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Conseils pour la planification et la création de règles de partage Salesforce7 minutes de lecture


Le partage d’enregistrements dans Salesforce fonctionne par un administrateur configurant Salesforce pour S’ouvrir l’accès, au lieu de créer des restrictions (comme c’est le cas avec d’autres applications CRM). La valeur par défaut à l’échelle de l’organisation est l’endroit où tout commence, Partage des paramètres d’accès par défaut qui sortent de la boîte.

Les règles de partage sont un moyen d’ouvrir l’accès à des utilisateurs particuliers de votre organisation, l’un des nombreux moyens qui peuvent ajouter de la confusion lors de la planification de l’accès aux enregistrements et du partage de données dans votre organisation; de cette façon, ils sont similaires aux hiérarchies de rôles, mais ne peuvent jamais être plus stricts que les paramètres par défaut de votre organisation (comme je l’ai déjà mentionné).

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Cet article couvrira ce que sont les règles de partage, comment en configurer une et des considérations importantes pour vous assurer que votre partage de données reste sécurisé, facile à gérer et respecte les meilleures pratiques.

Que sont les règles de partage?

«Utilisez des règles de partage pour étendre l’accès de partage aux utilisateurs de groupes, rôles ou territoires publics. Les règles de partage donnent à certains utilisateurs un meilleur accès en créant des exceptions automatiques aux paramètres de partage à l’échelle de l’organisation.  »

Ce qui précède est tiré du Guide de sécurité Salesforce (developer.salesforce.com/docs).

Vous pouvez donc créer des règles pour ouvrir l’accès aux enregistrements en:

  • À qui appartient-il
  • Ou, par des variables de l’enregistrement lui-même

Vous pouvez les créer et trouver les paramètres de partage à l’échelle de l’organisation en accédant à:

Configurer → Sécurité → Paramètres de partage

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Quand utiliser une règle de partage (par rapport à la hiérarchie des rôles ou aux ensembles d’autorisations)

Vous pouvez considérer les règles de partage comme des extensions de la hiérarchie des rôles. Si vous devez ouvrir l’accès au-delà de la hiérarchie des rôles que vous avez configurée dans votre organisation, les règles de partage sont là pour vous! Cela est particulièrement utile lorsque le partage que vous souhaitez effectuer ne suit pas le «cadre» de la conception de votre hiérarchie.

Pourquoi pas des profils ou des ensembles d’autorisations? Ces deux configurations d’accès donnent accès à Fonctionnalité, c’est à dire. ce qu’un utilisateur peut fais, ne pas Les données, c’est à dire. ce qu’un utilisateur peut voir.

Comment créer une règle de partage

Commencez par réviser les paramètres de partage par défaut à l’échelle de l’Organisation, qui: « définissez l’accès de base pour vos enregistrements. Vous pouvez définir les valeurs par défaut séparément pour différents objets. » (la source: Aide et formation – Partage).

Si vous avez des communautés et / ou des portails, vous verrez également une colonne intitulée « Niveaux d’accès externes », qui vous donne la possibilité d’avoir un accès plus restreint aux utilisateurs externes tels que les utilisateurs de votre communauté de clients que vos agents de service internes.

Sélectionnez ensuite le type de règle, en:

  • Qui en est le propriétaire: par exemple, l’équipe de vente partage la visibilité de tous les comptes entre eux afin qu’ils ne poursuivent pas le même client ou puissent travailler ensemble pour conclure un accord.
  • Critères d’enregistrement: par exemple, partager tous les cas avec un type « Réclamation » avec leur équipe d’escalade.

L’étape suivante consiste à définir avec qui la règle est partagée. Ce qui peut être soit:

  • Un groupe public: fonctionnalité Salesforce utilisée pour lui attribuer des enregistrements ou des ressources (tels que des rapports), qui permet en un clic d’ouvrir l’accès à un ensemble d’utilisateurs au sein du groupe.
  • Un rôle spécifique,
  • «Rôle et subordonnés», qui inclut tous les utilisateurs dans un rôle, et les rôles inférieurs à ce rôle.
  • Ou, comme ci-dessus, mais s’appliquant aux utilisateurs du portail (qui accèderaient à la communauté Salesforce).

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Enfin, vous pouvez soit accorder un accès en vue / lecture, soit afficher et modifier.

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Cela prendra quelques minutes pour entrer en vigueur, et ce délai dépendra du nombre d’enregistrements dans votre organisation et de la complexité des règles en cours de traitement. Pour traiter ces changements efficacement, il se peut qu’il soit mis en file d’attente et vous recevrez une notification par e-mail lorsque le processus sera terminé.

Considérations et bonnes pratiques pour l’utilisation des règles de partage

  • Vous pouvez définir jusqu’à 300 règles de partage pour chaque objet, y compris jusqu’à 50 règles de partage basées sur des critères (si elles sont disponibles pour cet objet).
  • En tant que meilleure pratique, maintenez le nombre de règles de partage basées sur la propriété à 100 par objetet maintenez le nombre de règles de partage de critères à 50 par objet.
  • Si plusieurs règles de partage donnent à un utilisateur différents niveaux d’accès à un enregistrement, l’utilisateur obtient le niveau d’accès le plus permissif. Pensez à ce que j’ai dit dans l’introduction, à savoir que le partage Salesforce concerne ouvrir l’accès – une fois qu’il est ouvert, vous ne pouvez pas placer de restrictions en plus de l’accès ouvert.
  • Les règles de partage accordent automatiquement un accès supplémentaire à enregistrements associés. Par example:
    • Les règles de partage d’opportunité donnent accès au compte associé à l’opportunité partagée (s’ils n’y ont pas déjà accès).
    • Les règles de partage de contact et de cas permettent également aux membres du rôle ou du groupe d’accéder au compte associé.
  • Méfiez-vous des dangereux les autorisations « Afficher tout » ou « Tout modifier » dans les profils. Ces autorisations, bien que configurées dans le profil ou dans un ensemble d’autorisations où vous devriez donner l’accès aux objets, donnent en fait l’accès aux enregistrements, évitez de les utiliser. Souvenez-vous également que ces autorisations peuvent être appliquées au niveau objet mais aussi Toutes les données.
  • Pour une règle de partage basée sur propriétaire ou alors appartenance à un groupe, vous pouvez modifier seul les paramètres d’accès au partage (pour les règles basées sur d’autres critères, vous pouvez modifier à la fois les paramètres d’accès au partage et les critères).
  • Vous ne pouvez pas inclure utilisateurs de portail à volume élevé dans les règles de partage, car ils n’ont pas de rôle et ne peuvent pas faire partie de groupes publics.
  • Une fois qu’une règle de partage a été enregistrée, vous ne pouvez pas modifier les paramètres du champ « Partager avec » lorsque vous modifiez la règle de partage. Un administrateur doit donc recréer la règle s’il a besoin de modifier les paramètres de «partage avec».
  • Lorsque vous supprimez une règle de partage, l’accès au partage créé par cette règle est automatiquement supprimé.

En gardant toutes ces considérations à l’esprit, une autre chose que j’aime souligner est le degré d’ouverture et de transparence de votre organisation Salesforce. En fin de compte, étant donné que les utilisateurs (au moins internes) d’une organisation sont là pour travailler vers un objectif commun, le fait de pouvoir afficher un plus grand nombre d’enregistrements peut fournir un contexte et des renseignements supplémentaires qui peuvent être un catalyseur pour soutenir la réussite de l’organisation.

Résumé

J’espère que cet article a fait la lumière sur les règles de partage. Bien sûr, il y en a beaucoup dans Trailhead, y compris un projet à Protégez vos données dans Salesforce, qui contient une section pour créer des règles de partage. Essayez-le et dites-nous comment cela s’est passé!

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Source de l’article traduit automatiquement en Français

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