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Pourquoi personne ne regarde vos tableaux de bord Salesforce – Comment améliorer l’adoption des rapports8 minutes de lecture


À un moment donné de leur carrière, chaque administrateur ou consultant Salesforce s’est entretenu avec une partie prenante senior et s’est vu présenter l’objectif de «faire fonctionner les données pour l’entreprise». Habituellement, cette conversation est suivie de nombreuses réunions de découverte et de pages sur les besoins des utilisateurs. Dans les semaines à venir, un barrage de rapports et de tableaux de bord programmés est construit. Cette victoire rapide est généralement suivie d’un mécontentement et d’une série de plaintes dans les mois suivants.

Il peut être difficile de comprendre ce qui aurait pu mal tourner lorsque vous avez créé un rapport ou un tableau de bord correspondant exactement aux exigences. Dans cet article, nous verrons pourquoi personne ne regarde vos rapports ou tableaux de bord et ce qui peut être fait pour augmenter l’adoption!

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Il est difficile d’accéder aux données

Même si vous créez les tableaux de bord ou les rapports les plus percutants, l’utilisation peut être entravée si vos utilisateurs ne peuvent pas y accéder. Il peut y avoir de nombreux obstacles à l’accès, des conventions de dénomination à l’accès aux dossiers. Par exemple, si votre utilisateur doit continuer à vous demander le lien ou ne peut pas trouver le rapport en effectuant une recherche, vos données ont moins d’impact.

Bien qu’il puisse sembler tentant de leur envoyer un lien de manière passive de manière agressive, comme vous donneriez des informations d’identification Wi-Fi à un ami à chargement gratuit, cela peut ne pas être la réponse à la cause sous-jacente. Réfléchissez soigneusement à l’ensemble du parcours que vos utilisateurs effectuent lorsqu’ils accèdent aux données, de la connexion à Salesforce à la recherche de rapports, et explorez les zones de friction.

Trouvez des moyens de faciliter au maximum l’accès aux rapports et aux tableaux de bord. Par exemple, activer l’authentification unique dans votre organisation, intégrer des rapports essentiels sur la page d’accueil ou former les utilisateurs à utiliser la fonctionnalité «Favoris» dans Salesforce. Bien que ceux-ci semblent moins importants que la création des données elles-mêmes, il est tout aussi important d’examiner le parcours de l’utilisateur pour accéder à vos données.

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Bien que l’écriture de «Rapport de contact pour John» ait pu sembler une bonne idée à l’époque, un rapport de contact stagnant pour un ancien responsable Salesforce est une autre raison pour laquelle les individus auront des problèmes pour naviguer dans vos rapports. Standardisez les conventions de dénomination de vos rapports et dossiers, tirez parti des sous-dossiers et vérifiez que les utilisateurs n’ont accès qu’aux dossiers dont ils ont besoin pour améliorer l’expérience de navigation. Assurez-vous de vérifier régulièrement vos rapports et tableaux de bord, sinon ils ont tendance à devenir rapidement incontrôlables.

Bien que cela puisse commencer à ressembler davantage à un film de Christopher Nolan qu’à un blog Salesforce, vous pouvez rapport sur vos rapports. C’est une bonne idée d’impliquer vos super-utilisateurs ou utilisateurs expérimentés pour répartir également la charge de travail.

Avant d’apporter des modifications importantes, assurez-vous de sauvegarder vos rapports, s’il y a des changements qui pourraient avoir de la valeur, car ils ne sont pas inclus dans vos sauvegardes hebdomadaires!

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Données erronées ou de mauvaise qualité

Il suffit d’un utilisateur pour remarquer le compte de test que vous avez oublié d’exclure dans votre rapport pour remettre en question la validité de vos données et de votre analyse.

Dans l’idéal, il est préférable de supprimer les données erronées de votre organisation, mais si nécessaire, pensez à ajouter des balises à ces comptes, contacts, opportunités de « test », etc., qui peuvent être sélectionnées dans un rapport et exclues via un filtre.

Aussi, aussi amusant que cela soit de créer un nom ridicule pour les données de test (et j’ai été un grand fan de cette pratique dans le passé), l’étiquetage clair des données de test vous permet, à vous et à vos utilisateurs, de disqualifier plus facilement ces informations lorsqu’elles se présentent. .

Enfin, réfléchissez à votre stratégie de qualité des données et assurez-vous que ces thèmes centraux (tels que la demande de courrier électronique, l’archivage d’anciennes données) sont intégrés dans vos rapports sur la qualité des données. Assurez-vous régulièrement que ces rapports identifient les enregistrements erronés et, idéalement, implémentez des règles de validation pour arrêter le flux de données incomplètes dans votre organisation. Enfin, gardez à l’esprit les espaces réservés répertoriés dans les champs obligatoires tels que «[email protected]»Et quantifier ces ersatz d’entrées.

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Manque de documentation

En fonction de votre public et de la complexité de votre organisation, le développement de descriptions de rapport ou de documentation supplémentaires peut être nécessaire. Une grande question que certains utilisateurs se poseront est la suivante: «Que dois-je faire avec ces données?». Cela se résume en réalité à l’opportunité d’opérer vos statistiques et à savoir si elles sont claires pour vos utilisateurs. Construire non seulement de la documentation sur les champs répertoriés, mais aussi les métriques et indicateurs de performance clés associés, peut être extrêmement utile pour définir «ce qui compte» de ces données.

Pas de processus d’audit, de consolidation et de purge

Si vous êtes déjà tombé sur un tableau de bord pour une initiative qui s’est terminée il y a trois mois et qui sort toujours chaque semaine, alors vous avez été brûlé de ne pas auditer vos rapports et tableaux de bord. Il n’est pas rare de recevoir une multitude de demandes de rapports pour une «initiative stratégique très importante» qui finit par être abandonnée en quelques semaines. S’il est assez facile de devenir amer face à ces situations, le traitement proactif de ces rapports mis de côté sera un point de départ pour accroître l’adoption des rapports.

Si un cadre supérieur reçoit plus de 10 rapports par jour et que seulement 5 sont pertinents, il est tout à fait plausible qu’il va émerger sur les données importantes avec la quantité de bruit analytique dans l’air. Le processus d’audit peut commencer par simplement poser des questions. Si vous arrivez tôt avec des questions et des suggestions telles que «J’ai remarqué que vous recevez huit rapports par semaine, avez-vous besoin de tout cela? Sinon, mon plan est de les regrouper en deux. »En commençant au moins une conversation, l’individu peut vous dire qu’il n’a plus besoin de l’un de ces points de données et vous éviter de devoir refactoriser.

Psychologiquement parlant, les utilisateurs se sentent respectés et vus lorsque ces problèmes sont portés à leur attention, ce qui améliore également indirectement la réputation de votre instance. Les utilisateurs associent toujours les métadonnées aux données réelles lorsqu’ils disent « Salesforce a des déchets », mais ils font en réalité référence à un rapport qu’ils reçoivent avec des informations anciennes ou obsolètes.

En programmant chaque trimestre du temps pour a) supprimer les anciens rapports et b) consolider les rapports existants, la quantité de bruit sera gérée et réduite. Il n’est pas difficile de comprendre que naviguer vers un seul tableau de bord est bien plus avantageux que de basculer entre quatre ou cinq pour gérer les indicateurs de performance clés pertinents.

C’est une autre occasion de repenser vos conventions de dénomination et votre étiquetage, car il est sûr de supposer que le rapport «Compte clé des ventes 2013» n’est probablement plus utilisé, et si tel est le cas, il a définitivement besoin d’un nouveau nom!

Résumé

Aucune de ces étapes n’est aussi excitante ou révolutionnaire, mais elles bloquent constamment les rapports et l’adoption du tableau de bord. Réduire ces problèmes entraînera de grandes choses au fil du temps, car l’accès et l’adoption s’amélioreront, vous permettant de créer une culture opérationnelle plus forte de prise de décision fondée sur les données.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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