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Salesforce Duplicate Management : processus en 5 phases pour dédupliquer vos données d’organisation Salesforce10 minutes de lecture


Toutes les personnes travaillant avec Salesforce ont rencontré des doublons. Dans votre rôle de vendeur, vous venez de suivre une piste pour découvrir qu’un collègue est déjà en contact avec cette personne – c’est une piste en double !

Non seulement les preuves anecdotiques suggèrent que les doublons sont un problème – recherche d’Experian montre que 83 % des entreprises rencontrent des difficultés dans le marketing cross-canal, les données inexactes étant la principale raison de ces défis.

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Salesforce intègre une fonctionnalité de déduplication, appelée Règles de correspondance et Règles de duplication. Dans cet article, nous examinerons rapidement les bases de cette fonctionnalité, passerons en revue le processus de déduplication et comment décider quelle est la meilleure approche pour votre organisation.

Qu’est-ce que Salesforce Duplicate Management ?

La fonctionnalité Salesforce Duplicate Management se compose de Règles de correspondance et Règles en double.

  • Règle de correspondance: Se compose de critères pour identifier les enregistrements en double. Salesforce est livré avec trois règles standard : une pour les comptes professionnels, une pour les contacts et les pistes et une pour les comptes personnels.
  • Règle en double: détermine dans quelles situations la règle de correspondance est appliquée et ce qui doit se passer lorsqu’un doublon est trouvé à l’aide de la règle de correspondance.

Les règles dupliquées peuvent déclencher deux résultats possibles :

  • un alerte pour l’utilisateur créant un doublon
  • bloquer la création d’un doublon

Récemment, Salesforce s’est amélioré Gestion des doublons avec un traitement par lotss – en gros, les capacités d’exécuter la déduplication périodiquement pour détecter les doublons en masse, dans vos données existantes. Un traitement par lots exécute une règle de correspondance à la fois et est disponible pour les utilisateurs sur Éditions « Performance » et « Illimité » de Salesforce.

Scénarios idéaux pour la gestion des doublons Salesforce

Travailler avec Salesforce Duplicate Management est idéal pour les PME ou les entreprises qui découvrent Salesforce. Lorsque vous travaillez avec objets standards, petit nombre de disques (une ou deux façons de nouveaux enregistrements enter votre organisation Salesforce, il n’est probablement pas nécessaire de chercher plus loin.

Le nombre de enregistrements nouvellement créés est également une considération importante. Des dizaines de nouveaux enregistrements chaque jour sont facilement dédupliqués avec Salesforce Duplicate Management. Si nous parlons de centaines voire de milliers, l’automatisation et la personnalisation deviennent plus importantes.

Par exemple, un cabinet juridique qui utilise Salesforce pour gérer les relations avec ses 100 clients et une poignée de nouveaux prospects chaque mois s’en sortira bien avec Salesforce Duplicate Management.

Lorsque votre organisation ne correspond pas à cette description, lisez la suite.

Signes qu’il est temps de chercher d’autres solutions

Afin de vous faire gagner du temps dans la recherche d’une solution optimale, j’ai énuméré quelques limitations importantes à Salesforce Duplicate Management.

  • Vous ne voulez perdre aucune donnée.

Salesforce alerte uniquement lorsqu’un doublon est créé par une insertion manuelle. Pour toutes les autres méthodes de saisie, Salesforce bloquera l’insertion d’un doublon. Cela signifie que vous perdrez les données pertinentes lorsqu’un doublon est créé par l’API ou l’importation. D’autres solutions fusionneront automatiquement les deux enregistrements ou les stockeront dans une liste pour une révision manuelle. Ces deux options garantissent que vous ne perdrez aucune donnée importante !

  • Vous devez dédupliquer par lots d’autres objets que Piste, Contact et Compte (personnel).

Il est assez évident que pour de nombreuses organisations, ces objets sont les plus importants. Mais si vous souhaitez traiter par lots des cas, des opportunités ou des objets personnalisés, vous devrez chercher plus loin.

  • Vous devez traiter de grandes quantités de données.

Nous voulons tous que SFDC soit plus rapide, en particulier lors de l’exécution de tâches par lots volumineuses. Si l’attente vous énerve ou si vous avez besoin que vos données soient nettoyées RAPIDEMENT, il existe des solutions qui vous permettent de décharger le traitement lourd sur votre ordinateur ou son infrastructure. Salesforce recommande d’utiliser d’autres solutions lorsque vous avez de nombreux enregistrements.

« Dans une organisation avec de nombreux enregistrements, les tâches en double peuvent échouer. » (La source)

Une autre chose à considérer est que vous devez traiter manuellement toutes les paires en double trouvées à partir d’un travail par lots Salesforce. Cela prendra énormément de temps lorsque vous travaillerez avec de grandes quantités de données. D’autres solutions vous permettent également d’automatiser le traitement.

  • Vous avez besoin d’un traitement par lots inter-objets.

Il y a de fortes chances que votre nouveau prospect soit déjà présent dans votre organisation Salesforce, mais en tant que contact. Pour vous assurer que vous ne travaillez pas avec des données en double, la correspondance d’objets croisés est impérative. Salesforce est capable d’émettre des alertes lors de l’insertion manuelle de tous les objets, mais les tâches par lots sont limitées à

  • Vous devez traiter automatiquement les doublons.

Bon, le blocage est aussi une action automatique mais selon nous, le blocage n’est pas souhaitable. Si ton marketing automation les processus s’exécutent tout le temps, vous ne pouvez pas attendre l’examen manuel des doublons. Dans ce cas, la fusion entièrement automatique des doublons vous fait gagner du temps, ne supprime pas les données précieuses et garantit que votre machine de marketing et de vente continue de fonctionner 24h/24 et 7j/7.

À présent, vous avez probablement une idée approximative si vous êtes d’accord avec Salesforce Duplicate Management ou si vous avez besoin d’une autre solution. Ne commencez pas à chercher des solutions au hasard, mais suivez un processus pour obtenir les meilleurs résultats.

Déduplication de vos données d’organisation Salesforce : un processus en 5 phases

Comment procédez-vous pour dédupliquer vos données Salesforce ? Peut-être que Salesforce Duplicate Management répond à vos besoins, mais si vous avez besoin de davantage de capacités de déduplication, AppExchange propose de nombreuses alternatives.

Je recommande d’aborder la déduplication en cinq phases pour vous garantir d’obtenir les meilleurs résultats :

  1. Exigences en matière de données
  2. Exigences de processus
  3. Sélection d’outillage
  4. Mise en œuvre
  5. Maintenance

Phase 1 : Exigences en matière de données

Dans la première phase d’un projet de déduplication, vous vous concentrez uniquement sur vos besoins en données.

1. Répertoriez tous les objets qui doivent être dédupliqués

Faites une liste de tous les objets qui doivent être dédupliqués. Il peut s’agir d’objets standard ou personnalisés. Indiquez si vous souhaitez rechercher des doublons dans l’objet, entre les objets ou les deux.

ObjetDans l’objetObjet croisé
ContacterOuiAvec des pistes

2. Répertoriez les champs pertinents pour chaque objet

Tous les outils de déduplication trouvent les enregistrements en double en fonction des valeurs des champs. La plupart des outils ont des paramètres par défaut pour faire correspondre des objets tels que des pistes, des contacts et des comptes, mais vous obtiendrez les meilleurs résultats lorsque vous affinerez les paramètres.

Afin d’affiner le réglage, vous devez répertorier les champs qui peuvent révéler un enregistrement en double. Pour utiliser « Contacts » comme exemple, les champs pertinents sont « Prénom », « Nom », « Adresse e-mail » et « Nom du compte ». Votre organisation peut également utiliser des champs pertinents tels que « date de naissance ». Salesforce a une page sur leurs règles de correspondance.

3. Indiquez la méthode de correspondance pour tous les champs

Différentes options de correspondance sont disponibles en fonction de l’outil. De manière générale, vous disposez de 3 types d’algorithmes de correspondance :

  • Exact, par ex. « ACME Inc. » correspond uniquement à « ACME Inc. »
  • Partiellement exact, « ACME » correspond à « ACME Inc. »
  • Fuzzy, « AKME Inc. » correspond à « ACME Inc. »

Certains outils proposent des algorithmes de mise en correspondance pour des domaines spécifiques (noms de domaine, numéros de téléphone).

À ce stade, vous pouvez simplement choisir parmi les trois principaux. Lors du démarrage de l’implémentation, vérifiez s’il existe des algorithmes plus personnalisés disponibles.

4. Lister les mots à ignorer

Surtout pour les comptes, beaucoup de mots ne font pas vraiment partie du nom d’une organisation. Pensez à Acme LLC contre Acme. C’est une bonne idée d’ajouter des mots comme plc, LLC, GmbH, etc. à une liste ignorée. De nombreux outils ont la capacité d’ignorer ces mots lors de la mise en correspondance.

ObjetDomaineMéthode de correspondanceIgnorer
CompteNom du compteFlouPlc, llc, inc, corp, groupe
CompteTéléphone du comptePartielle Exacte

Phase 2 : Exigences du processus

Dans la deuxième phase d’un projet de déduplication, vous vous concentrez sur le processus. Répondre aux questions suivantes:

  • Ai-je besoin d’un nettoyage, d’une prévention ou des deux ?
  • Est-ce que je préfère une solution tout-en-un ou plusieurs outils sont-ils acceptables ?
  • Dois-je automatiser ?
  • Qui a besoin d’y avoir accès ? Effectuer des fusions ?
  • Quelles méthodes sont utilisées pour créer de nouveaux enregistrements ?
  • Y a-t-il des problèmes de conformité et juridiques à prendre en compte (RGPD par exemple) ?
  • Quel est votre budget? Vous devriez vous baser sur le coût des doublons, mais c’est un sujet pour un autre article.

Phase 3 : Sélection de l’outil

En plus de Salesforce Duplicate Management, AppExchange propose de nombreux autres outils de déduplication. UNE recherche rapide sur les « doublons » dans Salesforce AppExchange vous montre toutes les principales applications de déduplication. La plupart d’entre eux proposent une version gratuite ou un essai. Comme vous avez répertorié toutes vos exigences dans les étapes précédentes, il est maintenant assez facile d’affiner votre sélection d’outils en fonction des informations sur les sites Web des fournisseurs et l’AppExchange. Sélectionnez les deux ou trois meilleures solutions pour des tests plus approfondis lors d’un essai.

Ne vous contentez pas de tester l’application, posez également quelques questions à l’assistance. Avant de payer pour une application, vous devez vous assurer que l’application et le support répondent à vos attentes !

Phase 4 : Mise en œuvre

Lorsque vous avez sélectionné l’outil de votre choix, commencez à configurer votre correspondance et regardez les résultats mais n’automatisez rien pour le moment. Passez à la fusion automatique lorsque vous avez trouvé les paramètres optimaux.

La fusion des doublons est souvent irréversible et ne doit jamais être effectuée sans un test approprié des règles de correspondance et de fusion.

Phase 5 : Entretien

Un nettoyage ponctuel n’est qu’une solution temporaire pour vos problèmes de doublons. La prévention et les nettoyages programmés sont essentiels pour garder votre Salesforce parfaitement propre. Mais définir et oublier n’est pas la voie à suivre. De nouveaux objets, champs et méthodes de saisie sont régulièrement ajoutés à tout environnement Salesforce. Assurez-vous de mettre à jour vos paramètres de déduplication pour refléter ces modifications.

Résumé

Pour rappel, Salesforce dispose d’une solution de déduplication basique pour les objets les plus couramment utilisés (Leads, Contacts, (Person)Comptes), permettant d’alerter et de bloquer sur la création de doublons. Un processus par lots de déduplication des données existantes est également disponible pour les plans Salesforce haut de gamme. Lorsque vous avez besoin que toutes les données soient sauvegardées et non bloquées, d’autres objets, une correspondance entre objets, un traitement plus rapide ou un traitement automatique, il est temps de rechercher d’autres solutions. La première étape consiste à répertorier vos besoins, la deuxième étape consiste à les faire correspondre aux solutions de l’AppExchange, et la dernière étape consiste à tester une ou deux applications.

Vous êtes invités à tester notre application Duplicate Check pour Salesforce. D’abord, installer le contrôle des doublons app depuis AppExchange et demander un essai suivant. Contactez-nous et mentionnez cet article pour prolonger votre essai à un mois.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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