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Guide complet de la documentation Salesforce13 minutes de lecture


La plate-forme Salesforce est très puissante et, comme Spiderman l’a dit: «un grand pouvoir implique de grandes responsabilités». Avec chaque version, votre organisation devient plus puissante mais aussi plus complexe.

Avec tout ce que vous devez faire, la documentation de vos modifications est probablement en bas de votre liste de priorités. Mais ça ne devrait pas être le cas. Prendre du temps pour la documentation vous fera gagner du temps à plus long terme et réduira considérablement le temps nécessaire pour effectuer une analyse d’impact et le risque que des changements brisent votre organisation. Mais comment convaincre les autres – vos collègues et cadres? Et lorsque vous avez le mandat de consacrer du temps à la documentation et au nettoyage, quelle est l’approche la plus efficace?

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Cet article rassemble des idées éprouvées de l’écosystème qui peuvent être appliquées à l’aide d’outils gratuits que vous possédez déjà ou en utilisant les applications payantes sur AppExchange.

Pourquoi documenter?

Chaque modification que vous apportez risque de casser quelque chose dans votre organisation. L’analyse d’impact de chaque changement avec une organisation non documentée est une perte de temps énorme. Ou vous ne faites simplement aucune analyse et vous espérez simplement (au fait, l’espoir n’est pas une stratégie).


J’adore l’excitation de supprimer un champ et d’attendre les cris

Dit personne … JAMAIS


Être capable d’exploiter les nouvelles fonctionnalités de Salesforce et de réorganiser rapidement vos processus pour répondre aux changements du marché est l’objectif de chaque entreprise. Les plus innovants et agiles gagneront. Mais pour la plupart des administrateurs, leur organisation non documentée – ce que l’on pourrait appeler la dette technique – tue cette agilité

OrgConfessions.com a commencé par quelques anecdotes rassemblées pour animer les présentations, mais il est rapidement devenu clair qu’il y avait quelque chose de plus ici. Les administrateurs voulaient raconter leurs histoires pour aider les autres à éviter les mêmes écueils. Et tout le monde voulait les lire, ne serait-ce que pour dire: «Au moins, mon organisation n’est pas si mal que ça». Et tandis que nous pouvons rire ou grimacer à ces OrgConfessions.com, il y a maintenant suffisamment de données pour tirer des conclusions précieuses et surprenantes.

Nous avons examiné chaque confession et avons décidé de ce que nous pensions que la ou les causes profondes pourraient être. Nous n’avons pas les antécédents puisque les confessions sont anonymes. L’accès vertical est le nombre d’aveux. Vous voyez que # 3 os Documentation.

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Documentation – la Quoi et le Pourquoi

La documentation est plus que la liste des quelle les métadonnées que vous avez ajoutées dans une nouvelle version de Salesforce. Nous devons ajouter Pourquoi nous l’avons ajouté car cela donne un meilleur aperçu de la façon dont il est utilisé. Dans le OrgConfessions, #1 analyse commerciale Ce sont les schémas de processus métier et les exigences qui expliquent pourquoi vous avez apporté les modifications.

La seule raison de la documentation est que lorsque vous y revenez dans 6 jours / 6 semaines / 6 mois, vous pouvez comprendre l’impact de sa modification. Voici une liste de certains de la documentation:

Conditions:

La liste triée et priorisée des exigences et des user stories. Celles-ci sont suffisamment détaillées pour constituer la base des tests. La rédaction d’exigences élevées est une compétence clé.

Cartes de processus métier

Idéalement, c’est là que tout changement commercial commence et comment il est décrit. Ce sont des diagrammes de processus métier simples qui montrent le flux de travail de bout en bout et comment Salesforce peut le prendre en charge. Cela valide et génère les exigences et les user stories.

Modèles de données / ERD

Aucune modification organisationnelle ne doit être apportée sans une compréhension claire des implications du modèle de données. Le n ° 2 de l’analyse des causes profondes était architecture qui est la conception du modèle de données.

Descriptions des métadonnées

Au minimum, si l’élément de métadonnées a un champ de description – et pas tous – alors remplissez-le.

Documentation des métadonnées

Idéalement, chaque élément de métadonnées important a plus de documentation que les 1000 ch dans le champ de description. Salesforce préconise de développer un «dictionnaire de données» pour tous les éléments de métadonnées afin que vous puissiez suivre l’objectif commercial, les demandes, mais également des liens vers d’autres documents de support tels que les exigences, les récits d’utilisateurs, les étapes de processus métier, les spécifications, les captures d’écran, les notes, les wireframes et les vidéos.

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Code de commentaire

De bonnes normes de codage devraient inclure l’ajout de commentaires dans Apex et le flux de travail d’automatisation.

Aide utilisateur: Cela devrait également être considéré comme de la documentation, et souvent la documentation expliquant pourquoi le méta-élément créé peut doubler en tant qu’utilisateur final.

Pourquoi maintenant?

Pourquoi ne documentons-nous pas? 3 raisons. Pas le temps. Pas une priorité. Aucune analyse de rentabilisation. Examinons chacun d’entre eux:

Pas de temps / pas une priorité

La documentation est une partie essentielle de la configuration, pas un supplément facultatif. Les coûts d’une mauvaise documentation sont très clairs. Lisez juste quelques-uns OrgConfessions. Les données de l’enquête IDC Explorer Future of Work ont ​​montré que 40% du temps de développement était consacré à la «dette technique». Ajoutez à cela le temps de la lutte contre les incendies lorsque vous faites un changement qui brise l’organisation et que tout l’enfer se déchaîne. Il est négligent de créer une application métier principale telle que Salesforce sans documentation. Christopher Marzilli, directeur produit Salesforce, Platform Success, dans sa présentation «Désencombrer votre organisation», a déclaré: «Consacrez un pourcentage de chaque version au nettoyage (recommander 10 à 25%)».

Aucune analyse de rentabilisation

Vous avez besoin d’un catalyseur. S’agit-il de champs maximisés sur les objets clés? La FNO est-elle convaincue que des changements peuvent être apportés en rompant l’organisation? Le pilote le plus puissant migre vers Lightning car il vous oblige à nettoyer les mises en page et à évaluer la gestion des packages. Idéalement, vous redéfinissez les processus opérationnels qui constituent la base de toute la documentation de l’organisation. Il est important de noter que la migration Lightning bénéficiera d’un budget et d’un soutien exécutif.


Nous venons de faire une étude auprès de plus de 500 clients Salesforce qui ont migré vers Lightning, et ils ont constaté une augmentation moyenne de 41% de la productivité.

Lightning Experience, présentation de la vérification de la disponibilité


Approche de la documentation

Le défi que nous entendons tout le temps, c’est «Mon organisation est un désordre tellement chaud. Je ne sais pas où commencer ». Nous avons cette approche simple en 3 étapes qui est pratique, réalisable et vous aide à faire des progrès mesurables. Il est décrit en détail dans l’ebook gratuit Chaos to Control elements.cloud/chaos

Regardez le cycle de vie d’un objet avec lequel vous vous débattez. Vous avez probablement une vue très claire de votre liste de succès 3.

Voici quelques exemples dont les clients nous parlent:

  • Pour migrer vers Lightning, nous devons comprendre comment simplifier les mises en page, les règles de validation et l’automatisation, et résoudre les problèmes de migration pour les comptes, les contacts et les opportunités.
  • Les utilisateurs se plaignent de chargement de page lent et mises en page occupées nous devons donc examiner l’objet de cas et comment réduire les champs dans les mises en page
  • Nous avons atteint limites de champ sur l’objet principal, il faut donc déterminer ce que nous pouvons supprimer
  • Il y a plusieurs workflows de création de processus qui semblent tous faire la même chose sur l’objet Product.

Pour le domaine sur lequel vous vous concentrez, suivez ce processus simple en 3 étapes:

COMMENT

Comment cette partie de l’organisation / entreprise fonctionne-t-elle? Documentez-le sous forme de diagramme de processus métier.

QUELLE

Qu’avez-vous changé dans Salesforce pour le prendre en charge? Liez chaque étape du diagramme de processus aux éléments de métadonnées Salesforce dans le dictionnaire de données qui sont nécessaires pour exécuter cette étape de processus, par exemple. objets, champs, modèles d’e-mail, classes Apex, workflows de création de processus, règles de validation.

POURQUOI

Pourquoi des modifications ont-elles été apportées et où se trouve la documentation décrivant pourquoi et comment vous avez modifié Salesforce? Ajoutez ou liez la documentation aux éléments de métadonnées Salesforce dans le dictionnaire de données.

Au cœur de cela se trouve le WHAT (Org Data Dictionary) qui répertorie tous les éléments de métadonnées. Attachés à chaque élément de métadonnées sont le COMMENT (cartes de processus, modèles de données) et le POURQUOI (documentation et exigences).

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Tenir à jour un dictionnaire de données et gérer la documentation

Vous pouvez utiliser les outils bureautiques gratuits, créer des objets personnalisés dans Salesforce ou utiliser des applications AppExchange payantes pour créer et maintenir le dictionnaire de données et gérer la documentation. Chaque approche a son coût. Gratuit n’est pas gratuit. C’est pourquoi nous payons pour utiliser Salesforce pour gérer les données de nos clients et nous n’utilisons pas encore beaucoup de feuilles de calcul gratuites et disparates, n’est-ce pas?

Voici quelques considérations lorsque vous définissez votre approche de documentation de l’organisation:

  • Lequel Métadonnées de l’organisation est le Dictionnaire de données créé à partir de – Production, l’un de vos bacs à sable et vos organisations DX à gratter? Comment la documentation «circule-t-elle» lorsque les métadonnées sont migrées via les bacs à sable vers la production? Le but est de créer de la documentation quand elle est fraîche dans l’esprit. Si vous le laissez plus tard, cela ne se produira pas aussi facilement.
  • Comment garder le dictionnaire de données synchronisé avec les organisations nouveaux éléments de métadonnées sont créés et qu’advient-il de la documentation si les métadonnées sont supprimées? Les métadonnées peuvent être modifiées par votre équipe, des consultants externes ou par des mises à niveau vers des packages gérés.
  • Comment obtenir différentes équipes, chacun travaille dans ses propres bacs à sable et gratte des organisations DX pour documenter son travail? Comment fusionner la documentation pour que chaque équipe puisse voir ce que font les autres? C’est vraiment important lorsqu’ils travaillent simultanément sur les mêmes objets.
  • Lequel les types de métadonnées suivront le dictionnaire de données? Ce n’est que la plate-forme principale (cloud de vente / service et packages gérés) ou des systèmes externes tels que Pardot, Marketing Cloud, Commerce Cloud et d’autres applications qui sont intégrés?
  • Où allez-vous gérer et contrôler la version de la documentation de l’organisation: exigences, user stories, schémas de processus, notes, spécifications, captures d’écran, etc.?
  • Comment combinez-vous Analyse organisationnelle (utilisation du terrain et population des données de terrain), avec la documentation de l’organisation afin que vous ayez une image complète pour effectuer l’analyse d’impact de tout changement?
  • Comment tu rapport sur la documentation de l’organisation accélérer l’analyse d’impact? La manière dont vous souhaitez utiliser la documentation de l’organisation déterminera la manière dont vous la structurez et la stockez.
  • Comment tu contrôler l’accès aux personnes qui peuvent mettre à jour, consulter, collaborer et créer des rapports sur le dictionnaire de données et la documentation de l’organisation? S’agit-il uniquement de vos administrateurs? Qu’en est-il des développeurs et des consultants externes?
  • Une partie de la documentation de l’organisation peut-elle également être utilisée comme aide aux utilisateurs finaux? Si tel est le cas, comment fournir un accès facile depuis les pages d’enregistrement Salesforce aux versions principales de la documentation?

Construire de solides habitudes de documentation

Le moment le plus rapide et le plus simple pour ajouter de la documentation est «sur le moment». C’est frais dans votre esprit, vous vous souvenez de la justification – le Pourquoi.


« Je le ferai plus tard »

« Il n’y a pas de » plus tard «  »


C’est Nike qui l’a mieux dit en 1988. «Just Do It».

Prenons l’exemple d’une règle de validation. Il faut 30 minutes pour construire, valider et tester. Cela pourrait prendre 2 heures pour résoudre ce problème 3 mois plus tard. L’ajout de documentation prend 5 minutes, max. BTW Cela pourrait être encore plus rapide si vous créiez un diagramme de processus pour comprendre le processus qui nécessitait la validation. Ensuite, il faut 10 secondes pour connecter le diagramme de processus à la validation. Pas besoin de créer de documentation supplémentaire.

Au minimum, remplissez les descriptions dans Salesforce. Dans le meilleur des cas, vos processus de gestion des versions indiquent que vous ne pouvez pas être mis en service sans disposer du niveau minimum de documentation. Un rapide 280 caractères ou une photo qui sera de la poussière d’or dans 6 mois. Un tweet pour dire « Wow – regardez ce que je viens de créer et pourquoi.

Victoires rapides

Il y a des gains rapides qui peuvent vous donner un énorme retour sur investissement en quelques heures, et peuvent construire l’analyse de rentabilité pour une approche et des outils plus robustes. Nous avons écrit un livre intitulé Résultats rapides qui l’expose plus en détail. Le livre propose 3 domaines:

  • Supprimer des champs des mises en page: Simplifiez les mises en page, ce qui accélérera les temps de chargement des pages, engagera les utilisateurs finaux et réduira les erreurs de saisie de données.
  • Recueillir des commentaires et ajouter de l’aide sur les champs: Recherchez les champs qui nécessitent plus d’aide – listes de sélection, obligatoires, règles de validation, automatisation du lancement – dans les mises en page. Recueillez des commentaires avec un temps de cycle rapide pour répondre aux utilisateurs avec une aide mise à jour pour les garder engagés.
  • Supprimez les packages gérés inutilisés: Ils gonflent votre organisation et gaspillent de l’argent sur des licences inutilisées. Bien que cela n’améliore pas directement l’adoption par les utilisateurs, c’est une excellente source d’économies de coûts.

Catalyseur Elements.cloud

Ce que les administrateurs et les consultants recherchent, c’est une approche simple, facile à mettre en œuvre et reproductible pour le nettoyage et la documentation. Il doit également fonctionner quelle que soit la taille ou la complexité de la structure organisationnelle. Et il doit être plus large que Salesforce.

Nous avons passé les 4 dernières années à construire Elements Catalyst pour fournir un outil robuste qui prend en charge tous les problèmes de documentation de l’organisation, c’est pourquoi nous avons gagné DemoJam après DemoJam. Nous constatons que les clients sont en mesure de justifier une approche plus robuste que les feuilles de calcul. La configuration d’essai gratuite prend 4 clics et 2 minutes. L’analyse nocturne de votre organisation sera perspicace (et potentiellement effrayante).



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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