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Meilleures pratiques Salesforce pour les administrateurs : à faire et à ne pas faire16 minutes de lecture


L’administrateur de Salesforce détient les clés du château, ce qui lui confère des pouvoirs de super-héros d’administration. Cependant, comme oncle Ben l’a dit à son neveu Peter Parker, alias Homme araignée, « Un grand pouvoir implique de grandes responsabilités. » C’est pourquoi le rôle d’administrateur Salesforce est si essentiel pour une organisation.

Cet article fournit une liste essentielle des choses à faire et à ne pas faire pour les administrateurs Salesforce.

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Ce guide est divisé en catégories, car les administrateurs ont de nombreuses responsabilités :

  • La performance du système
  • Administration générale du système
  • La gestion du changement
  • Dépannage
  • Sécurité et accès
  • Création d’applications
  • Travailler avec votre équipe
  • Rester à jour avec Salesforce

La performance du système

Avoir une organisation Salesforce saine et efficace est extrêmement important à la fois pour la vitesse de votre organisation et sa santé à long terme.

  • Effectuez le bilan de santé Salesforce sur votre organisation et prenez les mesures recommandées nécessaires sous le bouton « Réparer les risques ».
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  • Cochez les cases « Activer le chargement séparé des listes associées » pour un rendu de page plus rapide dans Configuration > Interface utilisateur.
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  • Ne laissez pas les tâches « Release Updates » à la dernière minute (anciennement Critical Updates).
  • N’ignorez pas ces e-mails de mise à jour et de maintenance embêtants de Salesforce.
  • Ne créez pas de dette technique :
    • Supprimez les composants de métadonnées que vous créez pour les solutions ou les tests.
    • Attaquez-vous de manière proactive à la dette technique existante de votre organisation !

Administration générale du système

Cette catégorie comprend les choses à faire et à ne pas faire de Salesforce pour le travail quotidien d’un administrateur.

  • Sachez sur quelle édition et quelle instance de Salesforce se trouve votre organisation car les différentes éditions ont des fonctionnalités et des limites de gouverneur variables. Vous pouvez en savoir plus ici.
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  • Connaître les différences entre les types de licences – plus le nombre de licences disponibles dans votre organisation. En savoir plus sur les licences ici.
  • Vérifiez et mettez à jour les paramètres de l’interface utilisateur de votre organisation :
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  • Sauvegardez régulièrement vos données et métadonnées Salesforce :
    • Plusieurs options sont disponibles pour la sauvegarde des données, y compris l’exportation hebdomadaire de Salesforce.
    • Considérez un 3rd Party App comme OwnBackup pour des exportations fréquentes de données et de métadonnées.
  • Activez la recherche Einstein car il est désormais généralement disponible sans frais supplémentaires. La configuration est simple, activez-la simplement et laissez vos utilisateurs nourrir Einstein !
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  • N’oubliez pas de tester minutieusement tout votre travail. Testez dans un environnement sandbox ou développeur, puis testez à nouveau en production.
  • N’attribuez pas le profil « Administrateur système » aux utilisateurs :
    • Seuls 1 à 2 utilisateurs de votre organisation (généralement les administrateurs système) devraient avoir ce profil, et les utilisateurs d’intégration automatisés pourraient également avoir le profil d’administrateur système.
    • Personne d’autre ne devrait avoir ce profil. Vous devez utiliser un profil cloné pour créer un profil similaire (sans tout modifier et d’autres autorisations inutiles).
  • N’utilisez pas Classic, sauf si vous devez :
  • Ne devinez pas et ne supposez pas :
    • En tant qu’administrateur Salesforce, il est préférable de demander avant de faire si vous n’êtes pas sûr.
    • Ne vous mettez pas dans une situation où vous devrez demander pardon plus tard !
  • Ne fais rien de stupide

La gestion du changement

Dans cette section, nous allons explorer certaines choses à faire et à ne pas faire pour le déploiement de composants et les tâches associées. Dans la plupart des organisations, il est recommandé d’utiliser des sandbox à environnement inférieur pour la configuration et le développement, puis de les déployer en production.

  • Communiquez toutes les modifications de déploiement d’un environnement à un autre :
    • Des outils comme Slack et Teams sont utiles pour cela. Créez un canal de déploiement.
  • Créez un Rollback Sandbox avant d’effectuer un déploiement majeur en production :
    • Pour ce faire, créez un Developer Sandbox et faites une copie des métadonnées de production.
  • Utilisez Agile sur Waterfall.
  • Utilisez des thèmes et des couleurs pour différents bacs à sable :
    • Cela permet de se différencier visuellement de la production et des autres organisations, et d’éviter de configurer quelque chose dans la production par accident. Oups, désolé.
  • Organisez vos bacs à sable pour les tests/AQ :
    • De nombreuses organisations utilisent des bacs à sable de développement > bac à sable QA/test > Production. Un bac à sable de mise en scène est également utile !
    • Envisagez des solutions tierces pour la gestion des versions et d’autres tâches DevOps (telles que Copado, Flosum).
  • Ajouter, modifier et configurer uniquement certain articles en production :
    • La modification et la mise à jour des données de « niveau d’enregistrement » dans la production sont correctes.
    • La création et la modification de rapports et de tableaux de bord peuvent être effectuées en production.
    • L’ajout de « champs disponibles par recherche » aux types de rapport peut être effectué dans la production.
    • L’ajout de membres du groupe public en production est indispensable. Les membres sont considérés comme des données et ils ne se déploient pas.
    • L’activation des fonctionnalités, telles que les expériences numériques, devra être effectuée manuellement dans chaque environnement, y compris la production. Idem pour le téléchargement de packages.
    • De plus, d’autres articles qui ne pas déployer dans les ensembles de modifications (comme l’ajout d’une adresse à l’échelle de l’organisation, les changements de nom d’API, etc.)
  • Ne développez pas en Production :
    • C’est une bonne pratique de configurer et développer dans les environnements inférieurs ; puis déployez en Production (à l’exception des éléments répertoriés ci-dessus).
    • APEX doit être déployé à partir d’un environnement inférieur et passer par des tests unitaires.
  • N’actualisez pas un bac à sable sans le dire à tous les utilisateurs de ce bac à sable :
    • Autorisez les utilisateurs à déplacer d’abord leur travail hors du bac à sable.
    • Si vous ne le dites pas à tout le monde, méfiez-vous ! Considérez ceci comme votre avertissement.
  • N’oubliez pas d’ajouter aux types d’enregistrement pour une modification de liste de sélection à l’ensemble de modifications.

Dépannage

En tant qu’administrateur Salesforce, vous aurez de nombreuses occasions de résoudre les problèmes. Voici une liste de choses à faire et à ne pas faire pour vous aider dans cette entreprise souvent difficile.

  • Demandez aux utilisateurs l’URL/le lien vers l’enregistrement, pour résoudre les problèmes liés aux enregistrements.
  • Demandez aux utilisateurs de fournir une capture d’écran de l’erreur/du problème et des étapes pour reproduire l’erreur.
  • Familiarisez-vous avec les trois premiers chiffres des ID d’enregistrement Salesforce pour les objets les plus courants :
    • Les ID d’enregistrement à 15/18 chiffres commencent toujours par les trois chiffres suivants : 001 Compte, 003 Contact, 005 Utilisateur, 006 Opportunité, 500 Cas, OOQ Lead.
  • Sachez où trouver l’ID d’enregistrement Salesforce à 15 ou 18 chiffres dans une URL :
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  • Faites « Connexion en tant qu’utilisateur » pour aider au dépannage et recréez le problème. Souvent, un problème est la formation de l’utilisateur (pour être poli), pas un bug du système.
  • Vérifiez les validations au niveau de l’objet, s’il y a un message d’erreur personnalisé :
    • Les administrateurs peuvent afficher le « texte du message d’erreur » pour toutes vos règles de validation sous chaque objet (et correspondre à l’erreur de capture d’écran de l’utilisateur).
    • Si le message d’erreur est un message d’erreur standard, essayez de rechercher le message d’erreur exact sur Google pour obtenir plus d’informations, ou consultez les communautés Trailhead (voir ci-dessous).
  • Devenez ami avec le « Journal de débogage » pour comprendre pourquoi l’automatisation ne fonctionne pas comme prévu. Le journal de débogage vous indiquera où et pourquoi un processus d’approbation ou une autre automatisation ne fonctionne pas comme prévu.
  • Utilisez le nouveau bouton « Hiérarchie de partage » dans LEX (à partir de la version Summer ’21) pour résoudre les problèmes de partage d’enregistrements. Ceci est particulièrement utile pour voir à quels utilisateurs/groupes un enregistrement est partagé et comment/pourquoi il est partagé avec eux.
  • Utilisez le Communauté des réponses des pionniers pour trouver des réponses à vos questions. Ces communautés peuvent être utilisées pour rechercher des questions précédemment posées, ou un utilisateur peut publier une nouvelle question.
  • Vous savez comment signaler un cas au service d’assistance Salesforce, ainsi que discuter avec Salesforce :
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  • Utilisez les ressources que Salesforce met à la disposition des administrateurs :
  • Pensez à utiliser l’objet Case pour le suivi interne des bogues, des demandes d’amélioration, etc.
  • N’ignorez pas le paramètre de « livrabilité des e-mails » dans Production et Sandbox : ce paramètre est une cause fréquente d’erreurs dans les bacs à sable.
  • N’oubliez pas de prioriser les demandes.
  • N’essayez pas de résoudre les problèmes tant que suffisamment d’informations n’ont pas été fournies. Si vous ne comprenez pas le problème, demandez des éclaircissements.
  • Ne résolvez pas les problèmes à l’aide d’un seul navigateur. Pour certains problèmes, vous souhaiterez exclure un problème lié au navigateur.
  • N’oubliez pas de vérifier l’attribution de la mise en page pour les problèmes où les mises en page manquent des champs ou affichent une mise en page différente pour les utilisateurs :
    • N’oubliez pas que l’affectation de mise en page est la combinaison du profil d’un utilisateur et Type d’enregistrement.

Sécurité et accès

Dans cette section, nous passerons en revue certaines choses à faire et à ne pas faire pour OWD, profils, ensembles d’autorisations, FLS, etc.

  • Familiarisez-vous avec les OWD (Org-Wide Defaults) de votre organisation :
    • Connaissez les paramètres de partage de votre organisation pour vos objets les plus couramment utilisés. Ces informations sont répertoriées sous Configuration>Paramètres de partage.
    • Comprenez les différences entre : Public, Privé, Contrôlé par le parent.
  • Sachez quels profils et ensembles d’autorisations votre organisation utilise régulièrement :
    • Utilisez des ensembles d’autorisations pour accorder un accès spécial aux objets/champs et aux autorisations système (il est recommandé d’utiliser les ensembles d’autorisations plutôt que de créer un tout nouveau profil).
  • Utilisez la sécurité au niveau du champ (FLS) pour contrôler les champs affichés sur les présentations de page.
  • Utiliser les règles de validation
  • Ne fournissez pas de « lecture/écriture publique » pour les objets standard ou personnalisés en tant que valeurs par défaut de votre organisation (sauf si restreindre l’accès est inutile). Au lieu de cela, fournissez moins d’accès (lecture seule ou privé) via l’OWD et fournissez un accès supplémentaire aux enregistrements via des règles de partage ou d’autres méthodes d’accès.
  • N’oubliez pas les limites du gouverneur que vous pourriez rencontrer. Par exemple, une organisation n’obtient que 50 règles de partage basées sur des critères par objet. Une autre limite est de seulement 10 tableaux de bord dynamiques par organisation (pour la plupart).

Création d’applications

Pour cette section, nous allons explorer les choses à faire et à ne pas faire en matière de création d’applications, ainsi que les activités connexes.

  • Utilisez de bonnes conventions de nommage pour les nouveaux objets, champs et autres métadonnées.
  • Restez simple et faites correspondre l’étiquette de l’objet/du champ au nom de l’API.
  • Utilisez le champ « Description ».
  • Fournissez un accès en lecture/écriture au profil d’administrateur système pour tous les nouveaux champs.
  • Utilisez Schema Builder pour voir les relations entre les objets.
  • Créez un bac à sable Developer dans votre organisation pour votre propre développement, test et configuration.
  • Créez un bac à sable de développeur personnel, en dehors de votre organisation, pour effectuer certains tests dans un environnement propre.
  • Pensez à utiliser des formulaires dynamiques.
  • Utilisez Field Tracking sur vos objets pour suivre les modifications de données :
    • Salesforce permet de suivre 20 champs par objet. Les organisations doivent donc utiliser cette fonctionnalité sur leurs champs importants. Remarque : davantage de champs sont disponibles pour le suivi, avec un abonnement premium à Salesforce Shield.
    • Placez l’historique de suivi en tant que liste associée sur la page d’enregistrement. Vous pouvez également faire rapport sur ces champs.
  • Utilisez « Afficher la piste d’audit de la configuration » pour voir quelles modifications de métadonnées ont eu lieu et par qui.
  • N’ajoutez pas de nouveau type d’enregistrement à un objet, sauf si nécessaire :
    • L’ajout d’un nouveau type d’enregistrement devrait être votre dernier option pour répondre à un cas d’utilisation.
    • Avec les nouvelles fonctionnalités de Salesforce telles que les formulaires dynamiques et les filtres de liste associée sur les présentations de page, les types d’enregistrement supplémentaires deviennent encore moins nécessaires.
  • N’utilisez pas la même étiquette de champ sur un seul objet (avec une API différente) :
    • Cela devient un problème lors de la création de vos présentations de page, car les administrateurs voient les étiquettes de champ, pas les API, et ne seront pas en mesure de différencier les champs.
    • C’est également un problème avec Report Builder – vous ne voulez pas que votre utilisateur essaie de déterminer quel est le champ correct car ils ont le même nom !
  • N’utilisez pas la même étiquette d’objet pour un nouvel objet personnalisé qui est déjà une étiquette pour un objet standard (c’est-à-dire ne créez pas un nouvel objet personnalisé avec une étiquette existante comme Produit, Tâche, Enquête, etc.)

Travailler avec votre équipe

N’oublions pas les compétences non techniques très importantes. Tout commence par une communication claire.

  • Communiquez bien. Soyez clair et concis avec les e-mails, en face-à-face, Zoom, Slack, Teams, quels que soient les usages de votre organisation. Les compétences non techniques sont essentielles. Écoutez et posez des questions.
  • o trouver des champions Salesforce internes. Ces utilisateurs existent dans chaque organisation. Travaillez en étroite collaboration avec vos utilisateurs avancés.
  • Aidez vos utilisateurs avec les vues de liste en créant des vues de liste significatives et en enseignant aux utilisateurs comment « cloner », ajouter de nouveaux champs, modifier l’ordre des champs, filtrer et partager leur vue personnelle avec des collègues.
  • Configurez les pages d’accueil pour les utilisateurs. Vous pouvez attribuer des pages d’accueil par application/profil, selon vos besoins.
  • Suggérez d’améliorer les pages d’enregistrement Lightning en les examinant avec les utilisateurs professionnels :
    • Ce sont des « fruits à portée de main » et ce sont des changements faciles à effectuer pour un administrateur, offrant souvent d’énormes avantages.
  • Fournir des supports de formation efficaces telles que des instructions écrites/électroniques, avec des captures d’écran simples à suivre. Pour les changements moyens à importants, proposez des sessions de formation en direct/Zoom et mettez les enregistrements à la disposition des utilisateurs. Stocker dans un lecteur public ou sur Salesforce (c’est-à-dire Salesforce Files).
  • Suggérez l’automatisation pour les utilisateurs professionnels, selon le cas :
    • Exemple 1 : Aidez vos utilisateurs en remplissant automatiquement certains champs, au lieu de laisser les utilisateurs saisir manuellement (c’est-à-dire en remplissant automatiquement un champ « Région de vente » sur l’enregistrement d’opportunité, en fonction du propriétaire de l’opportunité).
    • Exemple n°2 : Automatiser les « Notifications » d’alerte par e-mail lorsque des événements clés se produisent (c’est-à-dire un changement de statut en « Fermé gagné » ou « En danger »)
  • Créez des rapports et des tableaux de bord significatifs pour vos utilisateurs finaux et parties prenantes de l’entreprise.
  • N’oubliez pas de documenter les nouveaux processus et procédures et stockez-les dans un lecteur public ou sur Salesforce.
  • N’oubliez pas de prioriser votre travail.
  • N’utilisez pas uniquement l’audio pour les communications à distance. Les experts disent que les communications sont à 80 % non verbales. Un simple signe de tête n’a pas de prix. Donc, si vous utilisez Zoom ou un outil similaire, la vidéo est utile.
  • N’oubliez pas de vous « désactiver » vous-même. ?? Je suis coupable de ça !

Rester à jour avec Salesforce

Une chose est sûre à propos de Salesforce : la plate-forme et les applications associées continueront d’évoluer à la vitesse de l’éclair. Avec trois versions majeures par an, le suivi est essentiel. C’est aussi amusant!

  • Utilisez Trailhead. Les administrateurs Salesforce doivent utiliser Point de départ pour suivre les nouvelles fonctionnalités et élargir ses compétences.
  • Faire abonnez-vous à SalesforceBen.com – SalesforceBen a tellement d’informations pour rester à jour sur les fonctionnalités, les actualités et plus encore de Salesforce.
  • Inscrivez-vous à TrailheaDX et Dreamforce.
  • N’oubliez pas de conserver vos certifications avant leur expiration. Aie. Ça arrive. Ne laissez pas cela être vous.
  • N’ignorez pas l’examen de la nouvelle fonctionnalité dans chaque version de Salesforce.

Résumé

L’administrateur Salesforce détient les clés de l’organisation Salesforce – et pour cette raison, il est essentiel que l’administrateur suive certaines choses à faire et à ne pas faire. Même Winston Churchill a dit en 1906 : « Là où il y a un grand pouvoir, il y a une grande responsabilité. Salesforce est le moteur qui peut amener votre organisation au niveau supérieur d’expérience client/client – alors faites avancer le navire !



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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