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Où ce champ est-il utilisé? Le nouveau bouton utilisé dans Salesforce7 minutes de lecture


«Où ce champ est-il utilisé?» était clairement une question à laquelle de nombreux administrateurs et développeurs Salesforce voulaient souvent répondre, sinon quotidiennement. Le besoin évident de WhereUsed a été signalé par les membres de l’écosystème Salesforce, accumulant un total de 36 000 points sur IdeasExchange, la plate-forme de partage et de vote pour les futures fonctionnalités de Salesforce.

Sans une image complète des analyses WhereUsed, vous volez à l’aveugle lorsque vous apportez des modifications à votre organisation. Comme Salesforce devient plus stratégique et a une portée plus large dans votre entreprise, les enjeux sont plus importants pour innover sans perturber la continuité des activités.

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Présentation du nouveau bouton WhereUsed

Winter ’20 a fourni un bouton WhereUsed sur les champs personnalisés dans la configuration (version bêta dans Sandboxes). Cliquez dessus et cela ouvrira un nouveau panneau avec une liste des types de métadonnées de base où un champ est utilisé.

Vous connaissez cette vieille astuce qui consiste à essayer de supprimer un champ pour révéler son utilisation? La même chose est en jeu ici, car la logique derrière cela est exposée comme le API de dépendance. De plus, ils ont ajouté des rapports qui étaient une grande demande des administrateurs.

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Les résultats utilisés pour un champ personnalisé dans un objet standard

L’avenir de WhereUsed et de l’API Dependency

La sortie de l’hiver 2020 n’était que le début, mais constitue un énorme bond en avant.

  • WhereUsed ne regarde pas tous les éléments de métadonnées (plus dans la feuille de route)
  • Est uniquement pour les champs personnalisés
  • L’API Dependency ne renvoie que les 1000 premiers résultats et prend un certain temps à s’exécuter, et brûle les limites de vos API (un problème pour les organisations avec des milliers de classes et de rapports apex).

Pour les développeurs qui cherchent à exploiter WhereUsed dans les grandes organisations, Salesforce développe une API asynchrone, mais les développeurs devront écrire du code afin d’optimiser les appels d’API.

Comme les applications non-plateforme Salesforce telles que Pardot, Einstein, Tableau, Mulesoft et Commerce Cloud utilisent des champs de plateforme, l’API doit être étendue. Plus l’image que vous avez de l’utilisation sur le terrain est bonne, plus il est facile et rapide d’évaluer l’impact sur les risques des modifications.

Est-ce la fin de certaines applications AppExchange?

Pas nécessairement! Toute application qui fournit une analyse de type où utilisé peut être en mesure d’utiliser DependencyAPI pour faire le gros du travail:

  • Les applications peuvent examiner plus de types de métadonnées et offrent ainsi une analyse plus complète que le bouton WhereUsed.
  • Les applications peuvent être en mesure d’afficher ou de rendre compte de l’analyse dans un format plus utile. Les administrateurs doivent tenir compte des coûts et des avantages de cette analyse supplémentaire. Les administrateurs ayant accès aux compétences de développeur peuvent être en mesure d’utiliser DependencyAPI pour faire rapporter l’analyse comme ils le souhaitent.
  • Il existe des applications qui offrent plus que juste là où elles sont utilisées. Ils soutiennent une évaluation de l’impact et la gestion des changements organisationnels. Pour eux, le lieu d’utilisation n’est qu’une de leurs fonctionnalités et ils peuvent utiliser l’API Dependency pour réduire leurs efforts de développement.

Création de votre approche d’analyse d’impact

Le cas échéant, cela fait partie de votre approche d’analyse d’impact, qui devrait être une étape clé de votre méthodologie de mise en œuvre. Analyse d’impact devrait commencer par les exigences et les changements commerciaux, puis par la portée des différents éléments de métadonnées concernés – où un champ est utilisé est critique.

Par exemple, un changement dans la façon dont le succès du client répond à un client pourrait toucher les champs du compte, du contact, du dossier et des règles de validation et d’automatisation associées. Il pourrait également changer un modèle de courrier électronique, des classes apex et des intégrations avec des systèmes externes.

La question clé est de savoir quels autres processus métier, et d’autres domaines de l’entreprise, utilisent l’un de ces éléments de métadonnées, et quel impact les changements auront-ils sur eux? Si le champ de contact appelé supportlevel__c que vous souhaitez modifier est également utilisé dans un flux, cela vous donne le «quoi». Et qu’en est-il du «pourquoi» et du «comment»?

La meilleure approche est un dictionnaire de données dans lequel chaque métadonnée contient une analyse et des liens vers:

  • Conditions,
  • Histoires d’utilisateurs,
  • Cartes de processus,
  • Remarques,
  • Caractéristiques
  • Captures d’écran, etc.

Ensuite, il est rapide et facile de mener l’analyse d’impact à un niveau où des changements peuvent être apportés en toute confiance.

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Le dictionnaire de données dans le panneau de droite pour le champ Budget dans l’objet Projet avec accès aux onglets documentation, utilisation, accès, RGPD et commentaires

Concevoir votre approche d’analyse d’impact

Lors de la conception de votre analyse d’impact, voici ce que vous devez considérer:

À quels points du cycle de prestation effectuez-vous l’évaluation?

Plus vous le faites tôt, moins c’est cher. L’attraper dans la conception d’entreprise et de données est 100 fois moins cher que dans la construction et 1000 fois moins cher que dans la production. Cependant, cela signifie que vous devez effectuer une capture rigoureuse des exigences et une analyse commerciale.

Vous devriez faire ça! C’est le moyen le plus rapide de favoriser l’adoption par les utilisateurs, car il garantit que vous créez ce que les utilisateurs finaux veulent et ont vraiment besoin. Y a-t-il une évaluation finale avant la mise en ligne?

Quel niveau de risque êtes-vous prêt à accepter?

Pour réduire le risque à zéro, vous devrez peut-être effectuer un niveau déraisonnablement approfondi de recherche sur l’évaluation d’impact. Il semble que pour la plupart, l’approche jusqu’à présent était de changer, d’espérer… et d’attendre les cris. Au moins, le bouton WhereUsed est maintenant disponible, ce qui éliminera une tonne de surprises!

Construisez-vous un dictionnaire de données et une approche documentaire?

La pierre angulaire de toute stratégie d’évaluation d’impact doit être un dictionnaire de données et une approche formelle documentant les changements au fur et à mesure que vous les apportez. Cela réduit considérablement les coûts de l’analyse d’impact car il fournit les données brutes pour toute évaluation plutôt que d’avoir à les collecter pour chaque changement.

Les modifications spécifiques ont-elles une incidence sur l’analyse d’impact?

L’ajout d’une liste de sélection ou d’un champ nécessite un niveau d’évaluation différent de la mise en œuvre d’un nouveau package géré; cependant, je pense que vous devriez évaluer l’impact d’une exigence et des user stories associées, et non des changements de métadonnées. Vous n’ajoutez ce nouvel élément de liste de sélection que parce que le processus métier a changé – il y a sûrement d’autres implications? Modification des règles de validation, des tableaux de bord et des rapports, aide mise à jour?

Quel est le processus d’approbation de l’analyse d’impact?

Comment montrez-vous que vous avez effectué l’évaluation et qui approuve avant que la prochaine phase de travail puisse commencer? Cela peut être excessif et peut ne pas être nécessaire pour certains niveaux de changements (voir la question précédente).

Résumé

En ce qui concerne WhereUsed et l’API Dependency, la version Winter’20 a été un énorme pas en avant. Le bouton WhereUsed sur les champs personnalisés dans la configuration ouvrira un nouveau panneau avec une liste des types de métadonnées de base où un champ est utilisé – en plus, ils ont ajouté des rapports qui ont été une grande demande par les administrateurs.

Ce n’est que le début de l’API Dependency, et les organisations deviennent responsables de la création de leur approche d’analyse d’impact. J’espère que vous avez trouvé mes conseils ci-dessus utiles comme points de départ.

À propos d’Elements.cloud Catalyst

Ce que recherchent les administrateurs et les consultants, c’est une approche simple, facile à mettre en œuvre et reproductible pour le nettoyage, l’analyse et la documentation. Il doit également fonctionner pour toute taille ou complexité de structure organisationnelle. Et il doit être plus large que Salesforce.

Nous avons passé les 4 dernières années à construire Catalyseur d’éléments pour fournir un outil robuste qui prend en charge le cycle de vie de l’implémentation, c’est pourquoi nous gagnons DemoJam après DemoJam. Nous constatons que les clients sont en mesure de justifier une approche d’analyse d’impact plus robuste qui s’étend là où elle est utilisée. La configuration d’essai gratuite prend 4 clics et 2 minutes. L’analyse nocturne de votre organisation sera perspicace (et potentiellement effrayante).



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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