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Limitez l’accès au sein de votre flux à l’aide d’autorisations personnalisées12 minutes de lecture


Dans un article de blog précédemment publié, Pourquoi devriez-vous ajouter des autorisations personnalisées à votre ceinture à outils #AwesomeAdmin, je vous ai présenté les autorisations personnalisées. Cette fonctionnalité existe depuis Winter ’15 mais reste assez inconnue et sous-utilisée par la communauté des administrateurs. Des administrateurs géniaux peuvent utiliser ce super pouvoir pour verrouiller ou déverrouiller l’accès des utilisateurs aux applications ou aux processus.

Dans cet article de blog, nous nous concentrerons sur la façon dont les administrateurs peuvent utiliser des autorisations personnalisées dans Flow pour autoriser ou refuser à un utilisateur d’accéder à un certain chemin dans Flow.

Problème commercial

Ces derniers temps, le chiffre d’affaires de Sunshine Cupcakes, notre société fictive, a été assez élevé. Devohne Mays, responsable des opérations, souhaite mettre en œuvre des mesures de contrôle de la qualité pour les nouvelles recrues afin de s’assurer qu’elles traitent les commandes au niveau de qualité pour lequel Sunshine Cupcakes est connu. Devohne demande à l’administrateur Addison Dogster si toutes les commandes traitées (c’est-à-dire que la valeur du champ Statut est égale à « Emballé ») par les nouvelles recrues peuvent être signalées pour examen par le responsable de quart. Toutes les autres commandes de cupcakes traitées par des employés chevronnés ne passeraient pas par ce processus.

La solution

Addison est heureux d’aider Devohne avec son problème commercial !

Les commandes de cupcakes sont stockées dans l’objet personnalisé Cupcake Order de l’organisation Sunshine Cupcakes. Pour satisfaire cette nouvelle exigence, Addison doit se concentrer uniquement sur les commandes de cupcakes où la valeur du champ Statut est définie sur « Emballé » et la commande est exécutée par une nouvelle embauche. Si ce scénario est vrai, elle créera une tâche et l’affectera au responsable de quart.

Remarque : Étant donné que les chefs d’équipe changent constamment, pour simplifier la maintenance des chefs d’équipe, Sunshine Cupcakes a décidé de spécifier le responsable de l’équipe en tant que file d’attente de managers appelée « Manager ». Le responsable de l’équipe est responsable de la file d’attente pendant son quart de travail.

Étant la Flownatic qu’elle est, Addison a immédiatement pensé à créer un flux déclenché par un enregistrement pour son automatisation, car elle a besoin que l’automatisation se déclenche une fois qu’un enregistrement est mis à jour qui remplit une certaine condition. Cependant, comment son automatisation saurait-elle qui était une nouvelle recrue ?

Addison est une #AwesomeAdmin et apprend constamment de nouveaux outils qu’elle peut utiliser pour soutenir l’entreprise. Elle a récemment découvert une fonctionnalité de configuration appelée autorisation personnalisée. Cette fonctionnalité autorise ou refuse l’accès des utilisateurs aux applications et aux processus. Une autorisation personnalisée peut être attribuée à un utilisateur via un ensemble d’autorisations ou son profil. Elle a également appris que les autorisations personnalisées peuvent être référencées dans Flow. Addison peut demander à son flux de vérifier si l’utilisateur qui a mis à jour l’enregistrement dispose de cette autorisation personnalisée et, le cas échéant, affecter une tâche au responsable de l’équipe pour vérifier sa commande. Problème résolu!

En résumé, la solution d’Addison comprend :

  • Une autorisation personnalisée
  • Un ensemble d’autorisations
  • Un flux
  • Une vue de liste de tâches pour la file d’attente du gestionnaire

Addison crée d’abord l’autorisation personnalisée. Dans Configuration, recherchez « Autorisations personnalisées » dans la case Recherche rapide. Créez une nouvelle autorisation personnalisée. Fournissez le libellé, le nom (nom de l’API) et la description. La description doit décrire plus en détail l’objectif de l’autorisation personnalisée et éventuellement l’endroit où elle est utilisée.

Addison crée l’autorisation personnalisée avec ces attributs :

  • Étiqueter: Examen des besoins de la commande
  • Nom: Order_Besoins_Review
  • La description: L’utilisateur avec cette autorisation personnalisée indique que sa commande doit être examinée

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Ensuite, elle associe l’autorisation personnalisée à l’ensemble d’autorisations. Dans Configuration, recherchez « ensembles d’autorisations » dans la case Recherche rapide.

Addison crée un nouvel ensemble d’autorisations avec ces attributs :

  • Étiqueter: Examen des besoins de la commande
  • Nom de l’API : Order_Besoins_Review
  • La description: Cela contient l’autorisation personnalisée qui signale que cet utilisateur a besoin que ses commandes soient examinées
  • Licence (facultatif) : Vous pouvez sélectionner la licence spécifique à utiliser.

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Ensuite, Addison active l’autorisation personnalisée en l’ajoutant à l’ensemble d’autorisations.

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Désormais, tout utilisateur qu’elle attribue à l’ensemble d’autorisations obtiendra automatiquement l’autorisation personnalisée.

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Ensuite, Addison crée le flux déclenché par un enregistrement afin que Salesforce crée automatiquement une tâche de commande de révision pour le chef d’équipe lorsqu’une nouvelle embauche emballe une commande de cupcake. (1) Le flux déclenché par l’enregistrement commencera lorsque le statut de l’enregistrement de la commande de cupcakes sera mis à jour sur « Emballé ». (2) Ensuite, il déterminera si l’utilisateur qui a mis à jour l’enregistrement du petit gâteau doit faire réviser sa commande (c’est-à-dire que l’utilisateur dispose de l’autorisation personnalisée Besoin de réviser la commande). Si oui, alors (3) nous récupérerons l’identifiant de la file d’attente du gestionnaire (car #AwesomeAdmins ne code pas en dur les identifiants dans leurs flux). Enfin, (4) nous créons une tâche de revue de commande assignée au chef de quart.

Une fois qu’Addison a configuré le flux, le résultat final ressemblera à ceci.

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Dans Configuration, recherchez « Flux » dans la case Recherche rapide. Sélectionner Nouveau flux, puis sélectionnez Flux déclenché par un enregistrement.

Addison souhaite que cette automatisation se déclenche en cas de modification d’un enregistrement de commande de cupcakes uniquement lorsque l’enregistrement est mis à jour. Une commande de cupcakes nouvellement soumise n’aura jamais le statut « Emballé ». Elle souhaite uniquement que l’enregistrement du cupcake démarre l’automatisation si le statut est emballé (le champ personnalisé Statut__c est égal à « Emballé »). Elle souhaite que cela ne s’exécute que lorsque l’enregistrement du petit gâteau est mis à jour pour satisfaire les exigences de la condition. Enfin, parce qu’elle doit créer un enregistrement de tâche, qui ne modifie pas l’enregistrement de commande de cupcakes en cours, Addison choisit d’optimiser le flux pour Actions et enregistrements associés.

Addison a configuré l’élément Start comme suit :

  • Objet: Commande de cupcakes
  • Déclencher le flux lorsque : Un enregistrement est mis à jour
  • Conditions requises : Toutes les conditions sont remplies (ET) : Status__c équivaut à emballé
  • Quand exécuter le flux pour les enregistrements mis à jour : Uniquement lorsqu’un enregistrement est mis à jour pour répondre aux exigences de la condition
  • Optimiser le flux pour : Actions et enregistrements associés

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Ensuite, elle a besoin d’un moyen de déterminer si l’utilisateur qui a mis à jour l’enregistrement doit faire réviser sa commande. Cela se fait avec un élément de flux de décision, qui vous permet de configurer les conditions qui doivent être remplies pour que le flux emprunte ce chemin donné. Dans le scénario d’Addison, elle souhaite que le flux se poursuive uniquement si l’utilisateur qui a mis à jour l’enregistrement dispose de l’autorisation personnalisée « La commande doit être révisée ».

Elle configure un résultat appelé « Oui » et « Toutes les conditions sont remplies (ET) » où $Permission.Order_Needs_Review est égal à True.

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Les autorisations personnalisées sont accessibles dans Flow en recherchant la ressource globale appelée $Permission, puis en sélectionnant le nom de l’API d’autorisation personnalisée. Dans ce cas, il s’agit de « Order_Needs_Review ».

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En suivant le chemin du résultat Oui de l’élément de flux de décision, Addison doit maintenant créer la tâche de révision de la commande à affecter à la file d’attente Manager dans le champ OwnerId de l’enregistrement de tâche. Mais rappelez-vous, #AwesomeAdmins ne code pas les identifiants en dur ! Au lieu de cela, Addison interrogera Salesforce pour obtenir l’ID de file d’attente en utilisant le nom du développeur de file d’attente avec un élément Get Records Flow.

Remarque : Il est recommandé d’effectuer une requête en utilisant l’API ou le nom du développeur, plutôt que le nom du composant en cas de changement de nom. Les noms d’API ou de développeur sont moins susceptibles de changer que les noms de champ.

Un enregistrement Groupe représente un ensemble d’enregistrements Utilisateur. Les groupes peuvent contenir des utilisateurs individuels, d’autres groupes ou les utilisateurs d’un rôle ou d’un territoire particulier. Une file d’attente est un type de groupe. C’est un pGroupe public qui inclut tous les enregistrements d’utilisateurs membres d’une file d’attente. Addison peut interroger l’objet Group avec un élément Get Records Flow, en filtrant sur DeveloperName Equals Manager AND Type equals Queue pour obtenir l’ID de file d’attente du gestionnaire. Une fois que le flux a trouvé l’enregistrement, il stockera toutes les valeurs de l’enregistrement de la file d’attente du gestionnaire en mémoire.

Addison a configuré l’élément Get Records Flow comme suit :

  • Objet: Grouper
  • Conditions requises : Toutes les conditions sont remplies (ET)
    • Nom du développeur est égal à Manager
    • AND Type est égal à la file d’attente
  • Trier les enregistrements de groupe : Non trié
  • Combien d’enregistrements à stocker : Seul le premier enregistrement
  • Comment stocker les données d’enregistrement : Stocker automatiquement tous les champs

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Maintenant qu’Addison dispose de l’ID de file d’attente du gestionnaire, elle peut créer l’enregistrement de tâche à l’aide de l’élément Créer un flux d’enregistrements.

Pour cette nouvelle tâche, Addison a souhaité ajouter un texte formaté dans le champ Description de la tâche. Elle utilise une ressource de flux de modèle de texte pour l’aider à formater le texte qui sera affiché dans le champ Description. Addison peut le créer de deux manières. Elle peut créer la ressource Flux de modèle de texte directement à partir de l’onglet Gestionnaire ou à partir du champ Valeur de l’élément Créer un flux d’enregistrements. Cependant, elle doit d’abord configurer la ressource Flux de modèle de texte.

Dans la ressource Flux de modèles de texte, elle sélectionne Afficher en texte brut elle n’affiche donc pas les balises HTML dans le champ Description de Salesforce, ce qui ne serait pas une bonne expérience utilisateur. Ensuite, Addison définit le corps et affiche le nom de la commande de cupcakes et le nom de l’utilisateur qui a exécuté la commande de cupcakes en utilisant les champs de fusion de l’enregistrement de commande de cupcakes à l’aide de la variable globale $Record.

Addison a configuré le modèle de texte comme suit :

  • Nom de l’API : TâcheDescriptionTextTemplate
  • La description: Texte pour la description de la tâche
  • Corps:

Examiner la commande de cupcake : {!$Record.Name} [This is the cupcake order record’s name]
Commande exécutée par : {!$Record.Order_Fulfilled_By__r.FirstName} {!$Record.Order_Fulfilled_By__r.LastName} [This shows the name of the user who is in the Order Fulfilled By field of the cupcake order record]

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Voici une démonstration rapide de la façon dont Addison crée le modèle de texte et le référence dans l’élément Créer un flux d’enregistrements.

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Après le chemin de résultat Oui après l’élément Get Records Flow, Addison configure ensuite l’élément Create Records Flow. Elle choisit de définir les champs d’enregistrement en utilisant des ressources et des valeurs littérales distinctes, car elle n’a pas déjà un enregistrement avec des valeurs définies à l’aide d’un élément de flux d’affectation (pour notre configuration, nous gardons cela simple).

Addison a configuré l’élément Créer des enregistrements comme suit :

  • Combien d’enregistrements à créer : Une
  • Comment définir les champs d’enregistrement : Utiliser des ressources distinctes et des valeurs littérales
  • Objet: Tâche
  • Définir les valeurs de champ pour la tâche :
    • La description: TâcheDescriptionTextTemplate
    • ID du propriétaire : {!Get_Manager_Queue_Id.Id} [Note: Pulls in the Id from the Get Manager Queue Id Get Records Flow element]
    • Priorité: Haute
    • Statut: Pas commencé
    • Sujet: Veuillez vérifier la commande de cupcakes
    • Date d’activité : {!$Flow.CurrentDate} [Note: This looks at the Flow global variable and selects the current date of the flow]
    • Identifiant : {!$Record.Id} [Note: This looks at the Id of the $Record global variable, essentially the Id of the cupcake order record that started this automation.]

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Normalement, Addison débogue le flux avant de l’activer dans un bac à sable. Cependant, il existe une limitation du débogueur de flux déclenché par un enregistrement actuel où les champs de liste de sélection ne sont pas affichés dans la section Modifier les enregistrements. Ainsi, Addison devra enregistrer et activer le flux à tester dans son bac à sable.

Addison enregistre son flux en l’appelant « Créer une tâche de révision de commande de cupcakes » et lui donne une description : « Processus de création d’une tâche de révision de commande de cupcakes pour le gestionnaire de quart, si nécessaire ».

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Enfin, elle peut activer son flux et le tester.

Elle se connecte sous le nom de Jared Dunn, une nouvelle recrue qui devra revoir ses commandes via ce nouveau processus. Elle teste cela en tant qu’employée chevronnée qui nécessite un examen pour s’assurer que tout fonctionne comme prévu avant d’être déployé en production.

Enfin, Addison souhaite donner aux chefs d’équipe un endroit pour passer en revue les tâches de révision des commandes affectées à la file d’attente des responsables. Pour ce faire, elle crée une vue de liste pour tous les enregistrements de tâches affectés à la file d’attente du gestionnaire.

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Résultats commerciaux

Avec la mise en œuvre de cette solution, Addison a aidé Devohne à mettre en œuvre un processus de revue de contrôle qualité pour les nouvelles recrues afin de garantir que les normes que les clients attendent de Sunshine Cupcakes sont respectées avec chaque commande avant qu’elles ne sortent. Le chef d’équipe est averti à chaque fois qu’une révision est nécessaire avec une tâche de haute priorité assignée à la file d’attente du gestionnaire.

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Maintenant c’est ton tour!

Maintenant que vous savez comment configurer une autorisation personnalisée à utiliser dans un flux, je souhaite que vous essayiez cela vous-même. Alors que l’exemple ci-dessus utilise une autorisation personnalisée dans un flux déclenché par un enregistrement, les autorisations personnalisées peuvent être utilisées dans tous les flux (flux d’écran, flux lancés automatiquement, etc.). Je suis sûr que vous avez des cas d’utilisation où cette superpuissance d’administrateur peut être utile. Partagez avec nous comment vous utilisez les autorisations personnalisées dans un flux pour accorder ou refuser l’accès à vos utilisateurs sur Twitter en utilisant #AwesomeAdmin.

Ressources





Source de l’article traduit automatiquement en Français

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