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Comment utiliser les règles de validation19 minutes de lecture


Règles de validation dans Salesforce vérifier que les données saisies par un utilisateur répondent à certains critères avant l’utilisateur peut sauvegarder l’enregistrement.

Les administrateurs Salesforce configurent les règles comme des déclarations qui doivent être « vraies » pour que l’enregistrement soit enregistré. En d’autres termes, la règle se compose de questions « oui/non » et la réponse doit être « oui » à toutes. Sinon, un message d’erreur apparaît, où l’administrateur a expliqué ce que l’utilisateur doit faire pour corriger l’enregistrement, avant de cliquer à nouveau sur « Enregistrer ».

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Si vous vous sentez perdu, ne vous inquiétez pas. Ce guide vous aidera à savoir quand utiliser les règles de validation, comment les créer et 14 exemples de règles de validation pour Sales et Service Cloud.

Quand dois-je utiliser les règles de validation ?

Utilisez les règles de validation pour conserver les données d’entrée utilisateur ou les enregistrements modifiés par le système.

  • Données d’entrée utilisateur : lorsque les utilisateurs peuvent être enclins à faire des erreurs, à prendre des raccourcis ou lorsque vous avez besoin que les données soient dans un certain format.
  • Enregistrements modifiés par le système : les modifications apportées aux données déclenchées par les importations, les processus automatisés, les systèmes intégrés, etc. devront respecter les règles de validation*.

* Cela dit, les règles de validation sont un filet de sécurité contre lequel ces processus, idéalement, ne devraient pas se heurter. Les administrateurs doivent préparer/concevoir l’automatisation/intégrer des systèmes en respectant les règles de validation actives. Comme nous le verrons plus tard, vous pouvez également écrire des règles de validation pour contourner les enregistrements modifiés par le système.

L’exemple le plus célèbre est « Raison perdue fermée » sur les opportunités. Imaginez que vous vouliez savoir pourquoi les ventes potentielles ont échoué. Vos commerciaux changent l’étape de l’opportunité en « Fermé perdu » mais oublient de sélectionner une raison – arrêtez-vous là ! Le représentant est invité à remplir le champ, puis enregistre l’enregistrement avec succès.

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Une règle de validation sauve la mise en empêchant les commerciaux de fermer une opportunité alors que le champ « Raison de la fermeture perdue » est vide.

Règles de validation et champs obligatoires

Pourquoi ne pas simplement rendre le champ obligatoire ? Les champs obligatoires sont « tout ou rien » ; vous devez remplir le champ pour que l’enregistrement soit créé. Les règles de validation entrent en vigueur que sous certaines conditions.

Dans l’exemple « Motif de fermeture perdu » ci-dessus, nous n’exigeons pas que ce champ soit rempli jusqu’à ce que l’étape de l’opportunité soit modifiée en « Fermé perdu ». Il n’aurait pas de sens que le champ « Closed Lost Reason » soit requis à une autre étape du pipeline. La valeur « Stage » est la condition.

Comment créer une règle de validation dans Salesforce

Les règles de validation peuvent être décomposées en trois parties :

  1. Nom et description
  2. La règle (la formule de condition d’erreur)
  3. Le message d’erreur

Voyons à quoi ressemble l’exemple de règle de validation « Closed Lost Reason » du point de vue d’un administrateur.

1. Nom et description

Un nom et une description clairs sont très importants – une petite partie de votre l’organisation faitcumentation cela profitera à d’autres qui veulent comprendre le but de la règle et/ou la modifier à l’avenir.

Soyez bref et simple ! Vous constaterez peut-être que la description peut être la même que le message d’erreur (étape 3), mais vous pouvez également ajouter tout contexte indiquant par qui la règle a été demandée ou quels problèmes de données la règle empêche.

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2. La règle (la formule de condition d’erreur)

La configuration de la règle de validation elle-même est la partie la plus délicate de ce processus à comprendre. Même si j’ai travaillé avec la plate-forme Salesforce pendant des années, je dois toujours me référer aux guides de référence des règles de validation (j’espère que vous aussi ajouterez cette page à vos favoris !)

« Formule de condition d’erreur » est le nom fantaisiste de la règle. Voici où vous direz à Salesforce « si cela se produit | alors ça doit être vrai’, par exemple:

« Si l’opportunité ‘Stage’ est ‘Fermée Perdue’ | alors le champ « Closed Lost Reason » ne doit pas être vide »

Je vais vous faire visiter chacun des boutons au-dessus de la boîte de formule. Ensuite, vous pourrez pratiquer les règles de validation en utilisant les 14+ exemples qui suivent.

Insérer un champ

Cela ouvre une fenêtre contextuelle qui répertorie les champs de l’objet pour lequel vous écrivez la règle de validation.

Conseil: utilisez ce bouton ! Bien sûr, cela fait gagner du temps, mais de nombreuses erreurs de règle de validation sont également causées par des noms de champ légèrement différents de ce que vous avez peut-être deviné.

N’oubliez pas que ce que vous voyez sur le disque est le « Field Label » ; Les règles de validation et d’autres formules utilisent le ‘Nom de l’API de champ‘.

En fait, Opportunity ‘Stage’ est un parfait exemple. Le nom de l’API est « StageName », pas Stage :

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Une fois que vous avez localisé votre champ, utilisez le bouton « Insérer » pour le déposer dans la formule.

Insérer un opérateur

Cela ouvre un menu déroulant qui répertorie les opérateurs, tels que + (ajouter), (différent) etc.

Vous serez familier avec la plupart car ils suivent la syntaxe mathématique standard.

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Les éléments clés que vous devez connaître, qui assembleront vos déclarations de formule sont :

Insérer la fonction sélectionnée

Ce menu répertorie les fonctions que vous ne connaissez peut-être pas.

Il existe différents types de fonctions (voir un glossaire complet ici). Heureusement, en en sélectionnant un, une description apparaît sous la liste.

Les fonctions les plus couramment utilisées sont :

  • ISBLANK(champ) renvoie « True » si le champ est vide.
  • ISPICKVAL(champ, valeur de liste de sélection spécifique) renvoie « True » si une valeur de liste de sélection dans un champ correspond à la valeur de liste de sélection dans la formule.
  • TEXTE() convertit une valeur de liste de sélection en texte, une bizarrerie pour écrire des formules qui demandent si un champ de liste de sélection est vide/non vide.
  • ET() renvoie « True » si tous les éléments ou les fonctions sont « vrai »
  • OU() renvoie « True » si tout des éléments ou des fonctions sont « vrai »
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Quand utiliser && et ||, ou AND() et OR() ? Nous y reviendrons plus tard !

Vérifier la syntaxe

Ceci vérifie si la règle a été écrite correctement. Salesforce vous dira même quel est le problème.

Les problèmes les plus courants sont vous :

  • Il manque une parenthèse « ) » quelque part
  • Nom de champ mal orthographié
  • Utilisé la mauvaise fonction

3. Le message d’erreur

Ce message d’erreur s’affiche lorsqu’un utilisateur ne répond pas aux exigences définies par la règle de validation. C’est ainsi que l’administrateur explique ce que l’utilisateur doit faire pour corriger l’enregistrement, avant de cliquer à nouveau sur « Enregistrer ».

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L’emplacement du message d’erreur peut apparaître en haut de la page ou au-dessus du champ spécifique provoquant l’échec de la sauvegarde. S’il n’y a qu’un seul champ auquel la règle fait référence, je vous recommande de localiser le message d’erreur sur le champ (sinon, localisez-le en haut de la page).

Finalement, active ta règle en cochant la case « Actif » !

Règles de validation Sales Cloud

Les commerciaux ne sont pas les plus grands fans de la saisie de données. Pour maintenir la qualité de vos données Salesforce sur la bonne voie, utilisez des règles de validation pour guider les utilisateurs lorsqu’ils travaillent avec des objets Sales Cloud.

Quelles informations les commerciaux peuvent-ils remplir eux-mêmes de manière réaliste en fonction des conversations avec les clients ? L’application de champs tels que « Revenu annuel » n’est pas la meilleure idée, car a) les utilisateurs ne voudront pas rechercher ces informations en ligne et b) vous pouvez tirer parti des outils d’enrichissement des données pour des données plus précises.

Tenez-vous-en à ce que les commerciaux devraient demander pendant les conversations, ou à ce qui peut être déterminé en utilisant le bon sens (par exemple, le champ « État » ne peut être « Alabama » que si le pays est « États-Unis »).

Voici des exemples pour les comptes et contacts, les pistes, les opportunités, les contrats et les commandes.

Informations requises par type de compte

Comptes et contacts

Allez plus loin dans les règles de validation de compte de base en créant plusieurs règles de validation basées sur un champ spécifique.

Exemple: vous avez besoin d’informations différentes selon la valeur du champ « Type de compte ».

S’il s’agit d’un « prospect », nous avons besoin de moins d’informations que s’il s’agit d’un « client ». Pour les clients, nous avons besoin d’une adresse de facturation complète, mais pas encore s’il s’agit d’un prospect.

Comme chaque ligne de l’adresse est un champ séparé, nous devons utiliser OR() pour capturer l’enregistrement si tout des champs d’adresse sont manquants :

ET(

OU(ISBLANK(BillingStreet),ISBLANK(BillingCountry),ISBLANK(BillingCity),ISBLANK(BillingState)),

(Texte (Type) = « Client »))

Bien qu’il s’agisse d’une solution rapide, ce n’est pas la plus utile pour vos utilisateurs. Vous pouvez également examiner l’une des options de la section suivante.

Exemple: vous avez besoin d’informations différentes selon le type d’enregistrement de compte. Vous pouvez utiliser les types d’enregistrement pour séparer les comptes client et partenaire.

Utilisez la règle de validation ci-dessus, en changeant :

(Texte (Type) = « Client »)

À : (RecordTypeId) = [INSERT ID])

Règles de validation des pays

Comptes et contacts

La validation dans le champ « Pays de facturation » est l’une des règles de validation les plus importantes que vous pouvez mettre en œuvre sur le compte.

Si vous laissez les employés saisir un nom de pays sous forme de texte libre, différents formats et fautes d’orthographe deviendront un casse-tête administratif.

Prenez les États-Unis d’Amérique – vous constaterez que les gens peuvent basculer entre les États-Unis, les États-Unis, les États-Unis et les États-Unis.

Il existe plusieurs façons de résoudre ce problème.

  1. Champs d’adresse de saisie semi-automatique de Salesforce: une fonctionnalité Salesforce où les résultats de correspondance suggérés apparaissent lorsqu’un utilisateur commence à saisir une adresse.
  2. Outils d’adresse : cette L’application AppExchange résout également instantanément le problème, mais cet outil offre bien plus que la fonctionnalité Salesforce. Je vous recommande donc de consulter notre examen complet.

Champs obligatoires pour la conversion de leads

Mener

Les enregistrements de leads contiennent généralement un minimum d’informations car c’est le début de la relation d’un représentant du développement commercial (BDR) avec eux. Au fur et à mesure que la qualification progresse, un BDR apprendra à mieux les connaître.

Une fois qu’un prospect est qualifié (le BDR est convaincu qu’il a un intérêt à acheter votre produit/service), l’enregistrement est converti.

Exemple : vous avez besoin d’informations de contact (numéro de téléphone, e-mail) pour vous assurer que le prospect qualifié peut être contacté. Vous souhaitez également que les BDR transmettent une « évaluation » au prochain représentant qui gérera les étapes d’opportunité.

EstConverti

&&

OU(

ISBLANK (Téléphone),

ISBLANK (Email),

ISPICKVAL (Note, «  »)

)

Comptes créés uniquement via la conversion de prospects

Exemple : vous souhaitez que tous les enregistrements passent par les étapes principales pour s’assurer qu’ils ont été correctement qualifiés. Par conséquent, les commerciaux ne devraient pas créer de comptes directement, sautant ainsi le cycle de vie des prospects.

Si vous empêchez les utilisateurs de créer des comptes, ils ne pourront pas non plus convertir les prospects – c’est pourquoi vous avez besoin d’une règle de validation !

Étape 1 : Créer un champ de formule de prospect

Un champ qui capture la date de création de la piste signifie que l’enregistrement doit avoir existé en tant que piste en premier lieu. Créez un champ de formule de prospect qui ajoute la valeur du champ standard « Date de création du prospect ».

Créez un champ de date sur l’objet Compte.

Ensuite, mappez le champ Formule de prospect au champ Date du compte.

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Étape 2 : Créez la règle de validation de compte :

ISBLANK ( LeadCreatedDate__c )

Prime: cette validation reportera la date de création du prospect sur l’opportunité, ce qui signifie que vous pouvez calculer le temps total qu’il faut – de la première interaction à l’affaire gagnée – pour la première transaction avec eux.

Champs obligatoires pour les opportunités gagnées fermées

Vous vous souvenez de la règle de validation qui demande des informations avant qu’un lead puisse être converti ?

Remplacez « IsConverted » par « IsWon » et utilisez la même règle de validation pour vous assurer que les champs requis pour fermer une opportunité sont remplis, ce qui est utile pour passer de l’équipe de vente à une équipe après-vente/d’intégration.

Limiter à une opportunité ouverte à la fois

Un compte peut avoir plusieurs opportunités associées (relation un-à-plusieurs).

Exemple : vous souhaitez que chaque opportunité soit clôturée (gagnée/perdue) avant qu’une nouvelle opportunité ne soit créée, afin que le compte ne soit engagé que dans un processus de vente à la fois.

Étape 1 : Créer un champ récapitulatif de cumul de compte

Pour compter le nombre d’opportunités ouvertes :

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Étape 2 : Créer la règle de validation d’opportunité:

Account.NumberofOpenOpportunities__c > 1

Les opportunités gagnées doivent avoir un montant supérieur à 0

Le champ « Montant » est rempli soit par les produits ajoutés à l’opportunité, soit par les utilisateurs entrant manuellement le numéro.

Exemple : vous souhaitez éviter les valeurs vides ou 0 $ dans le rapport d’activité fermé.

OU( ISBLANK(Montant), Montant

La date de fin du contrat doit être postérieure à la date de début du contrat

Utilisez cette règle de validation sur les contrats (ou tout autre objet, comme les campagnes) où deux champs de date représentent une durée et peuvent être modifiés par les utilisateurs.

Exemple: la date de fin doit être postérieure à la date de début

Date de début > Date de fin

Les produits de la commande ne peuvent pas être modifiés pour les commandes « activées »

Exemple: une fois qu’une Commande a été passée (Activée), vous ne souhaitez pas que ses Produits associés soient modifiés. Sinon, ce qui est livré ou facturé sera différent de ce que reflètent vos rapports.

ISPICKVAL (Statut.Commande, « Activé »)

Règles de validation de Service Cloud

Les agents de service ont de quoi jongler tout en aidant les clients par téléphone, e-mail, chat ou les nombreux autres canaux qu’ils sont censés surveiller.

Quelles informations un agent doit-il remplir pour conserver une piste d’audit solide du problème du client et du service qu’il a fourni ? Cette capture d’informations doit viser à fournir des commentaires à d’autres parties de l’organisation, telles que le développement de produits, les ventes ou le marketing. De plus, la validation au début du processus de gestion de cas peut profiter aux représentants plus tard dans le processus en réduisant ou en automatisant les processus, alors recherchez également ces opportunités.

Les tickets ne peuvent pas être modifiés lorsqu’ils appartiennent à une file d’attente

Les files d’attente Salesforce hiérarchisent, distribuent et attribuent des enregistrements aux équipes qui partagent les charges de travail. C’est idéal pour les équipes d’assistance qui peuvent récupérer les cas de la file d’attente lorsqu’elles en ont la capacité, réduisant ainsi le temps d’attente d’un client.

Exemple: une fois qu’un agent récupère un dossier, il doit se l’attribuer (modifier le champ Propriétaire du dossier). Cela signifie que l’activité de Case ne sera pas associée à cet utilisateur – à la fois le bon et le mauvais !

GAUCHE (OwnerId,3) « 005 »

Cette simple règle de validation empêchera un utilisateur de modifier le cas lorsqu’il appartient à une file d’attente. Quest-ce que ca veux dire? Tous les ID d’enregistrement d’utilisateur commencent par 005 !

Prime: utilisez également cette validation pour les files d’attente de prospects !

L’origine du cas ne peut pas être modifiée

Exemple: vous souhaitez empêcher les utilisateurs de modifier le champ « Origine du cas » après le cas a été créé.

ISCHANGED (Origine)

&&

NON( ESTNOUVEAU() )

Si le statut du dossier n’est pas « Nouveau », le contact ne peut pas être vide

Exemple : vous souhaitez que l’agent remplisse le contact client qui a soulevé la demande d’assistance (en le liant à l’enregistrement de contact correspondant).

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NON (ISPICKVAL (Statut, ‘Nouveau’))

&&

ISBLANK (ContactId)

Champs obligatoires pour clôturer un dossier

Exemple: lorsque les agents clôturent des cas, vous souhaitez que certains champs soient remplis pour des raisons de rapport.

La règle ci-dessous demandera à l’utilisateur de saisir la « raison », le « type », le « sujet » et la « description ».

Est fermé

&&

OU(

ISPICKVAL (Raison, «  »),

ISPICKVAL (Tapez, «  »),

ISBLANK (Sujet),

ISBLANK (Description)

)

« IsClosed » est un champ de case à cocher qui regroupe différents statuts « fermé » (indépendamment du fait que le résultat ait été un succès ou un échec). Comme nous l’avons vu dans le premier exemple « Closed Lost Reason », vous pouvez demander des informations à différentes étapes du processus de gestion des dossiers en utilisant le champ « Status » :

OU(

ISPICKVAL (Statut, « En fonctionnement »)

&&

OU(

ISPICKVAL (Raison, «  »),

ISPICKVAL (Tapez, «  »)

),

Est fermé

&&

OU(

ISBLANK (Sujet),

ISBLANK (Description)

)

)

Les dossiers fermés ne peuvent pas être modifiés

Exemple: une fois qu’un dossier a été fermé, il ne doit pas être mis à jour ou rouvert.

La règle est d’une simplicité époustouflante :

Est fermé

Astuce : vous pouvez lier des cas via le champ « Cas parent ». Si un problème d’assistance doit être rouvert, les utilisateurs peuvent créer un nouveau cas et lier le nouveau cas au cas précédent.

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Principaux conseils pour utiliser les règles de validation Salesforce

Règles de validation qui contournent les enregistrements modifiés par le système

Idéalement, les administrateurs doivent préparer/concevoir des systèmes d’automatisation/intégrer en respectant les règles de validation actives. Cependant, avoir un moyen de basculer quels utilisateurs doivent contourner les règles de validation est très utile.

Étape 1: Créer un champ de case à cocher sur l’objet Utilisateur

Vous pouvez l’appeler ‘bypassVR__c’, ‘overpassVR__c, ou quelque chose de plus significatif pour vous.

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Étape 2: Modifier les enregistrements d’utilisateurs

Cochez la case pour tous les utilisateurs qui doivent éviter les règles de validation.

Étape 3: Ajouter la condition aux règles de validation

Saisissez les informations suivantes dans chaque règle de validation que vous créez dans votre organisation :

&& NOT(SurpasserVR__c)

Noter: vous pouvez également utiliser « Profil utilisateur » dans les règles de validation pour l’appliquer à un groupe d’utilisateurs partageant le même profil.

&& et ||, ou ET() et OU()

Comme promis, je vais maintenant répondre à cette question brûlante. Voici la même formule, écrite de différentes manières :

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Lequel devriez-vous utiliser? Réponse : cela dépend principalement de vos préférences personnelles. Cependant, si votre règle contient plusieurs instructions, vous devez utiliser AND() et OR() car l’indentation et l’utilisation de lignes séparées aideront à identifier les problèmes de syntaxe.

Sommaire

Ce guide explique quand utiliser les règles de validation, comment les créer et 14 exemples de règles de validation que vous pouvez mettre en œuvre dans votre organisation.

J’espère que vous avez une solide compréhension pour modifier ces règles de validation selon vos propres besoins dans votre organisation, y compris les champs personnalisés que vous pourriez avoir.

Les exemples de ce guide se sont principalement concentrés sur les informations requises, mais vous devez ensuite explorer les façons dont les règles de validation peuvent être utilisées avec des calculs ou utilisées pour le formatage des données.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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