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L’application de déduplication ultime pour Salesforce [In-Depth Review]2 minutes de lecture


Qu’est-ce qui prend du temps et est souvent renversé dans votre liste de tâches d’administrateur… La gestion des données Salesforce, peut-être ? Après tout, la tâche de dédupliquer, standardiser, importer, gérer la propriété des enregistrements et manipuler les données dans votre CRM n’est le travail préféré de personne.

DemandTools est un incontournable de Salesforce Admin depuis 20 ans. Fidèle à son slogan « gérez vos données en quelques minutes, pas en mois », DemandTools a permis aux administrateurs de cesser de se cacher des tâches de gestion des données.

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Alors, qu’est-ce qui attend la prochaine génération de DemandTools ? C’est exact – DemandTools V est arrivé, offrant de nouvelles fonctionnalités qui vont bien au-delà d’un simple lifting.

Cet examen approfondi plongera dans les fonctionnalités de DemandTools V, les cas d’utilisation idéaux et les efforts de configuration. Il explorera également les façons dont cette application pourrait devenir la boîte à outils essentielle pour votre organisation Salesforce.

Caractéristiques

Comme de nombreux administrateurs Salesforce connaissent DemandTools, cette revue couvrira ses principales fonctionnalités avec un accent particulier sur les différenciateurs entre DemandTools V et son prédécesseur :

  • Une nouvelle interface utilisateur qui offre une expérience utilisateur plus guidée.
  • Les scénarios ne sont plus enregistrés en tant que fichiers locaux (sur votre machine).
  • Toutes les tâches de gestion des données sont automatisées (à partir d’une seule application).
  • Les réglages de convivialité vous permettent de rester productif – par exemple, la zone de recherche de champ signifie qu’il n’est plus nécessaire de faire défiler une longue liste de champs pour cet objet !
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Interface utilisateur

J’aime commencer toutes les critiques d’applications que j’écris en mettant en évidence l’interface utilisateur. Il se trouve que l’interface utilisateur est un différenciateur majeur de DemandTools V, avec une nouvelle navigation, moins l’apparence et la convivialité de Windows XP (et la nécessité de cliquer avec le bouton droit partout pour trouver des options)

DemandTools V existe toujours en tant qu’application téléchargée localement, qui offre haute performance avec beaucoup plus de sécurité que les options basées sur le cloud. J’aime le considérer comme l’espace de travail dédié de l’administrateur où ils peuvent travailler sans être dérangés. Comme nous le verrons plus tard, l’application de bureau peut lancer le portail Web Validity afin de partager les résultats de l’évaluation avec les parties prenantes de l’organisation au sens large.

Oui, DemandTools est désormais disponible sur Mac et Linux ! Auparavant uniquement pris en charge pour les utilisateurs de Microsoft, la popularité croissante des Mac («pas seulement pour les concepteurs») a fait grimper cette demande dans les priorités de développement de Validity.

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Il y a quelques points forts de l’interface sur le tableau de bord DemandTools :

  • Modules: ce sont des membres de la « famille » DemandTools (regroupés en un seul endroit et renommés). Maintenant que les verbes vous disent clairement ce que fait la fonctionnalité (par opposition aux noms de produits), DemandTools V est plus facile à maîtriser, même pour un débutant. Par exemple, « Rechercher/Rapport ID » → Correspondance. C’est la même histoire pour MassImpact, MassEffect, etc. Alors que les anciens noms de modules rendaient la gestion des données épique, si vous n’étiez pas un utilisateur chevronné de DemandTools, vous devrez peut-être « doubler » et relier les points vous-même.
  • Évaluer: une barre de « qualité » à code couleur peut lancer les résultats dans l’application Web Validity pour afficher les détails et prendre des mesures.
  • Bouton Planifier (l’ancien « Job Builder »): à partir d’un écran, vous pouvez définir la fréquence de travail et les scénarios à appliquer à l’aide du sélecteur de scénarios.

Chaque module a une expérience utilisateur similaire qui guide l’utilisateur à travers des scénarios en cours d’exécution – sélectionnez des critères, personnalisez votre aperçu, agissez – qui sont désormais organisés en modules contextuels, n’encombrant plus un seul écran.

Les modules ont tous été « réunis sous un même toit » pour vous faciliter la vie. Certaines applications sont toujours séparées, mais cela ne vaut pas la peine de s’y attarder car il ne sera pas trop long d’attendre que des fonctionnalités supplémentaires soient intégrées (à une exception près, DupeBlocker qui est un package géré par Salesforce qui bloque les enregistrements en double au point d’entrée) .

Scénarios

Pour les utilisateurs chevronnés de DemandTools, les scénarios ne sont plus des fichiers locaux (stockés sur votre machine). Ce que vous voyez dans le tableau peut être partagé avec vos coéquipiers dans l’ensemble de l’organisation*, ce qui est fantastique pour éviter les glissades de gestion des données lorsque vous n’êtes pas au bureau.

*une note sur le partage de scénario : si vous vous connectez à une organisation via DemandTools V, vous verrez tous scénarios liés à cette organisation. Les scénarios privés (que vous garderez pour vous) sont dans la feuille de route de Validity.

Je vais maintenant présenter le concept de scénarios – vos blocs de construction de DemandTools.

Les scénarios définissent les paramètres d’un module spécifique. Vous disposez d’un ensemble de données qui nécessite une action, et les scénarios sont les actions que vous souhaitez appliquer à l’ensemble de données. Vous définissez les conditions pour inclure les enregistrements souhaités, puis appliquez les actions – par exemple, « dédupliquer mes comptes basés à Londres ».

Vous avez probablement deviné l’intérêt de créer des scénarios – ce sont des modèles réutilisables, ce qui signifie que vous pouvez exécuter l’action ou l’évaluation sur cet ensemble de données spécifique, à la demande.

Vous pouvez voir les en-têtes du tableau décrire un scénario – son « anatomie », si vous le souhaitez.

  • Scénario (le nom descriptif que vous lui donnez).
  • Module (l’action que vous effectuez sur cet ensemble de données).
  • Objet (objet Salesforce).
  • Nombre total d’exécutions, dernière exécution et si elle est incluse dans une tâche planifiée.

Alors oui, les scénarios peuvent être exécutés à la demande ou planifiés. Voici un exemple concret : votre organisation Salesforce unique est supervisée par vous-même et un autre administrateur (une organisation, deux administrateurs) ; vous êtes responsable des données britanniques, tandis que votre homologue s’occupe des données allemandes. Heureusement, vous pourrez modéliser un Royaume-Uni et une évaluation allemande, qui peuvent fonctionner indépendamment les unes des autres. La gestion à l’échelle européenne, avec accès à toutes les évaluations européennes, peut surveiller à tout moment quelles régions affichent des améliorations de la qualité des données.

Nous reviendrons aux scénarios prédéfinis une fois que nous serons familiarisés avec le plus gros morceau – la vraie « viande » – de DemandTools.

Modules DemandTools – Un bref aperçu

Maintenant que vous comprenez les scénarios, faisons un tour d’horizon des modules DemandTools. Si vous connaissez DemandTools, vous pouvez sauter cette section.

Même si j’utilisais DemandTools dans mes journées de conseil, j’avais oublié l’immense portée de ses fonctionnalités :

  • Convertir: conversion des enregistrements de leads en comptes et contacts.
  • Effacer
  • Exportation
  • Importer: importer des fichiers externes dans n’importe quel objet Salesforce. Une fonctionnalité supplémentaire est sur la feuille de route pour le quatrième trimestre, qui correspondra à la fonctionnalité de PeopleImport (remarque : PeopleImport est actuellement séparé).
  • Rencontre: comparer une source de données externe avec votre organisation Salesforce, pour identifier les doublons lors du parcours d’importation des données.
  • Modifier: mettre à jour les données d’enregistrement à grande échelle – penser à des centaines de milliers d’enregistrements à la fois (anciennement MassImpact).
  • Réaffecter : modifier la propriété de l’enregistrement, par exemple, si quelqu’un quitte l’organisation, ou réaffecter des territoires de vente (un cas d’utilisation que nous aborderons plus en détail plus tard).
  • Régler: Interface de grille de « style Excel », pour inspecter de plus petits ensembles de données Salesforce – pensez à des centaines d’enregistrements. Par exemple, identifiez les problèmes de normalisation des données (vous pouvez ensuite « zoomer ») et corrigez plus d’enregistrements avec « Modifier » (anciennement PowerGrid).
  • Vérifier: vérifier les adresses e-mail valides et non valides sur un sous-ensemble (ou tous) de contacts/pistes, La vérification analysera vos données de messagerie et renverra les statuts d’adresse e-mail, Valide, Invalide (et autres) qui peuvent ensuite être synchronisés avec un champ sur le contacts/pistes.

Évaluations des données

Les évaluations sont résumées avec la barre de « qualité » codée par couleur sur le tableau de bord DemandTools V pour suivre vos progrès vers une organisation Salesforce plus propre. Cela répartit les résultats des données en « validé », « acceptable », « limité » et « non exploitable ».

En cliquant pour afficher l’évaluation complète, vous accéderez à votre compte Validity en ligne. Vous verrez ici les résultats, qui mettent en évidence l’ampleur du problème :

Réaliser les résultats de l’évaluation actionnable est au cœur de la mentalité de l’équipe DemandTools. En plus des statuts courants (par exemple, Doublons, E-mails non valides, Acceptable), sont également inclus des statuts qui peuvent avoir un impact positif sur les revenus :

  • Points d’engagement manquants : ont des champs d’engagement manquants ou mal formés.
  • Segmentation commerciale manquante : ont des champs de segmentation d’entreprise manquants ou mal formés.
  • Aide à la décision incomplète : ont des champs d’aide à la décision manquants ou mal formés.

C’est aussi le format idéal pour rendre compte à la direction. Et si d’autres parties prenantes de l’entreprise souhaitent se rapprocher des résultats, elles peuvent se connecter au portail Web pour voir les détails et déterminer où prioriser les efforts de nettoyage (sans avoir besoin de télécharger DemandTools V localement).

Vous n’avez pas effectué votre évaluation depuis un moment ? Ne vous inquiétez pas, car DemandTools V vous invite avec le bouton « Évaluer » pour vous assurer de rester au top de la qualité des données de l’organisation – un « appel à l’action » à ne pas manquer ! Il n’y a aucune limite au nombre d’évaluations que vous pouvez exécuter.

Calendrier

La création d’un travail planifié est beaucoup plus facile dans DemandTools V qu’auparavant. À partir d’un écran, vous pouvez définir la fréquence des travaux et les scénarios à appliquer.

Encore une fois, contrairement au téléchargement de scénarios sous forme de fichiers locaux stockés sur votre machine, les scénarios sont désormais disponibles dans l’application à partir du sélecteur de scénarios :

Scénarios prédéfinis

Des scénarios prédéfinis sont prêts à l’emploi pour la déduplication, l’importation et la vérification, entre autres. Pourquoi réinventer la roue quand DemandTools peut prédire vos besoins ?

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Cas d’utilisation

Duplication d’enregistrements

Utilisez un scénario de déduplication pour éliminer les enregistrements en double de votre organisation. La question à un million de dollars à laquelle vous devez répondre est : « qu’est-ce qu’un duplicata à tu? » La définition des enregistrements en double sera différente pour chaque organisation et pour chaque objet au sein d’une organisation Salesforce.

Cependant, DemandTools permet de définir très clairement ce que vous considérez comme un doublon, car les champs à « déduquer par » sont déjà sélectionnés lorsque le scénario est lancé.

À l’étape « Champs à comparer », vous définissez la rigidité des critères, avec des options telles que :

  • Exact
  • Détendu – cela donnera une certaine marge de manœuvre, par ex. Main Street et Main Str. serait considéré comme un doublon.
  • Champ nettoyé – un nom de compte nettoyé supprimerait les suffixes, par ex. Ltd., BV, etc. Vous pouvez voir ces règles de nettoyage en action ci-dessous :

Nouvelle fonctionnalité! Vous pouvez maintenant sélectionner différent champs à comparer entre les enregistrements : par exemple, comparez « téléphone » à « téléphone mobile » dans différents enregistrements, plutôt que simplement « téléphone » à « téléphone ».

L’écran de prévisualisation regroupe très clairement les enregistrements en double à l’aide de crochets à gauche du tableau. Vous disposez des options suivantes :

  • Sélectionnez manuellement le dossier « gagnant » (représenté par l’icône de trophée jaune).
  • Appliquez les « Règles du gagnant » pour automatiser la sélection, qui peut être définie à un niveau très granulaire. Attribuez un score à chaque critère de règle quant à l’influence que cela devrait avoir sur le score global ; le score calcule ensuite quel enregistrement vous devez conserver (les règles prédéfinies couvrent les cas d’utilisation utiles, tels que les comptes avec les opportunités les plus récentes).

La déduplication DemandTools s’améliore encore dans sa Règles de champ. À partir de l’écran d’aperçu (où les enregistrements « gagnants » sont mis en évidence), vous pouvez toujours conserver les données de champ sélectionnées des enregistrements non-gagnants. Par exemple, si un numéro de téléphone est plus à jour sur un compte qui est ne pas un « gagnant » (modifié le plus récemment), les règles du champ remplaceront les règles du gagnant pour ce champ particulier afin que vous ne perdiez pas vos données de champ préférées.

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Réaffecter les propriétaires d’enregistrements Salesforce

Si vous avez déjà dû endurer l’outil standard « Mass Transfer Records » dans la configuration de Salesforce, le nouveau module « Reassign » de DemandTools vous épatera.

Changer de territoire implique de multiples objets (comptes, opportunités, etc.). De plus, les exigences de réaffectation peuvent être difficiles à atteindre, par exemple si vous devez redistribuer également un ensemble de 5 000 enregistrements d’opportunités entre sept utilisateurs spécifiques. J’ai été chargé de certaines réaffectations épineuses dans le passé, en utilisant des formules de nombres aléatoires et toutes sortes.

Prime! Le module « Réaffecter » ne fait pas vous obliger à modifier également la propriété de tous les enregistrements d’objets associés. Il s’agit d’un écueil pour les administrateurs Salesforce, où les enregistrements associés pourraient être involontairement « récupérés » dans le même travail de réaffectation.

Normalisation des champs d’adresse

Les adresses peuvent être écrites dans un large éventail de formats – la cohérence des champs d’adresse est vraiment un point sensible pour les administrateurs Salesforce.

C’est là que le module « Modifier » vient à votre secours. Vous seriez pardonné de penser que l’image ci-dessous est dans la mauvaise section – non, elle n’a pas été accidentellement extraite du cas d’utilisation « déduplication ». Le fait est que l’expérience utilisateur a été unifiée dans tous les modules DemandTools V.

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Les actions de remplacement comprennent :

  • Champ à champ : en tirant parti des données de champ dont vous disposez, pour remplir des champs vides, par ex. en utilisant « État d’expédition » pour remplir « État de facturation ».
  • Valeur spécifiée : l’insertion de texte spécifique.
  • Formule: construire des formules en utilisant une gamme de fonctions pour transformer les données, par ex. Casse appropriée pour trier un mélange désagréable de lettres majuscules et minuscules. Vous trouverez plus de 100 formules parmi lesquelles choisir.

Contrôles de pré-intégration

L’intégration d’un autre système avec Salesforce signifie que les données seront synchronisées entre les deux. Comme vous pouvez l’imaginer, cela ne fera que propager les problèmes de données, tout comme une infection. Vous pourriez vous retrouver avec deux systèmes à dédupliquer/normaliser, etc.

Un exemple que je connais est la connexion de Pardot à Salesforce. contrairement à d’autres marketing automation plates-formes, Pardot utilise l’ID d’enregistrement Salesforce comme identifiant unique. Cela signifie qu’il n’y a pas de déduplication automatique pour les enregistrements avec la même adresse e-mail, ce qui provoque un cauchemar avec les rapports de marketing par e-mail.

Impacter

Standardisation des données

Comme nous l’avons vu précédemment avec le cas d’utilisation « Standardisation des champs d’adresse »… Dois-je en dire plus ?

Succès de la prospection et du marketing par courriel

Le module « Vérifier » vérifie les adresses e-mail valides et invalides. Cela peut jouer en votre faveur de plusieurs manières :

  • Si une organisation met à jour son domaine, mettez à jour tous les enregistrements de contacts pour vous assurer que les e-mails marketing sont livrés.
  • Si un prospect a quitté l’entreprise, le commercial peut rechercher un nouveau point de contact.

Lorsque vous achetez DemandTools, vous pouvez effectuer une évaluation des données de messagerie de DemandTools V. BriteVerify fonctionne sur la base de « crédits », vous devrez donc les acheter afin de déterminer quelles adresses e-mail individuelles sont à l’origine des erreurs. BriteVerify peut toujours être utilisé indépendamment en tant que solution autonome pour tout jeu de données, tandis que le lancer à partir de DemandTools V examinera Force de vente Les données.

Productivité des utilisateurs

Plutôt que de surcharger votre organisation Salesforce avec des règles de validation pour appliquer des formats de données corrects, permettez aux utilisateurs d’insérer des données de champ et de résoudre automatiquement les problèmes de normalisation en arrière-plan. Les utilisateurs pourront cliquer sur « enregistrer » sans être attrapés par les règles de validation.

Les numéros de téléphone sont un champ coupable, nécessitant l’indicatif international comme préfixe ; avec un travail « Modifier » planifié pour normaliser les données, cela peut être facilement trié.

Améliorez la collaboration des administrateurs (et soulagez les maux de tête)

Comme les scénarios ne sont plus stockés en tant que fichiers locaux sur votre ordinateur, cela ouvre la possibilité de partager des scénarios entre les administrateurs.

Ce que vous voyez dans le tableau des scénarios peut être partagé avec vos coéquipiers dans l’ensemble de l’organisation*, ce qui est fantastique pour éviter tout dérapage de la gestion des données lorsque vous n’êtes pas au bureau.

*une note sur le partage de scénarios : si vous vous connectez à une organisation via DemandTools V, vous verrez tous les scénarios liés à cette organisation. Les scénarios privés (que vous garderez pour vous) sont dans la feuille de route de Validity.

Prise en charge de plusieurs organisations Salesforce

Si votre organisation possède plusieurs organisations Salesforce, vous pouvez désormais utiliser un sélecteur d’organisation à partir de la navigation supérieure pour basculer en toute transparence entre les organisations, ce qui facilite la gestion des données et sépare les données de l’organisation (comme cela devrait être le cas pour les administrateurs multi-organisations).

Les autres organisations pas nécessairement doit être Salesforce. DemandTools peut s’adresser aux organisations qui utilisent un mélange de plates-formes, par exemple, Salesforce et MS Dynamics.

Auparavant, vous deviez vous connecter, traiter les données, quitter, vous reconnecter (en utilisant les informations d’identification de l’autre organisation) et traiter les données.

Gouvernance des données

La mise en place d’un centre d’excellence Salesforce dans votre organisation peut se heurter à certains obstacles, notamment en ce qui concerne la définition des normes de données. Avoir DemandTools vous aidera à acquérir cette gouvernance primordiale sur vos données avec une visibilité incomparable.

À quelle fréquence les évaluations doivent-elles être exécutées, c’est comme demander « combien de temps dure un morceau de ficelle ? » À mesure que votre régime de qualité des données augmente, vous constaterez peut-être que vous augmentez la fréquence d’évaluation d’une fois par semaine à plusieurs fois par semaine. Après tout, il n’y a pas de limite au nombre d’évaluations que vous pouvez exécuter.

Installer

Étant donné qu’il s’agit d’une application si complète, la configuration est relativement simple. Après avoir créé un compte Validity et téléchargé l’application, vous aurez accès à tous les modules que vous avez achetés.

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Comme je l’ai mentionné précédemment, l’expérience utilisateur est plus guidée qu’auparavant, ce qui signifie que vous pourrez faire les premiers pas avec DemandTools de manière transparente.

L’équipe Customer Success de Validity peut vous conseiller sur la fréquence à laquelle votre organisation doit effectuer les évaluations initiales, afin de vous aider à établir un régime de gouvernance des données.

Sommaire

Vous pouvez maintenant voir exactement pourquoi DemandTools est si puissant. Voilà à quoi ressemble une gestion efficace des données : s’attaquer aux problèmes à grande échelle tout en étant granulaire (le cas échéant), pour vous donner ce contrôle essentiel sur vos données.

Planifier une démo avec l’équipe Validity pour voir par vous-même.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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