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Fonctionnalités les plus inutiles de Salesforce – Admin Hero8 minutes de lecture


Au fil du temps, certaines fonctionnalités tombent en disgrâce ou deviennent obsolètes à un point tel qu’elles deviennent inutiles. Je découvre que cela est également vrai dans notre bien-aimé Salesforce. Avec chaque nouvelle organisation Salesforce que je configure, il existe une liste de contrôle des fonctionnalités qui doivent être activées ou désactivées en fonction des «meilleures pratiques» et je me demande pourquoi certains de ces paramètres et fonctionnalités font encore partie de la plate-forme.

Ce qui a commencé comme un sondage Twitter sur les comptes sociaux et les contacts (que nous examinerons ci-dessous) s’est transformé en une conversation au cours de laquelle mes collègues Tweeters ont sonné sur les fonctionnalités de Salesforce qui figurent sur leur liste « les plus inutiles ». Nous allons jeter un coup d’oeil!

Lorsque Social Accounts and Contacts est sorti dans la version Winter ’14, c’était plutôt cool. L’idée était de fournir un élément personnel et social aux enregistrements – après tout, Salesforce vendait le concept d’une «entreprise sociale», il était donc normal que cette fonctionnalité soit publiée. Bien que bon dans son concept, je l’ai trouvé pénible à utiliser.

Salesforce n’a pas tenté d’interroger automatiquement les réseaux sociaux pour voir si des profils correspondants pouvaient être trouvés, et il n’y avait pas d’option pour se connecter à un compte au niveau de l’entreprise qui pourrait être utilisé globalement, obligeant un utilisateur à se connecter à son propre réseau social, et recherchez le compte, le contact ou le prospect.

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Pour moi, la quantité d’espace que les comptes sociaux et les contacts occupaient sur un détail record était du bruit – surtout si elle n’était pas utilisée, et les administrateurs de Twitter semblaient d’accord.

La page d’accueil de Salesforce Classic est depuis longtemps un point de discorde, en particulier l’instantané du tableau de bord. Si Lightning Experience offre une expérience de page d’accueil bien meilleure et plus utile, la page d’accueil de Salesforce Classic reste inchangée.

L’instantané du tableau de bord de la page d’accueil n’affiche que trois composants d’un tableau de bord sélectionné. La seule façon de personnaliser ce qui s’affiche sur l’instantané est de modifier le tableau de bord.

Si vous souhaitez afficher le tableau de bord complet, aucun lien rapide n’est fourni. Vous devez cliquer sur l’onglet du tableau de bord, rechercher le tableau de bord approprié et éventuellement actualiser avant d’accéder à l’ensemble de données complet. Ainsi, alors que la plupart des organisations laissent le tableau de bord de la page d’accueil activé, je choisis de le supprimer entièrement.

Voici un paramètre par défaut que je n’ai jamais compris. Sur la page d’accueil de Salesforce, dans chaque nouvelle organisation, le Mes tâches section par défaut la liste des tâches pour afficher uniquement les éléments en retard! Je n’ai jamais compris pourquoi ce paramètre par défaut a été défini et pourquoi il n’a pas été modifié.

La plupart des organisations sont proactives et non réactives. Et le but d’une liste de tâches est de voir ce qui doit être fait – pas quoi devrait ont été fait. C’est l’une des toutes premières choses que les utilisateurs modifient lorsque je fais des formations – mettre à jour la liste pour afficher 7 prochains jours + en retard.

Très bien, voici maintenant une fonctionnalité qui a du sens – je peux comprendre le principe. Pour ceux qui ne connaissent pas la fonctionnalité, Restez en contact permet à un utilisateur de Salesforce d’envoyer un e-mail à un contact, lui demandant de vérifier les informations de contact dans le fichier. Quand il a été déployé, ce qui, d’après mes recherches, se situe probablement au tout début de Salesforce, c’était probablement assez utile.

Mais maintenant, le courrier électronique est un endroit difficile à naviguer. Les robots sont toujours présents, analysant nos e-mails à la recherche du SPAM redouté et, bien que probablement une fonctionnalité intéressante dans les premiers jours, ne le coupe pas aujourd’hui. Le modèle d’e-mail utilisé n’est pas personnalisable, porte la marque Salesforce, et s’il y a une erreur ou une mise à jour des informations de contact, il n’y a pas de mise à jour ou de réécriture dans la fonction Salesforce – le représentant émetteur doit mettre à jour manuellement l’enregistrement .

Pour éliminer la confusion et empêcher le domaine de votre entreprise d’être signalé pour des volumes élevés de SPAM, je suggère de désactiver cette fonctionnalité par défaut. S’il s’agit d’une fonctionnalité nécessaire, envisagez de créer un modèle d’e-mail à la marque de l’entreprise que les utilisateurs peuvent sélectionner et envoyer à la place. Même fonctionnalité mais plus personnalisable.

Chatter est un outil très utile pour de nombreuses organisations. Personnellement, je suis un champion Chatter. Mais si Chatter n’est pas bien géré, il peut devenir bruyant. Les publications de flux générées par le système ne contribuent pas du tout à réduire le bruit.

Par exemple, disons que je mets à jour une description de groupe Chatter car j’ai trouvé une faute de frappe. Cette action génère une publication Chatter générée par le système dans le groupe. Par défaut, le suivi du fil Chatter est également activé pour certains objets standard, mais la plupart des administrateurs système ne prennent pas le temps de mettre à jour les paramètres de suivi pour inclure des informations significatives (ou de désactiver le suivi du fil là où ce n’est pas nécessaire).

Quick Create a été mentionné à quelques reprises par plusieurs personnes sur Twitter, mais j’ai choisi ce Tweet pour représenter les autres à cause du commentaire de Rachel! Pour ceux qui ne le savent pas, la création rapide permet aux utilisateurs de créer rapidement des pistes, des comptes, des contacts et des opportunités à partir de la barre latérale.

Cela semble bien jusqu’à ce que vous appreniez que les enregistrements créés via la création rapide ne suivent aucune de vos règles de validation de données magnifiquement conçues, ce qui signifie que ces enregistrements peuvent être pleins de données sales.

Maintenant, j’ai entendu, de la bouche même de Parker Harris, que c’était une fonctionnalité qui avait un but et qui est maintenant «diabolique» comme le dit Rachael, mais elle est toujours disponible! Si cela est actif dans votre organisation, désactivez-le maintenant!

Heureusement, il existe une alternative à la création rapide que j’aime beaucoup plus, à savoir les actions de l’éditeur. Les administrateurs peuvent créer des actions d’éditeur où les utilisateurs peuvent créer des enregistrements à l’aide d’un formulaire abrégé, mais ces formulaires suivent toujours les règles de validation!

Les alertes Big Deal sont intéressantes car je peux voir la valeur de cette fonctionnalité – pour les organisations Professional Edition. Les organisations PE n’incluant pas de règles de workflow, les alertes importantes pourraient donc s’avérer être l’une des seules options disponibles pour notifier la direction des transactions importantes dans l’organisation.

Pour le reste des clients sur Enterprise Edition ou version ultérieure, les workflows et Process Builder s’avèrent être une solution bien meilleure et beaucoup plus flexible. Par exemple, les alertes Big Deal sont déclenchées lorsqu’un seuil de valeur en dollars ou une probabilité est atteint. Mais que faire si vous avez besoin ou souhaitez envoyer un e-mail lorsqu’une variable différente est rencontrée? Cela ne peut pas être fait avec les alertes Big Deal.

Les règles de workflow peuvent permettre une expérience beaucoup plus riche, adaptée à votre organisation. Mieux encore: tirez parti de Process Builder pour créer une publication Chatter et étiqueter une ou plusieurs personnes spécifiques dans une publication Chatter pour stimuler l’engagement et réduire les e-mails!

Vous n’êtes pas d’accord avec cette liste ou avez quelque chose à ajouter? Laissez un commentaire ci-dessous et parlons-en!



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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