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Meilleures pratiques de type d’enregistrement Salesforce + didacticiel8 minutes de lecture


Les types d’enregistrement sont l’une des fonctionnalités les plus mal comprises et mal utilisées de Salesforce. Les types d’enregistrement présentent de nombreux avantages, mais les gens ont également tendance à faire des hypothèses sur ce qu’ils peuvent faire, ou à devenir surexcités et à essayer de les utiliser pour tout quand ils ne sont pas nécessaires.

Lorsque vous utilisez correctement les types d’enregistrement, vous pouvez améliorer la qualité des données, réduire les efforts manuels, rationaliser les processus et permettre aux utilisateurs finaux de se concentrer plus facilement sur leur travail réel.

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Une histoire de deux châteaux

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caché partout. Une nouvelle princesse a emménagé dans le château et a été déconcertée par tous les types de disques – ils étaient dans les douves, sur le pont-levis, dans l’aile est, la salle de musique et même dans la grande salle ! Les gens qui vivaient dans le château avaient toujours vécu dans ce château, et ne savaient pas mieux, ils pensaient que tout avait besoin d’un type d’enregistrement.

Alors la princesse a commencé à poser des questions aux gens qui y vivaient : Pourquoi avez-vous autant de types de documents ? A quoi les utilisez-vous? Qu’est-ce qui différencie ces types d’enregistrements les uns des autres ?

Ce que la princesse a appris n’était pas surprenant. Les habitants du château ne savaient pas toujours pourquoi il y avait des types de disques ! Parfois, les choses étaient toutes les mêmes. La princesse a décidé de lancer un projet pour nettoyer tous les types de disques. Les habitants du château se sont rendu compte qu’ils n’avaient pas toujours à choisir un type d’enregistrement lorsque cela n’était pas nécessaire, et que lorsqu’ils étaient nécessaires, ils pouvaient en fait être très utiles… et tout le monde vivait heureux pour toujours.

Maintenant, voici ce que vraiment arrivé…

Lorsqu’un nouveau client m’a intégré il y a quelques années, j’ai été vraiment choqué de voir combien de types d’enregistrements étaient en place dans l’organisation (cette organisation n’avait pas vraiment eu d’administrateur dédié auparavant, donc je n’étais pas surpris que ce soit un peu désordonné). Sur un objet en particulier, ils avaient quatre types d’enregistrements différents. Quand j’ai regardé chaque type d’enregistrement, j’étais confus qu’il n’y ait absolument rien de différent à propos de chacun. Étant donné que le but des types d’enregistrement est de faciliter la vie des utilisateurs et d’améliorer la qualité des données, je savais que c’était un endroit pour une victoire rapide qui serait très visible pour les utilisateurs.

J’ai passé quelques semaines à passer du temps avec l’équipe qui a utilisé cet objet, et je leur ai posé beaucoup de questions. Je les ai observés en train de travailler et comment ils utilisaient l’objet. J’ai également activé le suivi de l’historique des champs pour obtenir de la documentation sur ce qu’ils faisaient réellement. En fin de compte, j’ai découvert que nous étions en mesure de réduire le nombre de types d’enregistrements de quatre à trois, et de définir des valeurs de liste de sélection par défaut et différentes mises en page. Les utilisateurs finaux étaient satisfaits : la qualité de leurs données s’est améliorée et la quantité de travail manuel a été réduite… et tout le monde a vécu heureux pour toujours !

Quand utiliser les types d’enregistrement

Les types d’enregistrement doivent être utilisés pour les enregistrements qui ont le même conception, mais doit être différent dans l’exécution.

Regardons un exemple non-Salesforce, la catégorie « Transports ». Il existe de nombreux types de transport, pour cet exemple, disons que nos options sont :

  • Voitures et camions
  • motocyclettes
  • Avions
  • Les trains
  • Bateaux

La seule chose que ces choses ont en commun, c’est qu’elles sont des modes de transport – sinon, elles n’ont presque rien de similaire. C’est la logique que vous devez garder à l’esprit lorsque vous pensez aux types d’enregistrement.

Voici quelques exemples de cas d’utilisation pour les types d’enregistrement dans Salesforce :

  • Opportunités basées sur le type de revenu : nouvelle entreprise, entreprise existante, entreprise de renouvellement
  • Cas d’assistance basés sur le problème : amélioration, bogue
  • Type de devis : Direct, Distributeur, Revendeur
  • Essai du produit : essai payant, essai gratuit
  • Responsables : responsable client, responsable partenaire

Chacun de ces scénarios reflète notre exemple de « transport » ci-dessus : ils sont identiques dans leur concept, mais l’exécution et le processus de chacun seront différents.

Création de types d’enregistrement

Une fois que vous avez décidé d’implémenter des types d’enregistrement, il est temps de réfléchir aux différences réelles entre chaque type. Vous voudrez peut-être cartographier cela dans un format qui vous convient.

Étape 1 : Documentez les différences

Dressez la liste de tous les champs importants qui doivent être remplis dans vos enregistrements, puis documentez les différences pour chaque type d’enregistrement prévu.

Prenons l’exemple de Support Cases. Mon entreprise souhaite disposer de quatre types d’enregistrement pour les demandes d’assistance : suggestion, problème, question et autre. Selon le type, nous avons besoin de valeurs de liste de sélection différentes, de valeurs par défaut différentes et d’exigences différentes sur la mise en page.

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Étape 2 : Champs personnalisés

Créez tous les champs personnalisés dont vous aurez besoin et ajoutez toutes les valeurs de liste de sélection que vous prévoyez d’utiliser dans tous vos types d’enregistrement.

Étape 3 : Objet « Processus »

Remarque sur les types d’enregistrement sur les requêtes, les pistes et les opportunités. Ces objets ont une exigence spéciale supplémentaire : vous devez créer le « processus » correspondant pour chaque objet. Le processus contrôle le champ principal Statut/Étape de son objet :

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Si vous travaillez avec un autre objet, y compris des objets personnalisés, vous pouvez ignorer cette étape.

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Étape 4 : créer des mises en page

Créez maintenant vos mises en page, une pour chaque type d’enregistrement. Organisez les champs et faites toutes les exigences nécessaires.

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Étape 5 : Créer des types d’enregistrement

Vous pouvez maintenant créer vos types d’enregistrement. Vous devrez entrer les détails de ce type d’enregistrement et n’oubliez pas de sélectionner le bon processus, si nécessaire, à partir de l’étape 2.

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Assurez-vous d’ajouter une description – cela aidera vos utilisateurs à décider quel type d’enregistrement choisir. Ensuite, vous devrez sélectionner le profils qui pourra utiliser ce type d’enregistrement, et si ce type d’enregistrement doit être la valeur par défaut.

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Attribuez ensuite chaque type d’enregistrement à la mise en page appropriée.

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Répétez jusqu’à ce que chaque type d’enregistrement soit créé et affecté à la mise en page appropriée.

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Étape 6 : Listes de sélection des types d’enregistrement

C’est la partie amusante! Notez que nous pouvons cliquer sur le nom de chaque type d’enregistrement, et vous verrez une liste de toutes les valeurs de liste de sélection sur l’objet. C’est ici que vous allez choisir la liste de sélection valeurs sont disponibles sur chaque type d’enregistrement, et lequel est la valeur par défaut.

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Voici notre type d’enregistrement Suggestion et toutes les listes de sélection pour lesquelles je peux effectuer des sélections :

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Notez la même liste de sélection, mais deux types d’enregistrement différents. « Priorité » a deux valeurs par défaut différentes et deux ensembles d’options différents pour l’utilisateur, selon le type d’enregistrement.

Étape 7 : Testez-le

Créez des enregistrements de test dans chaque type d’enregistrement et effectuez les ajustements nécessaires !

Considérations relatives au type d’enregistrement –

Gardez-les à l’esprit avant de créer et après avoir déployé les types d’enregistrement.

  • Lors de l’ajout de valeurs de liste de sélection à l’avenir, vous devrez vous rappeler de les ajouter également au type d’enregistrement approprié (et de procéder, si nécessaire – reportez-vous à l’étape 3).
  • Vous ne pouvez pas utiliser l’édition en ligne sur une vue de liste lorsque des types d’enregistrement sont présents, à moins que cette vue de liste n’ait un filtre n’affichant qu’un seul type d’enregistrement.
  • Vous devrez peut-être rappeler à vos utilisateurs de filtrer sur le type d’enregistrement lors de la création de rapports.
  • Vous ne pouvez pas utiliser le type d’enregistrement pour déterminer la visibilité – voir l’idée Salesforce ici. Lorsque vous attribuez un type d’enregistrement à un profil, vous donnez simplement la possibilité potentielle de créer ce type d’enregistrement.
  • Mettez des descriptions partout – Si vous avez une communauté et que vous demandez aux utilisateurs de la communauté de créer un enregistrement avec un type d’enregistrement, sachez qu’ils pourront peut-être voir les descriptions !
  • Lorsque vous affectez un type d’enregistrement à un profil par défaut, vous affectez le type d’enregistrement qui apparaît par défaut dans la liste de sélection, tout comme la valeur par défaut de toute autre liste de sélection.

Résumé

Cet article a été une introduction aux types d’enregistrement dans Salesforce. La partie la plus importante des types d’enregistrement est de décider quand et comment les utiliser ; vous ne voulez pas être cette personne avec quatre types d’enregistrement qui ont tous les mêmes listes de sélection et mises en page ! Vous ne voulez pas non plus être la personne qui utilise 10 types d’enregistrements, alors qu’en réalité, chacun devrait être un objet personnalisé différent.

Tant que vous avez un plan solide en place avant de commencer, vous aurez une mise en œuvre réussie du type d’enregistrement !



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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