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Salesforce Workbench : 6 cas d’utilisation intéressants pour les administrateurs4 minutes de lecture


Table de travail in Salesforce est un outil Web gratuit de gestion des données Salesforce. Si vous avez déjà utilisé Data Loader ou l’assistant d’importation de données natif de Salesforce, il est très similaire à ces outils. Salesforce Workbench peut être utilisé pour une variété de choses que nous considérons normalement comme des activités de gestion de données : mises à jour en masse, création d’enregistrements en masse et suppression d’enregistrements en masse, mais il peut également être utilisé pour de nombreuses autres choses intéressantes auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé !

Dans cet article, nous allons passer en revue mes six choses préférées à faire avec Workbench. Si vous en avez d’autres, faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous !

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Avantages de l’utilisation de Salesforce Workbench

Il existe quelques différences entre ces outils de gestion de données, mais il y a plusieurs raisons pour lesquelles j’aime particulièrement Workbench :

  • Si vous êtes déjà connecté à Salesforce, il peut maintenir la session en cours et vous n’avez pas besoin de vous reconnecter
  • Gérez n’importe quel objet standard ou personnalisé (par exemple, l’assistant d’importation de données Salesforce ne vous permet pas de mettre à jour en masse les opportunités)
  • Exécuter des requêtes SOQL
  • Forcer la réinitialisation d’un mot de passe utilisateur pour eux
  • C’est gratuit, assez rapide et vraiment facile à utiliser
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Plongeons-nous dans mes cas d’utilisation préférés pour Workbench.

1. Forcer la réinitialisation d’un mot de passe pour tout utilisateur

Si vous avez déjà eu des problèmes avec un utilisateur et la fonctionnalité Mot de passe oublié (ou la question de sécurité incomplète), vous pouvez utiliser Workbench pour réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur à tout ce que vous choisissez.

  1. Connectez-vous à Workbench.
  2. Cliquez sur « Utilitaires ».
  3. Cliquez sur « Gestion des mots de passe »
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  4. Saisissez l’ID utilisateur, son nouveau mot de passe et confirmez le nouveau mot de passe.
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  5. Cliquez sur « Modifier le mot de passe » et indiquez à l’utilisateur quel est son nouveau mot de passe. Vous devrez probablement leur donner des instructions sur la façon de réinitialiser leur mot de passe et leur question de sécurité après leur connexion.

2. Exécutez une requête SOQL

Je vais commencer cette section en mentionnant que je ne suis PAS un expert SOQL, mais Workbench le rend très facile et vous donne un « constructeur » pour vous aider à créer votre requête. Les requêtes SOQL peuvent être utilisées pour extraire des données de Salesforce (presque comme créer un rapport) – sauf que vous pouvez créer des rapports sur des champs et des enregistrements auxquels vous ne pouvez normalement pas accéder via un rapport. Par exemple, vous pouvez rechercher quels utilisateurs disposent d’une licence Service Cloud ou interroger les champs de tous les prospects dans la corbeille.

  1. Connectez-vous à Workbench.
  2. Dans l’onglet Requêtes, cliquez sur « Requêtes SOQL ».
  3. Choisissez l’objet que vous souhaitez interroger (dans cet exemple, faisons des pistes, et nous allons examiner le prénom, le nom, l’e-mail, la dernière modification par et la dernière date de modification des pistes supprimées uniquement).
  4. Le générateur remplira tous les champs de piste dans la « section des champs ». Mettez en surbrillance les champs que vous souhaitez voir dans votre requête.
  5. Utilisez les résultats du filtre pour générer des filtres. Dans ce cas, nous ne voulons que les prospects qui ont déjà été supprimés, nous voulons donc un filtre pour « IsDeleted = TRUE » (vous pouvez cliquer sur l’icône verte plus pour ajouter plusieurs filtres).
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  6. En haut, la section « Afficher en tant que » vous permet de contrôler la façon dont les résultats seront affichés.
  7. Cliquez sur « Requête ».
  8. Visualisez ou téléchargez vos résultats.
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3. Enregistrements de mise à jour en masse

Les mises à jour en masse sont très faciles dans Workbench. Vous devrez préparer votre CSV à l’avance, avec une colonne pour l’ID de l’enregistrement que vous souhaitez mettre à jour et au moins une colonne pour le champ que vous souhaitez mettre à jour.

  1. Connectez-vous à Workbench.
  2. Données -> Mettre à jour.
  3. Sélectionnez le type d’objet.
  4. Sélectionnez « Un seul enregistrement » ou « À partir du fichier ».
  5. Mappez vos champs (assurez-vous de mapper l’ID des enregistrements que vous souhaitez mettre à jour si vous créez plusieurs enregistrements !).
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4. Créer des enregistrements en masse

La création de masse dans Workbench est également facile ! Les étapes sont presque les mêmes que la mise à jour de masse. Préparez un fichier CSV avec tous les nouveaux enregistrements que vous souhaitez créer (assurez-vous que les valeurs de votre liste de sélection sont correctes et que vos champs obligatoires sont tous inclus !).

  1. Connectez-vous à Workbench.
  2. Données -> Insérer.
  3. Sélectionnez « Un seul enregistrement » ou « À partir du fichier ».
  4. Mappez vos champs (assurez-vous de mapper l’ID des enregistrements que vous souhaitez mettre à jour, si vous créez plusieurs enregistrements !).
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Une note rapide sur « Single Record » – c’est une excellente fonctionnalité à créer ou à mettre à jour :

  • Un seul enregistrement
  • Champs modifiables mais pas sur la mise en page
  • Champs que vous ne souhaitez pas ajouter à la mise en page
  • Vous ne voulez pas faire une importation CSV complète

5. Supprimer en masse des enregistrements

La fonctionnalité de suppression en masse de Salesforce est correcte, mais elle est limitée à 250 enregistrements à la fois. Si vous devez supprimer plus que cela, créez un rapport de tous les enregistrements dans Salesforce que vous souhaitez supprimer. Vous n’aurez besoin que de l’ID de l’enregistrement pour effectuer la suppression, mais il est conseillé de sauvegarder tous les enregistrements souhaités avec un rapport complet, enregistré en dehors de Salesforce.

  1. Connectez-vous à Workbench.
  2. Données -> Supprimer.
  3. Sélectionnez « Un seul enregistrement » ou « À partir du fichier ».
  4. Mappez le champ ID.
  5. Procédez à la suppression.
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6. Rétablir les enregistrements

L’annulation de la suppression est facile, il s’agit simplement des étapes opposées de la « suppression ». Utilisez la requête SOQL ci-dessus pour signaler les enregistrements que vous avez déjà supprimés. Nous n’aurons besoin que de la colonne ID sur un fichier CSV des enregistrements que vous souhaitez récupérer. Workbench respecte toujours la règle de la corbeille de 14 jours, vous ne pourrez donc pas récupérer quoi que ce soit après cette période qui a déjà été définitivement supprimé.

  1. Connectez-vous à Workbench.
  2. Données -> Annuler la suppression.
  3. Sélectionnez « Un seul enregistrement » ou « À partir du fichier ».
  4. Mappez le champ ID.
  5. Procédez à l’annulation de la suppression.
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Sommaire

Ce ne sont que quelques-unes de mes activités préférées avec Workbench, mais il y a tellement plus que vous pouvez faire ! Je l’apprécie vraiment en tant qu’outil Web (pas de téléchargement sur mon ordinateur) et une limite d’enregistrement plus élevée que l’assistant d’importation de données Salesforce. Mieux encore, c’est GRATUIT ! Faites-nous savoir dans les commentaires toutes les autres fonctionnalités intéressantes que vous avez découvertes sur Workbench !



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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