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Tableau de bord quotidien des administrateurs: le tableau de bord unique dont chaque administrateur a besoin6 minutes de lecture


Il s’agit d’un tableau de bord qui vous aidera à devenir un administrateur Salesforce plus efficace, à vous informer de ce qui se passe dans votre organisation et que vous pouvez facilement créer vous-même. La dernière chose que vous voulez, c’est être l’administrateur, qui doit dire: « surprise, nous avons besoin de 10 licences supplémentaires, et nous avons dépassé notre limite d’API! » – ou pire encore, découvrir que 50% de vos utilisateurs ne se connectent même pas à Salesforce! Cela vous rend vraiment inefficace en tant qu’administrateur. Si vous restez au courant de ces informations, votre organisation peut économiser beaucoup d’argent et de souffrance à l’avenir.

J’ai eu la chance d’être sélectionné pour parler à Dreamforce ‘19 du ‘Admin Daily Dashboard’. Au cas où vous l’auriez manqué (et à la demande générale), veuillez profiter de cet article, qui vous guidera à travers les composants pour les licences, l’utilisation de Salesforce, le suivi des tâches

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Questions auxquelles tous les administrateurs devraient répondre

Salesforce peut être un investissement assez coûteux pour certaines entreprises, il n’est donc pas surprenant qu’elles veuillent minimiser les coûts et réduire le gaspillage autant que possible. J’ai eu l’idée de ce tableau de bord lorsque j’ai commencé à recevoir de nombreuses questions de la part des équipes financières, comme: «Avons-nous suffisamment de licences?», «Y a-t-il quelque chose dans Salesforce qui pourrait nous coûter plus cher?», «Avons-nous le meilleur retour sur investissement possible avec Salesforce? »

Je voulais avoir une solution où je pourrais répondre aux questions de l’équipe financière rapidement et avec précision, et aussi contribuer à économiser de l’argent à notre entreprise. Ce tableau de bord m’aide à répondre à ces questions. Au fur et à mesure que je me suis lancé dans le conseil et que j’ai travaillé dans différentes organisations, j’ai trouvé que ce tableau de bord est toujours utile pour suivre de nombreuses organisations différentes avec des limites et des exigences différentes – en particulier lorsque j’ai des clients que je ne me connecte pas à leur org tous les jours.

Composants du tableau de bord quotidien de l’administrateur – Ce qui est inclus

Voici quelques composants que j’inclus dans le « Tableau de bord quotidien de l’administration » de chaque organisation:

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  1. Licences utilisées / Licences achetées
  2. Utilisateurs actifs / nombre d’employés
  3. Appels API
  4. Connexions communautaires
  5. Tendance de connexion à la communauté

Ces composants me disent si j’exécute près de la limite du nombre de licences dont un client a besoin et si j’ai besoin d’en acheter davantage.

Regard vers l’avenir: informations importantes ne figurant pas dans Salesforce

Il existe cependant une information qui n’est pas dans Salesforce: le plan de recrutement de l’entreprise. Alors, faites-vous des amis avec les RH ou le recrutement, et découvrez quels sont les prochains effectifs, afin de pouvoir planifier vos licences Salesforce en conséquence. Si votre client paie également pour les licences communautaires, vous souhaiterez ajouter ces composants ici et vous assurer de ne pas dépasser votre limite ou d’en acheter d’autres si nécessaire.

Remarque sur les rapports sur les appels d’API

Beaucoup de gens me demandent comment faire cela, et la vérité est que c’est pénible, mais très précieux.

Vous devrez être dans la version classique pour celui-ci, accéder à vos dossiers de rapports, puis trouver le dossier « Rapports administratifs ». Vous verrez le rapport Utilisation de l’API au cours des 7 derniers jours – c’est celui que vous souhaitez.
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Créez votre rapport et ajoutez-le à un tableau de bord simple dans Classic. Effectuez les modifications que vous souhaitez faire, car une fois que vous avez converti ce tableau de bord en Lightning, vous ne pourrez plus du tout modifier ce composant. Si quelqu’un a une meilleure façon de faire cela, faites-le moi savoir dans les commentaires!

Composants d’utilisation de Salesforce

Après ces composants « à ajouter », les choses deviennent un peu plus facultatives en fonction de l’organisation dans laquelle je suis ou des besoins du client. Je rapporte également presque toujours l’utilisation de Salesforce.

Ceux-ci inclus:

  1. Qui ne s’est pas connecté au cours des 30 derniers jours?
  2. Quels sont les derniers utilisateurs au cours des 30 derniers jours?
  3. Combien d’utilisateurs y a-t-il dans chaque profil? Vous pouvez également décider d’inclure les rôles dans cette section.

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Je trouve cette section très utile lorsque j’entre dans une organisation existante, une organisation que je n’ai pas configurée à partir de zéro. Dans ces organisations, je ne sais souvent pas qui est ou n’est pas censé se connecter, ou si les utilisateurs sont dans le bon profil ou non, donc avoir ces composants m’aide à améliorer la sécurité d’une organisation, et aide également économiser de l’argent s’il y a des licences qui peuvent être réaffectées à quelqu’un qui en a besoin.

Composants de suivi des tâches

La section suivante que j’inclus est souvent le suivi des tâches, que ce soit pour moi-même ou pour toute une équipe d’administration.

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Si vous ne l’avez pas encore fait, consultez mon article précédent sur suivi de toutes les modifications Salesforce sur un objet personnalisé. Ce tableau de bord est un excellent moyen de montrer votre valeur en tant qu’administrateur à votre client ou à votre employeur.

Vous pouvez ajouter beaucoup plus à ce tableau de bord, mais n’oubliez pas que vous ne pouvez pas en ajouter plus que 20 composants sur un seul tableau de bord. Nous avons déjà jusqu’à 13 composants sur cet exemple et je n’ai même pas commencé à parler de qualité des données (c’est pour un autre article)!

La chose la plus importante à retenir est que ce tableau de bord est pour vous, l’administrateur. Ajoutez tout ce dont vous avez besoin! Si vous recevez beaucoup de questions de votre équipe sur des sujets spécifiques, ce sont les types de choses que vous souhaitez ajouter à votre tableau de bord.

Application Lightning spécifique à l’administrateur

Une fois que votre tableau de bord est opérationnel, ma chose préférée à faire est de créer une application Lightning pour l’administrateur et d’ajouter ce tableau de bord en tant que composant. De cette façon, il apparaît dès que je me connecte à une organisation.

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Je fais aussi toujours du tableau de bord un préféré afin que je puisse y revenir chaque fois que j’en ai besoin. Puisqu’il s’agit d’un tableau de bord quotidien d’administration, vous devez programmez-le par e-mail vous tous les jours, il est donc prêt lorsque vous consultez votre messagerie pour la première fois le matin.

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Résumé

Maintenant que je suis consultant et que je travaille dans de nombreuses organisations différentes chaque jour, ce tableau de bord est devenu inestimable. Cela me permet de garder un œil sur tous mes clients sans me connecter à chaque organisation tous les jours, et me permet également de répondre rapidement et précisément à des questions financières importantes, sans avoir besoin de répondre: «Permettez-moi de vous revenir là-dessus une… »

J’espère que vous essayez ce tableau de bord et que vous le trouverez également utile, et j’aimerais savoir comment cela fonctionne pour vous! Si vous avez des suggestions d’autres types de rapports à ajouter au tableau de bord quotidien de l’administrateur, veuillez me le faire savoir, j’aimerais les entendre!



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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