Pour remplacer les questions par défaut, il vous suffit de créer un nouvel enregistrement de paramètre personnalisé spécifique au profil du directeur des ventes.

Accédez au paramètre personnalisé Q1, cliquez sur « Gérer », puis sur « Nouveau ». Cela vous amènera à la page Nouvel enregistrement de réglage personnalisé. Spécifiez le profil et la question qui concerne l’équipe de vente, puis cliquez sur Enregistrer.

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Étant donné que le paramètre personnalisé a une hiérarchie Utilisateur > Profil > Organisationnelle, cela signifie que les utilisateurs avec le profil de vente se verront poser des questions différentes pour tout le monde. Étant donné que vous avez utilisé les informations contenues dans le paramètre personnalisé, vous n’avez pas besoin de personnaliser davantage le flux pour que cela fonctionne – la hiérarchie du paramètre personnalisé conduira automatiquement les informations correctes au bon utilisateur.

Construire le flux

Ensuite, nous devons créer le Flow. Rendez-vous sur Flow Builder (Configuration > Automatisation des processus > Flux > Nouveau flux), créez un flux d’écran et sélectionnez Mise en page automatique (vous pouvez utiliser Freeform si vous le souhaitez, mais j’utiliserai la mise en page automatique).

Cela va être un flux très simple qui n’a que deux éléments – un élément d’écran et un élément de création d’enregistrements.

Vous devrez créer des ressources de formule pour accéder aux paramètres personnalisés dans le flux. Ceux-ci sont situés dans la variable globale {!$Setup}.

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Créez les 4 formules suivantes :

Nom de l’API: Q1_Liste de contrôle

  • Type de données : texte
  • Formule : {!$Setup.Q1_Actions__c.Q1_Checklist__c}

Nom de l’API: Q1_À faire

  • Type de données : texte
  • Formule : {!$Setup.Q1_Actions__c.Q1_Todo_List__c}

Nom de l’API: Q2_Liste de contrôle

  • Type de données : texte
  • Formule : {!$Setup.Q2_Actions__c.Q2_Checklist__c}

Nom de l’API: Q2_Todo

  • Type de données : texte
  • Formule : {!$Setup.Q2_Actions__c.Q2_Todo_List__c}

Une fois les 4 formules créées, cliquez sur le bouton + et ajoutez un élément d’écran. Étiquetez l’écran « Liste de contrôle de gestion obligatoire ». Ajoutez les composants suivants à l’écran :

  • Afficher le texte 1
  • Afficher le texte 2
  • Liste de sélection 1
  • Afficher le texte 3
  • Afficher le texte 4
  • Liste de sélection 2

Remplissez ensuite les métadonnées suivantes dans chacun des composants que vous avez créés ci-dessus :

Texte d’affichage 1

  • Nom de l’API : Q1Todo
  • Contenu : {!Q1_Todo}

Afficher le texte 2

  • Nom de l’API : Q1Checklist
  • Contenu : {!Q1_Checklist}

Liste de sélection 1

  • Libellé : Réponse Q1
  • Nom de l’API : Q1_Response
  • Type de données : texte
  • Options multiples : Non
  • Type de composant : liste de sélection
  • Choix : Oui/Non (créez un choix de liste de sélection pour chacun, affichez « Oui » dans l’étiquette de choix et la valeur de Oui, et « Non » dans l’étiquette de choix et la valeur de Non)

Afficher le texte 3

  • Nom de l’API : Q2Todo
  • Contenu : {!Q2_Todo}

Afficher le texte 4

  • Nom de l’API : Q2Checklist
  • Contenu : {!Q2_Checklist}

Liste de sélection 2

  • Libellé : Réponse Q2
  • Nom de l’API : Q2_Response
  • Type de données : texte
  • Options multiples : Non
  • Type de composant : liste de sélection
  • Choix : Oui/Non (utilisez les mêmes valeurs de liste de sélection que celles que vous avez créées dans la liste de sélection 1).

Merveilleux! L’élément Screen a été créé. La capture d’écran ci-dessous devrait montrer à quoi ressemble votre produit fini :

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La dernière chose que vous devez faire est de créer un élément Créer des enregistrements. Cela enregistrera à la fois la question qui a été posée et la réponse qui a été donnée. Il est enregistré de manière contextuelle, au cas où les valeurs historiques doivent être revues. Utilisez les valeurs suivantes dans Créer des enregistrements :

  • Étiquette : Créer une liste de contrôle de conformité
  • Nom de l’API : Create_Compliance_Checklist
  • Combien d’enregistrements : un
  • Comment définir des champs : ressources séparées
  • Objet : Liste de contrôle de conformité
  • Champ 1 : Question Q1
  • Valeur 1 : Q1_Liste de contrôle
  • Champ 2 : Question Q2
  • Valeur 2 : Q2_Liste de contrôle
  • Champ 3 : Réponse Q1
  • Valeur 3 : Q1_Réponse
  • Champ 4 : Réponse Q2
  • Valeur 4 : Q2_Réponse
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Une fois votre Flow terminé, il devrait ressembler à ceci :

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Toutes nos félicitations! Votre flux, qui utilise les paramètres personnalisés de la hiérarchie, est terminé ! Vous pouvez maintenant choisir comment l’exposer à vos responsables concernés – un élément de la barre d’utilitaires peut être une bonne idée car il facilitera l’accès à partir de n’importe quel écran.

Étant donné que vous avez utilisé des paramètres personnalisés pour stocker les questions et ajouté à la fois la question posée et la réponse donnée dans l’enregistrement de la liste de contrôle de conformité, vous pourrez voir exactement quelle question a été affichée, la réponse qui a été donnée, qui a répondu à la questions, et quand ils l’ont fait (en utilisant les champs Date de création standard et Créé par). Vous pourrez également afficher différentes questions en fonction de l’utilisateur ou du profil d’utilisateur attribué à la personne qui exécute le flux.

Sommaire

Dans cet article, vous avez découvert les paramètres personnalisés – Liste et hiérarchie – et comment utiliser les paramètres personnalisés de hiérarchie dans les flux. Maintenant, si vous, ou quelqu’un qui n’est pas familier avec Flows, devez modifier les questions qui sont exposées, il lui suffit de mettre à jour les valeurs dans les paramètres personnalisés.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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