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Utilisez Flow pour suivre et quantifier votre réussite en matière d’automatisation de l’administration3 minutes de lecture


À la fin de l’année, êtes-vous en mesure de montrer comment votre travail en tant qu’administrateur Salesforce a eu un impact sur l’entreprise ? Pour afficher des mesures concrètes, vous avez besoin de choses comme le gain de temps grâce aux automatisations, les incidents évités grâce à des données plus propres, des processus rationalisés et plus encore ?

L’une des choses que je pense que chaque administrateur Salesforce (et développeur et analyste commercial et architecte) peut être plus proactif, c’est de quantifier le travail qu’ils font. Utiliser notre propre outil pour montrer l’extraordinaire que nous apportons à l’entreprise. Et montrez-nous quand nos automatisations sont utilisées comme prévu.

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Dans cet article, nous allons explorer comment vous pouvez utilisez un simple flux pour suivre et mesurer le succès de votre automatisation Salesforce Admin et quantifier votre travail. Commençons!

Bon changement

Lorsque nos clients internes viennent nous voir avec une exigence, c’est généralement parce que quelque chose ne fonctionne pas : quelque chose dont ils ont besoin pour faire leur travail et que nous pouvons aider. Il peut s’agir d’un rapport, d’un nouveau champ pour permettre un meilleur rapport ou d’un changement pour améliorer un processus.

Il y a des années, j’ai pu suivre une formation Kaizen dans une usine de fabrication où je travaillais, puis quelques années plus tard, j’ai pu suivre un programme Lean Six Sigma Green Belt. Si vous avez déjà examiné ces programmes, vous savez qu’ils se concentrent sur l’amélioration des processus, notamment l’efficacité des bâtiments, la réduction des déchets, l’amélioration de la qualité et l’accomplissement des tâches.

Cela ressemble beaucoup au travail que nous effectuons en tant qu’administrateurs Salesforce lorsque nous gérons nos plateformes Salesforce.

Le mot kaizen est un terme tiré de deux mots japonais qui signifient littéralement « un bon changement ».

Quand je pense aux outils déclaratifs que nous avons maintenant à notre disposition pour apporter de bons changements pour nos utilisateurs et nos entreprises, je suis enthousiasmé. Mais comment savons-nous qu’un changement est bon ? Comment savons-nous si nous créons de l’efficacité, réduisons les déchets, améliorons la qualité ou rendons un travail plus épanouissant ?

Mesurez toutes les choses !

Lorsque vous pensez aux automatisations ou aux flux que vous avez créés pour rationaliser un processus, vous arrêtez-vous parfois pour vous demander combien de temps vous avez réellement gagné ? Ensuite, passez à un autre niveau et multipliez-le par la fréquence à laquelle le processus est répété/exécuté ?

Le propriétaire de ma plate-forme et moi avons décidé de faire exactement cela et de l’intégrer dans chaque automatisation. Nous voulions être sûrs qu’il y avait un moyen de quantifier le travail que nous faisions. Nous l’avons rendu simple et reproductible et avons utilisé nos propres outils pour tout mesurer.

Ce qu’il a fallu

Un objet personnalisé. Un flux lancé automatiquement.

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Nous avons appelé l’objet Automation Analytics (une bouchée, je sais). J’aime générer automatiquement le nom de l’enregistrement avec un numéro AA-{00000000} ou quelque chose de similaire. Il a déjà un champ Propriétaire ainsi que le champ Date/Heure de création.

Vous n’avez vraiment besoin d’ajouter que 2 champs personnalisés supplémentaires : Nom de l’automatisation (où vous passerez ce que vous voulez appeler cette automatisation pour un rapport ultérieur) et Temps gagné (où pour chaque automatisation vous passerez comme valeur d’entrée un nombre qui représente les minutes économisées par cet automatisme).

Vous pouvez ajouter d’autres valeurs que vous souhaitez analyser, telles que le département auquel cela est attribué ou même qui l’a construit. Le ciel est la limite ici.

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Ensuite, vous créez un simple Flow lancé automatiquement.

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Créez 2 variables pour le nom de l’automatisation et le temps gagné (et tout autre champ que vous avez créé et que vous souhaitez définir lors de l’entrée dans le flux) et assurez-vous de les marquer comme disponibles pour l’entrée – cela rendra les variables disponibles pour être renseignées à partir du générateur de processus. ou Flow qui appelle le nouveau flux Automation.

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Ensuite, une simple création d’enregistrement où vous définissez les valeurs de l’enregistrement Automation Analytic que vous créez avec vos variables d’entrée.

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Lorsque vous enregistrez, donnez-lui un bon nom et n’oubliez pas votre description ! Cliquez ensuite sur le lien Avancé et choisissez d’exécuter ce flux dans le contexte système sans partage – cela garantit que l’enregistrement peut être créé, quel que soit l’utilisateur qui le déclenche.

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Badabing badaboum ! Vous pouvez désormais appeler ce flux à la fin de tout autre flux ou en tant qu’action dans Process Builder et générer des enregistrements d’analyse d’automatisation chaque fois que l’une de vos automatisations est utilisée.

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Le temps, c’est de l’argent!

La partie la plus difficile est probablement d’obtenir ce numéro de « gain de temps ». Alors sortez votre chronomètre et organisez une petite soirée « Étude du temps » – cela peut impliquer de chronométrer le processus d’origine vous-même ou de chronométrer un utilisateur qui le fait. De cette façon, vous pourrez quantifier le temps qu’il a fallu par rapport au temps que prend le nouveau processus. Certaines choses seront faciles à chronométrer, d’autres seront un peu plus difficiles et nécessiteront des suppositions éclairées.

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Après avoir utilisé le système pendant quelques années, nous avons ajouté un flux pour faciliter la création d’un projet (et tous les enregistrements auxiliaires nécessaires). En plus de simplement rendre le processus plus rapide (passé d’environ 11-14 minutes sans interruption à 3-4 minutes), nous avons également pu définir des champs par défaut d’autres objets pour éliminer les erreurs de saisie de données.

Vous voudrez également quantifier l’élimination des erreurs dans votre gain de temps. Par exemple, le temps réel économisé était de 8 à 10 minutes, mais si nous incluons le temps passé à corriger les erreurs, je l’estimerais à peut-être 10 minutes au total pour chaque nouveau projet créé à l’aide de Flow.

Un autre exemple est lorsque nous avons voulu acheter un outil pour mettre en œuvre un processus de création de dossiers et de structures de dossiers dans notre outil de gestion de documents. Nous voulions utiliser un outil d’intégration qui coûte un petit montant par mois, afin que lorsqu’un enregistrement était créé dans Salesforce, nous puissions envoyer un message sortant à l’outil pour automatiser les créations de dossiers de la « bonne manière » pour notre entreprise, puis apporter dans l’URL du nouveau dossier pour le remplir dans l’enregistrement Salesforce.

Il s’agissait d’un processus Net New qui n’existait pas auparavant. Nous avons donc simulé quelqu’un qui le faisait manuellement (les a informés du nouvel enregistrement, ils accèdent à l’outil, créent manuellement les dossiers et la structure des dossiers, puis remplissent l’enregistrement) et avons utilisé ce numéro comme gain de temps. Transformez ce temps économisé en dollars et vous pouvez maintenant justifier le coût de l’outil que vous utilisez pour l’intégration.

Résumé – Célébrez vos réussites !

C’est ici que vous créez des rapports, les placez sur un tableau de bord et montrez le travail incroyable que vous faites.

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Non seulement vous pouvez voir les fruits de votre travail, mais vous pouvez également identifier les zones où les gens n’utilisent pas les automatisations cool que vous construisez (attendez, quoi?) – Oui, cela arrive.

Vous remarquerez peut-être une tendance chez les personnes qui les utilisent (en fonction du propriétaire de l’enregistrement Automation Analytics) ou qu’elles ne sont pas du tout utilisées, ce qui vous donnera l’occasion de poser la meilleure question : pourquoi ? Découvrez s’il s’agit d’un problème technique, d’un problème de formation ou d’un « J’ai toujours fait comme ça ! » problème. Puis ajustez au besoin.

Toutes les automatisations ne le font pas exploser, mais quand elles le font, vous pouvez vraiment être un héros méconnu. Suivre les choses que vous construisez, quantifier les résultats et vous assurer que les gens (la direction) voient ces résultats peut mettre en lumière le travail que vous faites.

Lien LucidChart : https://lucid.app/documents/view/31cb78b2-9f39-4e07-a998-f5f2b8ae5f39



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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