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Mauvaise valeur pour le champ de liste de sélection restreint ! Conseils pour la liste de sélection restreinte Salesforce5 minutes de lecture


Une utilisation principale de tout CRM, y compris Salesforce, est d’améliorer la façon dont les données sont saisies, structurées et présentées aux utilisateurs – les listes de sélection sont certainement le moyen le plus simple de cocher ces cases. Même dans l’organisation Salesforce la plus simple, il y aura au moins un champ personnalisé que vous, en tant qu’administrateur, avez créé pour prendre en charge une entreprise particulière ou même un besoin technique.

Dans cet article, nous expliquerons exactement ce que sont les listes de sélection Salesforce, tout en fournissant quelques conseils utiles pour les utiliser dans l’instance de votre entreprise.

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Qu’est-ce qu’une liste de sélection Salesforce ?

En termes simples, les listes de sélection représentent une liste prédéfinie de valeurs parmi lesquelles les utilisateurs peuvent choisir lors de la saisie de données dans un champ. Rappelant la façon dont les données d’une cellule peuvent être validées à partir d’un tableau de valeurs dans Excel, les listes de sélection plairont aux équipes de reporting, aux utilisateurs et aux administrateurs.

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Pour adapter l’exemple ci-dessus, et si j’aime les deux chats et chiens? Que l’utilisateur choisisse une ou plusieurs valeurs, ce type de champ garantira la cohérence des données. Il peut également être utilisé dans de futures automatisations développées ultérieurement pour soutenir les processus existants.

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Mauvaise valeur pour le champ de liste de sélection restreint

Je suis sûr que je ne suis pas le seul à avoir rencontré, à plusieurs reprises, de nombreuses erreurs d’importation avec ce titre. Cela peut être le résultat d’une lettre supplémentaire pour une valeur ou du collage par erreur d’une autre valeur.

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Listes de sélection standard

Lorsqu’il s’agit de fonctionnalités prêtes à l’emploi, Salesforce fournit quelques objets standard, tels que des comptes, des opportunités ou des pistes. Naturellement, ces objets sont livrés avec des champs jugés utiles pour la plupart des organisations. Ces champs incluent des listes de sélection.

Un exemple parfait est le statut de prospect. En tant que champ standard, les valeurs ne peuvent pas être limitées à une certaine liste. Bien que vous puissiez définir votre propre liste de valeurs en fonction du processus de qualification suivi par votre équipe de développement des ventes, tout utilisateur disposant d’un accès API (ainsi que des autorisations de modification sur le terrain) peut transmettre de nouvelles valeurs, intentionnellement ou par erreur.

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Ces valeurs supplémentaires ne seront pas disponibles au choix dans l’interface utilisateur à moins qu’elles ne soient activées. En fait, ils ne seront trouvés que sous « Valeurs inactives », ou lors de l’exécution de rapports et de leur repérage dans les enregistrements.

Un autre exemple notable de liste de sélection standard largement utilisée est la source de prospect, qui est transférée au compte, aux contacts et aux opportunités lors de la conversion du prospect. Comme cela peut être considéré comme un domaine important pour l’attribution des revenus, certaines organisations peuvent opter pour un contrôle plus granulaire de leurs champs personnalisés, plutôt que d’utiliser les options prêtes à l’emploi.

Une alternative pourrait être d’appliquer une règle de validation – cependant, lorsqu’il y a beaucoup de valeurs disponibles, cela peut s’avérer difficile à maintenir.

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Remarque : Assurez-vous que l’accès à ces champs standard est bien contrôlé, en particulier lorsqu’il s’agit de tiers intégrations.

Listes de sélection personnalisées

Les champs de liste de sélection créés par les administrateurs pour des cas d’utilisation spécifiques à une instance Salesforce particulière, représentent un meilleur moyen de contrôler les valeurs et, en fin de compte, la qualité des données sur les enregistrements également.

Ces champs permettent aux administrateurs de restreindre les valeurs possibles à celles prédéfinies. C’est là que l’erreur « mauvaise valeur pour le champ de liste de sélection restreint » entre en jeu si une valeur n’est pas dans la liste. Une petite case à cocher peut faire une énorme différence !

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Plus encore, si les mêmes valeurs doivent être utilisées sur des champs de plusieurs objets, il existe toujours la possibilité de créer un ensemble de valeurs global. Cela garantira que toutes les listes de sélection (celles-ci sont utilisées) seront synchronisées en permanence. À quel point cela est cool?

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Listes de sélection et types d’enregistrement

Je suis sûr que cela nous est arrivé à tous plus d’une fois ; nous avons tous oublié cette dépendance, notamment lors de la création de nouvelles valeurs.

Bien qu’ils soient un composant supplémentaire à déployer lors de la modification des valeurs de la liste de sélection, les types d’enregistrement se sont avérés être un atout utile lors de la personnalisation de l’expérience utilisateur pour les objets pour lesquels ils sont activés.

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La liste de sélection pour laquelle nous venons d’ajouter des valeurs, Niveau, a une signification différente pour les équipes de vente et de support – évidemment, les options déroulantes doivent s’adapter. De plus, comme il s’agit d’un champ personnalisé et que nous aimons les valeurs propres et contrôlées, il est restreint.

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Vous vous souvenez de mon erreur préférée mentionnée ci-dessus ? C’est vrai – si la valeur d’une liste de sélection restreinte n’est pas ajoutée à un certain type d’enregistrement, elle ne pourra pas être choisie depuis l’interface ou importée. Cela se traduit par notre vieil ami, l’erreur « mauvaise valeur ». Dans ce scénario, l’ajout de « Tertiaire » comme niveau pour un enregistrement dont le type est Ventes ne sera pas une option.

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Listes de sélection de contrôle et dépendantes

En repensant à notre liste d’animaux mignons, et s’il y avait plus de détails que nous aimerions recueillir sur l’animal ? Disons que nous voulons capturer la race (pour les chiens) et la couleur (pour les alpagas).

En plus d’avoir des champs supplémentaires disponibles, les dépendances de champs doivent être créées en conséquence et les valeurs sélectionnées là où c’est le cas.

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Une fois cette partie terminée, ainsi que les autorisations et les modifications de mise en page nécessaires, elle sera reflétée aux utilisateurs dans l’interface.

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Remarque : Les listes de sélection à sélection multiple ne peuvent être que des champs dépendants.

Sommaire

Qu’elle soit simple, à sélection multiple ou une combinaison avec des dépendances incluses, la liste de sélection est là pour rester. Les listes de sélection peuvent être utilisées simplement comme filtres de rapport ou elles peuvent devenir des piliers de vos processus ; dans tous les cas, les maîtriser dans Salesforce vous fera non seulement gagner du temps, à vous et à vos utilisateurs, mais rendra également la saisie de données beaucoup plus agréable.

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Si vous assimilez mieux les informations tout en faisant un travail pratique, Trailhead est l’endroit pour vous ! Salesforce a fourni de nombreux modules Trailhead, qui explorent différents types de champs, y compris des listes de sélection – Photokadministration de la liste est un bon point de départ.

De plus, il vaut la peine d’explorer les Gestion de données module aussi, car un rappel est toujours le bienvenu !

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Source de l’article traduit automatiquement en Français

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