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Plus de 5 compétences Excel dont chaque administrateur Salesforce a besoin10 minutes de lecture


Être administrateur Salesforce signifie que vous devez bien connaître Salesforce, bien sûr, mais la plupart des gens ne réalisent pas que d’autres compétences sont nécessaires pour être un administrateur efficace – qui ne sont pas liées à Salesforce!

Presque depuis le moment où je suis devenu administrateur, j’ai également dû manipuler les importations de feuilles de calcul dans Excel. Cela peut être dû au fait que vous créez en masse de nouveaux enregistrements pour un objet personnalisé ou peut-être parce que vous importez une liste de nouveaux prospects pour votre équipe commerciale. Aujourd’hui, je vais partager avec vous les 5 tâches les plus fréquentes que je fais dans Excel – ce sont les compétences Excel que j’aurais aimé connaître avant de devenir administrateur.

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Les compétences Excel sont toujours pertinentes

Je pense que mon exemple, l’importation d’une liste de nouveaux prospects pour votre équipe de vente, est le scénario le plus courant, en particulier pour les petites entreprises qui n’ont pas encore d’équipe Marketing Ops, et donc, l’administrateur Salesforce remplit ce rôle. Même aujourd’hui, des années après avoir commencé, je reçois toujours ce courriel presque identique de mes clients.

« Bonjour Stacy, pouvez-vous importer cette liste de nouveaux prospects pour moi? »

Eh bien, bien sûr que je peux! Mais nous devons d’abord le nettoyer. Comme le dit le vieil adage, «Mauvaises données entrantes, mauvaises données sortantes», et pour nettoyer la liste, vous allez avoir besoin de ces précieuses compétences Excel.

Compétence n ° 1: «Rechercher des doublons»

Pourquoi tu en as besoin: Vous ne voulez pas de doublons dans votre base de données! Croyez-moi. Autoriser les doublons dans votre organisation revient à laisser sciemment des termites entrer chez vous. Tôt ou tard, il s’effondrera ou vous paierez une fortune pour le réparer.

Comment faire: Mettez simplement en surbrillance la colonne dans laquelle vous souhaitez rechercher des doublons, cliquez sur «Mise en forme conditionnelle», puis sur «Mettre en surbrillance les règles de cellule», puis sur «Dupliquer les valeurs».

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Ensuite, cliquez sur « OK »

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Vous pouvez maintenant voir que Becky figure deux fois sur cette liste. Vous pouvez supprimer la ligne en double et continuer à travailler.

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Remarque sur les noms: vous pouvez également rechercher des prénoms et des noms en double, mais attention, il est assez courant que les gens aient exactement le même prénom et le même nom. Sur cette liste, j’ai deux personnes qui s’appellent Aaron Brodeur, mais elles ont des courriels uniques et travaillent dans différentes entreprises, donc je sais qu’elles ne sont pas la même personne.

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Compétence n ° 2: «Rechercher du texte qui contient»

Pourquoi tu en as besoin: L’importation de personnes non commercialisables est presque aussi grave que l’importation de doublons. Peut-être des personnes qui travaillent dans votre propre entreprise ou s’il y a des concurrents sur votre liste.

Comment faire: En utilisant les mêmes étapes ci-dessus, nous pouvons utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence le texte qui contient des domaines de messagerie que je ne veux pas sur ma liste.

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Maintenant que je peux voir que ma représentante des ventes Judith s’est ajoutée par inadvertance à cette liste, je peux la retirer de la liste car elle n’est pas un prospect. Ceci est également idéal pour rechercher des domaines personnels, tels que Gmail ou Yahoo, si vous souhaitez que ceux-ci soient supprimés de votre liste.

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Compétence n ° 3: « Text-To-Columns »

Pourquoi tu en as besoin: Salesforce souhaite avoir le prénom et le nom dans des champs séparés, nous avons donc besoin de les séparer. Idéal également pour séparer des éléments tels que les adresses, les États et les pays, etc.

Comment faire: Ici, j’ai déplacé la colonne que je vais séparer à la fin de ma feuille de calcul pour la rendre plus facile à lire. Mettez simplement en surbrillance la colonne que vous souhaitez séparer, accédez à l’onglet « Données » dans Excel, puis cliquez sur « Texte vers colonnes »

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Ensuite, sélectionnez simplement la manière dont vous souhaitez fractionner les données.

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Lorsque vous cliquez sur «Terminer», vos données sur la feuille de calcul se déplaceront en conséquence! Il vous suffit maintenant de renommer vos en-têtes de colonne et de vous débarrasser de toutes les colonnes dont vous n’avez plus besoin.

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Compétence n ° 4: concaténer

Pourquoi tu en as besoin: Concaténer est l’opposé de Text-to-Columns. Dans certains cas, Salesforce veut toutes les données dans un seul champ, comme le numéro de téléphone.

Comment faire: Celui-ci consiste à écrire une formule Excel. La formule est assez simple.

= concaténer (tout ce que je veux smoosh ensemble va ici, séparé par des virgules)

Vous devrez également ajouter des espaces ou des caractères. Le texte que vous souhaitez ajouter (y compris les espaces) doit être ajouté entre guillemets et séparé par des virgules. Dans cet exemple, mon indicatif régional et mon téléphone sont dans des cellules séparées et je souhaite les combiner, mais également mis en forme avec des parenthèses autour de l’indicatif régional.

= concaténer (« (« , E2, « ) -« , F2)

En clair, il dit: Mettez d’abord une parenthèse ouverte, puis la valeur de E2, puis une parenthèse fermée, un espace, un tiret, un autre espace, puis la valeur de F2.

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Et maintenant, vous avez le numéro de téléphone dans une cellule, qui peut entrer dans un champ dans Salesforce. Assurez-vous simplement de renommer votre en-tête de colonne pour la colonne que vous souhaitez conserver.

Compétence n ° 5: Collage spécial

Pourquoi tu en as besoin: Pour importer les données réelles, et non la formule = concaténer (…….)

Comment faire: Maintenant que vous avez concaténé certaines données, vous pouvez voir dans la feuille de calcul la valeur appropriée, mais vous devez vraiment supprimer les colonnes E et F ici, et vous avez besoin de la colonne G pour vous montrer simplement le numéro de téléphone. Mais si vous deviez l’importer comme ceci, tous vos numéros de téléphone indiqueraient « = concaténer (…….) »

Confession de l’administrateur! Oui, je l’ai fait, et oui, c’était très embarrassant. Copiez simplement les cellules de formule que vous venez de créer, dans cet exemple, la cellule G2-G7. Cliquez avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur « Collage spécial »

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Sélectionnez «Valeurs» puis cliquez sur «OK»

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Vous pouvez maintenant vous débarrasser de toutes les colonnes mal formatées dont vous n’avez plus besoin!

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Maintenant, nous avons une liste parfaitement propre! Maintenant, cela vient d’être un exemple, votre liste aura probablement beaucoup plus de colonnes à nettoyer et beaucoup plus de valeurs. Je vous recommande également d’apprendre à faire une RECHERCHEV. Il existe de nombreuses leçons intéressantes sur la façon de le faire en ligne, alors essayez-le. Un autre outil intéressant à rechercher est «Rechercher et remplacer» que j’utilise tout le temps, en particulier sur les organisations qui ont activé les listes de sélection d’état et de pays.

Il existe également de nombreux outils marketing qui en feront une partie pour vous (Marketo, Pardot, HubSpot, etc.) Au minimum, la plupart d’entre eux n’importeront pas les e-mails en double. Ces outils sont pour la plupart excellents, et si vous en avez, je vous recommande vivement de les utiliser. Cependant, vous aurez probablement au moins quelque le nettoyage des listes à effectuer et le fait d’avoir ces compétences dans votre poche vous rendra d’autant plus précieux et efficace en tant qu’administrateur Salesforce.

Compétence bonus! RECHERCHEV

Merci pour tous les super commentaires! Au départ, je n’ai pas inclus RECHERCHEV parce que pour moi, même si je l’utilise tout le temps, c’est en fait un sujet difficile à enseigner. Mais nous avons reçu des questions sur RECHERCHEV, je vais donc faire de mon mieux!

Comme toutes ces autres compétences, j’utilise beaucoup VLOOKUP lors du nettoyage des listes pour l’importation. Il existe de nombreuses situations dans lesquelles vous devrez peut-être renseigner une valeur, mais vous ne voulez pas chercher le résultat, et il y a trop d’enregistrements pour le faire à la main. Par exemple, supposons que j’utilise des listes de sélection d’État et de pays dans mon organisation et que ma liste de salons ne comporte que des États / provinces, mais pas des pays. Je ne pourrai pas importer cela, car le menu déroulant « État / Province » dépend du menu déroulant Pays.

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J’ai besoin de remplir la colonne Pays, mais je ne veux pas descendre dans la liste et remplir chacun d’eux à la main. Il est maintenant temps d’utiliser RECHERCHEV!

RECHERCHEV est un moyen rapide de remplir un groupe de cellules en une seule fois, à partir d’un seul point de référence. Vous aurez besoin de quelques éléments:

  • La liste que vous souhaitez nettoyer (ci-dessus)
  • La liste que vous allez utiliser pour faire le nettoyage (la liste de référence, ci-dessous)

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Alors maintenant, nous avons deux onglets sur notre feuille de calcul. L’importation de liste que nous devons nettoyer, ainsi que la liste de référence que nous allons utiliser pour obtenir les données manquantes (pays). La liste de référence sera l’endroit où vous allez trouver la valeur dont vous avez besoin, vous devrez donc préparez celui-ci.

Dans la liste, vous devez parcourir et trier la colonne que vous allez rechercher par ordre alphabétique (ce serait notre colonne État dans cet exemple.) Faites de même sur la liste de référence, triez par ordre alphabétique de la valeur que vous recherchez pour.

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Trié par ordre alphabétique par État.

Nous sommes maintenant prêts à commencer le processus de RECHERCHEV. Ce que la formule va faire est de rechercher la valeur à laquelle vous lui indiquez, de la trouver dans la liste de référence et de la renvoyer avec tout ce que vous lui dites. Pour moi personnellement, il est utile de penser à la formule comme une série de questions auxquelles je dois répondre.

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Donc, dans Excel, à quoi cela ressemble vraiment:

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Une fois que la formule fonctionne dans la première cellule, faites-la simplement glisser vers toutes les cellules que vous devez remplir. Maintenant, avec une liste plus grande, vous voudrez trier par colonne D et résoudre les erreurs. Dans ce cas, j’ai une province mal orthographiée, donc je vais simplement y remédier manuellement.

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Alors maintenant, notre colonne Pays est remplie! Mais attendez, votre liste n’est toujours pas prête pour l’importation dans Salesforce. Si vous cliquez sur l’une des valeurs de la colonne D, vous verrez la formule, plutôt que le pays réel. Sur la colonne D, copiez simplement la colonne entière, puis faites Collage spécial -> Valeurs.

Enregistrez-le au format CSV et vous avez terminé!

Il existe de nombreux didacticiels en ligne qui expliquent comment effectuer RECHERCHEV, mais peu expliquent les choses dans le contexte du travail de l’administrateur Salesforce, alors j’espère que cela vous aidera! J’ai déjà utilisé RECHERCHEV dans cette situation exacte et je l’ai également utilisé pour trier les enregistrements aux nouveaux propriétaires, ou même si je dois créer un nouveau champ personnalisé et que je souhaite remplir tous les enregistrements existants.

Résumé

Être administrateur de Salesforce signifie que vous devez bien connaître Salesforce, bien sûr, mais la plupart des gens ne réalisent pas que d’autres compétences sont nécessaires pour réussir en tant qu’administrateur. Certains d’entre eux sont des compétences générales, la gestion des relations interpersonnelles, la gestion du temps, etc. qui sont un peu plus difficiles à apprendre – mais maintenant que vous avez lu cet article, vous êtes maintenant équipé de nouvelles compétences Excel faciles à apprendre, incroyablement utiles pour passer à travers votre charge de travail d’administration, et impressionnera vraiment vos utilisateurs!



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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