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Importation de listes de prix dans Salesforce – Didacticiel Data Loader15 minutes de lecture


Travailler avec des produits, des catalogues de prix et des entrées de catalogue de prix dans Salesforce peut être délicat, en particulier lorsque vous devez effectuer une mise à jour en masse des informations sur les prix. Comment mettre à jour correctement les prix, sans gâcher l’importation des données?

Le cas d’utilisation suivant est basé sur une histoire vraie et fait partie d’un voyage que je pense que tous les administrateurs (moi y compris) vont vivre. Plutôt que de parcourir chaque produit et d’attribuer manuellement une nouvelle valeur dans un nouveau catalogue de prix, je parlerai de la façon d’utiliser Data Loader pour définir de nouvelles valeurs à tous les niveaux – en bloc. Data Loader est un outil fondamental qui devrait être dans l’arsenal de tout professionnel Salesforce!

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Après avoir décrit le cas d’utilisation, le didacticiel sera divisé en deux parties. La première partie vous apprendra à préparer vos données pour le chargement, et la seconde vous apprendra à utiliser Data Loader pour mettre à jour votre base de données en masse. Commençons par la trame de fond.

Présentation du cas d’utilisation

16 h 45, vendredi après-midi

Vous vous êtes récemment retrouvé volontaire que vous êtes le nouvel administrateur Salesforce de votre bureau, Reliable Paper Company. Il est 16h45 un vendredi après-midi et le responsable de l’équipe commerciale vient de vous envoyer l’e-mail ci-dessous:

Salut,

Veuillez trouver ci-joint les nouveaux prix pour le nouveau trimestre (. Nous avons également modifié les codes de certains articles, veuillez les mettre à jour dans Salesforce lorsque vous mettez à jour la liste de prix. Merci!

Vous ouvrez l’attachement et soupirez. En tant qu’administrateurs, nous les avons tous vus – des feuilles de calcul horribles avec des données extraites de plusieurs sources, sans en-tête ni structure réels, et c’est votre travail souvent de poser les questions et de combler les lacunes (un autre outil que tous les professionnels de Salesforce finiront par compétent!).

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Après avoir reçu la feuille de calcul ci-dessus sans en-tête et sans informations réelles, vous reconnaissez que les colonnes A, C et E semblent ressembler aux codes produit et que les colonnes B, D et F ressemblent à des valeurs de prix.

Encore une fois, c’est 16h45 un vendredi après-midi, et c’est la première fois que vous mettez à jour la liste de prix vous-même après que votre partenaire de mise en œuvre l’a téléchargée pour la première fois. La dernière chose que tu as envie

cela consiste à créer manuellement des centaines de nouveaux enregistrements dans Salesforce – en particulier parce que vous êtes censé retrouver bientôt de vieux amis pour le dîner!

N’aie pas peur! Salesforce adore créer des outils pour vous faciliter la tâche et, aujourd’hui, nous allons voir comment utiliser Chargeur de données.

Qu’est-ce que Data Loader?

Si vous n’avez jamais travaillé avec Data Loader auparavant, vous êtes sur le point de trouver un nouveau meilleur ami dans l’outil.

En termes simples, Data Loader est un outil qui permet aux administrateurs de manipuler des enregistrements en masse. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer plusieurs enregistrements dans un même objet. Il y a aussi un fonction de ligne de commande (mais nous ne reviendrons pas là-dessus dans cet article).

Alors, quel est le plan, Stan? Comment aborder une importation de données Salesforce

Il y a deux choses très importantes à comprendre ici:

  1. Que voulez-vous réaliser (où allez-vous)?
  2. De quelles ressources disposez-vous actuellement (où en êtes-vous actuellement)?

À l’heure actuelle, vous savez que vous avez une nouvelle liste de prix qui doit être prête pour l’équipe des ventes le lundi matin. Vous savez également qu’il vous reste 15 minutes avant de devoir partir pour retrouver vos amis pour un dîner de rattrapage…

… Remarque: faire une grosse mise à jour au cours des dernières heures d’un vendredi est TOUJOURS une mauvaise idée, vous devriez avoir des politiques en place pour éviter ce genre de problème – mais c’est un problème différent!

Plutôt que de parcourir chaque produit et d’attribuer manuellement une nouvelle valeur dans un nouveau catalogue de prix, vous pouvez utiliser Data Loader pour définir de nouvelles valeurs à tous les niveaux en bloc.

La première chose que nous devons faire est de comprendre ce que Data Loader doit recevoir et comment nettoyer les listes de prix que vous avez reçues. Vous devrez ensuite savoir comment utiliser Data Loader.

Cet article sera divisé en deux parties. La première partie vous apprendra à préparer vos données pour le chargement, et la seconde vous apprendra à utiliser Data Loader pour mettre à jour votre base de données en masse.

Partie 1: Préparation des données

Composants

Il y a trois composants principaux impliqués ici:

  1. Le produit (Product2),
  2. Le Livre des Prix (Pricebook2),
  3. L’entrée du livre de prix (PricebookEntry).

Le catalogue de prix peut être considéré comme un «dossier» que vous pouvez utiliser pour attribuer certains prix à certains produits. Le produit lui-même est simplement l’information – son nom, sa famille de produits et son code par exemple. Le produit lui-même n’a pas de valeur financière. L’entrée du catalogue de prix est un objet de jonction utilisé pour joindre un produit à un catalogue de prix et lui donner une valeur financière.

Apprenez à connaître le modèle de données (+ exemples de tableaux)

Les produits et les catalogues de prix doivent exister avant qu’un enregistrement d’entrée de livre de prix puisse être créé, donc l’ordre suggéré dans lequel vous devez créer les enregistrements est Catalogues de prix, puis Produits, puis Entrées de livre de prix.

Il est important de noter qu’il faut toujours être un enregistrement d’entrée du livre de prix par rapport au catalogue de prix standard pour tout produit que vous souhaitez attribuer à un nouveau catalogue de prix. Par exemple, si l’entreprise fournit une liste de produits contenant de nouveaux produits, vous devez les créer en tant que produits et attribuer une entrée de catalogue de prix au catalogue de prix standard avant de l’affecter au nouveau catalogue de prix personnalisé.

Il y a des champs obligatoires sur chacune de vos tables. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’en-têtes que vos fichiers csv devraient contenir pour pouvoir les traiter via Data Loader.

Livre de prix (Pricebook2)
Identifiant (obligatoire pour la saisie du livre de prix)Nom (texte)IsActive (booléen)Description (texte, facultatif)

Comment structurer le fichier csv. Fichier

Nous insérons des enregistrements associés dans plusieurs objets différents, nous devons donc nous assurer que les enregistrements sont insérés dans le bon ordre et liés en rassemblant les identifiants des enregistrements précédemment insérés. Les enregistrements de saisie du catalogue de prix ont besoin de l’identifiant du catalogue de prix et du produit, ces deux éléments devront donc être insérés en premier.

Remarque: Si vous utilisez Data Loader pour la première fois, vous souhaiterez peut-être tester votre processus dans Sandbox avant de le faire en production. Dans ce cas, procédez comme suit dans Sandbox, puis répliquez en Production lorsque vous êtes satisfait du résultat.

Produit (Produit2)

Produit (Produit2)
Identifiant (obligatoire pour la saisie du livre de prix)Nom (texte)IsActive (booléen)Code CurrencyIso (liste de sélection)Famille (liste de sélection)ProductCode (texte)Description (texte, facultatif)

Saisie du livre de prix (PricebookEntry)

Saisie du livre de prix (PricebookEntry)
UnitPrice (devise)IsActive (booléen)Code CurrencyIso (liste de sélection)Pricebook2Id (Id du catalogue de prix)Product2Id (Id du produit)UseStandard Price (booléen)

Partie 2: Prix des mises à jour en masse avec Data Loader

Les étapes que nous allons suivre dans ce didacticiel sont les suivantes:

  1. Nettoyez les données fournies
  2. Insérer le catalogue de prix
  3. Insérez les produits
  4. Utilisez Vlookup pour remplir les ID
  5. Insérer les enregistrements de saisie du livre de prix

Étape 1: Nettoyez vos données

La première chose à faire est de nettoyer les données. Créez un modèle basé sur les champs ci-dessus pour vous assurer que vos données suivent le bon format et ont les colonnes correctement étiquetées

(cela facilite la correspondance automatique dans Data Loader – nous en parlerons plus tard).

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DES PRODUITS

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INSCRIPTIONS AU LIVRE DE PRIX

Étape 2: insérer le catalogue de prix

Cette partie peut être effectuée manuellement si vous le souhaitez, car il n’y a qu’un seul enregistrement, mais cela peut être une bonne occasion de vous familiariser avec Data Loader en insérant cet enregistrement en premier.

  • Si vous utilisez Data Loader, un journal de réussite sera créé et renverra un identifiant du

enregistrement nouvellement créé.

  • Si vous avez créé l’enregistrement manuellement, vous devrez récupérer l’ID à partir du

Barre d’URL dans votre navigateur.

Vous avez une option ici – vous pouvez créer l’entrée du catalogue de prix sur une seule ligne dans un fichier CSV et l’insérer via Data Loader, mais comme il est probablement moins difficile de la créer via l’interface utilisateur, c’est ce que je vais faire dans cet exemple.

Accédez à l’onglet Catalogues de prix dans Salesforce et cliquez sur Nouveau, remplissez les détails, puis cliquez sur Enregistrer.

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Une fois que votre catalogue de prix est prêt, recherchez l’ID dans l’URL et stockez-le quelque part (l’ID d’un enregistrement de catalogue de prix (PriceBook2) commencera toujours par « 01 »).

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Étape 3: Insérez les produits

Il est préférable d’utiliser Data Loader pour cette étape et d’utiliser le journal de réussite enregistré pour récupérer les identifiants.

La première chose à faire est de vous assurer que vos données sont préparées en conséquence. Si cela n’a pas été fait, veuillez vous référer aux modèles ci-dessus et vous assurer que vos données respectent ce format.

Si vous ne l’avez pas encore fait, téléchargez Data Loader sur votre ordinateur. Vous pouvez le faire en suivant les instructions ici.

Une fois que vous avez installé Data Loader, cliquez sur Insérer (ou sur Upsert si vous mettez à jour / insérez dans la même transaction).

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C’est ici que vous serez invité à vous connecter à votre environnement si vous ne l’avez pas déjà fait. Si c’est la première fois, vous souhaiterez peut-être d’abord exécuter un test dans Sandbox. Dans ce cas, suivez ces étapes dans Sandbox, puis quittez Data Loader et réauthentifiez-vous dans Production.

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Une fois authentifié, cliquez sur Suivant. Vous serez invité à sélectionner un objet – sélectionnez Produit. Vous serez également invité à sélectionner votre fichier CSV – utilisez celui que vous avez créé à partir du modèle.

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Cliquez sur Suivant. Vous serez invité à faire correspondre les champs de votre feuille de calcul avec les champs de l’objet Product2 dans Salesforce. Si vous avez conservé les mêmes étiquettes que celles écrites dans le modèle de cet article, vous devriez pouvoir cliquer sur Correspondance automatique et les aligner correctement. Sinon, mappez-les en conséquence en cliquant et en faisant glisser. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur OK, puis sur Suivant.

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La dernière page vous demande de sélectionner un dossier pour stocker les journaux de réussite et d’échec. Cela peut valoir la peine de créer un dossier de journaux séparé pendant que vous apprenez. Sélectionnez cela et cliquez sur Terminer puis sur OK dans la fenêtre contextuelle.

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J’espère qu’après l’exécution, vous verrez une fenêtre contextuelle similaire à celle ci-dessous vous indiquant que tous vos enregistrements ont été insérés sans erreur. Vous pourrez également afficher un aperçu du journal de réussite généré en conséquence. Si vous rencontrez des erreurs, consultez le journal des erreurs, corrigez vos erreurs et réessayez jusqu’à ce que vous réussissiez.

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Étape 4: Utilisez Vlookup pour remplir les ID

Utilisez Vlookup pour renseigner les identifiants des catalogues de prix et des produits dans le csv d’entrée du carnet de prix. Nous rassemblerons les ID de produit à partir des journaux de réussite produits aux étapes 2 et 3 à l’aide de l’outil Vlookup dans Excel.

Vous devriez déjà avoir créé un modèle de saisie de livre de prix, mais il manquera les identifiants pour les produits nouvellement insérés. Pour les rassembler, nous utiliserons un outil Excel appelé Vlookup.

Vlookup est un outil dans Excel utilisé pour trouver des données inconnues basées sur des données connues. Pour les besoins de ce didacticiel, nous allons supposer que le catalogue de prix a été créé manuellement et que l’identifiant a été collecté et stocké séparément. Cela nous permettra de nous concentrer sur les produits.

Voici à quoi devrait ressembler votre modèle de saisie du catalogue de prix, avec un petit ajout: j’ai ajouté une nouvelle colonne, [PRODUCT]. Cela contiendra la valeur Nom des enregistrements de produit que nous allons associer à l’enregistrement de réussite du produit.

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INSCRIPTIONS AU LIVRE DE PRIX

Voici comment fonctionne Vlookup. Il y a 4 variables dans le Vlookup:

A = La valeur connue que vous souhaitez rechercher (dans ce cas, le [PRODUCTNAME] colonne).

B = Où vous recherchez (la valeur A et la valeur que vous recherchez doivent toutes deux figurer dans ce tableau). Il convient de noter que la valeur A doit être la première colonne dans la plage B pour que cela fonctionne.

C = Le numéro de la colonne de la plage (B) qui contient la valeur résultante que vous recherchez (l’ID).

D = Devrait-il s’agir d’une correspondance approximative (nous devons définir cela comme FALSE).

Avant d’utiliser la formule Vlookup sur le fichier de réussite, créez-en un double et déplacez la colonne Nom du produit vers l’extrême gauche – la valeur A doit être la première colonne dans la plage B. Votre fichier de réussite en double, une fois que vous avez déplacé la colonne Nom à l’extrême gauche, devrait ressembler à ceci:

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La formule figurant dans la colonne Product2Id doit donc suivre le format «= RECHERCHEV (A, B, C, D)» et ressembler à ceci:

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Il y a un extrêmement vidéo pratique vous pouvez regarder sur le site Web de support de Microsoft comment utiliser Vlookup si vous avez besoin de plus de conseils.

Une fois que vous avez été en mesure de remplir la colonne Product2Id, vous devrez la copier et la coller en tant que valeurs. Sur un Mac, il s’agit de CMD + ALT + V, et sous Windows, de CTRL + ALT + V. Sur les deux, sélectionnez des valeurs, puis cliquez sur OK.

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Vous devriez maintenant avoir une liste des entrées du catalogue de prix à insérer à l’étape 5.

Étape 5: Insérez les enregistrements d’entrée du livre de prix

Une fois les données préparées, vous pouvez insérer les enregistrements d’entrée du catalogue de prix à l’aide de Data Loader.

Remarque: Un prix standard est toujours requis avant qu’une entrée de catalogue de prix puisse être ajoutée pour un catalogue de prix non standard. Si vous venez d’insérer des enregistrements, vous devez d’abord cloner votre csv d’importation du catalogue de prix et remplacer la valeur PriceBook2Id par celle de votre catalogue de prix standard, puis répéter le processus pour le nouveau catalogue de prix non standard. Suivez ces étapes ci-dessous pour le catalogue de prix standard, puis répétez pour le nouveau catalogue de prix si vous rencontrez des erreurs. Vous devrez également définir la colonne « UseStandardPrice » sur FALSE pour les enregistrements de saisie du catalogue de prix standard.

Pour insérer vos enregistrements d’entrée de catalogue de prix, accédez à nouveau au chargeur de données et cliquez sur Insérer. Cette fois, vous devrez cocher la case « Afficher tous les objets Salesforce » en haut

avant de pouvoir voir l’objet Saisie du catalogue de prix. Une fois que vous avez, sélectionnez-le et sélectionnez votre csv.

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Vous pourrez également faire correspondre automatiquement vos champs ici. J’ai laissé deux colonnes dans le csv que je n’ai pas besoin de mapper, afin que vous puissiez voir à quoi cela ressemble.

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Continuez comme à l’étape 3. Idéalement, vous exécuterez votre téléversement et verrez un écran de réussite. Comme mentionné ci-dessus, cela peut devoir être exécuté deux fois si vos produits n’ont pas de valeurs pour le catalogue de prix standard.

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Sommaire

Travailler avec des produits, des catalogues de prix et des entrées de catalogue de prix dans Salesforce peut être délicat, en particulier lorsque vous devez effectuer une mise à jour en masse des informations sur les prix. Basé sur une histoire vraie que je crois que tous les administrateurs (moi y compris) connaîtront, ce tutoriel vous a montré comment Data Loader peut venir à votre secours, mais vous devez suivre le processus en 5 étapes pour importer correctement les données et vous assurer de ne pas le faire. entrer dans un grand désordre!

Maintenant que cela est terminé, il est temps d’aller profiter de ce dîner et de retrouver vos anciens amis – et bien plus tôt que si vous les aviez tous téléchargés manuellement!



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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