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Qualité des données Salesforce : 5 étapes pour maintenir votre organisation7 minutes de lecture


La qualité des données Salesforce est essentielle à la prise de décisions commerciales. Des données inexactes ralentissent les employés et ont un impact négatif sur leur productivité, affectant l’adoption par les utilisateurs de Salesforce car les utilisateurs perdent confiance dans le système. Une mauvaise qualité des données est également susceptible de nuire à votre réputation lorsque vous approchez un prospect ou un client. Dans l’ensemble, de mauvaises données se traduisent par une perte de revenus pour votre entreprise.

Cet article décrit les principales dimensions de la qualité des données et les fonctionnalités Salesforce que vous pouvez exploiter pour garantir la fiabilité de votre base de données.

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1. Intégralité des données

Un enregistrement Salesforce précieux doit contenir un minimum d’informations, en fonction de l’étape du processus commercial dans lequel se trouve l’enregistrement, par exemple, un compte client doit avoir une adresse e-mail. Pour savoir si les champs clés sont remplis, vous pouvez utiliser les rapports Salesforce. Cependant, il existe également des applications sur AppExchange comme RingLead Field Trip que vous pouvez installer pour mesurer l’intégralité des données dans votre organisation.

Une fois que vous avez récupéré le pourcentage de blancs pour chaque champ, vous constaterez peut-être que certains champs de votre organisation sont à peine remplis. Cependant, avant de commencer à réfléchir à la façon de vous assurer que les utilisateurs les remplissent, vous devez examiner pourquoi chaque champ a été créé. et examinez s’ils sont toujours pertinents. Les champs qui ne sont pas nécessaires doivent être supprimés.

Vous pouvez faire un certain nombre de choses pour éviter que les données ne soient incomplètes dans votre organisation, et les règles de validation en font partie. L’application de certaines de ces règles peut aider à empêcher les utilisateurs de saisir des données en double ou erronées, de sauter une certaine étape ou de ne pas remplir les informations requises. Il est également important de rendre les champs obligatoires pour garantir que les enregistrements nouvellement créés contiennent le nombre minimum d’attributs nécessaires pour qu’un enregistrement de base de données soit significatif.

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2. Cohérence des données

Les données sont cohérentes lorsque les valeurs d’enregistrement sont une correspondance complémentaire et également lorsque les données correspondent à différents objets. Par exemple, la combinaison du pays et de l’état doit être valide dans un enregistrement donné, la devise doit souvent être cohérente entre les enregistrements associés et les dates de fin d’activité doivent toujours être postérieures aux dates de début.

Pour vous assurer que vos données Salesforce sont cohérentes, vous pouvez utiliser des rapports pour comparer les valeurs utilisées pour des champs donnés comme la devise, l’état ou le pays. Vous pouvez également utiliser des règles de validation pour appliquer certaines logiques telles que la date de début avant la date de fin.

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Lors de la création de champs personnalisés, vous devez, dans la mesure du possible, choisir des listes de sélection plutôt que du texte. Les champs dépendants et les règles de validation peuvent également aider à garantir que les valeurs complémentaires correspondent.

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3. Validité des données

Les données sont valides lorsqu’elles sont aussi précises que possible. Par exemple, lorsque tous les codes postaux Salesforce ont le bon format et correspondent à un code postal réel dans un pays donné ou lorsqu’un compte professionnel a la bonne adresse.

Voici quelques stratégies pour garantir la validité de vos données Salesforce :

  • Faire correspondre les données à une source de confiance comme Data.com ou ZoomInfo, par exemple, la validation des adresses de compte dans une base de données externe ;
  • Standardiser les options dans un ensemble fixe de choix, comme des listes de sélection ou des recherches dans des enregistrements existants, dans la mesure du possible ; tirer parti des ensembles de valeurs de liste de sélection lorsque vous créez le même champ de liste de sélection dans différents objets ; ou utiliser des règles de validation pour valider un format donné dans un champ lors de la sauvegarde d’un enregistrement, par exemple le format d’un numéro de téléphone. Définir des conventions de nommage pour les enregistrements, par exemple, en ce qui concerne la façon dont les différents niveaux d’une hiérarchie de compte doivent être nommés.

4. Âge des données et données manquantes

Les informations, telles que les coordonnées professionnelles, qui ne sont pas mises à jour périodiquement deviennent obsolètes après un certain temps. Les rapports sont vos alliés lorsqu’il s’agit de suivre les enregistrements qui n’ont pas été modifiés depuis longtemps.

Mais, s’il y a quelque chose de pire que des données obsolètes, ce sont des données manquantes. Par exemple, lorsque votre entreprise compte 100 clients, mais que seulement la moitié d’entre eux sont ajoutés à Salesforce. Une règle empirique pour éviter les données manquantes est d’appliquer la philosophie « si ce n’est pas dans Salesforce, ça n’existe pas », ce qui signifie que les utilisateurs de Salesforce ne seront récompensés pour leur travail que s’ils enregistrent tous les détails pertinents dans Salesforce.

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5. Unicité des données

Les données en double sont synonymes d’inefficacité, car elles ont un impact négatif sur la coordination des équipes et peuvent nuire à la réputation de votre entreprise auprès de vos clients.

Différents commerciaux peuvent tenter de conclure un accord avec le même client, de sorte que les informations client sont réparties sur plusieurs enregistrements, ce qui donne à votre pipeline de ventes l’air plus important qu’il ne l’est en réalité.

Il est fortement recommandé de mettre en place une stratégie de gestion des doublons appropriée dès le départ, car les enregistrements en double sont plus difficiles à nettoyer plus ils sont dans le système.

Pour éviter les enregistrements en double, vous pouvez d’abord tirer parti des règles de duplication prêtes à l’emploi de Salesforce. Si vous avez besoin d’une solution plus sophistiquée, il existe des applications de gestion en double que vous pouvez installer à partir d’AppExchange.

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De plus, les règles de validation peuvent également être utiles pour empêcher les enregistrements liés en double, comme l’ouverture simultanée de deux opportunités ouvertes. Dans les cas où plusieurs utilisateurs travaillent sur la même transaction, n’oubliez pas de tirer parti des équipes d’opportunité et des répartitions d’opportunité pour vous assurer que les utilisateurs ne créent pas d’opportunités en double.

Sommaire

Des données propres augmentent l’efficacité au sein de votre équipe, contribuent à assurer une bonne réputation auprès de vos clients et stimulent l’adoption par les utilisateurs de Salesforce. Dans l’ensemble, de bonnes données sont essentielles pour prendre de bonnes décisions commerciales.

Les utilisateurs de Salesforce sont vos alliés pour maintenir une bonne qualité des données. Une bonne stratégie consiste à encourager les utilisateurs à faire attention à la mauvaise qualité des données en récompensant ceux qui s’en soucient. De plus, vous pouvez mettre en œuvre des vérifications périodiques de l’état de vos données Salesforce, ce qui vous aidera non seulement à suivre la qualité des données dans votre organisation, mais vous aidera également à identifier les améliorations que vous pouvez introduire dans vos processus Salesforce pour garantir que vos données restent aussi fiable que possible.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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