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Créer mon premier flux de travail visuel – Admin Hero10 minutes de lecture


Des centaines. C’est le nombre de fois où vous avez probablement entendu parler de toutes les choses étonnantes que Cloud Flow Designer (anciennement Visual Workflow) peut faire. Mais pour les développeurs non techniques et déclaratifs comme moi, mon esprit ne s’est pas correctement enveloppé de la complexité de l’outil et, par conséquent, j’avais presque abandonné.

Jusque récemment.

Il y a eu un problème persistant à ReadyTalk que je voulais résoudre depuis un certain temps mais traditionnellement, la solution nécessiterait du code. Nous avons une équipe complète de développeurs qui pourraient probablement résoudre ce problème facilement, mais je voulais le résoudre moi-même.

J’ai surmonté ce problème avec Cloud Flow Designer, j’ai célébré (tout comme l’enfant sur cette image – littéralement) et maintenant je veux partager les résultats avec vous.

Bien que j’essaie de ne pas publier des articles «comment faire» spécifiques à l’organisation sur Admin Hero, je pense que la solution est quelque chose qui peut être facilement modifié et appliqué à des scénarios similaires. De plus, je veux que vous voyiez que ce n’est pas aussi effrayant que cela puisse paraître.

Avant de commencer, sachez que c’est ne pas un article complet sur Cloud Flow Designer. Je n’ai pas assez d’expérience dans l’application pour parler des détails. Au lieu de cela, je souhaite simplement partager le problème auquel j’ai été confronté et la solution que j’ai pu pirater ensemble à l’aide de Cloud Flow Designer.

En outre, je vais vous fournir un aperçu de la solution, ce qui signifie que je ne vais pas décrire chaque étape ni expliquer chaque élément de la solution. C’est là que vous devrez effectuer des recherches supplémentaires!

Okay allons-y!

Avant d’entrer dans les détails, laissez-moi vous expliquer le problème commercial que j’essaie de résoudre.

Parfois, les clients ReadyTalk nous demandent de désactiver tous les utilisateurs de tous les e-mails, à l’exception d’un «administrateur de compte» désigné.

Dans le passé, cela a été géré en effectuant plusieurs mises à jour en masse sur les enregistrements de contact pour exclure tout le monde des e-mails. Bien que facile à traiter, il est devenu un cauchemar du point de vue de l’intégrité des données et nous voulions vraiment trouver un moyen d’automatiser ce processus.

Voici les exigences que j’essayais de satisfaire:

  • Dans l’enregistrement de compte, incluez une case à cocher appelée Désactivation des e-mails de tous les comptes qui, une fois coché, désactiverait automatiquement tous les contacts associés à ce compte, à l’exception des contacts qui ont le Administrateur de compte case cochée.
  • Quand le Désactivation des e-mails de tous les comptes La case à cocher passe de cochée à non cochée (Vrai à Faux), activez tous les contacts actifs sous ce compte dans deux de nos listes de diffusion.

Alors qu’une règle de workflow met à jour les champs appropriés sur l’enregistrement Contact, elle nécessite que l’enregistrement de contact soit modifié avant que les modifications ne soient appliquées. Avec potentiellement des centaines de contacts par compte, ce n’était pas une solution réalisable.

Le code était une solution évidente, mais je voulais essayer de le faire en utilisant la technologie déclarative, alors je me suis tourné vers Process Builder. En utilisant uniquement Process Builder, j’ai pu créer un flux similaire, mais encore une fois, l’enregistrement de contact a dû être modifié et enregistré pour que le processus ait lieu et que les mises à jour fonctionnent.

C’est à ce moment-là que j’ai décidé de me concentrer sur le Cloud Flow Designer (que nous appellerons Flow en abrégé).

Avant d’entrer dans les détails de Flow et de la solution super simple, parlons de Flow et Process Builder. Je vois souvent des questions dans toute la communauté et sur Twitter concernant la différence entre Flow, Process Builder et Workflow Rules.

Ce tableau décrit les avantages et les caractéristiques de chacun (y compris les approbations) qui décrit bien les différences. Ce tableau et les informations supplémentaires relatives au tableau peuvent être trouvés par cliquez ici.

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Notez que Process Builder est similaire aux flux de travail en ce sens qu’ils ne fonctionnent que lorsqu’un enregistrement est modifié. Compte tenu de mes besoins, le problème n’a pas pu être résolu en utilisant uniquement Process Builder ou uniquement des flux de travail.

Cependant, Flow (Visual Workflow dans le tableau) démarre lorsqu’un utilisateur clique sur un bouton ou un lien, lorsqu’un utilisateur accède à un onglet personnalisé, lorsqu’un processus démarre ou lorsque Apex est appelé. De plus, il peut tout faire sur cette liste sauf envoyer un message sortant sans code. C’est exactement ce dont j’ai besoin pour répondre à cette demande.

J’ai parcouru le guide Visual Workflow et j’ai réussi à créer un flux de travail. Mais le problème avec tous ces classeurs est qu’ils ne vous disent pas pourquoi vous effectuez ces actions spécifiques, ils expliquent simplement comment. Ainsi, pendant que je construisais un flux, je ne savais pas comment utiliser les éléments pour le recréer.

Donc, j’ai commencé à partir de zéro – en apprenant Flow au fur et à mesure. Si vous ne connaissez pas Flow, je vous encourage à parcourir le classeur ou lisez le documentation d’aide comme référence. Familiarisez-vous avec l’application et l’interface utilisateur avant de commencer.

Récemment, de nouvelles fonctionnalités ont été publiées, appelées Headless Flow and Flow Trigger, qui permettaient de déclencher n’importe quel flux sans nécessiter la présentation d’un écran à l’utilisateur. Essentiellement, les flux peuvent désormais fonctionner de la même manière que les règles de flux de travail; tranquillement en arrière-plan sans que personne ne le sache. Fondamentalement, vous pouvez utiliser Apex ou une règle de workflow ou Process Builder pour déclencher un flux lorsque les conditions spécifiées sont remplies.

Trouver ces informations était exactement ce que j’avais besoin de savoir pour fournir une solution répondant aux exigences recherchées par mon entreprise.

La solution aux exigences ci-dessus a pris un certain temps à trouver, mais j’ai fini par créer ce qui suit:

  1. Deux flux; l’un qui désactive les contacts d’un compte et l’autre qui les réactive via des mises à jour sur le terrain.
  2. Deux règles de workflow qui évaluent ce statut du Désactivation des e-mails en masse de tous les comptes sur l’enregistrement de contact et déclenche l’action de flux pour le flux approprié.

Je vais vous montrer la solution à la partie opt-out de la demande. Le processus d’opt-in est un clone de la fonctionnalité suivante avec une mise à jour des critères et des champs qui seront mis à jour.

Construire le flux

Construire ce flux n’a pas été une tâche facile. J’ai passé une journée entière à expérimenter les différents éléments Flow, en lisant l’un des Articles de blog de Brian Kwong sur la façon de créer un flux sans tête et j’étais vraiment perplexe. Mais, j’ai fini par comprendre et j’ai réalisé que j’étais en train de compliquer tout le processus! Voici le flux avec lequel je me suis retrouvé:

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Ouaip! C’est ça! Une seule action. Pas de recherches, pas d’arbres de décision. Juste un pas.

Notez qu’il s’agit d’une étape de mise à jour des enregistrements, ce qui signifie que la seule chose que ce flux va faire est de mettre à jour les enregistrements de contact appropriés une fois déclenchés. Cette capture d’écran suivante montre les détails de cette étape.

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Laissez-moi vous guider à travers cet écran très rapidement. Les chiffres sur la capture d’écran correspondent aux chiffres ci-dessous.

  1. Cette étape a été dotée d’un nom. Il s’agit du même processus que de créer un champ ou un objet personnalisé et de lui donner un nom.
  2. Le contact est l’objet que je souhaite mettre à jour à cette étape. Je l’ai donc choisi dans la liste des objets disponibles.
  3. Les critères de filtre me permettent de sélectionner les enregistrements qui seront mis à jour à partir de cet objet. Dans ce cas, je souhaite mettre à jour les enregistrements de contact liés à un compte spécifique (AccountID) et où le champ Account Admin n’est pas égal à true.
  4. Cette section indique les mises à jour qui auront lieu. J’ai décidé de mettre à jour le champ standard de désactivation des e-mails afin qu’il soit égal à Vrai.

Ainsi, au cours de cette étape, nous avons indiqué les enregistrements exacts que nous voulons mettre à jour et ce que la mise à jour devrait inclure.

Maintenant que l’action de mise à jour a été créée via un flux, nous devons encore créer un moyen de déclencher le flux afin qu’il traite les enregistrements. C’est là que notre règle de workflow entre en jeu.

Création de la règle de workflow

MISE À JOUR: Le Générateur de processus a remplacé les actions de flux de travail de déclenchement de flux, auparavant disponibles dans un programme pilote. Les organisations qui utilisent des actions de workflow de déclenchement de flux peuvent continuer à les créer et à les modifier, mais les actions de workflow de déclenchement de flux ne sont pas disponibles pour les nouvelles organisations.

Cette partie est facile. J’ai créé une règle de workflow standard sur l’objet Compte avec les critères de formule suivants:

AND( 
ISCHANGED( All_Account_Mass_Email_Opt_Out__c ), 
All_Account_Mass_Email_Opt_Out__c = TRUE)

Quand le Désactivation des e-mails en masse de tous les comptes sur le compte a changé et il est maintenant égal à Vrai, le workflow activera l’action de workflow.

L’action de workflow ajoutée à ce workflow est la nouvelle action Flow Trigger. Cette action vous permet de sélectionner un flux que vous souhaitez déclencher et de mapper les valeurs de l’objet Workflow vers des variables de flux. Voici mon action Flow Trigger.

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Un nom a été fourni à cette action et j’ai sélectionné le nom du flux dans la liste de sélection fournie. Après avoir vérifié le Définir les variables de débit , une liste de sélection apparaît où toutes les variables créées dans le flux apparaissent. J’ai sélectionné ma variable AccountID et sélectionné la valeur que je souhaite transmettre à cette variable lorsque la règle de workflow se déclenche.

Donc, ce qui se passe maintenant, c’est que le flux de travail est déclenché lorsque les critères sont vrais, et il transmettra le AccountID au flux créé et exécutera les actions de mise à jour décrites dans le flux. WOWZERS!

Ce qui nécessitait autrefois du code, je l’ai fait avec un flux de travail et un flux en une seule étape!

Désormais, les utilisateurs peuvent cocher la case à cocher Tous les comptes de désactivation des e-mails en masse sur le compte et automatiquement, tous les contacts sont désactivés par magie des e-mails!

Je serai honnête. J’ai été intimidé par Flow pendant un moment. Il m’a fallu près de deux jours complets pour creuser dans Flow pour résoudre ce problème en utilisant Flow, mais je l’ai compris. J’ai mis à profit la communauté et diverses ressources pour relier les points. Et ça fait du bien! Je suis content qu’il m’ait fallu 5 révisions et des tests sans fin!

Le sentiment de lutter, puis d’accomplir ne ressemble à aucun autre. Ne soyez pas intimidé par Salesforce. Cela peut être gros et apparemment complexe, mais vous pouvez le faire!

Sortez de votre zone de confort et expérimentez ces outils. Vous serez surpris de ce que vous apprendrez et vous vous sentirez bien avec les résultats.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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