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Introduction à la notation universelle des processus (UPN) pour la cartographie des processus Salesforce1 minutes de lecture


Universal Process Notation (UPN) est un moyen de documenter les processus métier qui peuvent être compris par un large éventail de publics différents – des analystes métier et des équipes informatiques aux utilisateurs finaux, à la direction, aux régulateurs, etc.

Connaître la notation universelle des processus est une compétence essentielle pour les carrières au sein (et au-delà) de l’écosystème Salesforce, comme les analystes commerciaux, les consultants, les commerciaux, etc.

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Salesforce développe cette compétence en haute priorité dans l’écosystème, en lançant une Cours sur la cartographie des processus métier sur Trailhead, disponible pour les 11 millions de Trailblazers dans le monde – je défends son importance depuis longtemps !

Voici mon point de vue sur les principes clés d’UPN et comment vous pouvez les appliquer pour obtenir un meilleur engagement avec vos cartes de processus métier.

Qu’est-ce que la notation universelle de processus (UPN) ?

Universal Process Notation (UPN) est une notation de mappage de processus qui n’est la propriété d’aucune entreprise ou produit logiciel. Il a été prouvé au cours des 20 dernières années qu’il fonctionnait avec n’importe quelle organisation, des principales industries hautement réglementées aux startups innovantes et aux organisations à but non lucratif.

Une carte des processus métier facile à comprendre peut remplacer mille mots

Les cartes de processus métier permettent aux analystes métier d’impliquer les utilisateurs finaux et de valider les exigences métier. Les cartes de processus éliminent le gaspillage, identifient les améliorations et constituent la base de l’UAT et de la formation.

L’humble carte des processus a des super-pouvoirs, mais seulement si tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Les origines d’UPN remontent aux années 1970 avec IDEF0 mais il a évolué pour être parfait pour les défis actuels de transformation rapide de l’entreprise, d’équipes hautement distribuées et de conformité réglementaire croissante.

De nombreux formats de diagrammes existants sont soit très techniques, soit inadaptés à un monde où le contenu est visualisé en ligne par des équipes réparties. Vous connaissez peut-être leurs noms : organigrammes, UML, cartes de flux de valeur, BPMN, SIPOC.

Principes clés de la notation universelle des processus (UPN)

La puissance d’UPN réside dans sa simplicité. Bien qu’il soit facilement compris par les utilisateurs finaux, l’informatique, la direction et les régulateurs, il y a plus que vous ne le pensez.

Creusez plus profondément et vous verrez que la notation vous permet de dessiner des diagrammes riches et sans ambiguïté ; cela élimine les problèmes de communication qui font perdre du temps et créent des retouches.

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Boîte d’activités

Le bloc de construction de base est le boîte d’activité, « Ce qui est fait. Une activité qui commence par un verbe, par exemple valider, créer, mettre à jour, fermer, présenter, confirmer…

Ressources

le Ressources sont les barres au bas de la boîte d’activité. Ils définissent qui est responsable, redevable, solidaire, consulté ou informé (RASCI). Non pas qu’il puisse également montrer quels systèmes sont impliqués.

Lignes et texte de ligne

le lignes sont d’une importance cruciale car ils définissent les transferts entre les activités.

Les lignes ont besoin texte de ligne. Souvent, il y a plus de débat sur le texte sur les lignes que sur le processus dans l’encadré d’activité. Par exemple, le transfert entre « Créer un prospect » effectué par l’équipe marketing et « Contacter le prospect » par l’équipe commerciale est un « prospect qualifié », mais la définition de « prospect qualifié » doit être convenue entre le marketing et les ventes.

Hiérarchie des processus

Un autre aspect unique d’UPN est que la carte de processus est un hiérarchie de diagrammes de processus. N’importe quelle boîte d’activité peut avoir un diagramme de niveau inférieur, indiqué par le coin supérieur gauche. Vous pouvez descendre autant de niveaux que vous le souhaitez. Cela signifie que chaque diagramme peut être limité à 8 à 10 cases d’activité, ce qui les rend lisibles, même lorsqu’ils sont intégrés dans des applications comme Salesforce.

Les informations à l’appui peuvent être pièces jointes (montré dans mon exemple sous forme de trombone dans le coin supérieur droit) qui sont :

  • Liés au développement : exigences, user stories, éléments de métadonnées, notes de configuration,
  • Concernant l’utilisateur final : formation, procédures, liens vers les applications ou
  • Réglementaire : procédures, déclarations de conformité.

5 règles de l’UPN

  1. Pas plus de 8 à 10 cases d’activités sont autorisées sur un écran,
  2. Explorez une zone d’activité jusqu’à un niveau inférieur pour décrire les détails,
  3. Joindre des informations à l’appui à une boîte d’activités,
  4. La visualisation et la modification doivent être contrôlées par des droits d’accès,
  5. Le contrôle de version et l’historique des modifications doivent être affichés au niveau du diagramme.

Comment utiliser la notation de processus universelle

Vous pouvez dessiner n’importe quel processus du niveau le plus élevé, tel qu’une opération commerciale entière, jusqu’au niveau de détail le plus granulaire, par exemple, la conversion d’un prospect en contact.

Alors que UPN peut couvrir n’importe quel domaine d’activité, j’ai choisi un exemple RevOps, « conduire à des revenus » :

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Voici le diagramme détaillé de la case d’activité 1, et descendez d’un niveau supplémentaire sous la case d’activité 1 (nous sommes maintenant au niveau 3).

Qu’en est-il des boîtes de décision et des couloirs ?

Si vous êtes familiarisé avec la cartographie des processus, vous aurez rencontré à la fois des boîtes de décision et des couloirs.

Ici, ils sont cachés à la vue de tous. Une zone d’activité peut contenir plusieurs lignes à l’intérieur et à l’extérieur, ce qui montre que les décisions sont prises dans le cadre de l’activité. Si vous avez besoin de plus de détails sur la façon dont les décisions sont prises, vous pouvez explorer ou cliquer sur la pièce jointe.

Rappelez-vous le premier diagramme de processus. La case d’activité 1 a un certain nombre d’entrées et de résultats. L’exploration les a décrits plus en détail mais a gardé la complexité en dehors du diagramme de niveau supérieur. L’élimination des cases de décision réduit le nombre de formes sur un diagramme jusqu’à 50 %.

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Les couloirs sont une représentation de la responsabilité – dans UPN, ce sont les ressources. L’avantage des ressources sur les boîtes d’activités (par rapport aux couloirs) est que les diagrammes peuvent être dessinés afin que le flux soit plus facile à comprendre. Souvent, les diagrammes avec des couloirs sont alambiqués pour pouvoir placer les boîtes dans les bons couloirs. De plus, les boîtes d’activités peuvent avoir différentes combinaisons de ressources, ce qui rendrait le dessin de couloirs presque impossible.

Comment apprendre UPN pour Salesforce

Salesforce fournit davantage de formations aux analystes commerciaux et préconise l’UPN dans le cadre de cela. Vous trouverez ci-dessous les modules Trailhead, un cours de base pour les certifications Architect et une certification Salesforce Business Analyst en cours de développement. C’est une grande validation de l’importance de l’analyse commerciale et de la formalisation du rôle.

Pour soutenir la formation, vous pouvez utiliser Elements.cloud et créer un espace de jeu afin de pouvoir l’utiliser pour pratiquer l’analyse commerciale et la cartographie des processus commerciaux. elements.cloud/playground

Bonus : Aviation Gin

Cette formation vidéo provient de Business Process Mapping for Architects et montre une cartographie des processus en direct avec Ryan Reynolds, acteur et propriétaire d’Aviation Gin. Nous traçons le processus et grâce à la puissance de l’approche UPN, nous pouvons rapidement combler les lacunes et améliorer la compréhension de chacun du processus. En moins de 15 minutes, nous avons cartographié l’ensemble du processus de bout en bout ! Ainsi, vous pouvez voir comment nous prenons la description d’un utilisateur final de ce qui se passe et la transformons en un processus rigoureux.

Cartographie des processus – Aviation Gin de Elements.cloud au Viméo.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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