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Liste de contrôle de la démission d’un administrateur Salesforce : 7 actions à entreprendre lorsque votre administrateur quitte3 minutes de lecture


Choses à faire dans votre ORG lorsque l’administrateur part

Certaines choses dans la vie sont certaines. L’un d’eux est que l’administrateur Salesforce quittera l’organisation un jour. Cela peut sembler la fin du monde, mais bon, on s’en sortira ! Détendez-vous, continuez à respirer, prenez un café et parcourez votre liste de contrôle complète de démission d’administrateur.

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En général, il est évident de désactiver les utilisateurs lorsqu’ils quittent l’organisation. La désactivation de l’utilisateur Admin (solo) est cependant beaucoup plus délicate. Peut-être avez-vous déjà rencontré des problèmes dans le passé avec des processus défaillants après avoir désactivé un utilisateur Admin ? Voici une liste de contrôle pour éliminer les interruptions à partir de maintenant.

1. Congelons !

Tout d’abord, créez un nouvel utilisateur Admin et figez l’ancien utilisateur Admin. Cela empêche l’ancien administrateur de se connecter, tandis que toutes les automatisations et configurations restent inchangées. Cela vous donne le temps d’effectuer tous les ajustements nécessaires avant de désactiver définitivement le compte utilisateur de l’ancien administrateur.

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Gel du compte Admin sur son dossier utilisateur.

2. Vérifiez les automatisations

Seule la personne qui a modifié un flux, un workflow ou un générateur de processus pour la dernière fois sera avertie en cas d’erreur. Par conséquent, vous devez vérifier si l’ancien administrateur possède des automatisations.

Si tel est le cas, désactiver et activer l’automatisation avec un autre compte utilisateur (comme votre nouvel utilisateur Admin) résout le problème. Vérifiez également qui est l’utilisateur du workflow par défaut et quel utilisateur est affecté pour recevoir le « E-mail d’exception Apex‘ messages. Portez une attention particulière à toutes les automatisations déclaratives comme la création de tâches, les mises à jour de terrain et les alertes par e-mail. N’oubliez pas de tester les automatismes après avoir effectué les réglages !

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Définition de l’utilisateur de workflow par défaut dans la configuration de Salesforce.

3. Vérifiez les règles

Il peut y avoir plusieurs règles actives impliquant l’ancien administrateur. Par conséquent, vérifiez les processus d’approbation, les règles d’attribution de dossier, les règles de validation, le propriétaire de dossier/piste par défaut et les files d’attente de dossier/piste, puis supprimez ou remplacez le compte utilisateur Admin.

4. Vérifiez les tâches planifiées

Jettes un coup d’oeil à:

  • Tableaux de bord (programmés),
  • Rapports,
  • Apex programmé,
  • Tâches planifiées
  • Exportation de données

Lorsque vous le faites, changez l’utilisateur en cours d’exécution en un compte actif avec les autorisations appropriées et enregistrez la visibilité.

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Les tâches ne doivent pas être attribuées à des utilisateurs inactifs

5. Vérifier les intégrations

Vous ne seriez pas le premier à avoir une organisation où les informations d’identification d’administrateur sont utilisées pour configurer des intégrations avec des solutions tierces (services externes). Assurez-vous de définir de nouvelles informations d’identification pour éviter toute interruption de service.

Conseil de bonne pratique : utilisez un utilisateur d’intégration pour configurer les intégrations, et non un utilisateur Admin nommé. Il est également logique de modifier les mots de passe de tous les services auxquels l’ancien administrateur avait accès.

6. Modifier la propriété de l’enregistrement

Les enregistrements ne doivent pas appartenir à un utilisateur inactif. Transférez donc la propriété des enregistrements pour vous assurer que les utilisateurs peuvent continuer à accéder aux données vitales et faire avancer les affaires comme d’habitude !

7. Informations sur l’entreprise

Si nécessaire, modifiez le contact principal sur la page « Informations sur la société » dans la configuration de votre organisation.

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Définition du contact principal dans la configuration – Informations sur l’entreprise

Voilà! Vous venez d’effacer toutes les étapes pour désactiver en toute sécurité l’ancien compte utilisateur Admin. Vous méritez certainement un gâteau pour célébrer!



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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