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Nettoyer les profils et les ensembles d’autorisations dans Salesforce16 minutes de lecture


Les profils et les ensembles d’autorisations fonctionnent ensemble pour déterminer les objets auxquels les utilisateurs peuvent accéder et les actions qu’ils peuvent effectuer dans Salesforce. Ces fonctionnalités sont essentielles à la sécurité de Salesforce, mais avec le temps, il peut être facile de se retrouver avec trop de profils et d’ensembles d’autorisations, y compris certains qui ne sont plus pertinents.

Dans cet article, nous allons explorer les façons dont vous pouvez nettoyer les profils et les ensembles d’autorisations, améliorant ainsi la santé de votre organisation.

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Pourquoi c’est un problème?

Pour les besoins de ce guide, je suppose que vous comprenez la différence entre un profil et un ensemble d’autorisations.

Si nous devions comparer une organisation Salesforce à une maison, les profils et les ensembles d’autorisations (« PermSets ») pourraient être les étages. OK, ce n’est pas une analogie parfaite, mais le fait est que les profils et PermSets fonctionnent en arrière-plan de l’organisation, mais ils touchent presque tout, un peu comme les sols d’une maison.

Si vous apportez quelque chose dans la maison, il va très probablement entrer en contact avec le sol et interagir avec lui d’une manière ou d’une autre. De la même manière, presque toutes les actions que vous effectuez dans Salesforce (et tout ce que vous apportez de nouveau) en tant qu’administrateur toucheront les profils et les ensembles PermSet (un nouveau champ, un nouveau type d’enregistrement, une nouvelle installation d’application ou la création d’un nouvel utilisateur pour Exemple).

Après même une petite quantité de personnalisation dans votre organisation, les profils et les PermSets commencent à être intégrés profondément dans le système. Et puisqu’ils sont tellement intégrés dans l’organisation, je dirais que la propreté de ceux-ci va de pair avec la propreté et l’organisation de votre organisation globale (c’est-à-dire votre « santé de l’organisation »). C’est pourquoi il est si essentiel d’avoir des profils et des PermSets propres et organisés. En fait, lorsque j’arrive dans une nouvelle organisation et que je suis chargé d’améliorer la « santé de l’organisation », c’est le premier endroit où je commence.

Étape 1 : Supprimer les profils et les PermSets inutilisés

La première étape et la plus simple du nettoyage des profils et des ensembles de Perm dans votre organisation consiste à identifier ceux qui ne sont tout simplement pas utilisés. Il s’agit de profils et de PermSets auxquels aucun utilisateur actif n’est affecté.

Dans chaque profil et PermSet, vous pouvez afficher les utilisateurs attribués et trier par la colonne « Actif » (Profils > Utilisateurs attribués OU Ensembles d’autorisations > Gérer les attributions), mais cela devient très rapidement peu pratique lorsque nous parlons de le faire sur des centaines de profils / PermSets. Heureusement, Salesforce dispose de capacités de reporting (limitées) sur l’organisation elle-même, et les utilisateurs (avec leur profil attribué) sont un domaine sur lequel nous pouvons créer des rapports.

Créer un rapport d’utilisateur

Commencez par créer un nouveau rapport sur les « utilisateurs ». Il devrait saisir automatiquement les champs dont nous avons besoin, mais sinon nous aurons besoin de (Prénom, Nom, Nom d’utilisateur, Actif, Dernière connexion). Ajoutons « Profil » en tant que regroupement, changeons les filtres pour « Vue » en « Tous les utilisateurs » (au lieu de simplement les utilisateurs actifs) et actualisons le rapport. Vous devriez maintenant voir le nombre total d’utilisateurs affectés à chaque profil.

Maintenant, ce que nous essayons de faire, c’est de voir combien actif les utilisateurs se voient attribuer chaque profil et déterminent s’il y en a sans utilisateurs actifs ou peut-être seulement 1 ou 2 utilisateurs. Pour ce faire, nous devrons créer une « formule récapitulative » dans les colonnes. Si vous cliquez sur la flèche vers le bas à côté de « Colonnes » sur la gauche, vous devriez voir « Ajouter une formule récapitulative », cliquez pour ajouter. Appelez le résumé « Nombre d’utilisateurs actifs » et sur la gauche recherchez le champ « Actif », mettez-le en surbrillance et cliquez sur le bouton « Insérer ». Votre formule doit indiquer « ACTIVE : SUM », remplacez les « points décimaux » par zéro, cliquez sur « Appliquer » et actualisez le rapport.

Lorsque vous exécutez le rapport, vous devriez maintenant voir le nombre d’utilisateurs actifs par profil !

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Arrêtons-nous ici et demandons « que voyez-vous ? »

Mettez en surbrillance les profils inutilisés

C’est notre première occasion de faire un peu de ménage. Si vous voyez des groupes de profils avec aucun utilisateur actif (ou un seul utilisateur actif), ce sont des fruits à portée de main et doivent être pris en considération pour être supprimés de l’organisation.

Avant de supprimer réellement les profils de l’organisation, nous devons faire deux ou trois choses. Tout d’abord, je recommanderais de créer un document Google (ou un autre document) pour garder une trace des profils envisagés pour la suppression. De retour dans l’organisation, je visualisais chaque profil et j’essayais de comprendre pourquoi ils avaient été créés, par qui et quelle en était la raison. Si l’administrateur qui a créé le profil à l’origine est toujours là, il peut être judicieux de lui poser ces questions et de rassembler les détails dans le document susmentionné.

Il est également possible d’utiliser votre meilleur jugement, surtout si le ou les administrateurs qui les ont créés sont partis depuis longtemps. Si vous voyez un profil sans utilisateurs actifs et qu’il a été créé il y a cinq ans, il est très probablement sûr de le supprimer. D’un autre côté, si vous voyez un profil sans utilisateurs actifs et qu’il a été créé il y a quelques mois à peine, vous voudrez probablement vérifier auprès de celui qui l’a créé et lui demander s’il est toujours en cours d’utilisation / en attente d’être utilisé pour certains but.

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Supprimer les utilisateurs attribués

Après ce jugement et ce travail d’enquête, vous devriez avoir une liste définitive des profils que vous êtes prêt à supprimer de l’organisation. Le dernier obstacle est que vous ne pouvez pas supprimer un profil auquel des utilisateurs sont affectés (même si tous les utilisateurs affectés sont inactifs) et que chaque utilisateur doit être affecté à un profil. Que faire?

Je recommanderais de créer un « profil inactif » pour contenir tous ces utilisateurs qui doivent être réaffectés (et tous les futurs). Je nomme généralement le profil « Z – NE PAS UTILISER – PROFIL INACTIF » (le « Z » garantit qu’il sera le dernier dans la vue de la liste des profils). Vous devez maintenant parcourir chaque profil marqué pour suppression, afficher les utilisateurs attribués et réattribuer un par un ces utilisateurs au nouveau « profil inactif » que nous venons de créer. Une fois que chacun des utilisateurs est réaffecté, nous sommes enfin prêts à supprimer le profil.

Cliquez sur le bouton « Supprimer » et confirmez !

Faisons une pause lorsque tous les profils marqués pour suppression ont été supprimés.
Faites une danse joyeuse et tapotez-vous dans le dos, vous venez d’améliorer grandement la santé de votre organisation !

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Mais attendez, c’était les profils, qu’en est-il des ensembles d’autorisations ?

Répétition du processus pour les ensembles d’autorisations

Malheureusement, il n’existe aucun moyen de générer des rapports sur les ensembles d’autorisations (et le nombre d’utilisateurs actifs) dans Salesforce comme nous venons de le faire avec les profils. Ce que je recommanderais de faire, c’est d’accéder à la vue de liste de tous les ensembles d’autorisations de votre organisation et de copier (cliquer et faire glisser) le nom et la description de tous les éléments de l’organisation. Vous pouvez ensuite coller cette liste dans des feuilles Excel/Google et avec un peu de nettoyage, obtenir une liste solide de tous les PermSets de votre organisation.

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Ensuite, accédez à chacun dans Salesforce, cliquez sur « Afficher les affectations » et triez par la colonne Actif. Comptez le nombre d’« utilisateurs actifs » attribués à chaque profil et notez-le dans le document que vous venez de créer.

Après un peu de travail manuel, puis le travail d’enquête, vous devriez arriver au même point que nous avons fait avec les profils, avec une liste solide d’ensembles d’autorisations marqués pour suppression.

Étape 2 : Conventions de nommage appropriées

Maintenant que nous avons supprimé les profils et les PermSets inutilisés, nous devrions mieux organiser ceux que nous avons l’intention de continuer à utiliser. L’un des moyens les plus simples d’empêcher la création inutile de profils et de PermSets (par vous ou par un autre administrateur) est de nommer chacun d’eux correctement. Cela garantira que ce qu’il y a dans chacun est clair et à quelle fonction il est destiné (cela nous aidera également à l’étape 3).

Mais comment savoir ce qu’il y a dans chaque profil et à quelle fonction il est destiné ?

Examinez le contenu de chaque profil

Ce qui serait génial, c’est de voir toutes les autorisations à l’intérieur de chacune, réparties dans une liste simple ; Malheureusement, un moyen simple d’obtenir cela n’est pas disponible dans Salesforce. Donc, cela va demander un travail d’enquête.

Semblable au document Google que nous avons créé à l’étape 1, je recommanderais d’en créer un autre juste pour stocker nos notes sur ce qui se trouve réellement à l’intérieur de chaque profil / PermSet. Pour cette tâche, je m’attendrais à obtenir des informations du programme d’installation (via une recherche directe dans chaque profil / PermSet) et également d’autres administrateurs (en supposant qu’il existe d’autres administrateurs dans votre entreprise).

Tout d’abord, voyez ce que vous pouvez recueillir à partir du nom existant et du champ de description. Si vous avez de la chance, il peut y avoir des informations pour commencer à avoir une idée de ce que fait chaque profil. Vous pouvez également jeter un œil à ce que les utilisateurs sont actuellement affectés à ce profil, leur nom de rôle ou d’autres informations qui peuvent commencer à vous donner une idée de l’utilisation du profil.

Ensuite, pour les informations du programme d’installation, commencez par fouiller. Lors de l’affichage de chaque profil, selon la façon dont vos paramètres de « Gestion des utilisateurs » sont configurés, vous devriez pouvoir obtenir un aperçu de haut niveau des autorisations contenues dans chaque profil. Vous devriez voir à quels objets l’accès est accordé, les autorisations système et autres. Malheureusement, pour des détails plus précis comme Field Access, vous devrez cliquer sur chaque objet pour l’afficher. Mais, l’idée principale ici est d’avoir une idée approximative de ce qu’il y a dans le profil, donc nous ne recherchons pas toutes les autorisations possibles à l’intérieur de celui-ci.

Pour les informations humaines recueillies, comme à l’étape 1, je demanderais aux autres administrateurs qui ont créé certains de ces profils : pourquoi cela a-t-il été créé, à quoi pensaient les utilisateurs lorsqu’il a été créé et quelles étaient les circonstances entourant sa création (c. un projet spécial, une autorisation spéciale requise, un nouveau type d’utilisateur entrant dans l’organisation, etc.) ?

Avec un peu de patience et en utilisant les méthodes d’enquête ci-dessus, vous devriez arriver à une idée décente de ce que fait chaque profil.

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Renommer des profils

Il existe de nombreuses façons de procéder, mais ce que je recommanderais, c’est d’utiliser un schéma de nommage tel que : « FONCTION DE TRAVAIL – Terme(s) plus spécifique(s) ». Exemples : « UTILISATEUR DE VENTE – Gestion », « UTILISATEUR DE VENTE – Ventes externes », « UTILISATEUR DE MARKETING – Régulier », « UTILISATEUR DE MARKETING – Utilisateur avec pouvoir ».

Cliquez sur « Modifier les propriétés » et mettez à jour le nom de chaque profil.

Répéter pour les ensembles d’autorisations

Vous devez répéter le processus ci-dessus pour les ensembles d’autorisations. Malheureusement, les ensembles d’autorisations n’ont pas le type de vue « afficher toutes les autorisations à l’intérieur » des profils, vous devrez donc vous fier davantage à la recherche dans chaque catégorie d’autorisations, à la discussion avec d’autres administrateurs et à l’espoir que le nom ou la description existant peut vous aider à déterminer ce qu’il y a à l’intérieur.

Étape 3 : combiner des profils similaires et convertir des profils en ensembles d’autorisations

Avec les profils et les PermSets inutilisés supprimés de l’organisation, et tous correctement nommés, nous sommes enfin dans un endroit idéal pour commencer à consolider ce qui reste.

Sur la base de l’étape 2, vous devriez déjà avoir une idée des profils qui pourraient être similaires. « VENTES – Utilisateur régulier » par rapport à « VENTES – Utilisateur régional » pourrait être un bon candidat pour l’examen.

Ce qui serait génial, c’est de voir toutes les autorisations à l’intérieur, comparées à un autre profil et à toutes les autorisations à l’intérieur de celui-ci. Heureusement, un employé de Salesforce a créé un outil gratuit pour faire exactement cela appelé « PermComparator”.

Avec l’outil PermCompator, vous vous connectez avec les informations d’identification de votre organisation et une interface glisser-déposer s’affiche où vous pouvez faire glisser un profil dans l’une des cases et le « comparer » avec un autre profil. Vous voyez alors quelles autorisations ils ont en commun et lesquelles sont différentes.

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** Je tiens à souligner une mise en garde très importante. Cet outil ne fournit pas toutes les autorisations possibles contenues dans un profil ou un PermSet. Il en a beaucoup, notamment l’accès aux objets, les autorisations système (comme la conversion de prospects, la configuration de la vue, etc.) et l’accès aux applications, mais il manque des autorisations pour les champs, les types d’enregistrement et autres. Donc, cet outil devrait être un très bon guide, mais pas une solution parfaite pour comparer des profils.

Armé de ces nouvelles connaissances, vous devriez commencer à voir quels profils sont de bons candidats pour la consolidation. Habituellement, les candidats les plus probables seront des profils avec des autorisations presque exactes à l’intérieur, mais l’un d’eux dispose de quelques autorisations système supplémentaires (par exemple, gérer les vues de liste et exporter les rapports). Pour des cas comme celui-ci, les profils doivent être combinés et un ensemble d’autorisations doit être créé pour chaque autorisation spéciale.

À partir de l’exemple ci-dessus, nous aurions besoin de créer deux nouveaux ensembles d’autorisations. Appelons-les « REPORTS – Export Reports » et « LIST VIEWS – Manage List Views » et affectons les utilisateurs qui ont besoin de ces autorisations à chacun de ces nouveaux PermSets. Ensuite, accédez au profil que nous avons l’intention de supprimer, affichez tous les utilisateurs attribués et déplacez-les tous vers l’autre profil similaire. Vous devriez maintenant pouvoir supprimer le profil auquel aucun utilisateur n’est affecté, comme nous l’avons fait à l’étape 1.

Répéter pour les ensembles d’autorisations

Vous devez répéter le processus ci-dessus pour les ensembles d’autorisations afin de déterminer si certains peuvent être combinés/supprimés.

Se préparer aux problèmes des utilisateurs

Nous avons pris toutes les précautions pour ne pas causer de problèmes aux utilisateurs impliqués dans ces changements, mais sans faute, une autorisation de champ ou une autre petite chose sera manquée. Je recommanderais de rester vigilant pendant les premiers jours après avoir apporté ces modifications aux profils et aux ensembles de perm. Cela vous permettra de résoudre rapidement tous les problèmes, de restaurer les petites autorisations que vous avez manquées et de vous assurer qu’il n’y a pas de perturbations majeures dans les opérations quotidiennes du système.

** Tout en subissant tout cela, je ferais particulièrement attention à toutes les intégrations. Si vous savez que certains utilisateurs sont affectés à un profil d’intégration, je serais très prudent sur celui-ci, car la modification des autorisations dont dispose un utilisateur d’intégration pourrait interrompre un gros travail en cours d’exécution ou un code personnalisé utilisé en arrière-plan.

Pense au futur

Après ce processus en 3 étapes, votre organisation devrait se retrouver avec une liste vierge de profils et d’ensembles d’autorisations.

Félicitations pour cet accomplissement, cela rapportera des dividendes à votre organisation pour les années à venir !

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Mais comment s’assurer que cela reste ainsi ?

Communiquer la convention de nommage

Toute personne qui crée des profils ou des PermSets dans l’organisation doit être informée de la « Convention de nommage » que vous avez adoptée. Organisez une réunion avec tous les administrateurs de votre organisation et communiquez cette nouvelle convention de nommage. De cette façon, tout nouveau créé aura un nom propre et descriptif, et il sera immédiatement clair si l’organisation commence à être à nouveau encombrée.

Documentation

La documentation ne fait que mettre des mots pour expliquer pourquoi une partie de l’organisation a été construite d’une certaine manière et peut-être des informations sur qui l’a demandée. Ce n’est pas aussi compliqué qu’il y paraît et ne devrait pas être intimidant. Cependant, la documentation est incroyablement puissante pour garder votre organisation propre, et elle fait généralement cruellement défaut dans les organisations Salesforce.

La documentation nous aurait fait gagner beaucoup de temps sur les 3 étapes ci-dessus, car il aurait été clair dès le départ pourquoi un profil ou un PermSet a été créé, qui l’a créé et dans quelles circonstances il a été créé.

Donc, puisque nous venons de passer par la tâche difficile ci-dessus et que nous avons déjà une liste de ce qu’est chaque profil et de ce qu’il contient, je recommanderais de créer de la documentation. C’est vraiment simple. Créez simplement un document (ou utilisez l’un de ceux que vous avez déjà créés comme point de départ), répertoriez chaque profil et PermSet et fournissez des notes sur ce qu’il y a à l’intérieur, à quoi il sert, etc.

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Désormais, chaque fois qu’un profil ou un PermSet est créé (ou mis à jour de manière importante), assurez-vous de mettre à jour la documentation ! Cela garantira que tout le monde est sur la même longueur d’onde et si vous devez faire un autre projet de nettoyage à l’avenir, vous pouvez vous référer à la documentation pratique de votre organisation « vivante » !

oAtlas – Comprenez, documentez et créez des rapports sur votre organisation Salesforce.

J’ai fait l’exercice ci-dessus pour plus d’organisations que je ne peux en compter. C’est l’une des choses qui m’ont initialement amené à imaginer un outil pour « comprendre rapidement comment une organisation est construite et comment elle est utilisée ». Avance rapide de 5 ans et oAtlas est né.

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oAtlas atténue une grande partie des points difficiles ci-dessus, notamment :

  • Visualisez instantanément toutes les autorisations contenues dans un profil ou un PermSet. (plus besoin de cliquer sur des menus sans fin dans la configuration comme nous devions le faire à l’étape 2).
  • Droits de création de rapports complets dans Salesforce via le moteur de création de rapports Salesforce standard.
  • Voir instantanément quels profils et PermSets n’ont pas d’utilisateurs actifs. (plus besoin de déterminer manuellement le nombre d’utilisateurs actifs dans chaque ensemble d’autorisations comme à l’étape 1)
  • Documentation directement dans votre organisation.

Avec la documentation native de Salesforce, vous pouvez documenter votre organisation, communiquer les changements majeurs au sein de votre équipe Salesforce via Chatter et même exécuter des projets Salesforce via un processus d’approbation, le tout directement dans votre organisation.

Visiter le Site Web de l’Atlas pour en savoir plus ou par e-mail [email protected] pour entrer en contact (nous proposons actuellement une analyse d’organisation gratuite). Vous pouvez également obtenir un modèle de documentation d’organisation gratuit ici.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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