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Règles de restriction Salesforce : comment restreindre l’accès aux enregistrements1 minutes de lecture


Auparavant en version bêta, les règles de restriction sont désormais une fonctionnalité généralement disponible à partir de la version Winter ‘22.

Les règles de restriction peuvent être utilisées pour restreindre les enregistrements que les utilisateurs peuvent voir – l’indice est dans le nom !

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Traditionnellement, Salesforce consistait à ouvrir l’accès aux enregistrements aux utilisateurs, alors où se situent les règles de restriction et pourquoi en avons-nous besoin ?

Où puis-je utiliser les règles de restriction ?

Avec les méthodes de partage traditionnelles, vous pouviez ouvrir l’accès aux enregistrements dans le système, mais il y avait quelques considérations avec cette méthode.

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Si vous avez un objet personnalisé en tant qu’enfant dans une relation maître-détails, son accès par défaut est « Contrôlé par le parent ». Cela signifie que si un utilisateur peut voir l’enregistrement parent, il peut voir l’enregistrement enfant. Les règles de restriction vous permettront de partager de manière sélective ces enregistrements enfants.

Par exemple « Avis de compte » liés à « Compte » via une relation maître-détails :

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Avec les règles de restriction, vous pouvez appliquer des filtres pour déterminer les enregistrements enfants (dans cet exemple, les évaluations de compte) qu’un utilisateur doit pouvoir voir, en utilisant les critères d’utilisateur/d’autorisation combinés aux critères d’enregistrement.

Par exemple, vous pouvez partager des enregistrements d’avis de compte si l’utilisateur actuel se trouve dans le champ Gestionnaire de compte de l’enregistrement et qu’il a un profil spécifique.

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Les tâches sont une autre grande utilisation des règles de restriction. Dans Salesforce, les tâches peuvent être « Privées » ou « Contrôlées par un parent », ce qui signifie qu’elles peuvent voir une tâche si elles peuvent voir l’enregistrement parent associé.

Vous pouvez utiliser les règles de restriction pour afficher uniquement les tâches que l’utilisateur actuel possède, par exemple :

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Vous pouvez également restreindre les enregistrements en fonction de critères de champ. Si vous deviez masquer des contrats sensibles, vous pouvez créer une autorisation personnalisée et n’exposer que les enregistrements marqués comme sensibles aux utilisateurs disposant de cette autorisation :

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considérations générales

  • Les règles de restriction ne sont actuellement disponibles que pour les objets personnalisés, les contrats, les événements, les tâches, les feuilles de temps et les entrées de feuille de temps.
  • Ces règles ne s’appliquent qu’à certaines fonctionnalités telles que les vues de liste, les recherches, les listes associées, les rapports et la recherche.
  • Si les utilisateurs affichent la vue de liste « Visualisés récemment » et qu’ils ont précédemment consulté un enregistrement auquel ils n’ont plus accès en raison des règles de restriction, ils peuvent toujours le voir dans la liste, mais s’ils cliquent sur l’enregistrement, ils obtiendront une erreur .
  • Les utilisateurs avec le profil d’administrateur système conservent la possibilité de voir et de modifier tous les enregistrements.
  • Si vous exécutez une édition Enterprise ou Developer, vous n’obtenez que deux règles par objet. Si vous avez Performance ou Unlimited, vous obtenez jusqu’à cinq règles par objet.
  • Actuellement, les critères sont limités à l’opérateur « Egals » et ne prennent pas en charge les champs de formule.

Sommaire

Les règles de restriction sont une fonctionnalité intéressante. Cependant, il reste encore quelques obstacles à surmonter pour en faire une option viable pour tous les types de problèmes de partage.

Assurez-vous de les tester minutieusement dans un bac à sable avant de mettre quoi que ce soit en production et d’utiliser des critères pour vous assurer qu’un utilisateur n’est influencé que par une règle par objet afin d’éviter tout conflit.

Croisons les doigts Salesforce augmente les cas d’utilisation des règles de restriction et envisage peut-être un moyen convivial pour l’administrateur de déboguer ces règles lorsqu’elles ne fonctionnent pas comme prévu.

Les références



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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