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Guide ultime de sélection d’un système de gestion de projet pour Salesforce16 minutes de lecture


Lorsque les projets sont mal gérés, les entreprises risquent de perdre des millions de dollars. Le Project Management Institute (PMI) indique qu’en moyenne, plus de 100 millions de dollars sont gaspillés pour chaque milliard de dollars investi dans des projets. Choisir le bon outil, qui pourrait aider à restaurer 10 % de rentabilité et également vous aider à mieux gérer les projets de votre organisation, est donc un facteur critique de succès.

Il existe une pléthore de progiciels conçus pour nous aider dans tous les aspects de la gestion de projet. Lorsqu’il s’agit de gérer un projet avec Salesforce, il existe des options natives et non natives (que ce guide couvre, et je vous recommande de lire ceci en premier). Pourtant, avec autant d’applications parmi lesquelles choisir, les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise peuvent se retrouver embourbés dans une mer d’informations, ce qui rend difficile l’évaluation et la sélection des bonnes applications pour augmenter la productivité et rationaliser leurs efforts.

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Pour parcourir ces options, vous devez établir un processus de sélection basé sur les besoins uniques de votre organisation. Décider quelle application correspond le mieux à votre entreprise consiste à identifier précisément l’architecture et les fonctionnalités de gestion de projet dont vous avez besoin, et à choisir la solution qui y répond le mieux. Et, pour ceux qui travaillent déjà avec Salesforce, non seulement la solution que vous avez choisie doit répondre aux besoins spécifiques de l’organisation, mais elle doit également s’intégrer de manière transparente à Salesforce.

Comparaisons dénuées de sens

S’il existait une liste des « 10 meilleures voitures », elle aurait peu de valeur pour vous en tant qu’acheteur potentiel. Le meilleur pour qui ? Le meilleur pour quoi ? Si vous conduisez sur l’autoroute, une Ferrari peut être la meilleure. Si vous passez votre temps à conduire dans une zone urbaine compacte avec un parking limité, une Smart Car serait bien « meilleure » que la Ferrari.

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Et c’est ainsi avec les packages de gestion de projet. Vous pouvez consulter l’une des nombreuses listes des « 10 meilleurs systèmes de gestion de projet », mais ce serait à peu près aussi significatif que la liste des « 10 meilleures voitures ».

Les listes sont défectueuses à d’autres égards. Ce n’est pas parce qu’un colis a reçu le plus d’avis positifs des clients que c’est la meilleure solution pour vous. Si la liste est basée sur un ensemble de critères qu’un journaliste ou un analyste a proposé, elle ne reflète certainement pas votre pondération des critères. Les critères et la pondération des critères vont être différents d’une entreprise à l’autre – peut-être même d’un département à l’autre, ou d’un projet spécifique.

Méfiez-vous d’utiliser le nombre d’avis de clients comme indicateur principal – 100 avis par des entreprises avec 10 licences chacune peuvent être très différents d’un seul avis par une entreprise avec 10 000 licences.

Ou vous pouvez vous rendre sur l’un de ces sites qui prolifèrent rapidement et qui prétendent vous aider à choisir la bonne application sur la base d’une série de questions de base qui peuvent inclure ou non ce qui est vraiment important pour vous.

Il existe d’autres considérations qui rendent les classements moins efficaces. Ce n’est pas parce que quelqu’un a donné une note faible à un système que le système est mauvais. C’est peut-être mauvais, mais il se peut aussi que le système n’ait tout simplement pas fonctionné pour ce dont ils avaient besoin. Ce n’est pas parce qu’un analyste n’a pas inclus de package dans une évaluation que vous ne devriez pas considérer le produit.

Les limites de la fonctionnalité

Chaque système repose sur une architecture. L’architecture détermine à quel point il est difficile ou facile d’atteindre différents objectifs.

Au-delà des fonctionnalités communes partagées entre les systèmes de gestion de projet et de processus, l’architecture est ce qui dicte vraiment l’efficacité d’un système dans votre environnement.

Si l’architecture ne correspond pas bien au mode de fonctionnement de votre entreprise, peu importe la quantité de fonctionnalités dont dispose le système. Ce sera comme forcer une cheville carrée (votre environnement) dans un trou rond (l’architecture du système).

La seule façon de s’assurer que l’architecture répond aux besoins de votre organisation est de faire une preuve de concept approfondie. Vous ne saurez pas simplement en regardant quelles fonctionnalités le système a à offrir. Vous devez tester le logiciel ou, pour utiliser la métaphore de la voiture ci-dessus, le faire tester sur vos routes pendant que vous êtes sur le siège passager.

Tant de choix

Il existe tellement d’options de système de gestion de projet pour deux raisons principales : (1) chaque organisation gère des projets, la demande est donc énorme ; et sans surprise (2) personne n’a mis au point le meilleur système de gestion de projet que tout le monde puisse utiliser. Tout comme il n’y a pas de « meilleure » voiture.

Le marketing les fait tous se ressembler. Mais il existe des différences majeures, et certaines solutions de fournisseurs fonctionneront pour vous, tandis que d’autres ne le feront pas. Obtenir un bon ajustement signifie faire vos devoirs pour comprendre le type de solution dont vous avez besoin.

Un logiciel de gestion de projet n’est certainement pas une proposition unique. Pour rendre les choses encore plus difficiles, le diable se cache souvent dans les détails. À moins de creuser profondément, vous ne saurez peut-être pas avant qu’il ne soit trop tard que l’option que vous avez sélectionnée ne fonctionnera tout simplement pas pour vous.

Trouver la bonne solution

Vous trouverez ci-dessous un ensemble de questions que vous devriez considérer lorsque vous recherchez un système de gestion de projet à exécuter sur ou avec la plate-forme Salesforce, et propose quelques suggestions sur la meilleure façon de prendre votre décision.

Questions auxquelles vous devez répondre

Aux fins de ce document, il est supposé que toutes les solutions ont des fonctionnalités de gestion de projet de base, telles que l’affectation des tâches, la planification, le diagramme de Gantt, la collaboration, le partage de fichiers, etc.

Avez-vous besoin d’une solution de niche?

Certaines entreprises (ou services) sont mieux servies par des solutions conçues pour répondre spécifiquement à leurs besoins.

Un exemple évident est développement de logiciels. Vous souhaiterez probablement une solution prenant en charge des éléments tels que Scrum, la hiérarchisation du backlog, la planification des sprints et l’intégration des outils de développement. Ce type de fonctionnalité ne s’applique qu’aux projets de développement de logiciels, vous devez donc rechercher une solution spécialement conçue pour le développement de logiciels.

Doit-il être 100% natif Salesforce ?

Si vous êtes sur la plateforme Salesforce, il y a de nombreux avantages à mettre en place une solution Salesforce 100% native :

  1. Toutes vos données sont stockées dans Salesforce.
  2. La solution a une apparence et une fonction similaires à Salesforce.
  3. La solution ne compte pas dans vos limites d’utilisation de l’API.
  4. Vous pouvez tirer parti de toutes les applications et outils d’intégration sur Appexchange.
  5. Vous pouvez utiliser les outils intégrés familiers pour créer des tableaux de bord et des rapports.
  6. Vous pouvez utiliser l’administrateur Salesforce pour gérer votre environnement de projet.
  7. Le coût est susceptible d’être moindre, tant en termes d’abonnements que de maintenance.
  8. Le fournisseur est pleinement engagé dans la plate-forme Salesforce.
  9. Vous maximisez votre investissement dans Salesforce.

Quel est le cas d’utilisation ?

Il existe bien sûr de nombreuses façons de catégoriser les projets, mais les différences de catégorie de projet sont plus pertinentes une fois que vous dépassez les solutions de niche. Assurez-vous de bien comprendre dans quelle catégorie appartient votre organisation, sinon vous risquez de rencontrer des difficultés majeures plus tard. Par exemple, si vous devez personnaliser le système que vous choisissez, assurez-vous qu’il possède le niveau de personnalisation dont vous aurez besoin.

Il ne sert à rien d’acheter un produit qui a des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin. Vous voulez vraiment opter pour l’option la plus simple qui répond à vos besoins. D’un autre côté, vous ne voulez pas acheter un système qui sera inadéquat dans quelques années.

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Tout-en-un ou mix and match ?

Certains fournisseurs tentent de regrouper de nombreuses fonctionnalités différentes dans un seul produit. Cela peut être une bonne chose pour une petite organisation, mais pas tellement pour les grandes organisations qui ont, par exemple, des systèmes de comptabilité dédiés ou des systèmes de gestion des ressources dédiés. Il y a de fortes chances que les propriétaires de ces systèmes ne voudront pas changer pour la solution offerte par votre système de gestion de projet.

Ce dilemme s’applique également aux PMO qui nécessitent des fonctionnalités de planification d’avant-projet telles que l’analyse des risques et l’analyse des opportunités. Souvent, les solutions qui répondent à ces besoins satisfont la direction générale, mais pas l’équipe de projet elle-même chargée de mener à bien le projet. Dans ce cas, il peut être plus judicieux de répondre aux besoins des PMO avec une solution qui se concentre spécifiquement sur leurs besoins de planification.

Répétitif/Récurrent ou Unique ?

Un outil pour gérer des projets ponctuels est assez différent d’un outil conçu pour gérer des projets récurrents. D’une part, il existe une dimension d’optimisation dans les projets répétitifs qui n’existe évidemment pas dans les projets ponctuels. Il y a aussi, au minimum, le besoin de modèles de projet.

Idéalement, un système pour les projets récurrents devrait prendre en charge une approche orientée services plutôt qu’une solution de modèle, car il simplifie la réutilisation, la flexibilité et l’agilité.

Qu’est-ce que la facilité d’utilisation pour vous ?

Si vous exécutez des projets ponctuels, la facilité d’utilisation pour vous équivaut à la possibilité d’apporter de nombreuses modifications au plan de projet à la volée.

D’un autre côté, si vous exécutez des projets répétitifs comme des essais cliniques, la facilité d’utilisation pour vous sera la possibilité d’orchestrer des projets et des processus à plusieurs niveaux sur une longue période de temps. Par définition, les projets répétitifs ne sont pas susceptibles de changer si souvent, donc la capacité d’effectuer des changements fréquents n’est pas une priorité élevée.

La solution s’intègre-t-elle à votre réseau social ?

La communication et la collaboration sont essentielles à la gestion de projet. La solution sélectionnée doit pouvoir intégrer étroitement votre outil de collaboration de choix au niveau des tâches, qu’il s’agisse de Chatter, de messagerie, de MS Teams ou de Slack.

Quelle est la complexité des processus métier qui soutiennent le projet ?

Derrière chaque barre du diagramme de Gantt se trouve un processus métier, spécifié comme prédécesseurs et successeurs. Dans certains projets (généralement opérationnels), les processus métier peuvent être complexes. Si ces processus sont en quelque sorte dysfonctionnels, le risque d’échec du projet est beaucoup plus grand. Par conséquent, une solution qui offre la possibilité de concevoir et d’exécuter explicitement ces processus offrira un avantage significatif.

Quelle est l’importance de la personnalisation ?

Traditionnellement, la plupart des organisations nécessitent de nombreux niveaux de personnalisation différents, allant de l’ajout de votre logo à la personnalisation des modules. Pour les grandes organisations avec des exigences complexes, la capacité de faire une personnalisation approfondie est essentielle.

Il existe principalement trois niveaux de personnalisation du logiciel :

  1. Configuration effectuée par l’administrateur système à l’aide des options de personnalisation intégrées.
  2. Extension des fonctionnalités à l’aide de l’API de la solution.
  3. Collaborez avec le fournisseur pour personnaliser un ou plusieurs de ses modules logiciels.

Quelle est l’importance de l’intégration ?

Il existe différents niveaux d’intégration. Il est important de savoir que la solution que vous choisissez peut s’intégrer de manière efficace avec les applications et systèmes clés dont vous avez besoin.

Quelle est l’importance de la planification?

La planification automatisée peut devenir compliquée à la hâte. Il existe de nombreuses options à considérer : le besoin de plusieurs algorithmes pour les différentes phases d’un projet ; le besoin de dates dures et douces; règles de recalcul des dates prédécesseur et successeur ; règles de recalcul des dates dans les sous-processus. Et plus..

Il est essentiel que vous compreniez vos propres besoins de planification et que vous les adaptiez à la solution candidate.

Quelle est l’importance de la méthodologie?

Certaines organisations suivent des méthodologies rigides qui doivent être prises en charge par le logiciel. D’autres organisations peuvent trouver une solution qui inclut une méthodologie qu’elles n’ont pas utilisée mais qui fonctionnera bien pour elles. S’assurer que la solution peut fonctionner avec votre méthodologie ou que vous pouvez ajuster votre méthodologie pour s’adapter à la solution est une considération clé.

Quels sont les critères de réussite d’un projet ?

Les organisations ont des critères différents pour déterminer le succès d’un projet. Par exemple, si le coût est la considération principale, il est essentiel que la solution que vous choisissez comprenne des éléments tels que la budgétisation ou qu’elle puisse s’interfacer avec votre solution comptable existante. Si le temps est la considération primordiale ou si les ressources sont limitées, il peut être intéressant d’envisager un produit prenant en charge la fonctionnalité de gestion de projet de chaîne critique (CCPM).

Comment faire votre sélection

1. Si vous avez des exigences de niche incontournables, examinez d’abord les solutions de niche

Il ne sert à rien d’essayer d’adapter une solution générale pour répondre à vos besoins de niche si vous pouvez trouver une solution qui répond déjà à vos besoins.

2. Comprendre comment le système est architecturé

Si votre organisation exécute des projets récurrents, explorez si le système est conçu pour créer des modules réutilisables qui peuvent être gérés et versionnés indépendamment, et peuvent être composés dynamiquement en projets de bout en bout en fonction des demandes uniques des clients ou des circonstances dominantes ? Si les projets de votre organisation sont hiérarchiques, en réseau ou émergents, l’architecture prend-elle en charge ces topologies ? L’architecture fournit-elle une prise en charge immédiate des interdépendances complexes entre des processus et des projets disparates, et peuvent-ils être considérés comme un seul projet ? Le système vous fournit-il toutes les données dont vous avez besoin pour analyser et optimiser les processus qui sous-tendent les barres du diagramme de Gantt ?

3. Allez au-delà des analystes du secteur pour votre liste restreinte

Ce n’est pas parce qu’un fournisseur n’est pas répertorié dans un rapport d’analyste qu’il est automatiquement exclu. Il est impossible même pour les grands cabinets d’analystes d’inclure tous les fournisseurs dans leur analyse approfondie. Il peut y avoir des candidats totalement viables qui ne font pas la coupe de l’analyste. Et bien sûr, il s’agit d’un marché en évolution rapide, les rapports d’analystes sont donc à peu près obsolètes au moment où ils sont publiés.

4. Comprendre les avis clients

Tout comme une Camry aura beaucoup plus de critiques que Ferrari, cela ne fait pas de la Camry un meilleur choix pour vos besoins. Comprenez à quelle fonctionnalité les avis traitent.

5. Considérez les petits fournisseurs, mais défiez-les

Gardez à l’esprit que les petits fournisseurs peuvent être plus agiles, plus attentifs et plus flexibles, tout en étant disposés et capables d’ajouter des fonctionnalités à leur produit pour répondre à vos besoins. Le compromis peut être l’évolutivité. Incitez les petits fournisseurs à prouver que l’évolutivité, la sécurité et d’autres capacités de niveau logiciel d’entreprise existent, même si la taille de l’entreprise est modeste.

6. Ne limitez pas votre vision

Au lieu de rechercher uniquement des choses auxquelles VOUS pouvez penser, regardez les choses que vous voudriez certainement si vous saviez qu’elles étaient disponibles. Il est donc important de regarder au-delà de vos besoins connus pour voir ce qui est offert d’autre qui pourrait aider votre organisation.

7. Tenir compte des questions de mise en œuvre

  • Est-il facile d’installer et d’administrer le système ?
  • Est-il facile à utiliser ?
  • Pouvez-vous commencer petit et évoluer autant que vous en avez besoin ?

8. Faire une preuve de concept

C’est le grand. Une fois que vous dépassez les catégories simples et modérées de la gestion de projet, la seule façon de s’assurer qu’un produit répondra à vos besoins est de faire une preuve de concept. La plupart des fournisseurs travailleront avec vous pour le faire gratuitement. Il vaut la peine de prendre le temps de s’en assurer dès le départ, au lieu de trouver plus tard que la fonctionnalité que vous pensiez existe s’avère peu adaptée à vos besoins.

En règle générale, les organisations sélectionneront un défi commercial à relever par un fournisseur, avec diverses entrées, des contraintes du monde réel et un délai pour terminer la preuve de concept. Un délai de deux semaines est une fenêtre courante pour un fournisseur pour montrer qu’il peut ou ne peut pas répondre avec succès aux exigences du client. Les résultats communiqueront un niveau de confiance de la capacité du fournisseur à soutenir le client dans la mise en œuvre réelle et réelle.

Ne pas faire de preuve de concept pour des environnements de projet complexes et récurrents peut entraîner de graves problèmes à terme.

Conclusion

Chaque organisation est unique. Pour sélectionner la bonne solution pour votre organisation, investissez dans une preuve de concept.
Voici quelques exemples de systèmes de gestion de projet :

Salesforce 100% natif

Produits Salesforce non natifs avec intégration Salesforce:

Si vous souhaitez en savoir plus, abonnez-vous à notre blog à l’adresse blog.work-relay.com



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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