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Type d’enregistrement ou pas ? 6 questions à poser lors de la planification des types d’enregistrement Salesforce1 minutes de lecture


Les types d’enregistrement Salesforce sont une fonctionnalité Salesforce incroyablement puissante et facile à mettre en œuvre. Avec la puissance et la facilité de construction, vient une très forte possibilité d’abus. Comme le dit l’oncle Ben : « avec un grand pouvoir, vient une grande responsabilité. » Il s’agit d’une fonctionnalité que les consultants et les administrateurs expérimentés constatent très souvent comme une fonctionnalité qui a été mal implémentée, qui a causé une mauvaise qualité des données et une confusion des utilisateurs, ce qui est la dernière chose que vous voulez dans votre organisation Salesforce !

Commençons par le commencement…

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Que sont les types d’enregistrement Salesforce ?

Les types d’enregistrements permettent de regrouper plusieurs enregistrements pour un seul taper pour cet objet, car ces enregistrements ont beaucoup en commun. Les types d’enregistrement vous permettent d’avoir une présentation de page différente, avec différents champs, obligatoires ou non, et avec différentes valeurs de liste de sélection. Ils peuvent être appliqués à n’importe quel objet standard ou personnalisé dans Salesforce.

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Quand utiliser les types d’enregistrement

Je vais vous donner quelques exemples différents de cas où les types d’enregistrement Salesforce peuvent être utilisés et pourquoi ils sont parfaits dans chaque scénario :

Campagnes

Événement hébergé, campagne par e-mail, salon professionnel

Pourquoi les types d’enregistrement sont excellents : Chacune de ces trois choses répond certainement aux critères d’avoir besoin d’un dossier de « campagne », car elles sont très différentes dans la livraison. Pour les événements hébergés et les salons professionnels, j’ai peut-être besoin de beaucoup d’informations sur le coût de l’événement, l’emplacement, etc. ennuyeux si l’utilisateur était obligé de les remplir).

Objet de recrutement personnalisé

Une entreprise de recrutement a un objet personnalisé pour « Positions ouvertes », mais les champs que vous devez remplir pour un poste de niveau d’entrée sont différents de ceux d’un poste de direction.

Pourquoi les types d’enregistrement sont excellents : Encore une fois, tous ces enregistrements sont les mêmes, mais ont des attentes différentes quant aux champs à remplir.

Cas

Les types de cas pour lesquels un client pourrait avoir besoin d’aide pourraient peut-être être « Bogue » ou « Question sur le produit ». Avec une question de produit, j’ai seulement besoin de savoir quel produit et quelle est la question.

Pourquoi les types d’enregistrement sont excellents : Les types d’enregistrement sur l’objet de requête vous permettent (et au client, si vous partagez ces informations via une communauté) de ne voir que les champs pertinents et de ne pas vous enliser dans un encombrement inutile sur la mise en page. Et puisqu’ils sont tous les deux un seul objet, vous pouvez toujours signaler vos SLA en un seul endroit.

Lorsque Pas pour utiliser les types d’enregistrement

Alors le raison utiliser les types d’enregistrement est presque toujours le même. Parce qu’ils facilitent la vie de l’utilisateur final, en lui montrant ce dont il a besoin, et rien de ce dont il n’a pas besoin. Ils indiquent à l’utilisateur ce qui est requis pour ce type, sans le déranger avec des champs non pertinents. Mais plus important encore, vous devez également comprendre quand ne pas utiliser les types d’enregistrement.

Les comptes sont un objet que j’ai vu plusieurs fois avec des types d’enregistrement qui n’avaient absolument rien de différent. Cela semble être une bonne idée, un enregistrement de compte « client » semble être très différent d’un compte « partenaire », qui, encore une fois, semble assez différent d’un compte « fournisseur ». Cependant, lorsque vous vous asseyez et regardez les champs requis pour chacun, nous constatons qu’il n’y en a que quelques-uns, et ils sont pour la plupart les mêmes.

Pour un compte, nous pourrions avoir besoin de savoir :

  • Adresse du siège
  • Numéro de téléphone du siège
  • Site Internet
  • Type (client, partenaire, fournisseur)
  • Industrie
  • Date de début (la date à laquelle ils sont devenus client, partenaire ou fournisseur)

La plupart de ce que nous devons savoir sur un compte donné est géré sur ses objets enfants (Contacts, Opportunités, Contrats, Actifs/Abonnements, etc.), il n’y a donc pratiquement aucune différence au niveau de l’objet Compte !

Je vois également ce même modèle sur Contacts, mais il y a encore moins de différence là-bas. Pour les contacts, nous avons généralement besoin de connaître le nom, l’e-mail, le téléphone, le titre du poste, le rôle et peut-être l’adresse. Est-il important que la personne soit un fournisseur, un partenaire ou un client ? Pas vraiment – ​​vous avez probablement besoin des mêmes informations, quel que soit le type de personne.

6 questions à poser lors de la planification des types d’enregistrement

Lorsque vous regardez un objet et que vous essayez de décider si les types d’enregistrement sont nécessaires, réfléchissez aux questions suivantes :

  • De quel objet parlons-nous ?
  • Quels types d’enregistrements peuvent nécessiter différents types d’enregistrement ?
  • En quoi chaque type est-il différent ?
  • Quels champs sont obligatoires ou nécessaires sur la mise en page pour chacun ?
  • Quelles listes de sélection peuvent avoir besoin d’avoir des valeurs différentes (mais utilisent toujours la même liste de sélection) ?
  • Dois-je exécuter des rapports sur ces objets ensemble la plupart du temps ?

Voici un exemple de deux types d’enregistrement d’opportunité : Nouvelle entreprise et Renouvellement annuel :

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Ils peuvent se ressembler à peu près, mais en réalité, il y a plusieurs différences. Il existe différents champs obligatoires : une nouvelle entreprise requiert une source de prospect et une campagne principale ; cependant, le renouvellement annuel n’en a pas besoin car le client est déjà cela (un client). Au lieu de cela, un renouvellement annuel nécessite le numéro de contrat antérieur. Et vous remarquerez peut-être que même si le montant des nouvelles affaires n’est pas requis, il est requis sur le renouvellement annuel. L’étape suivante est requise pour les nouvelles affaires, mais facultative pour le renouvellement annuel.

Résumé : Commencez dès aujourd’hui

Selon votre style d’apprentissage et d’organisation, vous voudrez peut-être prendre votre décision sur un tableau blanc ou dans Excel. Vous devrez peut-être également vous asseoir et faire une session de travail avec vos utilisateurs finaux ; N’oubliez pas que vous êtes peut-être l’administrateur Salesforce expert, mais ce sont eux les experts dans leur travail quotidien, eux seuls savent ce dont ils ont besoin et ce qui leur sera utile. Et, n’en déplaise aux managers, les utilisateurs finaux sont souvent une meilleure ressource pour le travail quotidien que les managers !

Après avoir parlé aux utilisateurs finaux, parlez au responsable et découvrez leur vision de la façon dont les choses devraient être, ou ce qu’ils imaginent être une expérience utilisateur formidable et facile. En utilisant les deux perspectives, ainsi que vos propres compétences Salesforce, vous serez en mesure de mettre en œuvre les types d’enregistrement de la manière la plus efficace possible. Et comme toujours, créez et testez d’abord dans Sandbox, et demandez à vos utilisateurs finaux d’essayer les nouveaux types d’enregistrement dans Sandbox avant de les déployer en production.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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