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Utiliser les files d’attente de tâches Salesforce avec Pardot (pour les alertes de prospect réengagé)8 minutes de lecture


Pourquoi Pardot ne crée-t-il pas de nouveau prospect ? Comment un commercial utilisant Salesforce peut-il être averti qu’un de ses prospects/contacts existants s’est engagé dans une nouvelle campagne ? Et s’il n’est pas le propriétaire assigné, mais qu’il doit tout de même travailler en tant que responsable ? L’utilisation des files d’attente de tâches Salesforce avec Pardot pourrait être la solution que vous recherchez.

Je suis un utilisateur de Pardot depuis très longtemps et je ne peux pas compter combien de fois on m’a posé ces questions. Si un prospect qui a déjà été affecté s’engage dans une campagne, Pardot ne créera pas de nouvel enregistrement de prospect dans Salesforce. C’est frustrant pour les spécialistes du marketing qui ont des cas d’utilisation spécifiques, par exemple, pour lancer un nouveau produit qui nécessite son propre processus de qualification/cycle de vie des prospects.

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La déduplication est l’une des meilleures capacités de Pardot, dis-je toujours. Après tout, c’est une bonne chose que Salesforce ne crée pas de nouveau prospect chaque fois qu’un client existant s’engage dans une campagne. Sinon, pouvez-vous imaginer combien d’enregistrements en double votre organisation Salesforce aurait ?!

Lorsque le responsable de la tâche n’est pas le propriétaire principal

Ma suggestion habituelle pour informer un vendeur qu’un de ses les prospects/contacts existants se sont engagés dans une nouvelle campagne est d’utiliser le « Créer une tâche Salesforce » ou alors « Notifier l’utilisateur», les deux actions d’achèvement de Pardot.

Cependant, cela fonctionne bien lorsque vous voulez que la personne qui détient le record faire le suivi avec le chef de file. Des problèmes peuvent survenir lorsque d’autres personnes sont impliquées dans le cycle de vie du prospect, par exemple une équipe de vente interne, qui est chargée de qualifier le prospect en premier. Chaque enregistrement de prospect ne peut avoir qu’un seul propriétaire d’enregistrement à la fois, et il est peu probable qu’il s’agisse du représentant des ventes internes. Par conséquent, il n’est pas simple de leur attribuer la tâche.

Files d’attente de tâches Salesforce – la solution

Entrez dans les files d’attente de tâches Salesforce, qui peuvent sauver la journée dans ce scénario. en envoyant tous les « prospects » vers une file d’attente centrale.

En créant une file d’attente de tâches et en utilisant Pardot pour générer des tâches Salesforce, les équipes peuvent qualifier les prospects avant de les transmettre au propriétaire du contact. L’exemple que nous utiliserons dans ce didacticiel est une soumission de formulaire Pardot, une activité de prospect typique qui nécessite un suivi rapide.

Nouveau dans les files d’attente Salesforce ? Lire : Tout ce que vous devez savoir sur les files d’attente Salesforce

Ce guide décrit les étapes à suivre pour y parvenir :

  1. Créer la file d’attente des tâches dans Salesforce
  2. Créer le processus dans Process Builder
  3. Ajouter une action d’achèvement « Créer une tâche Salesforce » dans Pardot

Noter: commencez toujours par créer une automatisation comme celle-ci dans un environnement sandbox, et nous vous suggérons de demander l’assistance de votre administrateur Salesforce ou de votre partenaire de conseil Salesforce de confiance.

Étape 1 : créer la file d’attente des tâches dans Salesforce

Accédez à la configuration de Salesforce. Sous la case Recherche rapide, tapez « Files d’attente”, et sélectionnez Files d’attente. Ensuite, cliquez sur « Nouveau ».

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  • Saisissez le libellé de la file d’attente. Dans cet exemple, nous avons choisi d’utiliser « File d’attente de tâches SDR ». Notez que le champ Nom de la file d’attente est automatiquement renseigné par Salesforce lorsque vous cliquez à l’intérieur du champ.
  • Pour la section Objets pris en charge, sélectionnez Tâche.
  • Dans la dernière section, sélectionnez les utilisateurs, rôles ou groupes qui feront partie de cette file d’attente. Pour cet exemple, nous avons ajouté deux utilisateurs.
  • Une adresse e-mail peut être ajoutée au champ E-mail de la file d’attente, ce qui déclenchera une notification par e-mail de Salesforce. Alternativement, le Envoyer un e-mail aux membres informera les membres de la file d’attente de l’adresse e-mail de l’utilisateur.
  • Une fois terminé, cliquez sur sauver.

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Étape 2 : Créer le processus dans Process Builder

Accédez à la configuration de Salesforce. Sous la case Recherche rapide, tapez « Générateur de processus”, et sélectionnez Générateur de processus. Cliquez sur Nouvelle dans le coin supérieur droit.

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  • Entrez un nom de processus – dans cet exemple, nous avons choisi d’utiliser le nom « Mettre à jour le propriétaire de la tâche vers la file d’attente des tâches ». Cliquer dans le champ Nom de l’API remplira également automatiquement le champ requis. Pour le dernier champ déroulant « Le processus commence quand », sélectionnez Un record change. Une fois terminé, cliquez sur sauver (ci-dessous, première image)

Déclencheur de processus

  • Dans le Générateur de processus, cliquez sur le + Ajouter un objet pour définir le déclencheur de processus – sélectionnez le Tâche objet. Sous « Démarrer le processus”, sélectionnez uniquement lorsqu’un enregistrement est créé. Cliquez sur Sauver., Utiliser les files d&rsquo;attente de tâches Salesforce avec Pardot (pour les alertes de prospect réengagé)<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">8</span> minutes de lecture</span>

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Définir des critères pour le groupe d’action

  • Dans l’étape suivante, nous spécifions les nœuds de critères. Cliquez sur + Ajouter des critères et entrez un nom pour ces critères sur le côté droit. Dans cet exemple, nous avons choisi d’utiliser « Commence avec le formulaire rempli ». Pour les « Critères d’exécution des actions », sélectionnez Les conditions sont remplies.

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  • Nous définissons ensuite la condition pour que l’automatisation se déclenche – nous voulons la définir lorsque la tâche est créée avec le sujet commençant par « Formulaire terminé – »
  • Cliquez sur Champ et dans la fenêtre contextuelle, saisissez « Sujet » dans la zone de filtre. Sélectionnez Objet dans la liste déroulante, puis cliquez sur Choisir.

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  • Ensuite, mettez à jour l’opérateur sur « Commencer par », assurez-vous que le type est défini sur « Chaîne » et remplissez enfin la valeur avec « Formulaire terminé -« 

Votre tableau « Définir les conditions » doit ressembler à ce qui suit :

DomaineOpérateurTaperValeur
[Task].MatièreCommence avecChaîne de caractèresFormulaire rempli –
  • Enfin, dans le champ « Conditions », sélectionnez Toutes les conditions sont remplies (ET). Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.

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Définir les actions

La dernière chose à faire est de sélectionner l’action que nous voulons que le générateur de processus entreprenne.

  • Sous les « Actions immédiates », cliquez sur + Ajouter des actions.
  • Sélectionnez le type d’action comme Mettre à jour les enregistrements, puis saisissez le nom dans le champ « Nom de l’action » – nous avons utilisé « Mettre à jour l’utilisateur affecté à la tâche » comme exemple.
  • Cliquez dans le Type d’enregistrement et sélectionnez « Sélectionnez l’enregistrement de tâche qui a démarré votre processus ».

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Passons à la section Critères :

  • Sélectionner Aucun critère, il suffit de mettre à jour les enregistrements ! Sous Des champs, sélectionnez « ​​Attribué à l’ID », mettez à jour le Taper avec « Queue », et entrez le nom de la file d’attente sous Valeur.

La section de mise à jour des valeurs de champ doit ressembler à ce qui suit (en supposant que vous ayez nommé votre file d’attente « File d’attente de tâches SDR » à l’étape 1) :

DomaineTaperValeur
Attribué à l’IDFile d’attenteSDR_Task_Queue
  • Lorsque tout ce qui précède est terminé, cliquez sur sauver, puis cliquez sur le Activer en haut à droite de l’écran Process Builder. Sélectionner Confirmer dans la fenêtre contextuelle. Le processus est maintenant actif !

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Étape 3 : ajouter une action d’achèvement « Créer une tâche Salesforce » dans Pardot

La dernière étape de cette automatisation consiste à accéder à Pardot et à mettre à jour votre formulaire.

  • Depuis votre formulaire, sélectionnez Modifier le formulaire.
  • Cliquez sur Actions d’achèvement et ajouter Créer une tâche Salesforce. Notez qu’il est important que le sujet de la tâche commence par « Formulaire terminé – » car ce sont les critères que nous avons définis pour déclencher le changement de propriétaire de la tâche.
  • Une fois terminé, cliquez sur Confirmer et enregistrer.

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Chaque tâche créée dans Sales Cloud qui commence par « Formulaire terminé – » mettra désormais à jour l’utilisateur affecté à la file d’attente, lors de la création :

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Continuer

Sur la base de vos besoins métier spécifiques, les contributeurs ont proposé quelques idées pour étendre cette solution :

  • Ajouter le contact à une campagne, avec un statut de membre de campagne,
  • Automatiser la création d’Opportunités avec des rôles de contact,
  • Automatisez l’attribution des tâches aux utilisateurs selon des processus métiers plutôt qu’une file d’attente,
  • Modifiez les canaux de notification pour inclure un e-mail, une notification personnalisée dans Salesforce ou un canal Slack.

Enfin, ce n’est pas la première fois que nous utilisons les files d’attente Salesforce pour résoudre certains cycles de vie de leads délicats ! Ensuite, consultez : Comment utiliser les files d’attente Salesforce avec Pardot pour réaffecter les prospects qualifiés.

Le cerveau derrière la solution

Nous avons vu de nombreuses organisations et spécialistes du marketing se débattre avec ce type de défi et espérons que cette solution aidera à résoudre ce problème.

Ling Lee – contributeur

Construire des marques et des entreprises avec CRM et marketing automation – c’est Ling. Ling est une consultante certifiée Salesforce 11x chez Destiné spécialisée dans la conception de solutions cross-cloud.

Autres contributeurs

Un merci tout spécial aux membres du groupe de discussion que nous avons constitué pour ce sujet et pour le temps qu’ils y ont consacré :

Claudia Hoops – Consultant en implémentation Snr Pardot, Destiné

Lindsey Marc – Activation des partenaires marketing B2B Salesforce, Pardot

Ben La Mothe – Architecte de solutions Pardot, BDO USA

Lara Noir – Responsable des opérations marketing, Ligue

Jen Kazin – Consultant indépendant, Greenkey

Becka Miller – Consultant senior, Slalom



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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