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Salesforce Experience Cloud – Licences Deep Dive10 minutes de lecture


Experience Cloud peut être considéré comme une interface beaucoup plus malléable pour les utilisateurs de Salesforce, mais tirant parti de la même boîte à outils. Il se situe au-dessus de la plate-forme Salesforce standard, mais peut être conçu de manière plus précise et plus fortement marquée, ce qui permet des cas d’utilisation supplémentaires, impliquant un public plus large. Souvent, les utilisateurs ne réalisent même pas qu’ils utilisent Salesforce.

Pour faciliter cela, il existe une gamme de licences disponibles, avec moins de fonctionnalités que les licences Salesforce de base, mais en laissant toujours beaucoup à offrir, à une gamme de prix attrayants.

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Nous allons maintenant approfondir les différents types de licences disponibles ; il y a beaucoup d’options, donc j’espère que cela vous aidera à vous frayer un chemin à travers les choix disponibles. Nous couvrirons également fonctionnalités et différences de licence, cas d’utilisation, ce qui n’est pas autorisé et quelques conseils pour des implémentations plus matures.

Commencer

Experience Cloud repose sur la plate-forme Salesforce de sorte que les principes fondamentaux sont les mêmes, tels que l’accès aux données via des profils, des ensembles d’autorisations et des règles de partage (le cas échéant). Être un administrateur certifié Salesforce ou avoir une expérience équivalente est une exigence de facto avant de commencer à plonger.

Les Certification de Consultant Expérience Cloud est également recommandé. Consultez la section « Autres lectures », à la fin, pour de nombreuses ressources supplémentaires liées à Experience Cloud.

Découvrez les fonctionnalités de licence cloud

Il existe 5 types de licence :

  • Application externe
  • Communauté de clients
  • Communauté de clients Plus
  • Communauté de partenaires
  • Canaliser

Voici un tableau résumant les principales fonctionnalités et différences entre ces types de licence :

Externe
Application
Communauté de clientsCommunauté de clients PlusCommunauté de partenairesCanaliser
ComptesLire et modifierLire et modifierOuiOuiOui
ContactsOuiOuiOuiOuiOui
CasOuiOuiOuiOui
ConnaissanceOuiOuiOuiOuiOui
OpportunitésOuiOui
PistesOuiOui
Objets personnalisés*100dixdixdixdix
Envoyer un e-mailOuiOuiOui
Ensembles de partageOuiOuiOuiOuiOui
Règles de partage avancéesOuiOuiOui
Rapports et tableaux de bordLecture seulementOuiOui

*La limite d’objets personnalisés est par utilisateur, donc différents utilisateurs peuvent avoir accès à différents objets personnalisés. Aussi Forfaits gérés ne comptez pas dans votre limite d’objets (hourra !).

Les Page d’aide sur les licences d’utilisateur des communautés a une panne complète. Il convient de noter que vous pouvez également avoir une combinaison de licences (par exemple, 100x Customer Community, 5x Customer Community et 1x Sales Cloud), mais elles sont toujours liées à l’édition de Salesforce que vous utilisez, c’est-à-dire Enterprise ou Unlimited Edition. . Experience Cloud n’est pas disponible avec Essentials ou Professional Edition.

Mais quels sont les cas d’utilisation ? Je suis content que vous ayez demandé !

Découvrez les cas d’utilisation du cloud

Communauté de clients

  • Suivi des commandes clients
  • La gestion de cas
  • Adhésion et engagement des avantages
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Communauté de clients Plus

Tout ce qui implique de travailler en équipe et de partager des données. Dans un changement très récent, cette option n’est pas si pertinente pour les organisations à but non lucratif, car la communauté des partenaires est désormais facturée à un coût similaire (voir la section suivante).

Communauté de partenaires

Parfois appelée gestion des relations avec les partenaires. Tout ce dont les fournisseurs et partenaires ont besoin de voir les données d’opportunité.

Organisations à but non lucratif: Bien que Customer Community soit disponible avec la remise standard de 76% (ou à peu près), la licence Partner Community a récemment été co-marquée comme «Faites l’expérience du cloud pour les organisations à but non lucratif”. Cette version spéciale signifie que Volunteers for Salesforce et d’autres cas d’utilisation courants à but non lucratif peuvent fonctionner, à un meilleur prix qu’auparavant. D’autres documents sont disponibles ici. Les deux liens sont des fichiers PDF statiques, vous devrez donc demander à votre responsable de compte des documents à jour, pour une tarification précise.

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Compte de canal (tarif non disponible publiquement)

Ici, vous obtenez jusqu’à 40 utilisateurs par compte ; c’est donc bon pour plusieurs points d’interaction avec différents employés du même partenaire.

Applications externes

Ceci est destiné à ceux qui souhaitent créer leurs propres applications basées sur la plate-forme Salesforce.

Bonus : Tous les liens ci-dessus contiennent des mises à jour information sur les prix.

Options de licence

Chacun des types de licence ci-dessus a des options de coût basées sur le nombre de utilisateurs individuels ou le nombre de fois qu’ils se connectent ou vous pouvez utiliser les deux simultanément.

par exemple. Un fournisseur peut se connecter régulièrement pour voir l’état des nouvelles commandes et des paiements de factures (pour lesquels une licence d’utilisateur individuelle serait appropriée), tandis que les clients pourraient ne se connecter que tous les six mois (pour lequel le nombre de connexions par mois serait plus approprié) .

En fait, une règle empirique est si vous avez un utilisateur qui doit se connecter plus de quatre fois par mois, une licence individuelle peut être plus appropriée – mais tout dépend de vos coûts de licence individuels et des remises dont vous bénéficiez.

Un cas d’utilisation non autorisé

Vous ne pouvez pas utiliser Experience Cloud pour les employés rémunérés de votre entreprise. Il s’adresse aux non-employés, tels que les clients, les membres, les partenaires, les fournisseurs tiers et les sous-traitants.

Cela peut surprendre certaines personnes, d’autant plus que ce n’était pas toujours le cas – par ex. il y avait des licences d’application d’employé sur le Community Cloud dans le passé.

Historiquement, une certaine flexibilité a été démontrée si elle fait passer un accord, mais inévitablement, les politiques changent avec le temps. Vous pouvez vérifier s’il existe un pouvoir discrétionnaire auprès de votre responsable de compte, car cela fait partie de l’accord juridique que vous signez avec Salesforce.

Remerciement spécial à Stas Dunayev sur ce point – j’ai également confirmé cela de manière indépendante par écrit de Salesforce, car il y avait un manque de clarté sur ce point dans les ressources officielles habituelles.

Des astuces

Communauté de clients et ensembles de partage

L’une des plus grandes limitations de la licence Customer Community est les règles de partage restreintes ; vous n’avez pas de rôles, donc cela arrête le partage basé sur les rôles. Les licences Customer Community Plus et Partner n’ont pas cette limitation.

Les ensembles de partage ouvrent ce que les licences Customer Community peuvent faire. Voici ce que Salesforce a à dire : « Vous pouvez accorder aux utilisateurs de la communauté l’accès à tous les cas liés à leur enregistrement de compte. De même, vous pouvez accorder aux utilisateurs de la communauté l’accès à tous les cas liés à un compte parent identifié dans l’enregistrement du compte de l’utilisateur.

Ainsi, si les utilisateurs de votre communauté font partie de la même entreprise, ils peuvent voir quels cas leurs collègues ont enregistrés avec des licences Customer Community ; et de la même manière, vous pouvez ouvrir d’autres objets au même groupe d’utilisateurs s’ils partagent le même compte.

Modification des licences Experience Cloud

Contrairement aux licences Salesforce, changer une licence Experience Cloud est plus délicat. Par exemple, vous pouvez changer quelqu’un de Customer Community à Customer Community Plus, mais vous ne pouvez pas facilement le changer à nouveau; il en va de même pour changer quelqu’un en une licence partenaire. Les types de licence ne sont pas équivalents – vous devez configurer de nouveaux utilisateurs, vous ne pouvez pas simplement pointer et cliquer et les changer. Salesforce a légèrement reformulé cela et a ajouté un peu plus de détails que vous pouvez lire dans leur article d’aide.

Si vous devez annuler un changement de licence, pour une raison quelconque, une approche simple pour cela pourrait être de faire savoir à la personne que son mot de passe sera réinitialisé…

Ce qui se passera en fait, c’est que vous renommez leur nom d’utilisateur et leur nom actuels en quelque chose d’autre (par exemple, nom d’utilisateur.old / « Nom… OLD* ») et ajoutez le nouveau compte utilisateur. Réaffectez tous les enregistrements existants de l’ancien utilisateur au nouvel utilisateur, puis réinitialisez le mot de passe pour le nouveau compte d’utilisateur (qui se trouve avoir le même nom d’utilisateur que l’utilisateur précédent, mais cette fois-ci sur le nouveau profil).

* Il est important de mettre « ancien » sur le nom d’affichage, car cela évite toute confusion dans les recherches sur Salesforce.

La modification des licences signifie que les ensembles d’autorisations sont supprimés de l’utilisateur. Cette est les mêmes que pour les licences Salesforce standard.

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La solution de contournement est simple. Notez les ensembles d’autorisations sur le profil avant de modifier le profil, puis vous pourrez les réappliquer par la suite.

Contrats

Parfois, il s’avère que les besoins de l’entreprise changent de manière significative (merci Covid !), ou que les mises à niveau des produits Salesforce peuvent signifier qu’une licence différente est désormais appropriée (par exemple, vous aviez auparavant besoin d’une licence Salesforce normale, mais vous pouvez maintenant le faire avec un Experience Cloud Licence).

Après avoir essayé et testé que vos nouveaux profils fonctionnent dans un bac à sable, il peut être financièrement judicieux d’acheter les nouvelles licences vers la fin de votre contrat existant. De cette façon, vous pouvez migrer tout le monde sans avoir à payer pour deux ensembles de licences simultanément pendant une période de temps significative.

Cela vaut certainement la peine de discuter de l’analyse de rentabilisation avec votre responsable de compte Salesforce. Si vous avez un contrat pluriannuel, Salesforce peut être plus disposé à modifier votre contrat de licence tant que vous maintenez la valeur globale du contrat.

Maintien des profils

Tout comme avec les licences Salesforce normales, gardez vos profils très « barebones » si vous le pouvez, avec seulement quelques (ou zéro) objets. Ajoutez ensuite les autorisations dont vous avez besoin via ensembles d’autorisations.

Cela permet aux utilisateurs disposant de différentes licences de partager les mêmes autorisations, de réduire le nombre de profils dont vous avez besoin et de garder les choses relativement faciles à entretenir à l’avenir, car vous n’avez qu’à mettre à jour les ensembles d’autorisations plutôt que de garder une trace de plusieurs profils également.

Revérifier

Testez, testez et testez encore. C’est pour cela que les bacs à sable ont été conçus, avant de signer un nouvel achat à long terme !

Sommaire

Le temps passé à calculer vos coûts de licence pourrait avoir un retour sur investissement très élevé, en termes d’aide à la création d’une analyse de rentabilisation pour la mise en œuvre d’Experience Cloud. Vous pourriez faire gagner du temps au personnel interne et permettre aux parties prenantes externes d’accéder directement aux informations ; permettant aux clients, membres, partenaires, fournisseurs tiers et sous-traitants d’obtenir facilement des informations et des mises à jour de statut, ce qui rend les relations avec votre organisation (encore) plus agréables.

Lectures complémentaires

Enfin, un grand merci à Lindsay Larson, Martin Humpolec et Stas Dunayev pour leur aide dans la rédaction de cet article.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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