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Fichiers Salesforce vs notes et pièces jointes [Updated 2021]3 minutes de lecture


Salesforce Files a été introduit pour la première fois dans la version Winter 16′. Lorsque Spring ’17 a été annoncé, il a été suggéré que les notes et les pièces jointes deviendraient obsolète. Au lieu de cela, Files serait l’outil de partage du futur.

Jetons un coup d’œil à la mise à jour plus en détail, des principaux avantages aux principales différences entre les fichiers, les notes et les pièces jointes.

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Que sont les fichiers Salesforce ?

Les fichiers ont été importés comme un moyen puissant de gérer les documents dans Salesforce. D’autres options (telles que les pièces jointes et les documents) n’étaient pas aussi flexibles et devaient évoluer avec le temps.

Salesforce Files permet aux utilisateurs de « partagez et collaborez sur des fichiers, stockez des fichiers en privé, gérez les mises à jour de version et suivez les fichiers importants » pour eux.

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Quelles sont les différences entre les fichiers et les pièces jointes dans Salesforce ?

Les fichiers sont plus polyvalents et offrent de meilleures fonctionnalités que les pièces jointes. La plupart des innovations et améliorations concernant la gestion de contenu sont appliquées aux fichiers. Voici quelques-uns des avantages :

  • Capacités de partage : partagez un fichier avec des utilisateurs, des groupes ou des enregistrements sans donner accès à « toutes les pièces jointes »
  • Taille : jusqu’à 2 Go (les autres options vont de 20 Ko à 2 Go selon l’API utilisée)
  • Contrôle de version
  • Optimisé pour la foudre
  • Partager avec plusieurs enregistrements et utilisateurs
  • Collaboration via le fil de discussion
  • Aperçu et options :

Pour référence, voici quelques clés différences entre Des dossiers, Salesforce CRM Content, Salesforce Knowledge, Documents et Pièces jointes.

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Comment afficher des fichiers dans Salesforce ?

Que vous travailliez dans Salesforce Classic ou Lightning Experience, la liste associée Fichiers est la voie à suivre pour joindre des fichiers aux enregistrements et aux groupes. Si vous ne voyez pas la liste associée Fichiers sur un enregistrement, ajoutez-la simplement à la présentation de page pour ce type d’enregistrement. Dans Lightning Experience, la liste associée Fichiers affiche également les pièces jointes.

Nous avons déjà couvert certaines des excellentes applications disponibles gratuitement grâce à Salesforce Labs : un programme qui permet aux ingénieurs de salesforce.com, au personnel des services professionnels et à d’autres employés de partager les applications AppExchange qu’ils ont créées, comme Agile Accelerator ou Trailhead Tracker.

Ainsi, dans le concept de « Les fichiers sont l’avenir », je viens de tomber sur cette liste impressionnante dans l’AppExchange disponible gratuitement pour faciliter votre migration vers Lightning : Magic Mover pour les notes et les pièces jointes à Lightning Experience.

En installant cette application, vous pouvez effectuer des conversions en masse de pièces jointes en fichiers – elle vous permet même de convertir vos pièces jointes en fichiers par lots en fonction du type d’enregistrement auquel elles sont associées. Merci Salesforce Labs !

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Sommaire

Cela vaut la peine d’explorer Salesforce Files pour voir comment il pourrait rationaliser la façon dont vous partagez et collaborez sur des fichiers. Ne restez pas coincé dans le passé ; Les fichiers sont l’avenir, et l’avenir est ici.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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