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Guide de nettoyage des types d’enregistrements Salesforce7 minutes de lecture


C’est très bien de développer votre organisation Salesforce pour mieux s’adapter à vos processus, même à la complexité propre à votre organisation, mais il viendra un moment où vous devrez prendre du recul et auditer votre configuration. Les types d’enregistrement sont une fonctionnalité de Salesforce qui peut être implémentée de manière incorrecte. Ainsi, évaluer l’objectif de vos types d’enregistrements et supprimer ceux qui n’offrent aucun avantage est un travail d’administrateur qui ne doit pas être oublié. C’est un sale boulot, mais il faut que quelqu’un le fasse!

Si vous ne l’avez pas encore fait, veuillez consulter mon précédent post Bonnes pratiques relatives aux types d’enregistrement (et j’espère que vous pourrez éviter complètement ce drame). Lorsque le dommage est fait et que vous travaillez dans une organisation avec un problème de type d’enregistrement, comment pouvez-vous le résoudre? Je vais vous guider à travers les 4 étapes – de l’enquête à la suppression définitive des types d’enregistrement.

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Organisations avec des problèmes de type d’enregistrement

Imaginons d’abord ce scénario….

Vous entrez dans une organisation Salesforce existante, en tant que nouvelle recrue ou en tant qu’administrateur. Lors de votre premier appel avec l’équipe commerciale, vous apprenez que les utilisateurs sont frustrés par les clics inutiles, les mauvaises mises en page et la confusion générale sur l’opportunité.

Après avoir regardé l’opportunité, vous remarquez que son objet Opportunité a cinq types d’enregistrement. Tout de suite, cela semble excessif – et cela pourrait l’être. Mais personne, pas même un administrateur chevronné et expert ne peut passer cet appel à partir de cette seule information.

Étape 1: Enquête

Découvrez avec quoi vous travaillez actuellement en répondant à ces questions:

  • Combien d’enregistrements se trouvent sous chaque type d’enregistrement?
  • Chaque type d’enregistrement est-il lié à une mise en page spécifique?
  • Combien de mises en page y a-t-il?
  • Demandez aux utilisateurs: «À quoi sert chaque type d’enregistrement?» (Astuce: demandez à plus d’un utilisateur)
  • Existe-t-il des différences entre les valeurs de liste de sélection de chaque type d’enregistrement?
  • Existe-t-il des différences majeures dans les mises en page? (organisation et champs obligatoires)

Comme beaucoup de mes recommandations Salesforce, une grande partie de cette tâche ne se trouve pas réellement dans Salesforce, elle concerne les questions de vos utilisateurs, ce qu’ils perçoivent comme les différences ou même s’ils les trouvent utiles. Vous saurez qu’un type d’enregistrement est bon lorsque vous entendez des choses comme:

  • « Oh, les renouvellements, nous devons remplir tous ces trucs, les nouveaux business ne l’ont pas. »
  • « Mon responsable s’assure que nous choisissons toujours le bon type d’enregistrement »
  • « Le menu déroulant Produit est différent pour certains d’entre eux… »

Vous saurez qu’ils n’obtiennent pas beaucoup d’avantages, qu’ils ne les utilisent pas correctement, ou qu’ils ne sont pas configurés correctement lorsque vous entendez des phrases telles que:

  • « Je ne sais pas à quoi ça sert, tout me semble pareil. »
  • « Je choisis » Renouvellement « , mais je dois encore remplir les champs » Nouvelle entreprise « ! »
  • «Je ne sais pas, je choisis ce que je veux et continue.

Vous voudrez probablement aussi exécuter quelques rapports. J’ai publié ce rapport indiquant le nombre de types d’enregistrement créés chaque année, ce qui me montre ce qui est utilisé et ce qui ne l’est pas:

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Vous pouvez voir qu’il existe trois types d’enregistrements qui ne sont pas du tout utilisés (ou qui sont très peu utilisés).

Vous souhaiterez également exécuter un rapport qui regroupe par type d’enregistrement et examine les valeurs de liste de sélection. Chacune des listes de sélection est-elle adaptée à chaque type d’enregistrement? Ont-ils besoin de l’être?

Étape 2: Planification et décisions

Ensuite, vous devrez définir le plan idéal et propre pour l’utilisation des types d’enregistrements à l’avenir. Consultez mon article de blog précédent sur la planification des types d’enregistrements. Le résultat final ici est que vous aurez une carte des différences de chaque type d’enregistrement. Ce faisant, vous devrez également décider des types d’enregistrements à supprimer.

Dans mon scénario ci-dessus, je souhaite consolider jusqu’à deux types d’enregistrements «New Business» et «Renewals». Nous allons donc simplement renommer les deux avec le volume le plus élevé et nous prévoyons de supprimer les trois autres types d’enregistrements. Ma nouvelle carte n’aura que ces deux types d’enregistrement.

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Étape 3: Apportez des modifications

Conseil important: Assurez-vous que l’historique des champs est activé pour tous les champs que vous allez modifier au cours du processus de nettoyage et utilisez également Data Loader pour effectuer un « Tout exporter » avant de commencer. Si le pire des cas se produit et que vous vous débarrassez de quelque chose par erreur, vous pourrez voir vos modifications dans l’historique des champs et disposer d’un document externe que vous pouvez utiliser pour référence ou sauvegarde.

Commencez par vous assurer que vous disposez d’une mise en page correspondante pour chacun des types d’enregistrement que vous allez conserver et mettez-les à jour en conséquence. Vous devrez également mettre à jour les valeurs de liste de sélection et les champs par défaut, pour chaque type d’enregistrement que vous allez conserver. Vous devrez peut-être mettre à jour vos processus de vente si vous avez des multiples.

Puisque nous allons nous débarrasser de trois types d’enregistrements, ce sont ceux sur lesquels je me concentrerai d’abord sur la mise à jour en masse. Exécutez simplement un rapport en filtrant par le type d’enregistrement que vous souhaitez supprimer, incluez l’ID sous forme de colonne et mettez à jour en masse toutes les valeurs de champ qui ne correspondent pas à la nouvelle carte que vous avez créée précédemment. Assurez-vous de migrer également chaque enregistrement vers son nouveau type d’enregistrement correspondant.

Une fois que vous avez fait cela pour chacun des types d’enregistrement que vous souhaitez supprimer, vous devriez voir qu’il n’y a plus d’enregistrements sous le type d’enregistrement que vous souhaitez supprimer.

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Considérations supplémentaires

Types d’enregistrement par défaut sur les profils – Vous devrez peut-être ajuster le type d’enregistrement par défaut sur vos profils avant la suppression. Changez le type d’enregistrement par défaut ou changez-le en «Master». Changer le type d’enregistrement sur les profils standard est un peu plus délicat, mais cela peut être fait. Je ne peux pas m’attribuer le mérite d’avoir compris celui-ci, mais la réponse originale peut être trouvée ici.

Automatisation – Règles de flux de travail, Process Builder, code – Partout où un type d’enregistrement peut être référencé, il convient de mettre à jour soit le nouveau type d’enregistrement approprié, soit aucun type d’enregistrement. Cela peut vous prendre un certain temps à parcourir ici, et vous pouvez toujours rechercher des outils spécialisés qui effectuent la recherche de métadonnées de Salesforce.

Rapports, filtres, vues de liste, champs récapitulatifs de cumul – Vous devrez mettre à jour chacun de ces éléments si nécessaire. Si vous avez une grande organisation, vous pouvez envisager de procéder à une mise à jour générale des améliorations et à une démonstration rapide de la façon dont un utilisateur peut mettre à jour ses propres filtres de rapport ou d’affichage de liste.

Bac à sable d’abord! Comme toujours, toutes les modifications que vous apportez à Salesforce doivent être entièrement testées et examinées dans Sandbox avant de passer à la production. Le but des projets de nettoyage comme ceux-ci est de rendre la vie plus facile pour l’utilisateur final, pas plus difficile. Travailler dans Sandbox vous donne d’abord la possibilité de trouver les messages d’erreur ou les pierres d’achoppement en cours de route, de les corriger et de mieux vous préparer aux modifications de votre organisation de production.

Étape 4: Supprimez les types d’enregistrement!

Oui, c’est vraiment aussi simple que cela! La partie la plus importante de ce processus consiste à sauvegarder vos données avant de commencer. Exporter tout et l’historique des champs sont rapides, faciles et gratuits. Si vous disposez d’un bac à sable de copie complète, continuez et actualisez-le avant de commencer. Il existe également de nombreux services payants sur App Exchange.

La suppression de quoi que ce soit dans Salesforce peut provoquer une attaque de panique même chez les administrateurs les plus expérimentés, mais si vous prenez soin de vous, documentez votre processus et faites une sauvegarde, vous aurez des types d’enregistrement propres et des utilisateurs satisfaits en un rien de temps!



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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