• Accueil / Pardot / Introduction aux dictionnaires…
, Introduction aux dictionnaires de données Pardot: Comment documenter votre Pardot<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">6</span> minutes de lecture</span>

Introduction aux dictionnaires de données Pardot: Comment documenter votre Pardot6 minutes de lecture


Les organisations Pardot sont notoirement difficiles à auditer et à documenter, avec un journal d’audit de configuration et des modifications moins complet que dans Salesforce, et un manque de capacités de reporting pour les administrateurs. J’espère qu’à mesure que Pardot sera plus étroitement intégré à Salesforce, l’expérience actuelle de Pardot Admin deviendra un héritage, perdue dans les profondeurs des livres d’histoire – et remplacée par des fonctionnalités similaires disponibles dans Salesforce.

Jusque-là, documenter une organisation Pardot peut être fastidieux et prendre du temps. Souvent, les entreprises sous-traitent cela à des consultants Pardot, qui ont le savoir-faire sur les pièges que vous ne connaissez peut-être pas – cela peut signifier «beaucoup d’argent» pour les consultants pour quelque chose de relativement non technique! Définissons d’abord ce qu’est un dictionnaire de données.

, Introduction aux dictionnaires de données Pardot: Comment documenter votre Pardot<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">6</span> minutes de lecture</span>

, Introduction aux dictionnaires de données Pardot: Comment documenter votre Pardot<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">6</span> minutes de lecture</span>

Qu’est-ce qu’un dictionnaire de données?

Il peut y avoir plusieurs termes utilisés pour décrire la façon dont le contenu d’une base de données est documenté, et sans doute, ils pourraient être utilisés de manière interchangeable. Les deux termes que j’ai rencontrés sont:

  • Dictionnaire de données: «le contenu, le format et la structure d’une base de données et la relation entre ses éléments». Je considère cela comme une liste de champs, leur type, les champs avec lesquels ils sont mappés et tout comportement de synchronisation.
  • Inventaire de données: « quelles informations vous avez, où elles se trouvent et qui y a accès ». Une «liste d’ensembles de données avec des métadonnées décrivant leur contenu, leur source, leurs licences et autres informations utiles». Je vois l’inventaire des données comme un document de plus haut niveau, qui examine plusieurs systèmes plutôt que les écrous et boulons d’un seul outil.

Dictionnaires de données sur Salesforce

Dans Salesforce Speak, vous pouvez penser à un dictionnaire de données comme une copie de vos métadonnées Salesforce. Meta-quoi?

Les métadonnées sont des «données sur les données» – des informations contextuelles sur:

  • Le but du champ
  • La raison de stocker des données
  • Son type / catégorie – surtout s’il contient des PII (informations personnellement identifiables)
  • Combien de temps les données peuvent être stockées dans ce champ (conservation des données).

Il peut être utile d’examiner n’importe quel champ de la configuration de Salesforce à des fins de comparaison. Pardot ne dispose pas de quelques fonctionnalités au niveau du champ dont dispose Salesforce, notamment:

  • Champ de description (disponible sur les règles d’automatisation, mais pas sur les champs)
  • Utilisation sur le terrain, par exemple. ‘Actif’
  • Niveau de sensibilité des données, par exemple. ‘Interne’
  • Un propriétaire de données (dans Pardot, vous pourriez dire que l’utilisateur « modifié en dernier lieu » devient le propriétaire des données – mais ce n’est pas la meilleure façon d’établir la responsabilité, bien sûr).
  • Texte d’aide pour les utilisateurs (ou guide dans l’application)
  • Le bouton « WhereUsed », qui répond à la question « où ce champ est-il utilisé » dans Salesforce « , en révélant les dépendances.

, Introduction aux dictionnaires de données Pardot: Comment documenter votre Pardot<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">6</span> minutes de lecture</span>

Voler à l’aveugle? Pourquoi vous avez besoin d’un dictionnaire de données Pardot

Sans les normes de documentation appropriées, vous volez à l’aveugle, comme le souligne Ian Gotts (gourou de la documentation Salesforce):

«Chaque changement que vous apportez a un risque de casser quelque chose dans votre organisation. L’analyse d’impact de chaque changement avec une organisation non documentée est une perte de temps énorme. Ou vous ne faites simplement aucune analyse et vous espérez (au fait, l’espoir n’est pas une stratégie) ».

-De «Guide complet de la documentation Salesforce»

Je considère la documentation comme une compétence, et donc chaque individu aura son propre flair sur la façon de documenter son organisation Pardot. Cependant, la tenue d’une liste des éléments essentiels à vérifier périodiquement rapportera des dividendes à long terme.

Une autre raison est conformité des données et manipulation sûre. Lorsque le RGPD est entré en vigueur en mai 2018, de nombreuses organisations ont avoué ne pas être aussi préparées qu’elles l’avaient espéré. Le règlement exigeait un examen de la gestion des données dans toute l’entreprise, ce qui a mis les gens dans un tourbillon. Bien que les spécialistes du marketing n’aient pas été les seuls à être touchés, nous nous sommes retrouvés sous les projecteurs en ce qui concerne la capture de données, les autorisations de confidentialité et les préférences de communication.

Un dictionnaire de données garantit que chaque équipe en interne de votre organisation peut lire à partir de la «même page», sans avoir besoin de connaissances spécialisées pour naviguer dans des outils spécifiques, tels que Pardot.

, Introduction aux dictionnaires de données Pardot: Comment documenter votre Pardot<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">6</span> minutes de lecture</span>

Générer un dictionnaire de données de vos données Pardot

Les objets Pardot (prospects, comptes de prospects, etc.) ne sont pas les mêmes que les objets Salesforce, et comme les données peuvent être créées, mises à jour et supprimées dans Pardot, cela signifie que vous avez besoin d’un dictionnaire de données distinct pour Marketing Automation.

Option 1: Excel

Vous pouvez créer un dictionnaire de données manuellement dans une feuille de calcul, telle qu’Excel / Google Sheets, qui détaillerait le champ, son type, le champ Salesforce auquel il est mappé (sur l’objet Lead / Contact) et le comportement de synchronisation (quel enregistrement est le maître en cas de conflit dans les valeurs Pardot ou Salesforce).

Bien que pratiquement gratuit et familier à tous, ce n’est clairement pas une solution à long terme. Considérez la fréquence à laquelle des champs sont ajoutés, supprimés ou modifiés dans Pardot, et combien cela rendrait la mise à jour d’un inventaire de données autonome.

Option 2: AppExchange

Pour éviter ce problème, recherchez des solutions dans Salesforce AppExchange.

Un fournisseur d’inventaire de données que je connais est Catalyseur d’éléments, après avoir rédigé un avis AppAssessor sur leur outil.

L’intégration d’Elements avec Salesforce traite une synchronisation des métadonnées tous les soirs, ce qui signifie que les champs nouveaux et modifiés sont prêts à être catégorisés par l’administrateur, à l’aide d’un menu déroulant (visible dans l’image ci-dessous).

, Introduction aux dictionnaires de données Pardot: Comment documenter votre Pardot<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">6</span> minutes de lecture</span>Ci-dessus: un exemple de Data Inventory, celui-ci est développé par Elements.cloud.

Alors que l’image montre un inventaire de données Salesforce, il existe également une fonctionnalité permettant de générer automatiquement une liste de champs Pardot, prête à être ajoutée au contexte. L’outil Elements est très puissant (avec des fonctionnalités d’analyse de terrain impressionnantes qui valent la peine d’être vérifiées), et le fait d’enregistrer ensemble les dictionnaires de données Salesforce et Pardot donnera une visibilité et un contrôle inestimable pour les organisations dont les domaines changent fréquemment et pour de nombreux utilisateurs Pardot en roue libre.

Résumé

Cet article a couvert les dictionnaires de données et explique comment votre organisation Pardot a besoin de votre attention aux détails. Prenez les fonctionnalités disponibles dans Salesforce pour la catégorisation des champs et les informations contextuelles comme point de départ de votre dictionnaire de données Pardot. N’oubliez pas que chaque individu aura son propre flair sur la façon de documenter son organisation Pardot, mais garder une liste d’éléments de base à vérifier périodiquement rapportera des dividendes à long terme.



Source de l’article traduit automatiquement en Français