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Modification en ligne pour les rapports Salesforce : mettre à jour les enregistrements plus rapidement2 minutes de lecture


Avec le risque de sembler biaisé (et c’est peut-être le cas), l’édition en ligne dans les rapports Salesforce est l’un de mes rêves depuis que j’ai découvert les vues de liste et les joies de l’édition en ligne qu’elles offrent. Bonne nouvelle : les utilisateurs et les administrateurs peuvent enfin arrêter de rêver de pouvoir modifier en ligne les rapports !

Dans cet article, nous allons vous expliquer comment vous pouvez modifier en ligne les rapports et en apprendre davantage sur certaines considérations importantes.

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Qu’est-ce que l’édition en ligne dans Salesforce ?

L’édition en ligne est la possibilité de modifier la valeur d’un champ, sans avoir besoin de naviguer jusqu’à un enregistrement. L’édition en ligne signifie être capable de mettre à jour un enregistrement à partir d’un emplacement autre que la page d’enregistrement, comme une vue de liste ou un rapport. Il présente de nombreux avantages, notamment moins de clics et une plus grande adoption par les utilisateurs des fonctionnalités et de Salesforce.

Qu’est-ce qu’un rapport Salesforce ?

Les rapports Salesforce standard sont certainement quelque chose que chaque administrateur et les utilisateurs avancés sont très probablement habitués à créer jour après jour pour visualiser les données de différentes manières.

Les rapports représentent la base analytique de Salesforce ainsi qu’une alternative dynamique, conviviale et beaucoup plus jolie aux tableaux croisés dynamiques et à de nombreuses formules Excel. Jusqu’à récemment, ils constituaient le principal moyen d’afficher les données Salesforce. Cependant, les rapports vous permettent uniquement de visualiser les données, pas de les modifier.

Rapports Salesforce par rapport aux vues de liste

L’une des questions les plus fréquentes des utilisateurs que je rencontre est certainement « Comment puis-je exporter mes opportunités pour les mettre à jour dans Excel ? ».

Cela pose plusieurs problèmes. Pour commencer, nous ne voulons pas que les utilisateurs modifient les données en dehors de Salesforce ! Deuxièmement, l’autorisation « Exporter des rapports » n’offre pas de contrôle granulaire sur les objets pouvant être exportés. Par conséquent, avec cette autorisation, un utilisateur peut exporter n’importe quel rapport et ses données s’il avait accès au rapport. Afin d’éviter une éventuelle fuite de données, l’alternative consistait à recommander l’utilisation d’une vue de liste pour mettre à jour divers champs d’opportunité.

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Avec les bonnes autorisations attribuées, les utilisateurs peuvent modifier certains champs, jusqu’à 200 enregistrements à la fois.

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Il y a quelques inconvénients à inviter les utilisateurs à utiliser des vues de liste :

  • Sans les autorisations d’affichage « Gérer la liste publique », ils ne peuvent pas être partagés.
  • Les utilisateurs qui disposent de l’autorisation de vue « Gérer la liste publique » peuvent modifier/supprimer toutes les vues de liste publique existantes à partir de n’importe quel objet standard ou personnalisé (yikes).
  • Les vues de liste sont moins utilisées que les rapports et souvent moins familières, ce qui entraîne un effort d’adoption.
  • Découvrez les autres limitations basées sur le type de champ et l’objet ici.

Modification en ligne dans les rapports

Les limitations concernant les vues de liste, ainsi qu’une énorme demande d’amélioration des capacités de création de rapports natifs, ont fait de l’édition en ligne dans les rapports Salesforce un rêve devenu réalité.

Avec la sortie de cette nouvelle fonctionnalité, Salesforce a considérablement amélioré son expérience utilisateur et, même s’il est encore en version bêta, les capacités semblent être étendues à chaque version.

Configurer l’édition en ligne dans les rapports

Semblable aux graphiques de jauge dynamiques, la modification en ligne dans les rapports peut être activée à partir des paramètres du rapport et du tableau de bord.

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Que peut-on modifier dans les rapports ?

Lorsque cette fonctionnalité a été initialement mise à disposition dans le cadre de la version Summer ’21, il était agréable de jouer avec, mais il y avait un nombre limité de types de champs pouvant être modifiés. Salesforce a fait des efforts considérables pour améliorer cela, et dans la version Winter ‘22, de nombreux autres champs sont devenus disponibles !

La première chose que je voulais essayer était de modifier les opportunités comme si j’étais un commercial. Le fait que les listes de sélection et les champs de date standard n’étaient pas disponibles au départ était un inconvénient. Avec la version Winter ’22, ce n’est plus un problème et les membres de l’équipe de vente ainsi que les opérations de vente peuvent modifier les champs d’opportunité clés tels que « Stage », directement dans le rapport !

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Une seule modification est prise en charge à la fois et le rapport est actualisé dès que « Enregistrer » est sélectionné pour refléter les informations les plus récentes.

Qu’est-ce que ça veut dire? Eh bien, cela signifie que vous ne pouvez mettre à jour qu’un seul champ sur un enregistrement à la fois. Je ne peux pas modifier plusieurs champs « Date de fermeture » ​​sur plusieurs enregistrements, puis les enregistrer. Je devrais apporter une seule modification, puis apporter des modifications à un autre champ sur un enregistrement différent, en répétant le processus autant de fois que nécessaire.

Si vous souhaitez mettre à jour en masse les enregistrements aujourd’hui, les vues de liste sont l’outil qu’il vous faut.

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Dans le cadre de la prochaine version Spring ’22, Salesforce rendra disponible la modification simultanée de plusieurs lignes et colonnes de différents enregistrements directement dans la page d’exécution du rapport.

Non seulement l’édition de masse en ligne deviendra disponible dans les rapports, mais la modification d’un champ fera également apparaître d’autres champs connexes comme En attente jusqu’à ce que le rapport soit enregistré – par exemple, changer le nom du compte sur une opportunité marquera la valeur des employés comme En attente car ils dépendent de l’enregistrement du compte.

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Vous pouvez vérifier tous les détails autour de cette fonctionnalité, ainsi que les limitations, dans le Hiver ‘22 et Printemps ’22 notes de version. Pour avoir une idée de l’évolution de cette fonctionnalité, il vaut la peine de jeter un œil à la Été 21 note aussi.

Activation de l’utilisateur

L’un des avantages de l’utilisation des rapports est que l’adoption par les utilisateurs est probablement déjà assez élevée. Vos utilisateurs sont déjà familiarisés avec la création et l’utilisation de rapports. Par conséquent, l’adoption de la modification en ligne pour les rapports devrait être un jeu d’enfant. Cela ajoutera des fonctionnalités supplémentaires à quelque chose qu’ils font déjà, mais avec moins de clics et d’exportations Excel !

La mise à jour de la « prochaine étape » d’une opportunité peut s’avérer cruciale pour que les directeurs des ventes sachent exactement comment l’affaire progressera. Au lieu d’ouvrir des opportunités individuelles et de rechercher le champ sur la mise en page, les commerciaux peuvent désormais ouvrir le rapport à partir du tableau de bord de leur équipe et saisir leurs notes tout en utilisant même un graphique pour mieux filtrer les enregistrements.

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Pour les organisations plus complexes, un autre énorme avantage sera certainement la possibilité de mieux isoler les données grâce à l’utilisation de filtres croisés dans les rapports, ce qui n’est pas une option lors de l’utilisation des vues de liste.

Noter: Une autre chose que les rapports et les vues de liste ont maintenant en commun, c’est que les champs modifiables auront le crayon apparaissant lorsque vous les survolez, tandis que les champs non modifiables afficheront un verrou. Cela garantira que les utilisateurs ne perdront pas de temps à essayer encore et encore d’apporter un changement.

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Cas d’utilisation de l’édition en ligne des rapports Salesforce

Mises à jour transparentes des enregistrements

L’édition en ligne dans les rapports n’est pas réservée à l’équipe commerciale ! La modification de champ en ligne peut également être un gain de temps pour les équipes de support et de marketing. Par exemple, si l’équipe marketing utilise Salesforce Campaigns, il existe sûrement au moins un tableau de bord utilisé pour suivre les performances ou peut-être d’autres KPI.

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Avec cette nouvelle fonctionnalité, les spécialistes du marketing n’ont plus besoin d’explorer les enregistrements individuels, puis de revenir au rapport, mais peuvent en fait apporter des ajustements aux champs clés au fur et à mesure.

Noter: les champs utilisés dans les rapports en tant que regroupements ne sont pas disponibles pour l’édition en ligne.

Correction des données

Cette fonctionnalité est également extrêmement bénéfique pour moi et mes collègues administrateurs. Lors du dépannage de différentes automatisations déclenchées par des changements de valeur, comme un booléen ou peut-être une date, nous utilisons généralement un rapport pour mesurer l’impact par le nombre d’enregistrements.

Tant que les autorisations de champ sont en place et que le champ n’est pas marqué comme en lecture seule sur le modèle, les enregistrements peuvent être modifiés un par un pour effectuer ces tests sans avoir à ouvrir 20 onglets et basculer entre eux – si cela ne fait pas notre vie plus facile, je ne sais pas ce que c’est.

Résumé

La modification en ligne dans les rapports est une fonctionnalité précieuse (même si elle est encore en version bêta) qui ne manquera pas de vous aider à favoriser l’adoption par vos utilisateurs tout en les conservant dans Salesforce plutôt que dans des outils externes, tels qu’Excel.

Si vous débutez dans Salesforce ou si vous souhaitez simplement en savoir plus sur les rapports, n’hésitez pas à consulter la modules de départ de sentier dédiés par Salesforce sur Trailhead.

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Source de l’article traduit automatiquement en Français

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